一、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

(一)紙質檔案管理與電子檔案管理的共存

檔案管理咨詢檔案數字化外包，電子檔案的應用越來越廣泛，但紙質檔案在長時間內也不會退出歷史舞臺，二者需要相互融合、共同存在。但是兩種管理方式之間存在著一定的差異，存儲方式、保護手段以及利用條件都各不相同。因此，要想實現紙質檔案管理與電子檔案管理的融合，需要根據各自特點建立兩套不同的管理系統(tǒng)。雖然兩套管理系統(tǒng)是獨立管理，但是又需要建立兩個系統(tǒng)之間的聯系，實現兩個系統(tǒng)之間的信息共享。電子檔案是順應著信息化時代的發(fā)展在紙質檔案的基礎上形成的，具有便于記錄和存儲的特點。與電子檔案相比，紙質檔案在信息錄入上存在劣勢，在此背景下，建議將新的檔案信息以電子檔案的方式進行儲存，保證信息錄入的時效性。但是由于電子檔案存在存儲不穩(wěn)定性的缺點，需要對一些重要檔案以及需要永久保存的檔案進行紙質化保存，通過紙質檔案的形式確保檔案的原始性和安全性。同時，在日常工作中需要將原有的紙質檔案進行信息化處理，尤其是內容繁瑣的紙質檔案信息可以優(yōu)先制作成電子檔案，便于使用者對檔案信息的閱讀和查考，從而實現檔案信息的高效利用。這樣不但解決了紙質檔案效率低下的問題，也同時解決了電子檔案不易儲存的問題，實現了兩種管理方式的相互融合。

 (二)紙質檔案管理與電子檔案管理的相互促進

檔案數字化外包，電子檔案管理與紙質檔案管理的相互促進是基于兩者共存的基礎上的。兩個管理系統(tǒng)需要各自獨立發(fā)展，同時又是相互依賴、缺一不可的。因此，兩者之間需要相互磨合，起到相互促進的作用。電子檔案管理與紙質檔案管理的相互促進主要表現在以下兩個方面：第一，電子檔案管理模式促進了紙質檔案管理的改進。電子檔案管理依托網絡的優(yōu)勢和快速檢索的功能，能夠更加便利地檢索到需要的信息，紙質檔案通過與電子檔案建立聯系，通過在電子檔案管理系統(tǒng)中的檢索迅速地找到所對應的紙質檔案。紙質檔案管理受到電子檔案模式的積極影響，直接加速了檔案管理流程的進化，對于檔案管理的相互融合具有重要的意義。第二，紙質檔案管理模式也促進了電子檔案管理的完善。在紙質檔案管理的積極影響下，電子檔案管理也可以更加完善。兩種管理方式在相互影響下取長補短，共同實現進一步發(fā)展，最終形成一種相互融合的完整的管理系統(tǒng)。

 (三)大數據促使紙質檔案和電子檔案快速融合

大數據也稱海量資料，指的是所需要處理的資料量十分龐大，一時無法通過現有的主流、常規(guī)的軟件工具在一定的時間內進行獲取、整理、處理，再整理得到結論，引導使用者可以做出較為正確決策的資料?，F今的社會是一個高速發(fā)展、正在走向全面數據化的社會，科技日新月異，人們的交流方式日益多樣，生活也越來越便捷。但隨著社會的發(fā)展，也出現了數據龐大且分散的問題，為了解決這個問題，大數據應運而生。當前，攀鋼生產經營高速發(fā)展，產業(yè)規(guī)模上已成為超大型集團化國企，其生產和經營必然形成大量的各類檔案，從而產生各類檔案大數據。因此，解決檔案大數據問題在攀鋼檔案的管理和利用上顯得尤為重要。大數據具有四個特征，即Vblume(數據量大)、、■riety(數據類型多)、、組1ue(商業(yè)價值巨大)， velocity(處理速度快)。與傳統(tǒng)紙質檔案相比，大數據借助局域網、互聯網、云計算及云平臺等方式實現，因此數據的交換、傳輸速度遠比傳統(tǒng)方式快捷得多。所以，在大數據時代，紙質檔案就偏向于保管功能，電子檔案則更多地承擔了檔案利用和編研功能。這樣，大數據就有效促進了紙質檔案和電子檔案的快速融合發(fā)展。

二、紙質檔案管理和電子檔案管理融合在實際工作中的應用

 (一)紙質檔案管理和電子檔案管理融合的雙套制應用

檔案雙套制是當前檔案管理普遍采用的一種方式，即檔案部門同時保存兩套內容相同的檔案。在以前通常保存兩套紙質的方式，現在采用保存一套紙質檔案和一套電子檔案方式。兩套紙質檔案保存方式，造成了大量資源和人力的浪費，增加了企業(yè)的負擔。紙質檔案和電子檔案融合后的雙套制最大的好處就是節(jié)約了成本，同時提高了檔案的利用效率，更有效地對紙質檔案進行了保護。實行檔案雙套制管理可以很好地融合紙質檔案和電子等不同載體的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存儲和快速查閱檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用的實現，起到了優(yōu)勢互補的良好效果。

(二)紙質檔案管理和電子檔案管理融合的雙軌制應用

各種管理系統(tǒng)的大量應用可直接形成電子檔案，通過對電子檔案進行打印形成紙質檔案，這種融合方式直接就形成了雙軌制檔案管理新模式。雙軌制是檔案管理的新模式，也是紙質檔案管理和電子檔案管理融合理論的新應用。其最大的好處就是更加節(jié)約成本，效率更高。因為沒有掃描紙質檔案的數字化加工環(huán)節(jié)，從而在檔案日常工作中體現出整編效率更高、紙質檔案保存更科學的優(yōu)勢。

 (三)電子檔案單軌制的應用

檔案數字化外包，2020年3月23日，財政部和國家檔案局下發(fā)了《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，規(guī)范了來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力。促使電子發(fā)票、財政電子票據、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證可以實行單軌制管理，從而大大節(jié)約了紙質檔案的成本，這是紙質檔案和電子檔案高度整合后最經濟、最先進的檔案管理單套制模式。紙質檔案和電子檔案科學融合的管理，開啟了雙軌制和單軌制檔案管理并存的創(chuàng)新新模式，紙質檔案主要體現檔案的保管價值，電子檔案則主要體現檔案的利用價值，同時也推進了檔案管理系統(tǒng)的全流程管理和電子檔案及其元數據的創(chuàng)新發(fā)展，電子文件的真實性得到了有效保障。

隨著“互聯網+檔案信息化”的深入推進，紙質檔案和電子檔案作為國家信息資源的重要組成部分，具有重要憑證作用和長久查考價值，對于維護企業(yè)和群眾合法權益具有重要意義。但隨著數據積累和平臺升級，其真實性、完整性、可用性和安全性面臨巨大挑戰(zhàn)。因此，迫切需要紙質檔案和電子檔案實現深度和科學融合管理，制定紙質檔案和電子檔案融合管理規(guī)范，確保紙質檔案和電子檔案規(guī)范歸檔、安全保存和科學利用。

檔案數字化外包，信息數據規(guī)模的不斷擴大，對傳統(tǒng)紙質檔案的信息承載力提出了嚴峻考驗，而電子檔案的出現則剛好能夠滿足當前環(huán)境下的存儲大量信息的需求。然而傳統(tǒng)紙質檔案仍然具有一定優(yōu)勢，因此，需要實現紙質檔案和電子檔案的融合，以最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用和優(yōu)勢。

作者：張杰