進(jìn)行檔案管理工作，對于單位來說，不僅僅只將重點(diǎn)著眼于收集、存儲保管等方面，還需要加強(qiáng)檔案的利用，加強(qiáng)檔案資源在日常檔案工作中的使用。

      但在實(shí)際工作中，檔案專崗工作相對而言是比較少的，缺乏專業(yè)工作人員、臨時(shí)拼湊的人員缺乏專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行檔案整理數(shù)字化等工作缺乏專業(yè)設(shè)備等方面的問題也會對企業(yè)開展工作造成困擾。所以選擇檔案數(shù)字化管理公司對人事檔案、文書檔案、會計(jì)檔案等提供一站式檔案整理及數(shù)字化專業(yè)服務(wù)，是企業(yè)解決檔案管理困擾的有效方案之一。那么在武漢，怎樣選擇合適的檔案數(shù)字化管理公司呢？

　　首先，檔案整理及數(shù)字化工作并不是隨心所欲的進(jìn)行的，而是需要遵守國家制定的各類檔案政策、行業(yè)法規(guī)等各類標(biāo)準(zhǔn)、條例來開展工作。所以對于檔案數(shù)字化管理公司，選擇擁有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)化檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)是很重要的一點(diǎn)。

　　其次，開展檔案數(shù)字化工作需要專業(yè)的工具與設(shè)備，比如進(jìn)行掃描工作時(shí)，對于文書檔案、人事檔案等就需要使用不同的掃描儀器，所以檔案數(shù)字化管理公司對于工作設(shè)備的配置也是需要更上使用需求的。除此之外，對于進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案材料，配備專業(yè)軟件和系統(tǒng)，才能更好地完成數(shù)據(jù)處理、利用的需求。

　　檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案的區(qū)別

　　在檔案管理行業(yè)當(dāng)中，我們經(jīng)常會聽到檔案數(shù)字化，偶爾會聽到數(shù)字化檔案，也經(jīng)常在一些媒體平臺上看到數(shù)字檔案。它們表達(dá)的都是一個意思嗎？到底表達(dá)是哪個意思？你心目當(dāng)中想要表達(dá)的那個意思，該用哪個詞來表達(dá)呢？本期內(nèi)容，我們給大家詳細(xì)拆解這三個詞的概念。

　　1.檔案數(shù)字化是什么意思？

　　在我國，最早給“檔案數(shù)字化”下定義的人，是李筱春。他給檔案數(shù)字化下的定義是：檔案數(shù)字化是指計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)在檔案信息領(lǐng)域的應(yīng)用。檔案數(shù)字化包括兩個方面的內(nèi)容：一個是把傳統(tǒng)的檔案信息數(shù)字化；另一個是把數(shù)字化的檔案信息還原成傳統(tǒng)的檔案信息。前者是將傳統(tǒng)的檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，后者是將數(shù)字化的檔案信息由計(jì)算機(jī)輸出給用戶。

　　此后，也涌現(xiàn)了一批給檔案數(shù)字化下定義的人。這些對于檔案數(shù)字化的表述，大致可以概括為2點(diǎn)。第一檔案數(shù)字化與計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)。第二檔案數(shù)字化是將其它載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息。

　　2.數(shù)字化檔案是什么意思？

　　在我國，最早給“數(shù)字化檔案”下定義的人，是鄒悅。他給數(shù)字化檔案下的定義是：數(shù)字化檔案是指由辦公自動化形成的電子文件歸檔后形成的檔案。后來者也對數(shù)字化檔案進(jìn)行了補(bǔ)充。其中，李殿環(huán)認(rèn)為：數(shù)字化檔案來源包括兩個部分，一部分是隨著政府信息化的進(jìn)程，網(wǎng)絡(luò)化辦公與無紙化辦公的出現(xiàn)，各機(jī)構(gòu)生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館。另一部分就是館藏的紙質(zhì)檔案、照片、膠片等傳統(tǒng)檔案利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描儀等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息。

　　數(shù)字化檔案的定義，目前不同的人有不同的認(rèn)知。一部分人認(rèn)為數(shù)字化檔案是電子文件歸檔后的產(chǎn)物。另一部分人認(rèn)為數(shù)字化檔案是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化形式的檔案。還有一部分人認(rèn)為前兩者都是。

　　3.數(shù)字檔案是什么意思？

　　在我國，最早給“數(shù)字檔案”下定義的，是宋巖。他給數(shù)字檔案下的定義是：數(shù)字檔案是指用計(jì)算機(jī)等工具對歷史記錄進(jìn)行數(shù)字編碼，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。從記錄方式來說，數(shù)字檔案是用計(jì)算機(jī)語言，將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來記錄的。從載體來說，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體。

　　對于數(shù)字檔案的定義，不同的人也有不同的認(rèn)知。有人認(rèn)為數(shù)字檔案是歸檔電子文件，也有人認(rèn)為數(shù)字檔案是館藏檔案的數(shù)字化信息，還有人認(rèn)為兩者都是。

　　總的來說，檔案數(shù)字化是形成數(shù)字化檔案的過程，數(shù)字化檔案是檔案數(shù)字化的結(jié)果，沒有檔案數(shù)字化，就沒有數(shù)字化檔案。數(shù)字檔案才是保存起來的真正的檔案。

　　檔案數(shù)字化掃描方式

　　掃描工序是繼整理工序之后的第二件工作內(nèi)容，主要是將經(jīng)過整理和分檢好的紙質(zhì)檔案使用專用掃描儀生成優(yōu)質(zhì)的圖像文件，并對成果進(jìn)行圖像壓縮以及儲存處理，為下一道工序提供基礎(chǔ)的圖像數(shù)據(jù)。掃描工序的功能職責(zé)主要包括資料掃描、特殊資料重復(fù)掃描、頁數(shù)核對等。下面將逐一進(jìn)行介紹。

　　(1)紙質(zhì)檔案順序掃描

　　數(shù)字化工作人員將整理好的紙質(zhì)檔案按照一定順序放置在掃描儀的入口，開始掃描處理，生成有序連續(xù)的圖像文件。程序會對掃描生成的圖像數(shù)據(jù)會自動進(jìn)行壓縮存儲處理。

　　(2)掃描工作過程中注意事項(xiàng)：

　?、賿呙桧樞?/p>

　　掃描時(shí)，工作人員必須按照事先整理好的順序進(jìn)行掃描，不能將檔案的掃描順序顛倒。

　?、诳刂祈樞驋呙璧募垙垟?shù)量

　　在掃描時(shí)，一次性放入送紙口的文件數(shù)量不宜過多，最好不要大于十張，以避免由于掃描錯誤，而導(dǎo)致大量文件重新掃描的現(xiàn)象發(fā)生，并且可以避免掃描儀一次進(jìn)多張紙而漏掃紙張的情況發(fā)生。

　?、郾ＷC掃描圖像質(zhì)量

　　掃描工序必須嚴(yán)格把好圖像質(zhì)量的首輪工序，要保證掃描生成的圖像質(zhì)量清晰、無偏斜，特別是不能出現(xiàn)諸如漏掃、圖像資料嚴(yán)重模糊不清之類的嚴(yán)重錯誤。

　　④核對掃描頁數(shù)

　　一卷檔案掃描完成后，必須對紙張檔案頁數(shù)和掃描生成的圖像頁數(shù)進(jìn)行核對，如系統(tǒng)掃描后計(jì)算的頁數(shù)與人工計(jì)算的頁數(shù)不一致，則需視情況予以補(bǔ)掃描或重新掃描處理。

　?、輽n案排序

　　排序工序應(yīng)在掃描之后，是掃描加工流程中四級質(zhì)量監(jiān)控體系中的第一道檢查工序，主要功能是對掃描工序生成的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查、核對紙質(zhì)檔案并錄入其索引數(shù)據(jù)項(xiàng)。在排序工序中，掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數(shù)據(jù)項(xiàng)，即每一卷檔案有一條索引信息。排序工序的功能職責(zé)主要包括檢查圖像質(zhì)量、建立索引信息兩部分。

　　數(shù)字化掃描時(shí)應(yīng)如何避免這些問題

　　檔案數(shù)字化工作的開展就是為了減少紙質(zhì)檔案的利用，最大限度的保護(hù)檔案實(shí)體。數(shù)字化工作開展的過程中，需要盡可能的保持檔案的原貌，做到準(zhǔn)確無誤，而實(shí)際工作開展的過程中，漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，如何避免上述問題的產(chǎn)生？

　　1.制度上嚴(yán)格管理，建立崗位責(zé)任制

　　完善的規(guī)章制度，嚴(yán)格的責(zé)任落實(shí)，是做好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，制度和落實(shí)兩者缺一不可，相輔相成，協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案數(shù)字化表面上是流水線作業(yè)，實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作。檔案主管部門、檔案業(yè)主單位、外包服務(wù)公司需要按照相關(guān)規(guī)定，制定完善的工作方案，明確每個環(huán)節(jié)、崗位的工作職責(zé)，做到有制度管理、有人監(jiān)督、有技術(shù)保障。

　　2.規(guī)范作業(yè)環(huán)節(jié)，找準(zhǔn)問題根源

　　漏掃即少掃描一頁或若干頁，重掃即一張或多張檔案頁重復(fù)掃描一頁或若干頁，多掃即不該掃描的頁被掃描了。

　?。?）掃描設(shè)備的問題

　　使用高速掃描儀的時(shí)候容易出現(xiàn)漏掃現(xiàn)象，由于設(shè)備新采購尚未調(diào)試正常，或者設(shè)備使用時(shí)間過長，部分配件老化，滾軸在高速旋轉(zhuǎn)過程中連帶兩張或兩張以上紙張進(jìn)行掃描，要么第二張紙不被掃描，要么第二張紙連同第一張紙掃描成一個檔案圖像頁。

　　（2）檔案紙張的問題

　?、俨糠謾n案紙張由于紙張比較脆、薄，具有較強(qiáng)的吸附性，兩張或兩張以上的紙吸合在一起，不容易分離，造成漏掃。

　?、诓糠謾n案在形成的階段，使用了膠水對兩張以上的檔案紙張進(jìn)行黏合，數(shù)字化過程容易漏掃。

　?。?）操作人員的問題

　?、俨僮魅藛T未對設(shè)備進(jìn)行必要的維護(hù)，未對待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查，造成（1）問題的產(chǎn)生從而漏掃；

　?、诓僮魅藛T未對待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查，造成（2）問題的產(chǎn)生從而漏掃；

　?、鄄僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，由于自身疏忽，少拿了部分檔案頁從而造成漏掃；

　?、軝n案整理的工作人員在編制頁碼的過程中，由于疏忽，漏編、重復(fù)編、跳編頁碼，而造成漏掃、重掃；

　?、莶僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，由于自身疏忽，反復(fù)拿了相同的檔案頁從而造成重掃；

　?、薏僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，未按照相關(guān)要求將不該數(shù)字化掃描的檔案頁進(jìn)行了掃描，從而造成多掃；

　?、卟僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，將不屬于本卷/件的紙張進(jìn)行了掃描，或者掃描了空白頁等情況，從而造成多掃。

　　3.發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，提高工作質(zhì)量

　　通過上述2的分析，設(shè)備的老化容易產(chǎn)生漏掃情況，而其他原因造成漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象基本上都是操作人員的問題。

　?。?）加強(qiáng)設(shè)備的維護(hù)，更換易損設(shè)備的部件；

　?。?）加強(qiáng)操作人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，在做技能培訓(xùn)的過程中不能僅僅局限于某一個環(huán)節(jié)或某一個步驟，需要了解掌握整個數(shù)字化工作的流程；

　?。?）加強(qiáng)制度監(jiān)督，做好每個工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理，確保每個工序質(zhì)量達(dá)標(biāo)；

　?。?）做好技術(shù)保障，前后呼應(yīng)，及時(shí)反饋

　?、匍_展數(shù)字化工作之前的檔案前處理環(huán)節(jié)，要做好檔案紙張頁的平整工作，提高后續(xù)掃描工作的“通過率”；

　?、诰幹祈摯a過程中，要注意頁碼編制的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，不能有誤；

　?、壑洯h(huán)節(jié)，要準(zhǔn)確的將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，特別是“頁數(shù)”“頁號”；

　?、艹跏紥呙钑r(shí)，要能夠自動鑒別空白頁、重復(fù)頁；

　　⑤掃描過程中，有效鑒別掃描的圖像質(zhì)量，不合適的掃描圖像及時(shí)處置；

　?、迴呙桧摂?shù)與著錄“頁數(shù)”相吻合，如果出現(xiàn)差異，及時(shí)查找原因并解決。

　　漏掃、重掃、多掃是檔案數(shù)字化開展過程中經(jīng)常容易出現(xiàn)的問題，如果不引起重視，極易產(chǎn)生輕視心理，進(jìn)而造成整個項(xiàng)目的質(zhì)量下降。抓源頭，找關(guān)鍵，防微杜漸，做好、做細(xì)、做實(shí)每一個工作環(huán)節(jié)，才能做出合格的檔案數(shù)字化成品，才能成為優(yōu)秀的檔案數(shù)字化項(xiàng)目，才能更好的保護(hù)檔案實(shí)體安全。