很多單位想推行檔案數(shù)字化，但受限于自身人員專業(yè)不足和設(shè)備欠缺難以推進(jìn)，在這種情況下會(huì)選擇檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)來外包完成。其實(shí)選擇檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)的好處諸多，專業(yè)人做專業(yè)事，那么選擇檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)完成檔案數(shù)字化有什么好處呢？

　　首先小編認(rèn)為首要的好處是檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)在數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，國企事業(yè)單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。其次是能夠幫助國企事業(yè)單位最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損。

　　檔案數(shù)字化作用

　　這里先給大家介紹下什么是檔案數(shù)字化，所謂檔案的數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，數(shù)字化過的檔案具有如下的優(yōu)勢與好處。

　　相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來說，檔案數(shù)字化作用在于可以提高效率，降低成本。傳統(tǒng)檔案需要借助于紙張和場地來進(jìn)行保管，而且需要大量的人工來進(jìn)行管理，可以說是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，增加了公司的經(jīng)營成本。而檔案經(jīng)過數(shù)字化后僅僅需要一些必備的儲(chǔ)存設(shè)備即可，如U盤/移動(dòng)硬盤、光盤以及電腦和相關(guān)軟件系統(tǒng)。優(yōu)點(diǎn)在于不占用大量空間，而且可以快速查閱，還消除了空間限制，實(shí)現(xiàn)異地利用，大大提高了工作效率，降低了管理成本。

　　此外，檔案數(shù)字化還能增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，發(fā)揮了檔案數(shù)字化作用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到高溫、潮濕、蟲蛀及光照的影響不易保存，經(jīng)過檔案數(shù)字化后可以大大減少對(duì)傳統(tǒng)檔案的破壞，起到了很好的保護(hù)作用。

　　在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時(shí)，需要選擇適當(dāng)?shù)奈募袷絹泶鎯?chǔ)掃描后的圖像或文檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式是為了方便存儲(chǔ)、管理和利用數(shù)字化檔案而選擇的一種將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式時(shí)所使用的特定文件格式。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式有哪些類型

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式有不同的特點(diǎn)和用途，可以根據(jù)需求選擇最合適的格式。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式包括以下這些類型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一種通用的文檔格式，可以存儲(chǔ)文本、圖像、表格和其他多媒體內(nèi)容。PDF文件可以在各種設(shè)備和操作系統(tǒng)上保持一致的呈現(xiàn)效果，并且支持文本搜索和可編輯性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：這是一種廣泛使用的圖像格式，適合存儲(chǔ)彩色照片和復(fù)雜圖像。它采用有損壓縮，可以在文件大小和圖像質(zhì)量之間取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一種支持透明背景和壓縮的圖像格式。它適合存儲(chǔ)圖標(biāo)、簡單圖形和帶有透明度的圖像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：這是一種無損的圖像格式，適合保存高質(zhì)量的圖像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的細(xì)節(jié)和顏色信息。

　　5、OCR（光學(xué)字符識(shí)別）：OCR不是一種文件格式，而是一種技術(shù)，可以將掃描的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為可編輯的文本文檔。OCR技術(shù)可以將掃描后的圖像中的文字識(shí)別出來，并生成可編輯的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文檔）：DOC格式是Microsoft Word的原始文檔格式，可以存儲(chǔ)文本、表格、圖像和其他格式的內(nèi)容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中進(jìn)行編輯和處理。

　　7、TXT（純文本文檔）：TXT格式是一種純文本格式，只能存儲(chǔ)文本內(nèi)容，不支持文本格式和圖像。TXT文件可以在各種文本編輯器中打開和編輯。

　　綜上所述，選擇專久智能檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)字化加工時(shí)，需要依據(jù)具體的需求和應(yīng)用場景，來選擇不同特點(diǎn)和用途的紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式，具體來說，需要考慮文件類型、可編輯性、文件大小、存儲(chǔ)需求以及兼容性和可訪問性等因素來確定最合適的格式。

　　數(shù)字檔案的安全性和保密性如何保障

　　就像大家所了解到的一樣，現(xiàn)如今，檔案管理都在朝著“單套制”大趨勢發(fā)展。也就是我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸檔的時(shí)候，只需要保存數(shù)字檔案，而不需要保存紙質(zhì)檔案了。與“單套制”的檔案管理模式，相對(duì)應(yīng)的是“雙套制”的檔案管理。

　　雖然目前大家都在朝著“單套制”的方向發(fā)展，但“雙套制”依然是不少企業(yè)或組織采取的管理模式。這些企業(yè)或組織之所以采取比較復(fù)雜的“雙套制”管理模式，本質(zhì)上是出于對(duì)檔案安全保管的需求。

　　保障數(shù)字檔案的安全性和保密性，成為當(dāng)下檔案行業(yè)發(fā)展的重要管理措施。強(qiáng)安全、強(qiáng)保密的數(shù)字檔案體系，究竟如何構(gòu)建？或者說，當(dāng)我們?cè)跇?gòu)建數(shù)字檔案體系的時(shí)候，可以從哪些維度加強(qiáng)檔案的安全，強(qiáng)化檔案的保密？我們?yōu)槟崂沓?個(gè)方面的措施。

　　1.訪問控制：建立訪問控制機(jī)制，只有授權(quán)人員才能訪問、查看和修改檔案內(nèi)容?？梢酝ㄟ^密碼、指紋、身份證等多種方式實(shí)現(xiàn)訪問控制。

　　2.數(shù)據(jù)加密：采用加密技術(shù)對(duì)檔案文件進(jìn)行加密，保證檔案內(nèi)容不被非法獲取，防止數(shù)據(jù)泄露。

　　3.安全備份：定期備份檔案數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)丟失和損壞。

　　4.安全傳輸：在檔案傳輸過程中，采用安全通道進(jìn)行傳輸，避免數(shù)據(jù)被監(jiān)聽和竊取。

　　5.審計(jì)與監(jiān)控：建立完善的審計(jì)和監(jiān)控機(jī)制，對(duì)檔案的操作記錄進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。

　　以上5點(diǎn)，基本上涵蓋了我們?cè)跀?shù)字檔案管理過程中，所有可能出現(xiàn)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的情況。如果您的數(shù)字檔案管理體系，做到了這些點(diǎn)，那基本上就不用太擔(dān)心檔案安全問題了。