在建設工程項目中，工程資料、工程檔案是直接反應工程在施工過程中的真實記錄。保管好工程項目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是反映工程質量的基礎材料，還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現。

　　建設工程檔案如此重要，那么你了解工程檔案嗎？工程檔案包括哪些內容，又該如何管理？本篇文章從全局的視角為您梳理工程檔案管理應用。

　　01建設工程檔案管理包括哪些內容？

　　建設工程檔案又稱為項目檔案、基建檔案，是指在建設過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。

　　從具體工程工作流程的角度上來說，工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關工作。主要是對文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。

　　建設工程檔案形成的過程貫穿可研-立項-初設-開工準備-施工-竣工驗收全生命周期，包括建設項目從從提出、立項、規(guī)劃、征地、勘察、設計、招投標、施工、建立到竣工驗收備案等工程建設全過程形成的各種載體的文件和資料。

　　具體來說，工程建設檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設文件資料、施工技術資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。

　　02工程建設資料如何轉化為檔案？

　　我們知道，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關文書，也包括技術文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個相對性的、動態(tài)性極強的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支撐價值，無論其具體是什么，均可視為資料。

　　那么工程資料如何轉化為工程檔案？需要滿足以下三個條件：

　?。?）辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。

　?。?）對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。

　?。?）按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。

　　03建設工程檔案都有哪些載體？

　　工程檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質材料外，還存在大量其它形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

　　建設工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。建設工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映建設工程現場原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構）筑物的照片、錄音、錄像檔案。

　　錄音、錄像檔案，是指專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。

　　照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。

　　青海省基建檔案整理外包公司的整理流程

　　基建檔案是指基建項目在立項、設計、施工、竣工等各個階段所形成的各種文件材料。這些文件材料不僅記錄了基建項目的歷史和現狀，還反映了該項目的整體規(guī)劃和未來發(fā)展，對于后續(xù)的維護和管理具有重要意義。

　　一、基建檔案的意義和作用

　　記錄歷史：基建檔案是對基建項目整個生命周期的記錄，包括項目的立項、設計、施工、竣工等各個階段。這些檔案文件可以作為歷史資料，為今后的維護和管理提供參考。

　　決策依據：基建檔案可以作為決策的依據，為項目改造、擴建等提供詳細的技術資料和數據支持。同時，這些檔案也可以為類似項目的規(guī)劃和設計提供參考。

　　維護和管理：基建檔案可以為項目的維護和管理提供依據和支持。在項目運行過程中，一旦出現故障或問題，可以通過查閱基建檔案迅速找到問題所在并采取相應措施。

　　法律憑證：基建檔案還可以作為法律憑證，為項目糾紛和處理提供證據和支持。例如，在涉及到土地糾紛、工程質量等問題時，基建檔案可以發(fā)揮重要作用。

　　二、基建檔案的分類和組成

　　工程準備階段文件：包括項目建議書、可行性研究報告、選址報告、用地申請文件等。

　　施工文件：包括施工圖紙、施工計劃、施工記錄、驗收報告等。

　　竣工文件：包括竣工圖紙、竣工報告、質量評估報告等。

　　其他文件：包括合同、招投標文件、財務文件、人員管理文件等。

　　三、基建檔案的整理和管理

　　建立檔案管理機構：建立專門的檔案管理機構，負責基建檔案的收集、整理、保管和利用工作。

　　收集文件材料：基建檔案整理的第一步是收集與基建項目相關的所有文件材料。這些文件可能包括工程計劃書、合同、圖紙、施工記錄、驗收報告等等。確保這些文件齊全、完整，以便后續(xù)的整理工作。

　　分類和歸檔：將收集到的文件材料按照基建項目的不同階段或主題進行分類。例如，可以分為項目前期文件、施工文件、驗收文件等。分類后，將每一類別的文件進行歸檔，建立基建檔案的框架體系。

　　文件編號和標識：為每個文件分配一個唯一的編號，以便快速識別和檢索。編號可以包括項目名稱、階段、序號等信息。同時，為每個文件添加必要的標題和描述，以便了解文件的內容和重要性。

　　整理文件順序：按照基建項目的進展順序或邏輯關系，對已歸檔的文件進行排序。確保文件的順序合理、清晰，以便后續(xù)的查閱和使用。

　　編寫檔案目錄：為每個歸檔的文件編制目錄，包括文件名稱、編號、日期等信息。檔案目錄可以幫助使用者快速了解基建檔案的內容和結構。

　　備份和電子化：對基建檔案進行備份，以防文件丟失或損壞。同時，考慮將檔案進行電子化處理，方便遠程查閱和共享。

　　定期檢查和更新：定期對基建檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。如果發(fā)現有缺失或錯誤，及時進行補充和更正。

　　維護和使用：維護基建檔案的安全和保密性，確保只有授權人員可以訪問。同時，建立合理的使用制度，規(guī)范查閱和使用基建檔案的流程。

　　定期整理和清理：定期對基建檔案進行整理和清理，去除過期或不再需要的文件，以節(jié)省存儲空間和提高查閱效率。

　　培訓和教育：對參與基建檔案管理的人員進行培訓和教育，提高他們的檔案管理意識和技能水平。同時，加強相關人員對基建檔案重要性的認識，提高檔案管理的整體水平。

　　基建檔案整理的人員職責

　　(一)收集、整理工程所形成的各類有保存、利用價值的文學、圖紙、聲像材料，確保其完整、準確、系統(tǒng)。

　　(二)堅持平時立卷，按照基建檔案歸檔管理中的要求，積累、整理、保管基建資料，制定案卷類目，建立卡片，合理存放。

　　(三)參與基建工程竣工驗收，負責檢查竣工資料，并主動接受學校檔案室的業(yè)務指導檢查，按規(guī)定向校檔案室歸檔有關某建竣工工程資料。

　　(四)負責檔案室資料的安全管理，對重要文件作好備份，注意檔案資料的保密工作，定期對庫藏檔案清理核對、做到賬物相符。對破損或載體變質的檔案要及時進行修補復印。

　　(五)負責施工圖紙、資料的收發(fā)、登記工作，作好歸檔書刊的使用登記保管工作。

　　(六)加強業(yè)務學習，提高自身工作能力。

　　(七)完成領導交辦的其他工作。

　　基建檔案整理掃描的難點

　　基建檔案整理掃描的難點主要包括以下幾個方面：

　　1.檔案數量龐大：基建項目通常涉及大量的文件、圖紙、報告等檔案資料，數量龐大，整理和掃描的工作量較大。

　　2.檔案種類繁多：基建檔案包括建筑設計圖、施工圖紙、竣工圖紙、驗收報告、合同等多種類型，每種類型的檔案都需要按照特定的標準進行整理和掃描。

　　3.檔案質量參差不齊：由于基建項目的建設周期較長，涉及的單位和人員較多，檔案資料的質量參差不齊，有些檔案可能存在缺失、損壞、模糊等問題，需要進行修復和處理。

　　4.檔案管理不規(guī)范：有些基建項目的檔案管理不規(guī)范，檔案存放混亂，沒有建立完善的檔案管理制度，給整理和掃描工作帶來困難。

　　5.技術要求高：基建檔案整理掃描需要使用專業(yè)的掃描設備和軟件，對操作人員的技術要求較高，需要進行專業(yè)的培訓和指導。

　　總的來說，基建檔案整理掃描的難點主要包括檔案數量龐大、種類繁多、質量參差不齊、管理不規(guī)范和技術要求高等方面。為了解決這些問題，需要建立完善的檔案管理制度，加強檔案資料的收集和管理，提高檔案質量，選擇專業(yè)的掃描設備和軟件，提高操作人員的技術水平。只有這樣，才能確?；n案整理掃描工作的順利進行，為基建項目的管理和維護提供有力的支持。