2020年6月1日，國(guó)家檔案局正式頒布并生效了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，整個(gè)規(guī)范分為總則、檔案數(shù)字化服務(wù)和檔案管理咨詢服務(wù)3部分。

       規(guī)范大致說(shuō)明了外包服務(wù)公司的商務(wù)合作和業(yè)務(wù)實(shí)施的基本流程，并闡述了對(duì)外包公司的一些基本要求。此行業(yè)規(guī)范的推出，在一定程度上規(guī)范了檔案外包服務(wù)公司的業(yè)務(wù)開(kāi)展流程，邁出了檔案外包服務(wù)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的第一步。行業(yè)規(guī)范是對(duì)行業(yè)開(kāi)展過(guò)程的一些共性需求的提煉，那么不同類型的企業(yè)，該如何選擇檔案外包服務(wù)公司呢？

　　二、檔案外包需求的分類

　　筆者認(rèn)為檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類，勞務(wù)外包和專業(yè)外包；勞務(wù)外包主要解決的是勞動(dòng)力不足的問(wèn)題，而專業(yè)外包則是解決檔案管理過(guò)程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級(jí)檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識(shí)管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務(wù)。在實(shí)際過(guò)程的檔案外包合作過(guò)程中，可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館（室）機(jī)關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個(gè)主體類別，由于檔案館（室）主要業(yè)務(wù)是檔案管理，并配備了專業(yè)人員，所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營(yíng)業(yè)務(wù)的模塊，往往在知識(shí)儲(chǔ)備和人力配備上不足，對(duì)專業(yè)要求比較高，所以往往需要進(jìn)行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務(wù)。

　　三、檔案服務(wù)公司服務(wù)類別

　　目前國(guó)內(nèi)檔案公司提供的基本服務(wù)大致分為檔案軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理數(shù)字化加工、檔案裝具用具生產(chǎn)及銷(xiāo)售、紙質(zhì)檔案托管、檔案信息化硬件供應(yīng)等幾大類。不同的公司服務(wù)的目標(biāo)客戶群體不同，有的直接面對(duì)終端客戶，有的做檔案渠道。

　　四、如何根據(jù)需求甄選檔案公司

　　筆者認(rèn)為，在選擇目標(biāo)檔案服務(wù)商的決策上，應(yīng)該根據(jù)自身的需求和內(nèi)部檔案管理成熟度來(lái)考量。比如傳統(tǒng)的檔案館（室），本身對(duì)勞務(wù)外包需求比較大，可以選擇專業(yè)做檔案整理掃描的公司。比如企事業(yè)單位，在檔案專業(yè)上不足，可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務(wù)業(yè)績(jī)的公司，這樣確保檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。檔案軟件的選擇和選型，都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段，所以檔案管理軟件的作為工具型的產(chǎn)品，一定是要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀來(lái)選型的。選擇何種檔案類型的服務(wù)公司，不僅需要評(píng)估專業(yè)能力，也要考量服務(wù)的可持續(xù)性和長(zhǎng)久性，考量檔案服務(wù)公司的服務(wù)價(jià)值觀。對(duì)于國(guó)內(nèi)起步較晚的檔案外包行業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案服務(wù)產(chǎn)品化和品牌化，是外包企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇。

　　西藏檔案掃描公司的掃描技術(shù)

　　掃描的方式根據(jù)檔案紙張的大小和狀態(tài)進(jìn)行選擇，小幅面的可以選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀，大幅面的則選擇大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者掃描微縮處理后的膠片，或者進(jìn)行圖像拼接。紙張狀態(tài)較好時(shí)，可以選擇高速掃描的方式；如有紙張破損或非常規(guī)薄、軟、厚的情況，則需采用平板掃描儀。

　　1掃描色彩模式

　　掃描色彩模式一般有二值、灰度以及彩色，第一種方式選擇得比較多。一般情況下黑白兩色、字跡清晰的純文本檔案可以采用黑白二值模式掃描，若字跡不清或帶有插圖則可以選擇灰度模式。帶有紅頭、印章或者其他顏色以及插圖的檔案，可以用彩色模式掃描。紙張底色較深的檔案，在使用二值模式時(shí)，可以把對(duì)比度和亮度調(diào)低，成品不清晰時(shí)可以改用灰度掃描。

　　2掃描分辨率

　　以掃描成果清晰完好且不影響后續(xù)電子檔案的利用為前提，來(lái)確定掃描分辨率。通常，分辨率與成果識(shí)別率呈正相關(guān)。但如果檔案文字過(guò)大或過(guò)粗，高掃描分辨率可能會(huì)造成識(shí)別率和掃描速度雙雙降低，對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)度造成影響。

　　3掃描亮度及對(duì)比度

　　作業(yè)過(guò)程中，需要適當(dāng)調(diào)節(jié)掃描儀的亮度以及對(duì)比值。具體以掃描亮度和對(duì)比度不影響掃描后文字及圖像筆畫(huà)清晰、粗細(xì)均勻，沒(méi)有過(guò)大斷點(diǎn)為準(zhǔn)。如果掃描后的電子檔案存在噪點(diǎn)、黑斑或者文字線條過(guò)粗導(dǎo)致筆畫(huà)無(wú)法辨認(rèn)的情況，這代表檔案掃描時(shí)選擇的亮度值過(guò)小，應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)提高后重新進(jìn)行掃描。如果文字線條出現(xiàn)較多斷點(diǎn)甚至文字殘缺，說(shuō)明亮度過(guò)高，應(yīng)調(diào)低后重掃。

　　4掃描過(guò)程登記

　　掃描過(guò)程中需要仔細(xì)填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化登記交接單，對(duì)于掃描文件頁(yè)數(shù)進(jìn)行登記，核實(shí)每份掃描文件的實(shí)際頁(yè)數(shù)和掃描后電子文件的頁(yè)數(shù)一致。如出現(xiàn)二者不一致的情況，應(yīng)在登記表內(nèi)寫(xiě)明原因和相應(yīng)的舉措。

　　在紙質(zhì)檔案掃描怎樣進(jìn)行保護(hù)

　　什么是檔案數(shù)字化？

　　所謂的檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)及那個(gè)模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化是采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的材料的過(guò)程。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化包含數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)共接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等環(huán)節(jié)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的重點(diǎn)在于最大程度地保持和展現(xiàn)檔案的原貌，使掃描圖像的效果最接近紙質(zhì)檔案的原貌，以真實(shí)地反映檔案的內(nèi)容，其中，檔案掃描和圖像處理環(huán)節(jié)是保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵，接下來(lái)讓小編帶你一起了解下吧。

　　1檔案掃描

　　檔案掃描要根據(jù)紙質(zhì)檔案原件的實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。

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　　掃描色彩模式分為彩色、灰度、黑白。

　　色彩模式會(huì)對(duì)圖像大小產(chǎn)生影響。在不考慮壓縮等其他影響因素的情況下，三種色彩模式掃描的圖像大小的關(guān)系可簡(jiǎn)單表述為：24位彩色圖像大小是8位灰色圖像的3倍，黑白圖像的24倍。

　　色彩模式還會(huì)對(duì)圖像清晰度產(chǎn)生影響。對(duì)于影像清晰、檔案原件色彩簡(jiǎn)單、對(duì)比強(qiáng)烈的原件，如白紙黑字的普通打印文件，在其他條件均調(diào)到最佳的情況下，采取三種色彩模式掃描的圖像清晰程度差異不明顯。而對(duì)于影像不夠清晰，或檔案原件色彩豐富，以及對(duì)比不夠強(qiáng)烈的原件，采取彩色模式掃描的圖像，在展現(xiàn)檔案原件細(xì)節(jié)、清晰程度等方面要明顯優(yōu)于灰度模式或黑白模式掃描的圖像。

　　因此，一般要求全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。在實(shí)際的數(shù)字化過(guò)程中，各單位要根據(jù)數(shù)字化成果應(yīng)用要求、實(shí)際可承受的存儲(chǔ)容量以及原件情況等因素，來(lái)確定色彩模式參數(shù)。頁(yè)面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。

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　　分辨率是指單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù)（dpi)表示。分辨率對(duì)掃描圖像大小和清晰程度以及掃描時(shí)長(zhǎng)都有直接影響。掃描圖像分辨率越高，所占用的掃描時(shí)間越長(zhǎng)，文件也會(huì)越大，圖像清晰程度越好。但是，分辨率在調(diào)高到一定程度時(shí)，分辨率的增加并不會(huì)明顯改善清晰程度，而其所需的存儲(chǔ)空間則會(huì)明顯增加。因此，實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)可接受的圖像大小和清晰程度的具體情況來(lái)選擇合適的分辨率。

　　在現(xiàn)有技術(shù)條件下，綜合考慮不同檔案部門(mén)基礎(chǔ)條件的差異，一般要求掃描分辨率個(gè)小于200dpi.如文字偏小集，清晰度較差時(shí)，建議掃描分辨率不小于300dpi.如有計(jì)算機(jī)輸出縮微攝影（COM)仿具復(fù)制、印刷出版等其他用途時(shí)，可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率，需要進(jìn)行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于300dpi;需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率建議不小于600dp;需要進(jìn)行印刷出版的檔案，可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。

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　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像應(yīng)存為T(mén)IFF、JPEG、JPEG2000等通用格式，壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。

　　TIFF可以實(shí)現(xiàn)對(duì)圖像的無(wú)壓縮存儲(chǔ)，能保持原有圖像的顏色和層次，但占用存儲(chǔ)空間很大。JPEG是一種有損壓縮格式，在采用較高壓縮率的同時(shí)能獲得較好的圖像質(zhì)量；JPEG具有調(diào)節(jié)圖像的功能，允許用不同的壓縮比例對(duì)文件壓縮，方便在圖像質(zhì)量和文件大小之間找到平衡點(diǎn)，其應(yīng)用也非常廣泛。目前各類瀏覽器均支持JPEG這種圖像格式。JPEG2000既支持無(wú)損壓縮，也支持有損壓縮。JPEG2000在相同圖像質(zhì)量條件下可以獲得比JPEG更高的壓縮比，而且能夠?qū)崿F(xiàn)圖像的漸進(jìn)傳輸。

　　2圖像處理

　　圖像處理包含圖像拼接、旋轉(zhuǎn)與糾偏、裁邊、去污、圖像質(zhì)量檢查等工作。

　　“裝潢者，書(shū)之司命也”（明·周嘉胄《裝潢志》）正如裝裱之于書(shū)畫(huà)，好的圖像處理甚至可以彌補(bǔ)掃描的缺陷。需要的是耐心細(xì)致的工匠精神。

　　國(guó)家檔案局還頒布了《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62-2017),與《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》一樣在2018年1月1日開(kāi)始實(shí)施。從這里我們可以看到“消滅存量”的工作正在全面加快速度。在存量檔案數(shù)字化工作中，我們應(yīng)當(dāng)積極采用人工處理與自動(dòng)化處理相結(jié)合的方式，提高數(shù)字化工作的效率，加快檔案數(shù)字化工作的步伐，盡快實(shí)現(xiàn)“消滅存量”的目標(biāo)。

　　西藏檔案掃描公司的如何掃描

　　怎樣掃描紙質(zhì)文件成電子檔？掃描紙質(zhì)文件成電子檔是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的過(guò)程。這項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔，可以方便地存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或云端，不再需要大量的實(shí)體空間來(lái)存儲(chǔ)大量的紙質(zhì)文件。此外，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)，可以更加方便地管理和查找文件，提高工作效率。電子檔可以通過(guò)電子郵件、云存儲(chǔ)等方式輕松地分享給他人，方便了文件的傳遞和共享。

　　如果你有大量的紙質(zhì)文件需要保存或分享，將它們掃描成電子文檔會(huì)非常方便。以下是一些步驟，幫助你完成這個(gè)過(guò)程。

　　1、準(zhǔn)備掃描儀：首先，你需要有一臺(tái)掃描儀，它可以是獨(dú)立設(shè)備或內(nèi)置在打印機(jī)中。確保掃描儀處于正常工作狀態(tài)。

　　2、調(diào)整設(shè)置：你可以在掃描軟件中調(diào)整掃描設(shè)置，例如分辨率、色彩模式和文件格式。一般來(lái)說(shuō)，600 dpi的分辨率足夠清晰，黑白模式是最適合文本的，PDF格式是最常用的文件格式之一。

　　3、放置文件：打開(kāi)掃描儀的蓋子，放置要掃描的紙質(zhì)文件。確保文件在掃描儀的正確位置。

　　4、開(kāi)始掃描：在掃描軟件中點(diǎn)擊“開(kāi)始掃描”按鈕。掃描儀會(huì)自動(dòng)掃描文件并保存到你指定的位置。你可能需要重復(fù)這個(gè)步驟，直到掃描完所有的文件。

　　通過(guò)以上步驟，你可以將紙質(zhì)文件掃描成電子文檔，方便分享和存儲(chǔ)。記得在掃描完成后備份你的文件，以防丟失。

　　我們也可以使用掌上掃描儀APP掃描紙質(zhì)文件。首先，我們需要在手機(jī)應(yīng)用商店下載和安裝這個(gè)APP。然后，我們可以打開(kāi)APP并選擇“掃描”選項(xiàng)。

　　接下來(lái)，我們可以將需要掃描的紙質(zhì)文件放在一個(gè)平坦的表面上，并將我們的手機(jī)放在文件的頂部，以確?？梢酝暾夭蹲降郊堎|(zhì)文件的內(nèi)容。然后，我們可以點(diǎn)擊屏幕上的“掃描”按鈕，開(kāi)始掃描過(guò)程。掃描完成后，我們可以在APP內(nèi)查看和編輯掃描的數(shù)字文件。

　　怎樣掃描紙質(zhì)文件成電子檔？掃描紙質(zhì)文件成電子檔是一種高效、環(huán)保、安全的文件管理方式，已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)中不可或缺的一部分。