檔案數(shù)字化掃描軟件是指用于檔案文件的掃描和數(shù)字化的軟件。選擇檔案數(shù)字化掃描軟件需要注意什么問(wèn)題？

　　1.圖像處理和識(shí)別技術(shù)：檔案數(shù)字化掃描軟件通常需要包含圖像處理和光學(xué)字符識(shí)別等技術(shù)。確保選擇合適的圖像處理算法和OCR引擎，以提高圖像質(zhì)量和文本識(shí)別準(zhǔn)確性。

　　2.兼容性和擴(kuò)展性：考慮到不同用戶的需求，確保軟件具有良好的兼容性和擴(kuò)展性。支持不同類型的檔案格式和多種語(yǔ)言，同時(shí)為將來(lái)的功能擴(kuò)展留出余地。

　　3.更新和維護(hù)：持續(xù)跟蹤用戶反饋，及時(shí)更新軟件，并提供維護(hù)服務(wù)。修復(fù)漏洞和錯(cuò)誤，改進(jìn)功能，并向用戶提供新的功能和改進(jìn)。

　　4.遵守法律法規(guī)：確保軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中遵守相關(guān)的法律法規(guī)和行業(yè)準(zhǔn)則，特別是數(shù)據(jù)保護(hù)、隱私保護(hù)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的法律要求。確保用戶的檔案信息得到妥善保護(hù)，并防止侵權(quán)行為。

　　5.質(zhì)量控制：確保軟件開(kāi)發(fā)和測(cè)試過(guò)程中的質(zhì)量控制。進(jìn)行充分的單元測(cè)試、集成測(cè)試和系統(tǒng)測(cè)試，以確保軟件的穩(wěn)定性和可靠性。及時(shí)修復(fù)漏洞和錯(cuò)誤，提供高質(zhì)量的軟件產(chǎn)品。

　　6.用戶培訓(xùn)和技術(shù)支持：提供必要的用戶培訓(xùn)和技術(shù)支持。確保用戶能夠正確使用軟件，并解決他們?cè)谑褂眠^(guò)程中遇到的問(wèn)題。

　　7.數(shù)據(jù)安全和保密性：檔案數(shù)字化涉及大量的敏感信息。在軟件設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)過(guò)程中，要重視數(shù)據(jù)安全和保密性。采取必要的措施加密、備份和防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)，以保護(hù)用戶檔案的數(shù)據(jù)安全。

　　8.合規(guī)審計(jì)和備案：在開(kāi)發(fā)過(guò)程中，進(jìn)行合規(guī)審計(jì)，并妥善備份和存檔開(kāi)發(fā)相關(guān)的文件和記錄。確保軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程的合法性和可追溯性。

　　通過(guò)考慮檔案系統(tǒng)廠商專久智能提供的上述注意事項(xiàng)，可以輕松選擇符合用戶需求、安全可靠的檔案數(shù)字化掃描軟件，并提供良好的用戶體驗(yàn)和服務(wù)。

　　如何進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描？

　　01

　　掃描方式

　　掃描方式要根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀和專業(yè)掃描儀(如工程掃描可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可以采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者用縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。如果紙張較長(zhǎng)但幅面不超過(guò)A3，可采用掃描儀長(zhǎng)紙掃描功能，根據(jù)紙張狀況設(shè)定合適的掃描幅長(zhǎng)即可。

　　紙張較差的情況，或者過(guò)于薄、過(guò)軟、超厚的檔案，可采用平板掃描方式。紙張狀況較好的檔案可采用高速掃描的方式進(jìn)行掃描，以提高工作效率。

　　紙張比較薄的檔案(如信紙、便箋紙)容易破損且透光，應(yīng)采用中、低檔進(jìn)行掃描。

　　紙張如有破損，可將破損紙張夾人透明塑料薄膜內(nèi)，調(diào)整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、低檔進(jìn)行掃描，如破損嚴(yán)重且不平整，采用平板掃描儀來(lái)完成。下面以圖檔易掃通掃描軟件為例，作以詳細(xì)介紹。見(jiàn)圖1掃描作業(yè)平臺(tái)。

　　(1)掃描色彩模式

　　掃描色彩模式一般分為黑白二值、灰度、彩色等，通常采用黑白二值。頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　　頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或者帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　頁(yè)面中帶有紅頭、印章或者插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　底灰較深的紙張(如草漿紙、油印紙)，如采用黑白二值應(yīng)將掃描對(duì)比度及亮度適當(dāng)調(diào)低，調(diào)節(jié)效果不理想則采用灰度掃描。

　　字跡較淺(如鉛筆字)的紙張：如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)節(jié)臨界值，拉大字跡與原稿的反差，效果不理想則采用灰度掃描。見(jiàn)圖2掃描色彩模式。

　　(2)掃描分辨率

　　掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上是以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。為了方便以后OCR識(shí)別，掃描分辨率建議選擇大于等于300dpi。一般情況下，分辨率越高識(shí)別率也就會(huì)越高。但這也不是絕對(duì)的，對(duì)于一些過(guò)大過(guò)粗的字體，設(shè)置過(guò)高的分辨率，識(shí)別率可能會(huì)降低，而且設(shè)置高分辨率后，掃描速度會(huì)大大降低。見(jiàn)圖3掃描分辨率選擇。

　　(3)亮度和對(duì)比度

　　在掃描過(guò)程中，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整好掃描儀的亮度和對(duì)比度值，對(duì)識(shí)別率的高低影響比較大，在進(jìn)行掃描亮度和對(duì)比度的設(shè)定時(shí)，以掃描后的圖像中文字的筆畫較細(xì)、均勻，且沒(méi)有明顯斷點(diǎn)為準(zhǔn)。如果掃描后的文字圖像存在有黑點(diǎn)、黑斑或者文字線條很粗很黑，分不清楚筆畫的情況下，說(shuō)明亮度值太小，應(yīng)該增加亮度值再重新掃描。如果文字線條凹凸不平，有斷線甚至圖像中漢字輪廓?dú)埲睍r(shí)，說(shuō)明亮度太大，應(yīng)減小亮度后再重新掃描。

　　(4)掃描登記

　　認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描過(guò)程中交接登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)和檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　2

　　檔案數(shù)字化掃描工序

　　掃描工序是整理工序之后的第二道工序，主要功能就是將整理和分檢好的紙質(zhì)檔案通過(guò)專用掃描儀生成高質(zhì)量的圖像文件，并進(jìn)行圖像壓縮存儲(chǔ)處理，為下一道工序提供基礎(chǔ)的圖像數(shù)據(jù)。

　　掃描工序的功能職責(zé)主要包括資料掃描、特殊資料重復(fù)掃描、頁(yè)數(shù)核對(duì)等。下面將逐一進(jìn)行介紹。

　　(1)紙質(zhì)檔案順序掃描

　　工作人員將整理好的紙質(zhì)檔案按順序放入掃描儀的入口，進(jìn)行掃描處理，生成連續(xù)的圖像文件。程序?qū)呙枭傻膱D像數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行壓縮存儲(chǔ)。

　　(2)在掃描過(guò)程中工作人員應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　①掃描順序

　　掃描時(shí)，工作人員必須按照整理好的順序進(jìn)行掃描，不能顛倒檔案的掃描順序。

　?、诳刂祈樞驋呙璧募垙垟?shù)量

　　在掃描時(shí)，一次性放入送紙口的文件數(shù)量不宜大多，最好不要超過(guò)10張，以避免由于在掃描過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤后，而導(dǎo)致大量文件重新描的現(xiàn)象發(fā)生，并且可以避免由于掃描儀一次進(jìn)多張紙而漏掃紙張的情況發(fā)生。

　?、郾ＷC掃描圖像質(zhì)量

　　掃描工序必須嚴(yán)格把好圖像質(zhì)量的第一關(guān)。要保證掃描生成的圖像質(zhì)量清晰、無(wú)傾斜，特別是不能出現(xiàn)諸如漏掃、圖像資料嚴(yán)重模糊不清等嚴(yán)重錯(cuò)誤。

　　④核對(duì)掃描頁(yè)數(shù)

　　一卷檔案掃描完成后，必須對(duì)紙張檔案頁(yè)數(shù)和掃描生成的圖像頁(yè)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，如系統(tǒng)掃描后計(jì)算的頁(yè)數(shù)與人工計(jì)算的頁(yè)數(shù)不一致，則需視情況予以補(bǔ)掃描或重新掃描處理。

　　⑤檔案排序

　　排序工序位于掃描之后，是掃描加工流程中四級(jí)質(zhì)量監(jiān)控體系中的第一道檢查工序，主要功能是對(duì)掃描工序生成的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查、核對(duì)紙質(zhì)檔案并錄入其索引數(shù)據(jù)項(xiàng)。

　　在排序工序中，掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數(shù)據(jù)項(xiàng)，即每一卷檔案有一條索引信息。排序工序的功能職責(zé)主要包括檢查圖像質(zhì)量、建立索引信息兩部分。

　　檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定是指對(duì)于進(jìn)行數(shù)字化掃描的檔案材料、文件或記錄所做的明確規(guī)定和界定。這些規(guī)定通常由相關(guān)機(jī)構(gòu)、法律法規(guī)、政府文件和指南、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及最佳實(shí)踐等制定，并用于指導(dǎo)數(shù)字化掃描的實(shí)施。

　　檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定

　　那么，檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定有哪些內(nèi)容和要求呢？

　　1.掃描對(duì)象：規(guī)定了可以進(jìn)行數(shù)字化掃描的具體檔案對(duì)象，如文件、卷宗、盒、冊(cè)、卡片等。

　　2.檔案類型：規(guī)定了可以進(jìn)行數(shù)字化掃描的檔案類型，如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。

　　3.檔案來(lái)源：規(guī)定了數(shù)字化掃描適用的檔案來(lái)源，如機(jī)構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案、外部機(jī)構(gòu)提供的檔案、個(gè)人捐贈(zèng)的檔案等。

　　4.數(shù)字化要求：規(guī)定了數(shù)字化掃描的具體技術(shù)要求，如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規(guī)則等。

　　5.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定了檔案是否適合進(jìn)行數(shù)字化掃描的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。

　　6.政府文件和指南：政府機(jī)構(gòu)可能發(fā)布文件或指南，提供有關(guān)檔案數(shù)字化掃描的準(zhǔn)則和要求。這些文件可以包括掃描標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全要求、檔案分類規(guī)范等內(nèi)容。

　　7.法律法規(guī)：某些國(guó)家或地區(qū)可能有特定的法律法規(guī)，明確了檔案數(shù)字化掃描的范圍和要求。這些法律法規(guī)可以包括檔案管理法、數(shù)字化檔案法、隱私保護(hù)法等。

　　8.行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐：專業(yè)機(jī)構(gòu)或組織可能制定了與檔案數(shù)字化掃描相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐。這些標(biāo)準(zhǔn)可以提供關(guān)于掃描設(shè)備、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)描述等方面的指導(dǎo)。

　　9.其他限制條件：規(guī)定了數(shù)字化掃描的限制條件，如涉及隱私保、版權(quán)要求等。

　　總之，檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定為檔案數(shù)字化掃描范圍從概念上界定，并提供了操作指南和準(zhǔn)則，以確保利用專久智能檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化掃描時(shí)符合相關(guān)要求，保護(hù)檔案的完整性、可訪問(wèn)性和安全性，幫助機(jī)構(gòu)和個(gè)人在數(shù)字化檔案管理中明確目標(biāo)、規(guī)劃程序并進(jìn)行操作。

　　蘭州檔案掃描公司檔案數(shù)字化細(xì)節(jié)

　　拆卷時(shí)，在拆卷過(guò)程中，應(yīng)仔細(xì)檢查檔案卷宗是否完整，是否存在漏頁(yè)、缺頁(yè)或?qū)憣戝e(cuò)誤等問(wèn)題，檢查標(biāo)注是否正確。

　　在對(duì)卷宗進(jìn)行拆封時(shí)，一定要小心，避免損壞卷宗，對(duì)卷宗的重要部分要提醒掃描人員特別注意。

　　掃描檔案時(shí)，要按照相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)配置掃描儀，若原檔案保存狀況較差，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)磨損時(shí)，應(yīng)逐個(gè)逐張掃描。

　　掃描員應(yīng)確保所掃描的電子檔案內(nèi)容與原件相符，注意文件的順序，保證文件的文字清晰，能與紙質(zhì)文件達(dá)到相同的效果，在掃描完畢后，應(yīng)與拆卷人核對(duì)總頁(yè)數(shù)。

　　修整圖表修圖階段通常是修改工作，將掃描后形成的電子檔案按照紙質(zhì)檔案的分割情況進(jìn)行整理。保證電子文件圖像清晰。

　　圖象上沒(méi)有雜質(zhì)。也可以在修復(fù)期間嘗試恢復(fù)檔案原始狀態(tài)，但要注意不能影響以后的使用。

　　數(shù)據(jù)質(zhì)檢。這個(gè)環(huán)節(jié)要注意的是檔案的圖文是否清晰可見(jiàn)，是否存在圖像歪斜，圖像的顏色要保持不能失真。

　　數(shù)據(jù)掛接。這個(gè)環(huán)節(jié)要將目錄與掃描好的檔案進(jìn)行對(duì)接，掛接時(shí)要注意頁(yè)碼不要出現(xiàn)錯(cuò)誤，頁(yè)碼順序不要出現(xiàn)錯(cuò)誤。

　　上傳和備份。在此期間，應(yīng)指派專人將掃描的電子檔案上傳到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，上傳后做好備份。

　　裝訂。文件文件結(jié)束后，應(yīng)該掃描文件的原件進(jìn)行歸還庫(kù)。在裝訂文件之前，必須檢查資料，確保與進(jìn)行調(diào)整時(shí)的文件狀態(tài)相同。主要是檢查文件的狀態(tài)是否正確，文件的編號(hào)是否正確等

　　還庫(kù)。進(jìn)行檔案歸還的工作人員應(yīng)檢查待歸還檔案資料，按有關(guān)規(guī)定完成檔案歸還手續(xù)，然后轉(zhuǎn)入下一批進(jìn)行上述檔案數(shù)字化處理。