將紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，以實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。檔案整理數(shù)字化服務商可以幫助企業(yè)完成這項工作，使企業(yè)今后檔案管理起到事半功倍的效果，提高辦公效率和經(jīng)濟效益。中博奧技術(shù)有限公司進行檔案整理數(shù)字化加工，一般步驟包括：

　　項目準備：檔案整理數(shù)字化服務商和委托企業(yè)制定工作標準和計劃，按企業(yè)要求在規(guī)定的時間、地點完成工作。

　　定掃描頁：原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。

　　編制頁號：應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。同時將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。

　　目錄數(shù)據(jù)準備：按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。并對照需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標記的情況進行標記。

　　拆除裝訂：應以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。

　　技術(shù)修復：破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質(zhì)檔案，應先由專業(yè)技術(shù)人員進行技術(shù)修復。折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應先進行壓平等相應技術(shù)處理。

　　數(shù)字化處理：對原紙質(zhì)材料進行掃描，上傳到相應的系統(tǒng)。然后對已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等。

　　校驗和掛接：會有不同的工作人員進行第一次校驗和第二次校驗，只有通過兩次校驗都沒有問題，才能接著對檔案進行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應的檔案條目。掛接完成之后還需要進行目錄編撰、圖像處理、掛接校對。

　　分類和裝訂：在進行數(shù)字化管理之后，需要對紙質(zhì)檔案進行分類和裝訂，以便于后續(xù)的查閱和使用。

　　數(shù)據(jù)備份：最后需要在光盤或者硬盤中進行數(shù)字化的備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。

　　檔案管理轉(zhuǎn)型數(shù)字化管理是一種趨勢，順應互聯(lián)網(wǎng)潮流和時代發(fā)展的要求。很多企業(yè)會把檔案數(shù)字化工作外包檔案整理數(shù)字化服務商。

　　杭州檔案數(shù)字化外包注意事項

　　在檔案整理及數(shù)字化過程中，需要注意以下幾個方面，一起來看看！

　　具備專業(yè)知識和技能、遵守相關規(guī)定和標準：工作人員應具備檔案整理及數(shù)字化技術(shù)的基本知識，熟悉數(shù)字化設備的操作和維護，掌握相關軟件和工具的使用方法；能夠遵循國家和行業(yè)的相關標準規(guī)范，如參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等文件，確保數(shù)字化工作的順利進行。

　　檔案整理：在進行數(shù)字化之前，要對檔案進行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準確。

　　圖像處理、質(zhì)量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對原始檔案造成不必要的損害；需要對數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準確性等進行嚴格把關，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)存儲和管理、數(shù)據(jù)保密和權(quán)限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲，并進行有效的管理和維護；選擇合適且多樣化的存儲設備，如硬盤、光盤、云存儲等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強對敏感和機密信息的保護，設置相應的權(quán)限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務管理：如果需要進行檔案整理及數(shù)字化的外包服務，選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質(zhì)，還需要按照上述注意事項進行嚴格的管理和監(jiān)督，確保外包服務的質(zhì)量和檔案安全。

　　通過以上注意事項，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進行，提高檔案管理效率，并且達到保護原始檔案的目的。

　　杭州檔案數(shù)字化外包方案

　　對于每個公司的人事部門來說都會涉及到檔案問題，目前國家大力倡導檔案數(shù)字化，方便信息化建設，所以對于公司來說就必須把檔案數(shù)字化提上日程。對于從事檔案工作的人來說，一份完整的檔案數(shù)字化方案是我們必須具備的，今天我們就一起來了解下。

　　首先要確定的是我們的檔案數(shù)字化數(shù)量是多少，具體的截止日期是哪天，也就是給我們自己留出多長時間來完成此項工作。這樣在我們把目標確定之后才好倒推整個檔案數(shù)字化工作方案。

　　以人事檔案為例，比如我們目前有200份左右的檔案需要進行數(shù)字化，時間上有一個月的時間給我們。首先我們確定了這兩點信息，接下來我們還需要知道的是我們準備投入多少的人和物以及效率問題，這樣能夠細化我們每天的工作量，只要我們每天能夠完成規(guī)定的任務量，那總體的任務就一定能夠完成。

　　值得注意的是我們還需要留出足夠的時間來進行復核檢查，這是因為每個人做事的細節(jié)多多少少都會存在差異，即使我們事前進行過統(tǒng)一的培訓也會存在，不可避免。同時復核也是我們發(fā)現(xiàn)問題解決問題的最好途徑，復核可以通過人工和系統(tǒng)來進行，避免出錯。

　　當然，如果您的公司因為配備專業(yè)的檔案人員或者工作繁忙無法抽調(diào)足夠的人手來進行檔案數(shù)字化，那也可以將此項工作外包給專業(yè)的檔案公司來處理，讓專業(yè)人來處理專業(yè)事。

　　以上就是杭州檔案數(shù)字化外包的方案，更多檔案數(shù)字化方案您還可以關注中博奧技術(shù)有限公司來咨詢我們的專業(yè)人員。

　　杭州檔案數(shù)字化外包公司的好處

　　企業(yè)的檔案匯集著豐富的、大量的各方面的知識，所以檔案的整理工作變得非常繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。利用計算機、掃描儀等設備手段整理檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理則可以獲得事半功倍的效果。

　　一是降低企業(yè)經(jīng)營成本。過去一直使用粗放型模式來管理檔案，也就是增加辦公人員和辦公費用解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案讓傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為機讀檔案，不僅節(jié)約了日常保管維護費用，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二是提高辦公效率。檔案數(shù)字化管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織人事部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。在檔案數(shù)字化之后就可以及時的提供詳細的數(shù)據(jù)，為領導決策提供服務。

　　三是增強檔案原件保護。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案進行檔案數(shù)字化管理后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護。