如今，隨著檔案數(shù)字化應(yīng)用范圍越來越廣泛，打破了檔案利用原有的許多局限性，使得檔案管理工作更加靈活便捷。那么為了能夠給社會提供更加高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)是必經(jīng)之路。其中的步驟又是怎樣的？

　　首先，建立檔案數(shù)據(jù)庫。對于收集到的檔案信息，要將其內(nèi)容特征著錄、標(biāo)引出來，完成前期處理后，采用數(shù)據(jù)錄入的方式將處理的檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)。然后對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展，得到應(yīng)有成效。

　　其次，電子文件的收集和積累要到位。電子文件是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要來源，與只用移交紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)檔案不同，數(shù)字化檔案需要實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件兩套同時(shí)保存的制度，這樣既能節(jié)省工作量提高效率，又能推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

　　最后，大力推廣檔案管理軟件。檔案數(shù)字化建設(shè)會將傳統(tǒng)檔案變?yōu)殡娮游募?shù)據(jù)，然而由于各種客觀原因的限制，各單位企業(yè)電子文件所使用的平臺有所不同，使得檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)整合工作面臨困難。因此若是使用統(tǒng)一的規(guī)范來進(jìn)行工作，會更加提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　總之檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且需要高度專業(yè)性的工作，一定要按照步驟實(shí)施，不斷改進(jìn)優(yōu)化工作，才能得以持續(xù)長遠(yuǎn)的發(fā)展。

　　湖南省檔案數(shù)字化基本原則

　　早期，檔案工作信息化曾經(jīng)走過一段不小的彎路，把大量的精力投入到傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作當(dāng)中，對館（室）藏所有檔案進(jìn)行數(shù)字化，最后投入與產(chǎn)出不成比例，造成人力、物力的浪費(fèi)。經(jīng)過十幾年的發(fā)展，檔案界逐漸總結(jié)出若干傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的原則。

　　規(guī)范化原則

　　規(guī)范化原則是指檔案數(shù)字化時(shí)數(shù)據(jù)的格式、信息代碼元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須規(guī)范一致，以方便數(shù)據(jù)管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換與共享。相反，數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)不統(tǒng)一、不規(guī)范，將不利于檔案的管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換共享。

　　統(tǒng)一的規(guī)范包含三個(gè)方面，一是數(shù)字化的檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須統(tǒng)一；二是數(shù)字化中應(yīng)盡可能采用國家或國際標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國家或國際標(biāo)準(zhǔn)上來；三是數(shù)字化過程要規(guī)范，每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須遵循相應(yīng)的規(guī)范。

　　準(zhǔn)確性原則

　　檔案著錄的信息應(yīng)與檔案原有屬性信息相一致，建立的對應(yīng)關(guān)系應(yīng)準(zhǔn)確。

　　完整性與系統(tǒng)性原則

　　檔案數(shù)字化過程中錄入信息的完整性，確保內(nèi)容信息、背景信息和元數(shù)據(jù)等信息的系統(tǒng)性，能夠全面地記錄和描述檔案的各種屬性。

　　需求牽引，成本效益原則

　　檔案數(shù)字化以檔案利用為目的，貫徹需求牽引和成本效益原則，根據(jù)需要，先數(shù)字化利用率高的檔案，后數(shù)字化利用率低的檔案。根據(jù)這一原則，應(yīng)貫徹“五個(gè)優(yōu)先”原則，下列檔案應(yīng)優(yōu)先考慮建立數(shù)據(jù)庫。

　?。?）常用優(yōu)先

　　這是貫徹需求牽引原則，把利用頻率較高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足當(dāng)前利用的需求，增加數(shù)字檔案館的效益。

　?。?）目錄優(yōu)先

　　即把檔案目錄優(yōu)先數(shù)字化，以滿足檢索需求。目錄優(yōu)先還體現(xiàn)為成本效益的需要。由于全文數(shù)字化建設(shè)需投入的人力物力較大，見效比較慢，如優(yōu)先將檔案的目錄進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)檢索，以盡快見到效果。

　?。?）急用優(yōu)先

　　企業(yè)在某一個(gè)時(shí)期有特定的專項(xiàng)任務(wù)，從而派生出對某一方面檔案利用的緊迫需求，檔案數(shù)字化時(shí)應(yīng)考慮這一需求，將急用的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足緊急需求。如產(chǎn)品開發(fā)時(shí)期有可能對某一老產(chǎn)品的檔案調(diào)用較多，可考慮優(yōu)先將該老產(chǎn)品檔案數(shù)字化，以方便利用和滿足業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案利用的需求。

　?。?）孤本優(yōu)先

　　即把珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足珍藏需求。數(shù)字化后，孤本檔案利用可不用調(diào)用原件，可有效保護(hù)檔案原件，達(dá)到珍藏的目的。

　?。?）特色優(yōu)先

　　即將體現(xiàn)本企業(yè)特色的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足特殊需求。不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)保存有稱之為“鎮(zhèn)館之寶”的檔案，這部分檔案較易引起利用者的興趣，可優(yōu)先數(shù)字化，有利于增強(qiáng)檔案部門的影響力。

　　安全保密原則

　　傳統(tǒng)載體數(shù)字化前，應(yīng)建立安全保障和保密措施，以確保數(shù)字化過期的檔案信息的保密，安全保密包括安全與保密兩個(gè)方面，其含義包括以下幾個(gè)方面。

　　（1）要建立在檔案數(shù)字化過程中的檔案信息安全保密體系，建立一套管理制度與機(jī)制，從人、物、技術(shù)、管理等方面保證檔案信息安全、防止信息失泄密。

　　（2）要注重檔案數(shù)字化過程中檔案信息的安全。

　　防止傳統(tǒng)載體檔案及數(shù)字化后信息丟失、損毀。保證傳統(tǒng)載體安全，注意數(shù)字化場所的安全，注意機(jī)器、人員對檔案造成的損毀；建立檔案出入、交接整記制，分清檔案安全保管責(zé)任。數(shù)字化后，需做好信息備份工作，及時(shí)備份數(shù)據(jù)；防止計(jì)算機(jī)病毒破壞檔案數(shù)據(jù)信息。

　?。?）要注重檔案數(shù)字化過程中檔案信息的保密。

　　要從人防、物防、技防和加強(qiáng)管理入手，在人防方面要為檔案數(shù)字化配備素質(zhì)可靠的工作人員；在物防方面要選擇具有保密措施的環(huán)境作為檔案數(shù)字化建設(shè)的場所，場所要符合保密要求；在技防方面要特別注意用于檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的保密建設(shè)，投入使用的電子檔案管理系統(tǒng)要符合涉密管理要求。

　　檔案數(shù)字化“兩個(gè)同步”原則

　?。?）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案鑒定同步推進(jìn)

　　在檔案數(shù)字化過程中，要對每個(gè)保管單位進(jìn)行梳理，在這個(gè)過程中對需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行一次鑒定是十分必要的。通過鑒定重新審視其價(jià)值，尤其是已到期或?qū)⒌奖９芷谙薜臋n案，通過鑒定可剔除價(jià)值較低的檔案，將其排除在數(shù)字化范圍之外。數(shù)字化過程中的鑒定也可列入日常管理的定期鑒定，可謂一舉兩得。

　?。?）數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案利用同步推進(jìn)

　　由于檔案數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化工作周期一般較長，如果等到全部檔案數(shù)字化完成后將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，數(shù)字檔案館的效益將長期得不到體現(xiàn)，增加縮減投資和項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。為此，必須盡早將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，實(shí)行數(shù)字化與檔案利用同步進(jìn)行，完成一批投入，開放一批，盡早使數(shù)字檔案館建設(shè)工作見到成效。

　　湖南省檔案數(shù)字化工作流程

　　檔案數(shù)字化掃描加工是一個(gè)多步驟的過程，是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換為電子文件的過程，旨在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式。數(shù)字化檔案可以輕松地進(jìn)行共享和協(xié)作。通過網(wǎng)絡(luò)或內(nèi)部系統(tǒng)，用戶可以遠(yuǎn)程訪問和共享數(shù)字化檔案，促進(jìn)了跨部門和跨地域的協(xié)作工作。多用戶同時(shí)訪問的功能還能提高工作效率和合作性，促進(jìn)信息共享和團(tuán)隊(duì)協(xié)作。檔案數(shù)字化加工流程有哪些呢？

　　1.預(yù)處理：

　　在進(jìn)行數(shù)字化掃描之前，需要對檔案進(jìn)行預(yù)處理。這包括清潔、整理和分類檔案文件。清潔過程涉及清除灰塵、污漬、膠帶等雜質(zhì)，以確保掃描結(jié)果的質(zhì)量。整理和分類階段則是對檔案進(jìn)行排序和歸檔，以方便后續(xù)的掃描和管理工作。

　　2.掃描：

　　掃描是數(shù)字化轉(zhuǎn)換的核心步驟。使用高速掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行逐頁掃描。掃描儀具有高分辨率和自動進(jìn)紙功能，可以快速捕捉每一頁的圖像。此外，掃描設(shè)備還可以通過自動雙面掃描功能，同時(shí)掃描紙張的正反面，提高掃描效率。

　　3.圖像處理：

　　掃描完成后，需要對圖像進(jìn)行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉(zhuǎn)和增強(qiáng)等操作。圖像校正消除了因掃描時(shí)出現(xiàn)的傾斜或偏移導(dǎo)致的問題，確保圖像的水平和垂直對齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分，使圖像更加整潔。旋轉(zhuǎn)功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強(qiáng)則是通過調(diào)整亮度、對比度和色彩來改善圖像質(zhì)量。

　　4.光學(xué)字符識別（OCR）：

　　為了增強(qiáng)數(shù)字化檔案的可搜索性和可編輯性，通常需要進(jìn)行光學(xué)字符識別（OCR）。OCR軟件能夠自動識別掃描圖像中的文本，并將其轉(zhuǎn)換為可編輯文本格式。這樣，用戶可以方便地使用關(guān)鍵詞搜索檔案內(nèi)容，而不必逐頁查找。

　　5.數(shù)據(jù)整理與分類：

　　數(shù)字化后的檔案需要進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和分類，以方便管理和檢索。這包括添加元數(shù)據(jù)、建立索引和標(biāo)簽等操作。元數(shù)據(jù)是指關(guān)于檔案的描述信息，如標(biāo)題、日期、作者等。索引和標(biāo)簽可以根據(jù)檔案的內(nèi)容、主題或其他特征進(jìn)行分類，以便快速定位需要的檔案。

　　6.存儲與備份：

　　數(shù)字化的檔案通過中博奧檔案管理系統(tǒng)存儲在計(jì)算機(jī)、服務(wù)器或云存儲中。根據(jù)需求和安全要求，可以選擇合適的存儲方式。為了確保數(shù)據(jù)的安全性，還需要進(jìn)行定期的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，以防止意外數(shù)據(jù)丟失或損壞。

　　7.審查與驗(yàn)證：

　　在完成數(shù)字化掃描加工后，需要進(jìn)行審查和驗(yàn)證，確保掃描結(jié)果的準(zhǔn)確性和完整性。審查過程包括檢查掃描圖像、OCR識別和元數(shù)據(jù)等，以發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的錯(cuò)誤或缺陷。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化掃描加工的流程就是利用中博奧檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案高效、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式的過程，為檔案管理提供更好的支持和服務(wù)。使其具備高效、準(zhǔn)確、可搜索和可持久保存的特性，提高了檔案管理的效率和可靠性，推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。