福州檔案掃描公司的檔案數(shù)字化掃描軟件是指用于檔案文件的掃描和數(shù)字化的軟件。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式有不同的特點(diǎn)和用途，可以根據(jù)需求選擇最合適的格式。選擇檔案數(shù)字化掃描軟件需要注意什么問題？

　　1.圖像處理和識別技術(shù)：檔案數(shù)字化掃描軟件通常需要包含圖像處理和光學(xué)字符識別等技術(shù)。確保選擇合適的圖像處理算法和OCR引擎，以提高圖像質(zhì)量和文本識別準(zhǔn)確性。

　　2.兼容性和擴(kuò)展性：考慮到不同用戶的需求，確保軟件具有良好的兼容性和擴(kuò)展性。支持不同類型的檔案格式和多種語言，同時(shí)為將來的功能擴(kuò)展留出余地。

　　3.更新和維護(hù)：持續(xù)跟蹤用戶反饋，及時(shí)更新軟件，并提供維護(hù)服務(wù)。修復(fù)漏洞和錯(cuò)誤，改進(jìn)功能，并向用戶提供新的功能和改進(jìn)。

　　4.遵守法律法規(guī)：確保軟件開發(fā)過程中遵守相關(guān)的法律法規(guī)和行業(yè)準(zhǔn)則，特別是數(shù)據(jù)保護(hù)、隱私保護(hù)和知識產(chǎn)權(quán)等方面的法律要求。確保用戶的檔案信息得到妥善保護(hù)，并防止侵權(quán)行為。

　　5.質(zhì)量控制：確保軟件開發(fā)和測試過程中的質(zhì)量控制。進(jìn)行充分的單元測試、集成測試和系統(tǒng)測試，以確保軟件的穩(wěn)定性和可靠性。及時(shí)修復(fù)漏洞和錯(cuò)誤，提供高質(zhì)量的軟件產(chǎn)品。

　　6.用戶培訓(xùn)和技術(shù)支持：提供必要的用戶培訓(xùn)和技術(shù)支持。確保用戶能夠正確使用軟件，并解決他們在使用過程中遇到的問題。

　　7.數(shù)據(jù)安全和保密性：檔案數(shù)字化涉及大量的敏感信息。在軟件設(shè)計(jì)和開發(fā)過程中，要重視數(shù)據(jù)安全和保密性。采取必要的措施加密、備份和防止未經(jīng)授權(quán)的訪問，以保護(hù)用戶檔案的數(shù)據(jù)安全。

　　8.合規(guī)審計(jì)和備案：在開發(fā)過程中，進(jìn)行合規(guī)審計(jì)，并妥善備份和存檔開發(fā)相關(guān)的文件和記錄。確保軟件開發(fā)過程的合法性和可追溯性。

　　福州紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式有哪些類型

　　在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時(shí)，需要選擇適當(dāng)?shù)奈募袷絹泶鎯呙韬蟮膱D像或文檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式是為了方便存儲、管理和利用數(shù)字化檔案而選擇的一種將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式時(shí)所使用的特定文件格式。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式包括以下這些類型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一種通用的文檔格式，可以存儲文本、圖像、表格和其他多媒體內(nèi)容。PDF文件可以在各種設(shè)備和操作系統(tǒng)上保持一致的呈現(xiàn)效果，并且支持文本搜索和可編輯性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：這是一種廣泛使用的圖像格式，適合存儲彩色照片和復(fù)雜圖像。它采用有損壓縮，可以在文件大小和圖像質(zhì)量之間取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一種支持透明背景和壓縮的圖像格式。它適合存儲圖標(biāo)、簡單圖形和帶有透明度的圖像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：這是一種無損的圖像格式，適合保存高質(zhì)量的圖像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的細(xì)節(jié)和顏色信息。

　　5、OCR（光學(xué)字符識別）：OCR不是一種文件格式，而是一種技術(shù)，可以將掃描的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為可編輯的文本文檔。OCR技術(shù)可以將掃描后的圖像中的文字識別出來，并生成可編輯的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文檔）：DOC格式是Microsoft Word的原始文檔格式，可以存儲文本、表格、圖像和其他格式的內(nèi)容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中進(jìn)行編輯和處理。

　　7、TXT（純文本文檔）：TXT格式是一種純文本格式，只能存儲文本內(nèi)容，不支持文本格式和圖像。TXT文件可以在各種文本編輯器中打開和編輯。

　　綜上所述，選擇專久智能檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)字化加工時(shí)，需要依據(jù)具體的需求和應(yīng)用場景，來選擇不同特點(diǎn)和用途的紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式，具體來說，需要考慮文件類型、可編輯性、文件大小、存儲需求以及兼容性和可訪問性等因素來確定最合適的格式。

　　福州檔案掃描應(yīng)用RFID技術(shù)

　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案盤點(diǎn)方式已逐漸被新技術(shù)所取代。RFID技術(shù)作為一種非接觸式自動識別技術(shù)，不僅極大地提高了檔案盤點(diǎn)的效率，還有效地解決了傳統(tǒng)盤點(diǎn)方式中存在的繁瑣、耗時(shí)的問題。下面將詳細(xì)介紹RFID技術(shù)在檔案盤點(diǎn)中的應(yīng)用。

　　一、RFID技術(shù)原理及工作方式

　　RFID技術(shù)是通過無線電信號進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的技術(shù)，它由標(biāo)簽、天線、讀寫器和后臺系統(tǒng)組成。標(biāo)簽內(nèi)嵌有芯片和天線，通過接收讀寫器發(fā)射的電波來進(jìn)行數(shù)據(jù)通信。讀寫器負(fù)責(zé)發(fā)射電波和接收標(biāo)簽返回的信息，并將信息傳遞給中央處理器進(jìn)行處理和分析。

　　二、RFID技術(shù)在檔案盤點(diǎn)中的優(yōu)勢

　　1.提高盤點(diǎn)效率：傳統(tǒng)的檔案盤點(diǎn)方式需要逐一掃描和記錄檔案信息，非常耗時(shí)和繁瑣。而采用RFID技術(shù)，只需用RFID手持終端接近掃描檔案存放位置，即可同時(shí)讀取多個(gè)標(biāo)簽信息，大大提高了盤點(diǎn)速度。

　　2.提高盤點(diǎn)準(zhǔn)確性：RFID標(biāo)簽具有唯一的識別碼，相比傳統(tǒng)的條碼，不易磨損和偽造。通過RFID技術(shù)，可以準(zhǔn)確地識別檔案信息，避免了人工輸入錯(cuò)誤等問題。

　　3.實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和自動化：RFID技術(shù)能夠記錄檔案的存放位置、狀態(tài)以及歷史信息，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。此外，借助RFID技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動定位、管理和檢索等。

　　RFID技術(shù)在檔案盤點(diǎn)中的應(yīng)用極大地提高了盤點(diǎn)效率和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化和自動化管理。隨著RFID技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和成本的降低，RFID技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用前景更廣闊。

　　福州檔案掃描公司的檔案數(shù)字化基本流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等。具體流程如下：

　?。ㄒ唬n案整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯(cuò)，更不能對檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　?。ǘn案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準(zhǔn)備一臺專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀，如

　　工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。

　　普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動進(jìn)紙方式掃描；

　　紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時(shí)，將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描；2、掃描模式（紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn)，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；

　　需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率；反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn)；

　　粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數(shù)。核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　?。ㄈ﹫D像處理

　　對圖像進(jìn)行處理，以獲得最好的圖像質(zhì)量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正，包括自校和手校，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個(gè)文字）；

　　旋轉(zhuǎn)：按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具；

　　去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)，如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn)；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進(jìn)行刪除；

　　斷字修補(bǔ)：對部分文字不清楚可進(jìn)行修補(bǔ)；

　　反白字修正：將部分反白文字可進(jìn)行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　　（四）圖像處理質(zhì)檢

　　主要對完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時(shí)，應(yīng)重新掃描；

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當(dāng)，嚴(yán)重的應(yīng)重掃，處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理；

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復(fù)）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需對頁面進(jìn)行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進(jìn)行調(diào)整，保持與原文一致。

　?。ㄎ澹﹫D像存儲

　　紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個(gè)PDF，保存到指定的路徑，便于準(zhǔn)確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進(jìn)行光盤刻錄，確?？啼浐玫墓獗P能正確地讀出，并做好標(biāo)識標(biāo)簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

　　（六）目錄建庫

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　注：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)掛接

　　1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查

　　以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

　?。ò耍?shù)據(jù)驗(yàn)收

　　一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為"不合格"。

　　驗(yàn)收"通過"的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。

　?。ň牛?shù)據(jù)備份

　　經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量，主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號等，以便查找和管理。對保密的需標(biāo)明密級。

　　（十）裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時(shí)應(yīng)按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認(rèn)真做好檔案頁碼、頁數(shù)的檢查對較。

　?。ㄊ唬呙枳⒁馐马?xiàng)

　　掃描前必需對文檔進(jìn)行拆除裝訂物，并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物（如釘書釘、碎紙等），以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀，務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中；

　　對破損嚴(yán)重、無法進(jìn)行掃描的原件要先進(jìn)行修復(fù)、裱糊；

　　褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進(jìn)行掃描；

　　對紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）、紙質(zhì)過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時(shí)，將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描；

　　掃描完每一份文件，要對照原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰、完整；

　　按要求使用掃描儀、清洗，并對每次使用完掃描儀進(jìn)行保潔，檢查是否關(guān)閉電源；

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。