隨著社會的進步和發(fā)展，尤其是信息化建設(shè)，越來越多的人開始重視檔案管理，無論是我們的人事檔案還是單位的文書檔案、會計檔案等等，都掀起了一股檔案正規(guī)化管理的熱潮，近一個月我們就接到了多家單位咨詢關(guān)于檔案數(shù)字化方案。接下來我們就一起來看看一站式檔案數(shù)字化方案：

　　檔案數(shù)字化方案是根據(jù)每個單位的具體情況來具體分析和制定的。拿人事檔案舉例吧，有的單位有自主人事檔案保管權(quán)限，有的單位卻沒有，那么解決方案也就不同，有人事保管權(quán)限的，我們可以提供上門服務(wù)，在單位全程保密的環(huán)境下來開展檔案數(shù)字化工作。如果是沒有人事保管權(quán)限的單位，作為有人事檔案保管權(quán)限的我們，就可以通過集中開函將單位員工檔案從全國各地調(diào)入我中心，檔案到檔后，由我中心進行集中管理并同時開展檔案數(shù)字化工作。

　　總而言之，我公司所提供的一站式檔案數(shù)字化方案是在絕對保密，絕對安全的前提下開展工作。有檔案數(shù)字化方案相關(guān)的建議也歡迎網(wǎng)友們和我們留言互動。

　　檔案數(shù)字化項目實施的注意事項

　　檔案數(shù)字化項目的實施是現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的重要組成部分。通過數(shù)字化，可以提高檔案管理的效率、準確性和可持續(xù)性。然而，在實施數(shù)字化項目時，需要注意一些關(guān)鍵的事項，以確保項目的成功進行。本文將從幾個方面進行分點論述檔案數(shù)字化項目實施的注意事項。

　　1.策劃階段：

　　確定項目目標：明確數(shù)字化項目的目標和價值，例如提高檔案檢索速度、減少物理存儲空間等。

　　制定詳細計劃：制定項目的時間表、資源需求和工作分配等詳細計劃，以確保項目按計劃進行。

　　進行風險評估：評估數(shù)字化項目可能面臨的各種風險，并采取相應(yīng)的措施進行風險管理和應(yīng)對。

　　2.數(shù)據(jù)處理階段：

　　數(shù)據(jù)清洗和整理：對原始紙質(zhì)檔案進行清洗、整理和分類，以減少后續(xù)數(shù)字化過程中的錯誤和混亂。

　　選擇合適的數(shù)字化技術(shù)：根據(jù)檔案特點和需求，選擇最適合的數(shù)字化技術(shù)，例如掃描、OCR（光學字符識別）等。

　　確保數(shù)據(jù)質(zhì)量：在數(shù)字化過程中，采用適當?shù)男ｒ灪图m錯措施，確保數(shù)字化數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

　　3.存儲與訪問階段：

　　建立合適的存儲系統(tǒng)：選擇合適的數(shù)據(jù)存儲硬件和軟件系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的安全性、可靠性和可擴展性。

　　設(shè)計用戶界面：為用戶提供友好的檔案檢索界面，使其能夠方便地訪問和利用數(shù)字化檔案。

　　制定權(quán)限控制策略：根據(jù)不同用戶角色和需求，制定合理的權(quán)限控制策略，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和隱私。

　　總之，檔案數(shù)字化項目的實施需要綜合考慮策劃、數(shù)據(jù)處理和存儲與訪問等關(guān)鍵階段。在策劃階段，確定項目目標、制定詳細計劃和進行風險評估是關(guān)鍵。在數(shù)據(jù)處理階段，注意數(shù)據(jù)清洗和整理以及選擇合適的數(shù)字化技術(shù)來確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。最后，在存儲與訪問階段，建立合適的存儲系統(tǒng)、設(shè)計用戶界面和制定權(quán)限控制策略是至關(guān)重要的。通過遵循這些注意事項，可以順利實施檔案數(shù)字化項目，并提高檔案管理的效率和可持續(xù)性。

　　檔案數(shù)字化項目實施的“六大原則”

　　早期，檔案工作信息化曾經(jīng)走過一段不小的彎路，把大量的精力投入到傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作當中，對館（室）藏所有檔案進行數(shù)字化，最后投入與產(chǎn)出不成比例，造成人力、物力的浪費。經(jīng)過十幾年的發(fā)展，檔案界逐漸總結(jié)出若干傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的原則。

　　規(guī)范化原則

　　規(guī)范化原則是指檔案數(shù)字化時數(shù)據(jù)的格式、信息代碼元數(shù)據(jù)項必須規(guī)范一致，以方便數(shù)據(jù)管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換與共享。相反，數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項不統(tǒng)一、不規(guī)范，將不利于檔案的管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換共享。

　　統(tǒng)一的規(guī)范包含三個方面，一是數(shù)字化的檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項必須統(tǒng)一；二是數(shù)字化中應(yīng)盡可能采用國家或國際標準，將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國家或國際標準上來；三是數(shù)字化過程要規(guī)范，每一個環(huán)節(jié)都必須遵循相應(yīng)的規(guī)范。

　　準確性原則

　　檔案著錄的信息應(yīng)與檔案原有屬性信息相一致，建立的對應(yīng)關(guān)系應(yīng)準確。

　　完整性與系統(tǒng)性原則

　　檔案數(shù)字化過程中錄入信息的完整性，確保內(nèi)容信息、背景信息和元數(shù)據(jù)等信息的系統(tǒng)性，能夠全面地記錄和描述檔案的各種屬性。

　　需求牽引，成本效益原則

　　檔案數(shù)字化以檔案利用為目的，貫徹需求牽引和成本效益原則，根據(jù)需要，先數(shù)字化利用率高的檔案，后數(shù)字化利用率低的檔案。根據(jù)這一原則，應(yīng)貫徹“五個優(yōu)先”原則，下列檔案應(yīng)優(yōu)先考慮建立數(shù)據(jù)庫。

　?。?）常用優(yōu)先

　　這是貫徹需求牽引原則，把利用頻率較高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足當前利用的需求，增加數(shù)字檔案館的效益。

　?。?）目錄優(yōu)先

　　即把檔案目錄優(yōu)先數(shù)字化，以滿足檢索需求。目錄優(yōu)先還體現(xiàn)為成本效益的需要。由于全文數(shù)字化建設(shè)需投入的人力物力較大，見效比較慢，如優(yōu)先將檔案的目錄進行數(shù)字化，實現(xiàn)檔案的計算機檢索，以盡快見到效果。

　?。?）急用優(yōu)先

　　企業(yè)在某一個時期有特定的專項任務(wù)，從而派生出對某一方面檔案利用的緊迫需求，檔案數(shù)字化時應(yīng)考慮這一需求，將急用的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足緊急需求。如產(chǎn)品開發(fā)時期有可能對某一老產(chǎn)品的檔案調(diào)用較多，可考慮優(yōu)先將該老產(chǎn)品檔案數(shù)字化，以方便利用和滿足業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案利用的需求。

　?。?）孤本優(yōu)先

　　即把珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足珍藏需求。數(shù)字化后，孤本檔案利用可不用調(diào)用原件，可有效保護檔案原件，達到珍藏的目的。

　?。?）特色優(yōu)先

　　即將體現(xiàn)本企業(yè)特色的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足特殊需求。不少企業(yè)檔案機構(gòu)保存有稱之為“鎮(zhèn)館之寶”的檔案，這部分檔案較易引起利用者的興趣，可優(yōu)先數(shù)字化，有利于增強檔案部門的影響力。

　　安全保密原則

　　傳統(tǒng)載體數(shù)字化前，應(yīng)建立安全保障和保密措施，以確保數(shù)字化過期的檔案信息的保密，安全保密包括安全與保密兩個方面，其含義包括以下幾個方面。

　　（1）要建立在檔案數(shù)字化過程中的檔案信息安全保密體系，建立一套管理制度與機制，從人、物、技術(shù)、管理等方面保證檔案信息安全、防止信息失泄密。

　?。?）要注重檔案數(shù)字化過程中檔案信息的安全。

　　防止傳統(tǒng)載體檔案及數(shù)字化后信息丟失、損毀。保證傳統(tǒng)載體安全，注意數(shù)字化場所的安全，注意機器、人員對檔案造成的損毀；建立檔案出入、交接整記制，分清檔案安全保管責任。數(shù)字化后，需做好信息備份工作，及時備份數(shù)據(jù)；防止計算機病毒破壞檔案數(shù)據(jù)信息。

　?。?）要注重檔案數(shù)字化過程中檔案信息的保密。

　　要從人防、物防、技防和加強管理入手，在人防方面要為檔案數(shù)字化配備素質(zhì)可靠的工作人員；在物防方面要選擇具有保密措施的環(huán)境作為檔案數(shù)字化建設(shè)的場所，場所要符合保密要求；在技防方面要特別注意用于檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的保密建設(shè)，投入使用的電子檔案管理系統(tǒng)要符合涉密管理要求。

　　檔案數(shù)字化“兩個同步”原則

　　（1）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案鑒定同步推進

　　在檔案數(shù)字化過程中，要對每個保管單位進行梳理，在這個過程中對需要數(shù)字化的檔案進行一次鑒定是十分必要的。通過鑒定重新審視其價值，尤其是已到期或?qū)⒌奖９芷谙薜臋n案，通過鑒定可剔除價值較低的檔案，將其排除在數(shù)字化范圍之外。數(shù)字化過程中的鑒定也可列入日常管理的定期鑒定，可謂一舉兩得。

　?。?）數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案利用同步推進

　　由于檔案數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化工作周期一般較長，如果等到全部檔案數(shù)字化完成后將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，數(shù)字檔案館的效益將長期得不到體現(xiàn)，增加縮減投資和項目失敗的風險。為此，必須盡早將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，實行數(shù)字化與檔案利用同步進行，完成一批投入，開放一批，盡早使數(shù)字檔案館建設(shè)工作見到成效。