對于每個公司的人事部門來說都會涉及到檔案問題，目前國家大力倡導檔案數(shù)字化，方便信息化建設，所以對于公司來說就必須把檔案數(shù)字化提上日程。對于從事檔案工作的人來說，一份完整的檔案數(shù)字化方案是我們必須具備的，今天我們就一起來了解下。

　　首先要確定的是我們的檔案數(shù)字化數(shù)量是多少，具體的截止日期是哪天，也就是給我們自己留出多長時間來完成此項工作。這樣在我們把目標確定之后才好倒推整個檔案數(shù)字化工作方案。

　　檔案數(shù)字化方案

　　以人事檔案為例，比如我們目前有200份左右的檔案需要進行數(shù)字化，時間上有一個月的時間給我們。首先我們確定了這兩點信息，接下來我們還需要知道的是我們準備投入多少的人和物以及效率問題，這樣能夠細化我們每天的工作量，只要我們每天能夠完成規(guī)定的任務量，那總體的任務就一定能夠完成。

　　值得注意的是我們還需要留出足夠的時間來進行復核檢查，這是因為每個人做事的細節(jié)多多少少都會存在差異，即使我們事前進行過統(tǒng)一的培訓也會存在，不可避免。同時復核也是我們發(fā)現(xiàn)問題解決問題的最好途徑，復核可以通過人工和系統(tǒng)來進行，避免出錯。

　　當然，如果您的公司因為配備專業(yè)的檔案人員或者工作繁忙無法抽調足夠的人手來進行檔案數(shù)字化，那也可以將此項工作外包給專業(yè)的檔案公司來處理，讓專業(yè)人來處理專業(yè)事。

　　檔案數(shù)字化作用以及重要性

　　“由于以前檔案管理條件有限，不能保護好檔案的完整面貌，翻開一本陳年檔案，發(fā)霉發(fā)黃的印跡歷歷在目，有的破損嚴重，還需要小心翼翼的查閱，一不小心又加重了破損，以后要查閱檔案更困難了…”這是很多單位人事的吐槽。所以這個時候檔案數(shù)字化作用以及重要性就體現(xiàn)出來了！

　　檔案是具有公信力的材料，是記錄著一個人出生時間、家庭背景，學歷時間、參工時間，政治背景等等重要信息。所以很多小伙伴在考公或者國企事業(yè)單位入職前，都要進行檔案的政審查閱。而且不僅如此，在很多面臨即將退休的長輩都會需要查閱檔案中的工齡，所以足以見得檔案的重要性。

　　檔案數(shù)字化作用

　　但是一本受損的檔案，如何能延長它的使用壽命呢？那就是將檔案數(shù)字化！用先進專業(yè)的高科掃描儀對檔案進行超高清的掃描，然后再用特定的美工軟件對掃描出來的圖像進行美化，例如去除那些發(fā)黃發(fā)霉的印跡，調整圖像的邊距等等，以體現(xiàn)出一份檔案的完整性。將原始檔案好好保管起來、不再加重受損的同時，最重要的是方便了檔案的查閱使用，也體現(xiàn)了現(xiàn)在高科技術的發(fā)展和檔案數(shù)字化作用，電子化檔案最終會逐步成為常態(tài)化。

　　檔案數(shù)字化掃描加工是一個多步驟的過程，是指將傳統(tǒng)紙質檔案通過掃描儀轉換為電子文件的過程，旨在將紙質檔案轉換為數(shù)字化形式。數(shù)字化檔案可以輕松地進行共享和協(xié)作。通過網(wǎng)絡或內部系統(tǒng)，用戶可以遠程訪問和共享數(shù)字化檔案，促進了跨部門和跨地域的協(xié)作工作。多用戶同時訪問的功能還能提高工作效率和合作性，促進信息共享和團隊協(xié)作。

　　檔案數(shù)字化加工方案

　　1.預處理：

　　在進行數(shù)字化掃描之前，需要對檔案進行預處理。這包括清潔、整理和分類檔案文件。清潔過程涉及清除灰塵、污漬、膠帶等雜質，以確保掃描結果的質量。整理和分類階段則是對檔案進行排序和歸檔，以方便后續(xù)的掃描和管理工作。

　　2.掃描：

　　掃描是數(shù)字化轉換的核心步驟。使用高速掃描儀對紙質檔案進行逐頁掃描。掃描儀具有高分辨率和自動進紙功能，可以快速捕捉每一頁的圖像。此外，掃描設備還可以通過自動雙面掃描功能，同時掃描紙張的正反面，提高掃描效率。

　　3.圖像處理：

　　掃描完成后，需要對圖像進行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉和增強等操作。圖像校正消除了因掃描時出現(xiàn)的傾斜或偏移導致的問題，確保圖像的水平和垂直對齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分，使圖像更加整潔。旋轉功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強則是通過調整亮度、對比度和色彩來改善圖像質量。

　　4.光學字符識別（OCR）：

　　為了增強可搜索性和可編輯性，通常需要進行光學字符識別（OCR）。OCR軟件能夠自動識別掃描圖像中的文本，并將其轉換為可編輯文本格式。這樣，用戶可以方便地使用關鍵詞搜索檔案內容，而不必逐頁查找。

　　5.數(shù)據(jù)整理與分類：

　　數(shù)字化后的檔案需要進行數(shù)據(jù)整理和分類，以方便管理和檢索。這包括添加元數(shù)據(jù)、建立索引和標簽等操作。元數(shù)據(jù)是指關于檔案的描述信息，如標題、日期、作者等。索引和標簽可以根據(jù)檔案的內容、主題或其他特征進行分類，以便快速定位需要的檔案。

　　6.存儲與備份：

　　數(shù)字化的檔案通過專久智能檔案管理系統(tǒng)存儲在計算機、服務器或云存儲中。根據(jù)需求和安全要求，可以選擇合適的存儲方式。為了確保數(shù)據(jù)的安全性，還需要進行定期的數(shù)據(jù)備份和災難恢復計劃，以防止意外數(shù)據(jù)丟失或損壞。

　　7.審查與驗證：

　　在完成數(shù)字化掃描加工后，需要進行審查和驗證，確保掃描結果的準確性和完整性。審查過程包括檢查掃描圖像、OCR識別和元數(shù)據(jù)等，以發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的錯誤或缺陷。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化掃描加工的流程就是利用專久智能檔案管理系統(tǒng)將紙質檔案高效、準確地轉化為數(shù)字化形式的過程，為檔案管理提供更好的支持和服務。使其具備高效、準確、可搜索和可持久保存的特性，提高了檔案管理的效率和可靠性，推動數(shù)字化轉型的進程。

　　檔案數(shù)字化的儲存方案

　　隨著數(shù)字化時代的到來，檔案數(shù)字化已成為了檔案管理工作中不可或缺的一部分。數(shù)字化可以方便檔案的儲存、使用和管理，大大提高了檔案利用的效率。然而，儲存方案也面臨著安全性、可靠性、可持續(xù)性等多個問題，因此需要制定科學合理的儲存方案。

　　1.儲存設備

　　儲存設備是儲存方案的核心。常見的數(shù)字化檔案儲存設備有硬盤、光盤、磁帶、云存儲等。硬盤儲存速度快，容量大，但易受損壞；光盤儲存壽命長，但容量較小；磁帶儲存容量大，但讀寫速度慢；云存儲空間大，但需要保證網(wǎng)絡安全。

　　2.儲存格式

　　儲存格式也是儲存方案的重要組成部分。目前常用的格式有PDF、JPEG、TIFF、PNG等。其中，PDF格式具有跨平臺、易于瀏覽、可搜索等優(yōu)點，是數(shù)字化檔案最常用的格式。

　　3.數(shù)據(jù)備份

　　數(shù)據(jù)備份是數(shù)字化檔案儲存方案中至關重要的一個環(huán)節(jié)。合理的數(shù)據(jù)備份可以避免數(shù)據(jù)丟失、損壞、被篡改等情況。常見的備份方式有本地備份、遠程備份和云備份。其中，本地備份可以保證數(shù)據(jù)隨時可用，但受限于空間和安全性；遠程備份可以避免數(shù)據(jù)丟失，但需要保證網(wǎng)絡暢通和安全性；云備份可以大大提高數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。

　　4.數(shù)據(jù)安全

　　數(shù)據(jù)安全也是儲存方案中不可忽視的一個環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)安全包括數(shù)據(jù)加密、防火墻、訪問權限等多個方面。對于檔案數(shù)字化儲存方案而言，保證數(shù)據(jù)的安全性尤為重要，需要制定合理的防護措施來保障檔案的安全性。

　　總之，儲存方案是檔案管理工作中不可或缺的一部分。有效的儲存方案應當綜合考慮儲存設備、儲存格式、數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)安全等方面，并制定科學合理的儲存方案來保障安全性、可靠性和可持續(xù)性。