對(duì)于企事業(yè)單位，建立安全便捷的檔案信息化管理體系，對(duì)于日常檔案工作的開展也有很多好處。但是對(duì)于一些企事業(yè)單位來說，開展檔案數(shù)字化建設(shè)也有一些問題，比如缺乏專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備，但是專門購置所進(jìn)行的投入也較高。而且進(jìn)行信息化體系建設(shè)需要構(gòu)建專門的檔案信息化處理系統(tǒng)，對(duì)于單位的檔案工作人員而言，缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，可能達(dá)不到較好的工作狀態(tài)。那么構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系可以為日常檔案工作提供哪些服務(wù)呢？

　　首先，檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建需要完成對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化工作。所以對(duì)于人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書檔案等多種類型檔案材料，都可以進(jìn)行數(shù)字化服務(wù)，將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為信息端的電子資料，使得檔案查詢、利用更為便捷。而且專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)商可協(xié)助單位構(gòu)建各類專業(yè)的檔案信息查詢系統(tǒng)，可實(shí)時(shí)掌握檔案情況，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用，對(duì)于提升檔案信息的處理、傳輸能力也有好處。

　　所以選擇一家專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建，對(duì)于推進(jìn)檔案工作的開展是很有利的！

　　現(xiàn)如今，檔案廣泛存在許多行業(yè)中，比如檔案館、企業(yè)檔案、醫(yī)療檔案、軍事檔案、科技檔案、立法檔案等，檔案在每個(gè)行業(yè)都充當(dāng)著不可替代的角色。

　　隨著城市的發(fā)展和進(jìn)步，各行各業(yè)檔案的形成越來越多，類別越來越細(xì)，而傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)呈現(xiàn)出了許多弊端：效能低、錯(cuò)誤多、易損毀、易丟失。

　　反之檔案數(shù)字化較傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性：提高經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)、便于利用查找。

　　利用專業(yè)的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，以及智慧、先進(jìn)的技術(shù)開發(fā)能力，針對(duì)各類數(shù)據(jù)信息材料，通過信息化、圖形化等手段，開展整理、審核、錄入、信息化加工等操作，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的科學(xué)處理。

　　南昌數(shù)字化檔案整理流程

　　檔案整理工作是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一。作為檔案管理工作中較為常見的檔案種類之一的人事檔案，在開展檔案管理工作時(shí)，首要的就是做好檔案整理工作。而隨著人事檔案管理工作的發(fā)展，推行人事檔案信息化建設(shè)也是開展檔案管理的新趨勢(shì)之一。那么開展人事檔案整理及數(shù)字化工作的流程有哪些呢？一起來了解一下吧！

　　人事檔案整理及數(shù)字化工作并不是隨心所欲的，檔案管理政策法規(guī)對(duì)于人事檔案的整理會(huì)進(jìn)行十大類的分類細(xì)則，所以做好檔案整理的第一步就是根據(jù)檔案十大類準(zhǔn)則進(jìn)行檔案材料的收集與查漏補(bǔ)缺工作。當(dāng)然，檔案收集工作并不是一次性的，隨著時(shí)間的推移還會(huì)產(chǎn)生許多需要收集歸檔的檔案資料，做好人事檔案的收集工作也是檔案日常管理的工作內(nèi)容之一。

　　當(dāng)然，檔案整理不僅僅是進(jìn)行檔案收集工作，除此之外還需要進(jìn)行材料排序、人事檔案目錄編寫、檔案材料祛釘修整，才是完成了檔案整理工作的主要環(huán)節(jié)，同時(shí)才能進(jìn)入檔案數(shù)字化加工流程。數(shù)字化加工需要對(duì)紙質(zhì)檔案載體進(jìn)行電子掃描，同時(shí)對(duì)于檔案掃描件進(jìn)行修圖、校對(duì)等工作，才能將紙質(zhì)載體檔案變成電子載體信息進(jìn)行存儲(chǔ)。

　　檔案整理首先需要對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒別，要對(duì)不同的材料分辨真?zhèn)巍⒉⑴袛嗍欠駳w檔。然后將經(jīng)過鑒別的材料按照十大類分類，其中第四類、第九類需要進(jìn)行二級(jí)分類。在實(shí)際工作中，也會(huì)因?yàn)槊總€(gè)單位不同的情況，部分材料出現(xiàn)分類不同的情況，如在校期間的學(xué)生鑒定表，可放三類，也可放在四類的第一小類。

　　分類完成后，將各類材料進(jìn)行排序并編號(hào)，其中除開五類、六類、八類按照邏輯順序外，其余的全部按照時(shí)間順序。排序并編號(hào)完成后的材料則需要進(jìn)行編目并最終裝訂，其中部分材料要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝裱、袪釘?shù)炔僮?。至此，整個(gè)人事檔案整理過程完成。

　　人事檔案整理及數(shù)字化中關(guān)于檔案整理工作的介紹就到此為止了。人事檔案整理及數(shù)字化工作對(duì)于推進(jìn)檔案管理與資源的利用有很大的幫助，所以做好整理及數(shù)字化工作是有益于企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理的！

　　南昌數(shù)字化檔案整理方法

　　為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化加工工作的規(guī)范化，搞好檔案建設(shè)，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定，訂本細(xì)則。單位或企業(yè)想要做檔案數(shù)字化，不確定要多久能做完，針對(duì)這個(gè)問題，具體要考慮以下3個(gè)因素：紙質(zhì)檔案數(shù)量、投入做數(shù)字化的人數(shù)以及數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度。

　　一、紙質(zhì)檔案數(shù)量

　　首先，需要預(yù)估下本單位需要進(jìn)行檔案數(shù)字化的范圍、數(shù)量以及檔案類型，明確哪些需要數(shù)字化哪些不需要數(shù)字化，可根據(jù)歸檔范圍進(jìn)行梳理；數(shù)量的估算可以按照紙張規(guī)格或檔案類型進(jìn)行初步估算，如不便于分類可根據(jù)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式進(jìn)行粗略估算，是柜子、箱子或是密集架，每個(gè)單位上大概存放多少盒，一盒大概多少頁等；估算數(shù)量最好精確到頁。有條件的單位也可邀請(qǐng)專業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)幫助單位進(jìn)行數(shù)量的估算。

　　二、投入做數(shù)字化的人數(shù)

　　其一，單位有充足的人員和精力，可以考慮組織自己單位人員進(jìn)行數(shù)字化加工的簡單流程，如掃描、圖片處理等，但也存在如下問題，如數(shù)字化格式批量轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接，單子數(shù)據(jù)系統(tǒng)上傳等流程，專業(yè)程度較高，一般的單位剛開始接觸多少有些困難。

　　其二，有條件的單位，可有計(jì)劃地進(jìn)行外包，選擇專業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)（檔案?jìng)浒割愋托枰瑱n案數(shù)字化）來進(jìn)行集中統(tǒng)一作業(yè)。

　　下面簡單對(duì)數(shù)字化方式的選擇進(jìn)行簡單分析——數(shù)字化外包的優(yōu)勢(shì)分析，減少單位在財(cái)力、人力上的投入，增加資本運(yùn)作的回報(bào)率；

　　對(duì)單位的檔案可做到統(tǒng)一數(shù)字化加工，統(tǒng)一移交并接收；極大地減單位檔案的工作難度，保質(zhì)保量地完成數(shù)字化工作；

　　選擇專業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，管理有序，分工明確，責(zé)任到人；減少勞動(dòng)爭議所帶來的麻煩避免項(xiàng)目實(shí)施導(dǎo)致的運(yùn)轉(zhuǎn)不靈的結(jié)果；具有時(shí)效性，可設(shè)置時(shí)間范圍和服務(wù)質(zhì)量。

　　三、數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度

　　數(shù)字化設(shè)備的選擇，具體要根據(jù)紙質(zhì)檔案紙張情況、紙張規(guī)格進(jìn)行選擇。

　　紙張情況來說，紙張厚度、平整度良好，可采用高速掃描儀；紙張較薄或年代較久遠(yuǎn)，特別是稿紙或已經(jīng)泛黃的檔案，就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設(shè)備。

　　紙張規(guī)格來說，一般的A4幅面的可選用A4掃描儀，較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀，特殊規(guī)格的可選用專業(yè)掃描儀，如工程藍(lán)圖，一般選用圖紙掃描儀。

　　南昌數(shù)字化檔案整理公司的好處

　　21世紀(jì)是信息的時(shí)代，無論是日常生活還是工作，信息化和無紙化都是大勢(shì)所趨，有些人甚至很長時(shí)間都沒有動(dòng)筆寫字的機(jī)會(huì)，檔案也是一樣。檔案作為記載信息的一種書面文件，如果能將其數(shù)字化，自然能在使用時(shí)帶來很多便利。那么檔案數(shù)字化的好處到底包括哪些呢？

　　對(duì)于畢業(yè)生和在職員工來說，人事檔案數(shù)字化后，如果日后需要提供某些材料的證明，比如在校的成績單、入黨時(shí)間、離職證明等，就不需要讓檔案保管人員專門去花費(fèi)大量時(shí)間翻閱紙質(zhì)材料、查閱檔案信息或者為存檔人員提供相關(guān)材料，節(jié)省了雙方的時(shí)間成本。

　　對(duì)于單位人事部門來說，員工檔案數(shù)字化后便于掌握員工相關(guān)信息，在查閱信息時(shí)也不需要用到紙質(zhì)檔案，保證了檔案存放的安全性；財(cái)務(wù)和人事等記錄單位信息的檔案數(shù)字化后，便于后期查閱相關(guān)數(shù)據(jù)和記錄。對(duì)于退休人員來說，人事檔案數(shù)字化后，要復(fù)印家庭成員關(guān)系等相關(guān)材料，能讓老年人少跑腿，辦理時(shí)不需要專門跑到存檔單位。

　　檔案數(shù)字化的好處還體現(xiàn)在整理方面。由于檔案進(jìn)行數(shù)字化的前期準(zhǔn)備步驟包括材料鑒別、分類、排序等整理環(huán)節(jié)，能幫助存檔單位快速掌握檔案內(nèi)容，也提升了后期查閱的效率。

　　所以說，既然檔案數(shù)字化的好處有這么多，如何選擇檔案數(shù)字化的形式很重要！

　　人事檔案整理數(shù)字化不單單可以為企業(yè)提高查閱檔案的效率，還能在一定程度上，保護(hù)好我們的人事檔案原始樣貌。畢竟檔案在經(jīng)過工作人員的查閱途中，容易因?yàn)椴恍⌒幕蛘吒鞣N外界因素產(chǎn)生受損。而將人事檔案整理數(shù)字化后，再用于查閱資料時(shí)，可通過檔案整理數(shù)字化成果來查看，不僅方便，還能夠更好保護(hù)我們的人事檔案，既可以在有需要的時(shí)候快速找到資料進(jìn)行查閱，又可以延長檔案壽命，保護(hù)好檔案的公信力，簡直是一舉兩得。

　　并且，正是因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)員工的人事檔案量大、年份久，經(jīng)常會(huì)遇到老員工需要辦理事情時(shí)需要提供檔案中的社會(huì)關(guān)系家庭成員、提供工資調(diào)資、干部任免等相關(guān)材料。單位在查閱過程中，因?yàn)椴檎?、翻閱過于費(fèi)時(shí)費(fèi)力，所以將人事檔案整理數(shù)字化之后就更加地節(jié)約查閱單位的時(shí)間人員成本。

　　企業(yè)辦理人事檔案整理數(shù)字化時(shí)有任何疑問，都可以直接聯(lián)系我們哦！