檔案數(shù)字化管理是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化技術(shù)手段轉(zhuǎn)換成電子形式，并利用信息技術(shù)工具進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、檢索和利用的過程。它可以提高檔案管理的效率和安全性，方便用戶獲取和利用檔案信息，同時(shí)也為檔案長期保存和傳承提供了可行的解決方案。

　　1.檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備：

　　確定數(shù)字化管理的目標(biāo)和范圍，明確需要數(shù)字化的檔案種類和數(shù)量。

　　制定數(shù)字化管理的策略和規(guī)劃，包括技術(shù)選型、人力資源配備等。

　　進(jìn)行檔案調(diào)查和整理，清理冗余和重復(fù)的檔案材料。

　　2.數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)建設(shè)：

　　選購適合數(shù)字化管理的設(shè)備，如掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備等。

　　配置數(shù)字化管理系統(tǒng)，包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、備份和恢復(fù)、安全權(quán)限控制等。

　　建立數(shù)字化管理流程和操作規(guī)范，培訓(xùn)相關(guān)工作人員熟練使用設(shè)備和系統(tǒng)。

　　3.檔案數(shù)字化處理：

　　對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描或拍攝，獲取數(shù)字化圖像或視頻。

　　進(jìn)行圖像處理，包括裁剪、調(diào)整亮度、對比度等，以提高圖像質(zhì)量。

　　進(jìn)行文字識別（OCR）處理，將圖像中的文字內(nèi)容轉(zhuǎn)換為可編輯和檢索的文本信息。

　　4.數(shù)字化檔案管理：

　　建立數(shù)字檔案庫，按照一定的分類和目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。

　　為檔案添加元數(shù)據(jù)，如標(biāo)簽、關(guān)鍵詞等，方便檢索和利用。

　　制定檔案訪問權(quán)限和安全控制策略，確保檔案信息的保密性和完整性。

　　建立檔案借閱和歸還系統(tǒng)，記錄檔案的使用情況和流轉(zhuǎn)軌跡。

　　尾部總結(jié)：

　　檔案數(shù)字化管理工作是一個(gè)全面而復(fù)雜的過程，涉及到前期準(zhǔn)備、設(shè)備和技術(shù)建設(shè)、數(shù)字化處理以及數(shù)字化檔案的管理等多個(gè)環(huán)節(jié)。通過數(shù)字化管理，可以提高檔案的利用效率和保護(hù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長期保存和傳承。然而，數(shù)字化管理也需要合理規(guī)劃和有效執(zhí)行，同時(shí)要注重檔案信息的安全和隱私保護(hù)，確保數(shù)字化檔案管理工作的順利進(jìn)行。

　　檔案數(shù)字化管理的方法

　　檔案數(shù)字化管理是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，并利用信息技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)、管理和利用的過程。不同的方法可以應(yīng)用于不同類型和規(guī)模的檔案，以實(shí)現(xiàn)高效、安全和可持續(xù)的數(shù)字化管理。

　　1.掃描與拍攝法：

　　使用專業(yè)掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字化圖像。

　　利用高像素的相機(jī)對大型檔案或特殊格式的檔案進(jìn)行拍攝，并將照片轉(zhuǎn)換為數(shù)字化圖像。

　　該方法適用于較小規(guī)模的檔案，具有較高的圖像質(zhì)量和保真度。

　　2.光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)：

　　利用OCR技術(shù)，將數(shù)字化圖像中的文字內(nèi)容轉(zhuǎn)換為可編輯和檢索的文本信息。

　　OCR技術(shù)可以大大提高檔案的檢索效率和利用價(jià)值，方便用戶查找和使用檔案信息。

　　需要注意的是，OCR技術(shù)對于手寫或特殊字體的文字識別可能存在一定的誤差。

　　3.元數(shù)據(jù)標(biāo)注：

　　為數(shù)字化檔案添加元數(shù)據(jù)，如標(biāo)簽、關(guān)鍵詞、日期等，以便進(jìn)行分類、檢索和管理。

　　元數(shù)據(jù)標(biāo)注可以提高檔案的組織結(jié)構(gòu)和信息關(guān)聯(lián)性，方便用戶快速定位和使用檔案。

　　合理設(shè)計(jì)和管理元數(shù)據(jù)標(biāo)注體系，確保一致性和準(zhǔn)確性。

　　4.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理系統(tǒng)：

　　建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案庫，采用數(shù)據(jù)庫或文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)和管理。

　　需要考慮數(shù)據(jù)備份、容災(zāi)和安全性等因素，確保數(shù)字檔案的長期保存和信息安全。

　　結(jié)合權(quán)限控制和版本管理等功能，實(shí)現(xiàn)對檔案的嚴(yán)格訪問控制和歷史追蹤。

　　總之，檔案數(shù)字化管理的方法多樣化，根據(jù)檔案的特點(diǎn)和需求選擇合適的方法進(jìn)行實(shí)施。掃描與拍攝法可用于小規(guī)模檔案的轉(zhuǎn)換，OCR技術(shù)提高了檔案信息的可編輯和檢索性，元數(shù)據(jù)標(biāo)注有助于檔案的組織和管理，而數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理系統(tǒng)確保了數(shù)字檔案的安全和可持續(xù)性。綜合運(yùn)用這些方法，可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率和信息價(jià)值。

　　檔案數(shù)字化安全管理制度

　　為加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理，確定檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，特制定本單位檔案數(shù)字化安全管理制度。

　　一、檔案實(shí)體的安全管理

　　檔案部門要對擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記和處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄和標(biāo)示。

　　檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫，不得在加工工位上留存過夜，加工完畢的檔案要及時(shí)入庫。

　　二、數(shù)字化場所的安全管理

　　檔案數(shù)字化必須指定專門的數(shù)字化工作場所，應(yīng)在指定的安全場地內(nèi)開展工作。數(shù)字化加工場所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射，防有害生物、防污染等安全管理要求。

　　數(shù)字化加工場所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場所如設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月；檔案部門應(yīng)定期對視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。數(shù)字化加工場所應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門備案。

　　三、數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

　　檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

　　用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和儲(chǔ)介交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場所。處理尚未開放的檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。

　　四、檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

　　檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)對數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。如外包的，嚴(yán)格按照規(guī)定要求，組織專業(yè)人員對加工單位移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫交接記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；凡未開展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收，必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測，檢驗(yàn)合格方能辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

　　檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，外包的數(shù)字化加工單位應(yīng)會(huì)同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

　　檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對外包的數(shù)字化加工單位所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。