檔案整理檔案掃描公司：隨著社會信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。檔案是國家的重要信息資源，建立數(shù)字化檔案資源體系是檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求、滿足各領(lǐng)域廣泛需求的有力體現(xiàn)。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要是指采用檔案掃描儀等專業(yè)設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工，要求一頁一頁、一件一件、一個(gè)年度一個(gè)年度進(jìn)行有序化加工。這里把紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作分為掃描加工前、掃描加工中、掃描加工后三個(gè)階段，分階段進(jìn)行介紹，并提出了一些具體工作中的建議。

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　　這一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段，是該項(xiàng)工作的起步階段也是關(guān)鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。

　　1.紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感，希望盡早把工作完成，這樣的思想是好的，但不能盲目推進(jìn)，在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段，必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動(dòng)相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。

　　檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁面，修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

　　2.基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

　　3.人員的準(zhǔn)備。檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反映此項(xiàng)工作的程序和需求，做好工作計(jì)劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務(wù)外包），制定實(shí)施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強(qiáng)，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，實(shí)行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

　　4.管理制度的完善?？茖W(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項(xiàng)工作的順利有序開展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等，要做好這項(xiàng)工作，應(yīng)從這幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。

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　　這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作階段，是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法，充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　1.掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標(biāo)準(zhǔn)，也不要不顧實(shí)際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應(yīng)，每一件檔案圖像首頁應(yīng)含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標(biāo)識，每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

　　2.掌握操作方法。在未實(shí)現(xiàn)完全電子化辦公情況下，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的，要做好此項(xiàng)工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

　　掃描操作：檔案掃描儀與計(jì)算機(jī)連接，安裝驅(qū)動(dòng)和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復(fù)雜，就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。

　　但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進(jìn)行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。

　　目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇，有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲格式關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常存儲的格式為JPG，若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。

　　掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實(shí)現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對比度的微調(diào)。

　　圖像處理：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點(diǎn)過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題，出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來實(shí)現(xiàn)，一般可以采用PS軟件，也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實(shí)用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

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　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作，每項(xiàng)工作依次銜接完成。

　　1.圖像檢查。數(shù)字化加工的成果好不好，在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗(yàn)，但是作為加工工作來說，不能等到利用時(shí)發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改，就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題，這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查，最低不能低于10%，對抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進(jìn)行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補(bǔ)掃的補(bǔ)掃，并要進(jìn)一步擴(kuò)大檢查范圍，再檢查完善。

　　2.數(shù)據(jù)對接檢查。目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

　　3.數(shù)據(jù)存儲。在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)存儲，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質(zhì)，存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等，其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板來建立，而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。

　　4.數(shù)據(jù)移交。這是掃描加工工作完成前的最后一項(xiàng)內(nèi)容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)，此驗(yàn)收由檔案管理部門來驗(yàn)收，驗(yàn)收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗(yàn)收不合格，那么說明前期的工作還存在問題，需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后，標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

　　檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時(shí)間檔案工作的重要內(nèi)容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細(xì)心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，都能夠把這項(xiàng)工作很好地完成。

　　目前所說的檔案數(shù)字化主要指的是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，也就是通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案變成數(shù)字圖像，供檔案調(diào)閱利用的過程。

　　數(shù)字化掃描工作開展的前提是將檔案按照相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理規(guī)范，然后建立目錄數(shù)據(jù)庫，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)著錄目錄數(shù)據(jù)，之后才能考慮如何進(jìn)行掃描，如何進(jìn)行管理和利用數(shù)字資源。

　　本文談?wù)勑率謾n案員開展數(shù)字化掃描工作所要經(jīng)歷的步驟。

　　為什么要開展檔案數(shù)字化掃描？

　　1.更便捷的管理和利用

　　傳統(tǒng)的檔案管理手段是通過檔案目錄檢索到檔案信息，通過庫房調(diào)卷進(jìn)行管理和利用檔案。如果有數(shù)字化的電子目錄，檢索則較為容易，如果只有手工登記的紙質(zhì)目錄，檢索的難度則成倍增加，甚至無法檢索。

　　檢索到需要的檔案信息，通過檔號進(jìn)行庫房調(diào)卷，可以實(shí)現(xiàn)檔案的管理和利用，但是效率較為低下。進(jìn)行數(shù)字化掃描后，進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，實(shí)現(xiàn)數(shù)字原文和檔案目錄的一一對應(yīng)，將極大的提高檔案的利用效率，減少工作人員的勞動(dòng)負(fù)擔(dān)。

　　2.保護(hù)紙質(zhì)檔案實(shí)體原件

　　減少紙質(zhì)實(shí)體原件的利用，可以最大限度的保護(hù)紙質(zhì)實(shí)體原件，避免不必要的磨損、老化，也避免原件可能出現(xiàn)的丟失、丟頁等情況發(fā)生。

　　開展檔案數(shù)字化工作的依據(jù)

　　1.中華人民共和國檔案法（中華人民共和國主席令第47號）規(guī)定，各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對檔案原件妥善保管。

　　2.第13號國家檔案局令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

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　　·檔案數(shù)字化外包服務(wù)開展的政策依據(jù)有哪些如何選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司

　　·什么是檔案信息化？檔案法規(guī)中對檔案信息化工作有哪些規(guī)定？開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的依據(jù)有哪些？

　　·檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交的工作依據(jù)和操作流程

　　開展數(shù)字化掃描的步驟

　　制定工作方案，配備設(shè)施設(shè)備

　　檔案數(shù)字化

　?、俟ぷ鞣桨笐?yīng)包括數(shù)字化對象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。

　?、诮徫还芾?、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的數(shù)字化工作制度。

　　③配備專用加工場地，檔案存放、數(shù)字化前處理、著錄、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域分區(qū)布置；配備必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲磁盤、檔案整理加工工具；配備防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備；

　?、芗堎|(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)，指派專門人員參與外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，從數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。

　　·檔案數(shù)字化的工作方案需要注意哪些方面

　　·什么是檔案數(shù)字化的工作流程控制？如何做好工作流程控制？

　　做好檔案出庫工作

　　①按照工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交檔案出庫申請，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后，對檔案進(jìn)行交接出庫。

　?、诩堎|(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時(shí)存放紙質(zhì)檔案，并對紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。

　　數(shù)字化前處理檔案數(shù)字化

　?。?）確定掃描頁

　　原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。

　　密級檔案不得與普通檔案一同掃描，如需要掃描，需另設(shè)專用涉密計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲磁盤，單獨(dú)掃描單獨(dú)存儲。

　?。?）編制頁號

　　①對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。

　?、谥匦戮幹祈撎枙r(shí)，應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。一般正面右上角，背面左上角的空白位置，距離垂直或水平頂邊1CM處。如右上角、左上角已經(jīng)編制頁碼，可以統(tǒng)一在左下角、右上角進(jìn)行編制。

　　③采用硬度較小的鉛筆編制頁號。

　?、軐⑵茡p頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。

　　（3）拆除裝訂

　　應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。

　?。?）技術(shù)修復(fù)

　　①破損嚴(yán)重或其他無法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，修裱技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)參照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T25-2022）。

　　②折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。

　　·檔案數(shù)字化的前處理有哪些注意事項(xiàng)？

　　·如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化的前處理工作

　　著錄目錄數(shù)據(jù)

　?、偈褂脵n案管理軟件建立檔案門類，以“卷”為保管單位的檔案建立案卷級和文件級目錄，以“件”為保管單位的檔案建立文件級目錄。設(shè)定好著錄項(xiàng)，包括全宗號、檔案門類代碼、保管期限、年度、實(shí)體分類號、卷號、件號、檔號、文件編號、頁號、頁數(shù)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、日期、密級等項(xiàng)，具體參照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-2022）。配置時(shí)，可以聯(lián)系當(dāng)?shù)貦n案行政部門或檔案館專業(yè)人員幫助設(shè)置。

　?、诖_定“檔號”規(guī)則，同一門類的檔案，在本行政區(qū)域內(nèi)需要保持一致，標(biāo)準(zhǔn)參照《檔號編制規(guī)則》（DA/T13—2022），具體設(shè)置時(shí)，需要聯(lián)系當(dāng)?shù)貦n案行政部門或檔案館專業(yè)人員幫助確定。

　?、郯凑铡稒n案著錄規(guī)則》進(jìn)行著錄項(xiàng)的數(shù)據(jù)著錄，其中“全宗號、檔案門類代碼、保管期限、年度、實(shí)體分類號、卷號、件號、檔號、頁號、頁數(shù)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、歸檔日期”一般為必填項(xiàng)，其他著錄項(xiàng)根據(jù)需要進(jìn)行選填。

　?、苤涰?xiàng)中的“題名”指文件材料的標(biāo)題，沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。

　?、葜涰?xiàng)的數(shù)據(jù)格式需要統(tǒng)一，符合規(guī)范要求。如全宗號，當(dāng)?shù)貦n案館統(tǒng)一編制，不應(yīng)多寫或少寫字符；檔案門類代碼、實(shí)體分類號、保管期限一般采用大寫字母；年度，四位阿拉伯?dāng)?shù)字，不加漢字“年”；頁號、頁數(shù)不得有符號或字母；文件形成時(shí)間、歸檔日期為8位阿拉伯?dāng)?shù)字等。具體參照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-2022）。

　?、拗浀摹熬硖?、件號、保管期限、年度”要和檔案實(shí)體的整理方案一致，不得有一點(diǎn)差異。