近些年來，隨著高等教育的改革 比上和發(fā)展，高校檔案工作得到了 大力推動，很多高校的檔案部門都 由檔案室更名為檔案館。雖然只有 一字之差，但檔案室與檔案館在性 質(zhì)上存在較大差異。一般而言，檔 案室是“各組織(包括機關、團體、 學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等)統(tǒng) 一保存和管理本單位檔案的內(nèi)部 機構，是整個機關的組成部分，屬 于單位管理和研究咨詢性質(zhì)的專 業(yè)機構”

。檔案館則是“黨和國家 的科學文化事業(yè)機構，是永久保管 檔案的基地，是科學研究和各方面 工作利用檔案史料的中心”。因此 從高校檔案室向高校檔案館的轉(zhuǎn) 變，需要遵循合理的指導思想來穩(wěn) 步進行。日前筆者選擇清華大學檔 案館、中國人民大學檔案館等作為 調(diào)研對象，較為系統(tǒng)地了解了高校 檔案館的發(fā)展情況。結合調(diào)研中的 理性思考，筆者認為，高校檔案館 的建設和發(fā)展，需要遵循以下指導 思想。

一、明確性質(zhì)、合理定位

高校檔案館究竟是一種什么 性質(zhì)的檔案機構?對于這一問題， 學界存在不同看法。原國家教委于 1989年10月10日發(fā)布的《普通 高等學校檔案管理辦法》(下文簡 稱《辦法》——筆者注)第六條規(guī) 定：“高等學校檔案館屬事業(yè)單位 檔案館。它既是學校檔案工作職能 部門，又是永久保存和提供利用本 校檔案的科學文化事業(yè)機構”。

但也有檔案學者認為，高校檔案館 “實質(zhì)上是機關檔案室的性質(zhì)”。④ 筆者調(diào)研的清華大學檔案館也堅 持認為高校檔案館仍屬于機關檔 案室。對其性質(zhì)認識的分歧將會影 響高校檔案館的功能定位。如果高 校檔案館是永久保存和提供利用 高校檔案的科學文化事業(yè)機構，就 必須向全校乃至社會各界開放；如 果高校檔案館的性質(zhì)界定為機關 檔案室，那么它們就無需承擔向社 會開放檔案的義務。

高校檔案館的性質(zhì)是一個較 為復雜的問題。從理論上推敲，“檔 案室的地位和作用主要表現(xiàn)在兩 方面：一方面，檔案室是單位內(nèi)部 具有參謀和咨詢作用的部門，它是 單位工作的助手，為領導工作和單 位內(nèi)各部門的工作提供參考和依 據(jù)的檔案材料，為單位工作和生產(chǎn) 活動服務。所以，檔案室工作是單 位工作的組成部分……另一方面， ……單位檔案室是國家全部檔案 不斷補充的源泉，整個國家檔案的 完整程度和連續(xù)積累，首先決定于 檔案室；..…·檔案室是先期保管具 有長遠價值檔案的過渡性機構”。⑤ 高校檔案館作為高校的內(nèi)部機構， 無論在財務、人員編制還是其他方 面，都隸屬于各高校。從這一點上 說，高校檔案館無疑具有檔案室的 屬性。但《辦法》第二十五條規(guī)定， “高校檔案原則上由各校檔案部門 永久保管”。這樣一來，高校檔案館 不再具有過渡性，與一般意義上的機關檔案室存在差別。如果說高校 檔案館屬于檔案館，理由似乎也不 夠充分，因為獨立性姑且不論，高 校檔案館很難面向社會提供服務， 難以成為真正的科學文化事業(yè)機 構。因此，高校檔案館與真正意義 上的檔案館尚存在一定距離。

高校檔案館既不完全等同于 機關檔案室，又夠不上真正意義上 的檔案館，應當說高校檔案館的性 質(zhì)介于兩者之間。換言之，目前各 高校建設的所謂檔案館，實際上是 一種具有檔案室屬性的檔案館。它 既有保存本單位檔案、為本單位各 項工作服務的職能；也有提供檔案 利用、傳承高校檔案歷史文化財富 的使命。明確高校檔案館的性質(zhì)是 建設高校檔案館的指導思想之一， 只有清晰地界定了高校檔案館的 性質(zhì)，才能明確高校檔案館的服務 對象和工作范圍。

筆者認為，高校檔案館的性質(zhì) 應當辯證地界定。從現(xiàn)實情況來 看，目前適宜把高校檔案館界定為 具有檔案館性質(zhì)的檔案室，這意味 著立足點放在“檔案室”上，高校 檔案館的服務對象主要是本單位， 尚不必承擔向社會開放檔案、為社 會各界提供檔案利用服務的義務。 例如清華大學檔案館就是如此認 為的，他們把自身視為學校內(nèi)部的 檔案保管部門，強調(diào)為學校工作服 務是其首要任務。

從某種意義上 說，這種觀點是比較符合當前現(xiàn)實 的，因為普遍而言高校檔案館的規(guī)模不大、工作人員數(shù)量不多、館藏 檔案的文化價值和社會影響也參 差不齊，因此它們把自己定位在檔 案室，作為本單位的組成部分是順 理成章的。但筆者主張，從更長遠 的眼光來看，可以把高校檔案館界 定為兼具檔案室性質(zhì)的檔案館。這 意味著立足點放在“檔案館”上， 高校檔案館的服務對象可以從本 單位向社會擴展，承擔起向社會開 放檔案、為社會各界服務的職責。 這種定性的目的在于推動高校檔 案館更好地樹立服務意識，實現(xiàn)其 從單純的高校內(nèi)部機構向科學文 化事業(yè)機構的轉(zhuǎn)變，使其與高校的 文化屬性更為貼近。

性質(zhì)的界定是高校檔案館功 能定位的前提。既然高校檔案館的 性質(zhì)可以辯證地看待，那么其功能 定位也需要客觀、合理地把握。高 校檔案館可以根據(jù)現(xiàn)實條件，諸如 學校的規(guī)模和影響、館藏檔案的社 會價值、自身管理水平等等，來確 定檔案館功能的側(cè)重點。也許大多 數(shù)高校檔案館只需要偏重于檔案 室的定位，完成為本學校服務的職 責即可。將來有了現(xiàn)實需要或條件 成熟之時，也可以向檔案館的定位 轉(zhuǎn)變。

二、建立有效的領導體制 高校檔案館的建設是一個較 為復雜的系統(tǒng)工程，涉及到領導體 制、隸屬關系、機構設置、人員編 制、職能安排等多個方面。其中，良 好、有效的領導體制對高校檔案館 的建設具有重要影響。我國實行的 是集中式檔案管理體制，整個檔案 系統(tǒng)的領導和指揮中心是各級檔 案行政機構。眾所周知，“檔案行政 機構，如各級檔案局、處等，是黨和 國家指導和管理檔案工作的部門， ……對檔案館、文件中心、檔案室 等檔案業(yè)務機構具有業(yè)務指導和 監(jiān)督關系”。⑥目前，大多數(shù)高校設 立檔案館之后不再保留檔案處之 類的檔案行政機構，不管是偏重于 檔案室還是檔案館的定位，高校檔 案館都是一種檔案保管機構或者說檔案業(yè)務機構，其職能的實現(xiàn)離 不開行政體制的保障。筆者在調(diào)研 中發(fā)現(xiàn)，很多高校檔案館的苦惱之 一的就是缺乏有力的領導體制來 保障業(yè)務工作的開展。 清華大學檔案館、中國人民大 學檔案館在領導體制上各有特色。

清華大學檔案館是由校黨辦主任 兼任檔案館館長，設立了“部處、院 系領導聯(lián)席會議”的形式作為檔案 館業(yè)務職能運行的行政保障。檔案 館設有專職的立卷指導人，定期深 入各歸檔部門進行指導。在工作中 發(fā)現(xiàn)問題，即時由檔案館館長牽頭 啟動聯(lián)席會議，針對性地解決有關 問題。除了為解決問題啟動聯(lián)席會 議之外，清華大學檔案館一年中也 會不定期地召集聯(lián)席會議，布置或 討論檔案工作。

中國人民大學檔案館則是由 一名副校長兼任檔案館館長，設立 了全校檔案工作委員會來保障檔 案館業(yè)務職能的順利開展。委員會 主任由檔案館館長擔任，成員包括 全校各院系、機關部處及附屬單位 分管檔案工作的負責人，其中重要 的教學和科研單位(如教務處、財 務處、科研處等)的負責人擔任常 務委員。檔案工作委員會每年召開 一次全體會議，全面規(guī)劃和討論檔 案工作，解決相關問題。據(jù)筆者了 解，復旦大學等南方少數(shù)高校也采 取了與中國人民大學相類似的做 法。

清華大學檔案館和中國人民 大學檔案館的經(jīng)驗有兩點啟示意 義。一方面，高校檔案館的領導體 制對檔案館的建設和檔案館業(yè)務 職能的開展具有重要意義，特別是 在當前高校檔案館缺乏行政職能 的情況下，強化檔案館的行政領導 體制顯得格外必要。另一方面，高 校檔案館需要結合自身的實際情 況，建立靈活、有效的領導體制，不 必苛求形式的整齊劃一。

三、保持基礎工作與服務工作 的有機平衡

高校檔案館的職能是既要保 管好本單位的檔案，又要為學校的 教學、科研及其他管理工作服務。

對于高校檔案館而言，做好基礎工 作與服務工作同等重要?；A工作 是提供服務的前提，服務反過來又 能促進基礎工作的完善。正因如 此，高校檔案館建設的指導思想之 一應當是保持基礎工作與服務工 作的有機平衡。這種觀點看似平淡 無奇，但根據(jù)筆者的實地調(diào)研，真 正做到二者之間的有機平衡并非 易事。特別是面對當前檔案工作的 新形勢、新特點，二者之間的有機 平衡需要借助切合實際的方法來 實現(xiàn)。

清華大學檔案館在保持基礎 工作與服務工作的有機平衡方面 取得了一些成功經(jīng)驗，采取了“收 集、管理、利用一體化”的建設策 略。他們對基礎工作相當重視，基 礎工作的開展也頗具特色。首先， 清華大學檔案館把收集工作視為 整個基礎工作的前提，制定了一套 有效的制度來確保收集的完整齊 全和規(guī)范有序。具體內(nèi)容一是設立 專職的立卷指導人，定期深入到各 歸檔部門，督促并指導有關人員做 好立卷和歸檔工作。

二是在收集中 重點抓好“三率”(即歸檔率、完整 率、合格率)，作為各部門收集工作 的評價指標，要求各部門的三率盡 量達到100%。通過制度保障和量 化考核，清華大學檔案館的收集工 作取得了良好效果，為開展后續(xù)的 基礎性工作提供了有利條件。其 次，清華大學檔案館把檢索視為整 個基礎工作的關鍵，主張以“查全 率”、“查準率”為檢驗指標，實現(xiàn) 檢索的優(yōu)化，并帶動整理、著錄、鑒 定、統(tǒng)計等其他環(huán)節(jié)的開展。他們 認為，清華大學作為一所歷史悠久 的知名高校，具有十分豐富的館藏 檔案，如果缺乏完整的檢索工具和 有效的檢索方法，提供利用可能就 會變成一句空話。

因此，近年來清 華大學檔案館著力推進檢索環(huán)節(jié) 的現(xiàn)代化建設。 清華大學檔案館對服務工作同樣高度重視。除了以熱情的服務 態(tài)度、良好的服務質(zhì)量和多樣化的 服務方式來滿足學校及師生的利 用需求之外，他們還及時根據(jù)形勢 的變化，擴展服務范圍，深化服務 內(nèi)容。筆者調(diào)研時了解到這樣一個 案例：該校一學生本科畢業(yè)后自費 出國留學兩年，這兩年期間他的人 事檔案保留在清華大學檔案館。后 來該生回國，因結婚需要開具介紹 信。

然而，由于他本人的人事關系 和組織關系均已轉(zhuǎn)出清華大學，在 開具介紹信問題上發(fā)生困難。一方 面，他的戶口已注銷，原來居住的 街道無法開具結婚介紹信；另一方 面，他不再屬于清華大學的學生， 學校的人事部門也不適宜為其開 具。該生得知自己的人事檔案保留 在清華大學檔案館后前來尋求解 決辦法。檔案館本來沒有開具結婚 介紹信的權力，但他們并未簡單拒 絕，而是積極地與有關部門協(xié)商， 最后得到批準為其出具了結婚證 明。

這一案例只是清華大學檔案館 面又,-j-新形勢的要求擴展服務范圍 的一個代表。他們清醒地認識到， 在當前社會轉(zhuǎn)型期，高校檔案館還 會面臨各種各樣的利用新問題、新 需求。

檔案館只有堅持“以人為 本”，不斷提高自身的服務能力，才 能真正體現(xiàn)檔案館的存在價值。 保持基礎工作與服務工作的 有機平衡需要辯證地對待。高校檔 案館做好基礎工作始終是第一位 的，但在當前，應大力提倡高校檔 案館增進服務意識、提高服務能力 和水平。只有這樣，才能促使高校 檔案館把服務x,l象從本校師生向 外界擴展，在更大的范圍內(nèi)實現(xiàn)高 校檔案信息資源的共享，最終提升 高校檔案館的社會價值和意義。

四、積極而穩(wěn)步地推進信息化 建設

隨著現(xiàn)代信息技術的快速發(fā) 展，人類社會已進入信息時代。社 會信息化建設的浪潮也波及檔案 領域，當前各檔案部門都把信息化 建設作為一項重要任務來抓，高校檔案館也不例#1-。毫不夸張地說， 信息化建設的成效直接影響到高 校檔案館的發(fā)展前途。筆者調(diào)研后 認為，目前高校檔案館的信息化建 設應樹立“穩(wěn)扎穩(wěn)打、逐步提高” 的指導思想，不宜貪圖一蹴而就， 避免盲目跟風。

之所以提倡高校檔案館穩(wěn)步 開展信息化建設，主要是考慮到高 校檔案館的現(xiàn)實情況。目前，我國 的教育經(jīng)費并不充裕，高校檔案館 又是高校的輔助機構，很難獲得充 足的資金保障。而信息化建設是需 要很大投入的一項系統(tǒng)工程，沒有 足夠的資金投入，信息化建設是難 以開展的。此外，信息化建設還需 要一支高素質(zhì)的人才隊伍，特別是 需要具備較為雄厚的技術實力。而 高校檔案館人員的知識層次參差 不齊，技術力量相x,l是比較薄弱 的。以外包或外聯(lián)的形式來開展信 息化建設在檔案部門較為普遍，高 校檔案館也多是如此。在這種情況 下，高校檔案館不應該、也不可能 要求信息化建設急于求成。

清華大學檔案館在信息化建 設方面的做法很有特點，可以概括 為“穩(wěn)中求升、以練代訓”。一方 面，他們確立了穩(wěn)扎穩(wěn)打，逐步提 高的指導思想。在他們看來，信息 化建設的內(nèi)容并非簡單地表現(xiàn)為 購置現(xiàn)代化設備或建立網(wǎng)絡環(huán)境， 相反，信息化建設是一個龐大的系 統(tǒng)工程，涉及到很多方面，需要通 盤考慮。

清華大學檔案館立足現(xiàn)有 條件，先后開發(fā)了圖文光盤檔案管 理系統(tǒng)、多媒體檔案管理系統(tǒng)、多 媒體辦公管理信息系統(tǒng)、人事檔案 管理系統(tǒng)；1996年建成檔案館計算 機局域網(wǎng)，并與校園網(wǎng)連通；2000 年建成大型工程圖紙掃描輸出系 統(tǒng)；2001年與研究生院、圖書館聯(lián) 合，開始在全校實行研究生論文電 子版網(wǎng)上傳遞和光盤存儲。

另一方 面，他們在信息化建設中以練代 訓，培養(yǎng)人才。面x,-t許多高校檔案 館的信息化建設囿于技術實力的 不足只能走聯(lián)合開發(fā)或外包道路的現(xiàn)實，清華大學檔案館成立了技 術部，作為承擔信息化建設的“主 力軍”，并注重在實際工作中鍛煉 和培養(yǎng)本館職工的現(xiàn)代化管理水 平和能力，使他們逐步掌握開發(fā)現(xiàn) 代化檔案管理系統(tǒng)的知識，這是一 種自力更生、以練代訓的人才培養(yǎng) 模式。事實證明，這種人才培養(yǎng)模 式產(chǎn)生了良好的效果。清華大學檔 案館依托技術部的力量，先后開發(fā) 了我國第一個基于WINDOWS平 臺的圖文光盤檔案管理系統(tǒng)和多 媒體檔案管理系統(tǒng)。特別是獨立開 發(fā)完成的多媒體檔案及辦公管理 信息系統(tǒng)

清華大學檔案館在信息化建 設方面的具體做法未必通用，各高 校檔案館需要結合本館實際，因地 制宜。但是，清華大學檔案館在此 方面的成功經(jīng)驗值得借鑒，特別是 在當前，高校檔案館不宜盲目追求 時髦效應，而應以踏實、穩(wěn)健的步 伐迎來信息化建設的光明前景。