為了能夠有效地對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，本文深入地剖析了數(shù)字化管理模式在其中的應(yīng)用，分析了建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性，總結(jié)了目前文書檔案數(shù)字化管理所面臨的問題，并提出了完善文書檔棠數(shù)字化管理的對(duì)策和建議。

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，文書檔案的管理模式也在不斷更新。整理和收集文書檔案的電子文件，不斷推行電子化管理方法，是目前文書檔案管理需要解決的主要問題。文書檔案的數(shù)字化管理模式主要是應(yīng)用不斷發(fā)展的數(shù)字化技術(shù)，比如，數(shù)字壓縮、文件掃描、影音文件以及視頻文件等，通過文字識(shí)別技術(shù)獲得圖片文件，并且利用先進(jìn)的存儲(chǔ)管理手段將圖片儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫(kù)中，有利于對(duì)文書檔案的

及時(shí)檢索，同時(shí)憑借網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理?；跀?shù)字化管理模式的文書檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享和文書檔案的遠(yuǎn)程傳遞，可以建立起及時(shí)、快速、精確、全面的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案的智能檢索，最終能夠提高文書檔案的利用率。

1、建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

1.1文書檔案數(shù)字化管理是信息交流的基本要求目前經(jīng)濟(jì)正在飛速發(fā)展，文書檔案的使用需求不斷增加，在各部門之間進(jìn)行文書檔案的交流日益頻繁，因此，人們需要一種更加便捷、有效的途徑獲得各類所需要的文書檔案，需要文書檔案管理部門能夠建立一種有效的文書檔案數(shù)字化管理模式。從而實(shí)現(xiàn)部門之間文書檔案的信息共享。目前，數(shù)字化技術(shù)水平飛速發(fā)展，并且在很多領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，所以，文書檔案的數(shù)字化管理是文書檔案信息資源管理的關(guān)鍵。

1.2文書檔案的數(shù)字化管理是檔案管理現(xiàn)代化的主要模式隨著信息技術(shù)的不斷深入，文書檔案的管理應(yīng)該緊跟時(shí)代前進(jìn)腳步，不斷地進(jìn)行文書檔案的信息化管理模式的創(chuàng)新，極大地提高文書檔案的管理效率，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理的模式，因此，文書檔案的管理模式應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展方向，充分地發(fā)揮出文書檔案信息資源管理的功能。數(shù)字化管理模式是文書檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵方法，是文書檔案管理和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，在文書檔案管理應(yīng)該得到全面的推廣，這樣才能真正地促進(jìn)文書檔案信息管理的創(chuàng)新發(fā)展，能夠有效地滿足各部門對(duì)文書檔案的實(shí)際需要。

2、文書檔案數(shù)字化管理所面臨的問題

文書檔案的數(shù)字化管理模式是提高檔案現(xiàn)代化管理水平的主要方式，文書檔案數(shù)字化管理的模式中，檔案管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行文書檔案管理的過程中投入了大量的人力、物力，并且對(duì)文書檔案進(jìn)行了非常煩瑣的數(shù)字化加工處理。數(shù)字化加工需要將文書檔案通過圖片掃描的方式轉(zhuǎn)換為電子文檔，并且將電子文檔錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中的某個(gè)路徑下，文書檔案的需求者可以通過相應(yīng)的路徑檢索到自己所需要的檔案信息。然而文書檔案管理機(jī)構(gòu)在對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的過程中沒有關(guān)注文書檔案數(shù)字化信息的元數(shù)據(jù)，缺乏對(duì)文書檔案數(shù)字化信息的管理，因此，文書檔案數(shù)字化管

理面臨著許多問題需要進(jìn)一步地解決。

2.1文書檔案的形式多樣，整理和儲(chǔ)存困難目前，各部門的文書檔案內(nèi)容比較繁多，形式也多種多樣，假如還利用傳統(tǒng)的檔案管理方法對(duì)其進(jìn)行分門別類地管理，流程會(huì)非常復(fù)雜，而且管理效果也不夠好，同時(shí)一些檔案管理工作人員需要花費(fèi)較多的時(shí)間對(duì)眾多的文書檔案進(jìn)行管理，文書檔案管理的水平無法達(dá)到要求。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式存在著比較大的缺陷，由于文書檔案的數(shù)量較多而占用較大的空間，如果文書檔案的儲(chǔ)存環(huán)境不佳，可能會(huì)導(dǎo)致文書檔案的損壞，因此在數(shù)字化管理方法上還沒有得到進(jìn)一步的發(fā)展。

2.2文書檔案的數(shù)宇化管理所需要的軟件技術(shù)發(fā)展迅速文書檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)保障是文書檔案管理的配套設(shè)施、管理軟件以及操作系統(tǒng)，這些因素是文書檔案能夠進(jìn)行靈活錄入和檢索的前提。

目前，信息技術(shù)不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的升級(jí)速度驚人，因此，經(jīng)常出現(xiàn)文書檔案的管理軟件和計(jì)算機(jī)硬件之間不兼容的現(xiàn)象，經(jīng)常產(chǎn)生無法讀取文書檔案信息的情況，一些情況下，新的軟件無法使用，因此，這一方面給文書檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。

2.3文檔信息的安全性不穩(wěn)定在信息化發(fā)展的今天。盡管文書檔案信息管理具有很好的便利性，但是它的信息安全性還具有很多的問題。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，導(dǎo)致文檔信息保密性差和安全性低的原因有：首先是文書檔案信息管理人對(duì)文書檔案造成的安全隱患。

這是因?yàn)楣芾砣藛T的自身素質(zhì)較低，沒有較強(qiáng)的安全防范意識(shí)和保密意識(shí)，尤其是在對(duì)某些得向公眾發(fā)布的信息沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審查和管理，加之操作人員沒有具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)安全和網(wǎng)絡(luò)安全的知識(shí)因而對(duì)信息的管理操作沒有按照規(guī)范的程序進(jìn)行，沒有備份好相關(guān)的數(shù)據(jù)資料等。另外，這是因?yàn)樵诂F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒盛行，或者某些黑客們對(duì)信息管理系統(tǒng)的蓄意攻擊導(dǎo)致文件沒有安全的信息保證。這些都使得讓現(xiàn)代文獻(xiàn)信息的收集管理受到威脅和挑戰(zhàn)。

2.4文檔信息管理人員素質(zhì)亟帶提高在傳統(tǒng)的文件管理對(duì)工作人員的要求不是很高，只要懂得專業(yè)的文件管理技術(shù)就可以擔(dān)任起文件的管理。但隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和文檔的信息數(shù)宇化管理技術(shù)的發(fā)展，需要文檔的信息管理人員與時(shí)俱進(jìn)增強(qiáng)個(gè)人的的素質(zhì)。在具備有一些專業(yè)的文檔管理知識(shí)基礎(chǔ)之上，掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)才能夠操作某些特殊的系統(tǒng)軟件。

3完善文書檔案數(shù)字化管理模式的對(duì)策

按照當(dāng)前文檔管理模式和運(yùn)作特點(diǎn)，數(shù)字平臺(tái)搭建工作的重中之重是找到管理模式的穩(wěn)定過渡和文書檔案管理工作獲得突破。也就是說要在數(shù)字化平臺(tái)搭建的概念設(shè)計(jì)期內(nèi)系統(tǒng)的把所有的工作做出整理。這樣一來不僅可以確保文件檔案在實(shí)體到數(shù)字的裝換時(shí)，信息完整無缺，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，而且還可以控制把轉(zhuǎn)換之中所需要的時(shí)間的多少和管理人員的工作成本的高低。因而在比較之下具備更高的收益比。

文檔管理的整個(gè)工作流程的數(shù)字化再造工作應(yīng)該依據(jù)數(shù)字化工作模塊的定義和完整系統(tǒng)的數(shù)據(jù)：首先應(yīng)該注重掌握文書檔案辦公室文檔管理部門的管理服務(wù)工作，而且要貼近單位科學(xué)管理的工作重心：二是掌握文檔管理工作的個(gè)性差異，貼近的個(gè)性文檔的相關(guān)特點(diǎn)。

在對(duì)文書檔案管理數(shù)字化平臺(tái)的工作模塊定義時(shí)既要保證檔案的保存，又要有效地提高使用的便捷與廣域的共享，以促進(jìn)文書檔案開發(fā)使用。因此在完成對(duì)文書檔案同一信息整合后，要將文書檔案管理平臺(tái)劃分為三個(gè)工作模塊：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、文書檔案數(shù)據(jù)、實(shí)體存儲(chǔ)。

①基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作模塊。在年度計(jì)劃、年終總結(jié)、政策文件、重要報(bào)告、統(tǒng)計(jì)決策文件等多層次的文書檔案單位構(gòu)成要素，而這種多層次的文書組成，一定會(huì)要求在有關(guān)文書檔案建立中反映立足點(diǎn)和需求點(diǎn)的差異。而目前的文書檔案管理除了對(duì)相關(guān)文件基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的記錄外，忽視了因文件類型不同而存在著的文書檔案的個(gè)性化需要。面對(duì)這種”管理粗放、千篇一律“的缺陷，應(yīng)該重新調(diào)整文書檔案中的基本信息，除了反映共性特點(diǎn)以外，還應(yīng)該突出不同的文件類型的差異化特點(diǎn)。所以，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作模塊內(nèi)部細(xì)分為計(jì)劃基本信息、總結(jié)基本信息、報(bào)告基本信息、統(tǒng)計(jì)決算數(shù)據(jù)等信息收集項(xiàng)，并且利用樹形建模的手段進(jìn)行差異化信息紀(jì)錄。

②文書檔案數(shù)據(jù)模塊。一直以來，對(duì)文書檔案認(rèn)識(shí)的滯后性導(dǎo)致文書檔案管理工作狀態(tài)總是處于半封閉。這種半封閉狀態(tài)導(dǎo)致文書檔案需要的相關(guān)文書檔案信息的收集面過于狹窄。如果信息收集面僅限于單一來源，檔案信息的時(shí)效性、完整性與準(zhǔn)確性就受到局限，阻礙文書檔案管理的有效利用與持續(xù)開發(fā)。因此，需引入文書檔案數(shù)據(jù)模塊對(duì)文書檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行擴(kuò)展。文書檔案數(shù)據(jù)模塊體現(xiàn)文書檔案的個(gè)體差異性、崗位側(cè)重性，為今后對(duì)文書的信息分析提供有效的原始信息。該模塊內(nèi)部主要包括年度計(jì)劃、年度總結(jié)、政策文件等信息收集項(xiàng)。

③實(shí)體存儲(chǔ)模塊。實(shí)體存儲(chǔ)模塊是指文書檔案中傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔文件或資料，比如，會(huì)議的記錄資料、各類機(jī)關(guān)部分發(fā)放的政策文件、單位的計(jì)劃、年終的總結(jié)、決算統(tǒng)計(jì)報(bào)告等具有歸檔必要性、作為數(shù)據(jù)模塊實(shí)物證明的規(guī)范性文件，由專門設(shè)置的檔案管理工作部門負(fù)責(zé)管理工作。

從表面上來看，和傳統(tǒng)的文書檔案管理沒有較大的區(qū)別，然而在實(shí)質(zhì)上是根據(jù)傳統(tǒng)文書檔案在檢索、保管分類中所存在的缺陷，結(jié)合數(shù)據(jù)模塊的劃分，采取的有效措施。為了能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)文書檔案管理的缺陷，在數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)過程中，實(shí)體存儲(chǔ)模塊的存放標(biāo)準(zhǔn)單位為單一的文書檔案文件。通過各類文書檔案的基本信息模塊、文書檔案管理模塊的數(shù)據(jù)，可以比較方便地查詢、閱讀出所需要的文書檔案內(nèi)容，按照有關(guān)內(nèi)容就可以迅速地調(diào)出相應(yīng)的、包含完整數(shù)據(jù)信息、及時(shí)更新的文書檔案。

4、文書檔案管理數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化

文書檔案數(shù)字化工作模塊建設(shè)的完成，只是針對(duì)文書檔案管理工作的內(nèi)部環(huán)節(jié)解決了問題。提升部門之間的信息共享度，也是文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。

文書檔案的調(diào)閱、使用重在工作完成的效率。也就是在比較短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到文書檔案使用的各種要求，文書檔案管理部門與其他文書檔案的使用部門在信息溝通上的工作效率和快慢屬于評(píng)估文書檔案管理工作提升的一個(gè)指標(biāo)。因此，不僅要完成文書檔案工作數(shù)字化平臺(tái)的內(nèi)部搭建，也應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息化共享系統(tǒng)，執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索、傳遞。實(shí)現(xiàn)文書檔案管理與電子校務(wù)系統(tǒng)的無縫連接。