文章分析了做好檔案保管過程與利用過程中的保工作，進(jìn)而提出了如何處理好檔案保與利用的關(guān)系。

　　1做好檔案保管過程中的保工作

　　1.1檔案庫房管理中的保工作

　　檔案的庫房管理是檔案保的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建,但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公客都可以用作庫房的，從檔案保的角度來看,不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度,無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理是做好檔案保、維護(hù)檔案安全的基本保障。

　　1.2絕檔案的管理和保

　　絕檔案是黨和國家的核心秘，它關(guān)系到黨和國家的安全;關(guān)系到國家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗;關(guān)系到“四化”建設(shè)的進(jìn)程。因此,為確保國家核心秘的安全，必須管理好絕檔案。

　　(1)絕檔案應(yīng)與非絕檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕檔案的安全。

　　(2)提高絕檔案管理人員的素質(zhì)。絕檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知早、知多、知深的特點(diǎn)。他們對保守黨和國家的秘負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲(chǔ)存在頭腦中秘的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家大量的秘，這些秘隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場合,往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘。所以檔案人員無論在什么場合,都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

　　(3)加強(qiáng)絕檔案的日常管理。絕檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對、檢査，發(fā)現(xiàn)失、泄問題，應(yīng)及時(shí)査明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

　　1.3做好檔案的保管期限與保期限的區(qū)分工作

　　確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限，而保期限是根據(jù)國家秘事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國家秘事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保法律、法規(guī)的保護(hù),產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。《國家秘保期限的規(guī)定》中規(guī)定:除有特殊規(guī)定外，絕級事項(xiàng)不超過30年，機(jī)級事項(xiàng)不超過20年,秘級事項(xiàng)不超過10年。保期限在一年及一年以上的以年計(jì),在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保范圍的中央、國家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保范圍中某類事項(xiàng)的保期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保措施，不得擅自決定解和隨意對外提供。

　　1.4檔案管理人員的職責(zé)

　　檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案,要及時(shí)搶救;不丟,就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全;不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況;不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕,防止檔案的損壞，確保檔案的安全,為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

　　1.5檔案情況的變化

　　檔案在保管過程中，其級不是一成不變的,而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化，基本變化是升、降、解。其中升是極少數(shù)的,也是暫時(shí)的大多數(shù)的，總的趨勢是降，直至解。其變化原因有:①保范圍的變化;②級文件作用的變化，原來的級文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，已失去了指導(dǎo)作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，級自然消除了;③保時(shí)限的變化，所存檔案文件，只標(biāo)有級而沒有保時(shí)限，多數(shù)都是超期服役

　　1.6做好檔案級的調(diào)整工作

　　要建立起法制的新秩序。對檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長遠(yuǎn)。歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴我們,以往關(guān)于檔案保的制度還不健全，適應(yīng)不了《保法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)檔案調(diào)工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下3個(gè)制度:①建立劃定期制度，以便屆滿自行解;②建立調(diào)通知單制度，對保期間提前解或發(fā)生升降變化的級文件，要下發(fā)通知單告知檔案館室,以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng);③建立檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度,加強(qiáng)檔案的規(guī)范化建設(shè)。

　　2做好檔案利用過程中的保工作

　　2.1做好檔案利用中的監(jiān)督工作

　　檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

　　制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失、不泄及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文(1)應(yīng)嚴(yán)而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

　　(2)隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

　　(3)監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館、室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案;對一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤:

　　①嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī);②眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中;③手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢査被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案巻和文件,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

　　2.2正確處理好檔案保與利用的關(guān)系

　　保守國家機(jī)是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保,工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi);領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案，檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。

　　上述情況表明，檔案部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機(jī)檔案應(yīng)該保，但保的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說,保與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

　　2.3進(jìn)一步做好檔案開放中的保工作

　　一成不變地看待檔案的秘性，無視其秘性的時(shí)效和范圍，是不對的;但如果缺乏保觀念，對檔案無視其秘性,無限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍,也是錯(cuò)誤的。因此，在開放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保工作。

　　(1)做好檔案的審査工作。審査工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行:一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審査，初步判定開放與控制使用范圍;二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審査初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍；三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。

　　(2)做好檔案的解工作。保檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保法》規(guī)定，劃分為“絕”、“機(jī)”、“秘”三級。確定檔案的級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的級釆取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案。秘不是一成不變的，一旦秘保管期限屆滿，便失去了它的保價(jià)值，為此我們就不能按原有的保文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理，這就是檔案保的時(shí)效性。向社會(huì)各界開放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案,要開放，必須先進(jìn)行劃解,把未解的列入控制使用的范圍。過去，許多檔案館，對其所保管的注有級的檔案，沒有定期解，影響了檔案的開放利用。對劃檔案進(jìn)行解工作,應(yīng)當(dāng)遵循保法的有關(guān)規(guī)定，即:"國家秘事項(xiàng)在保期限內(nèi)不需要繼續(xù)保的，原確定級和保期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解?！边@也就是說，解是由原確定級的機(jī)關(guān)、單位或其上級機(jī)關(guān)進(jìn)行。

　　(3)做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即:

　?、偬岣唛_放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量,利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理,達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求;

　?、诮⒔∪珯n號(hào)，要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求;

　?、劬幹茩z索工具,一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具,如《開放檔案卡片目錄》;三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等,使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔,以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系,實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化;

　?、軠?zhǔn)備好副本，對珍貴、重要的檔案，應(yīng)釆取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。