為了適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度, 我國(guó)的各個(gè)事業(yè)單位對(duì)于文書(shū)檔案管理提出了更高的要求。 文書(shū)檔案掌握著事業(yè)單位中重要的檔案資料, 檔案資料里包括事業(yè)單位在行政活動(dòng)中的重要文件, 除此之外, 事業(yè)單位的檔案資料還充分地體現(xiàn)出事業(yè)單位的成長(zhǎng)以及發(fā)展軌跡, 以及事業(yè)單位下一步的行政活動(dòng)的依據(jù)。 

作為單位行政活動(dòng)的寶貴財(cái)富和信息資源, 對(duì)于檔案管理應(yīng)當(dāng)重視起來(lái)。 文章主要對(duì)文書(shū)檔案管理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義進(jìn)行深入研究, 對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀, 以及出現(xiàn)問(wèn)題等提出相應(yīng)的決策, 讓檔案管理促進(jìn)整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展。

為了讓事業(yè)單位獲得更好的發(fā)展, 必須重視加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理工作, 提高事業(yè)單位的工作效能化。 因?yàn)闄n案管理資料是對(duì)整個(gè)事業(yè)單位的真實(shí)反映, 高效的文書(shū)檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的工作效能化有著重要的意義。

 文章對(duì)文書(shū)檔案管理對(duì)事業(yè)單位功能化發(fā)展的重要意義進(jìn)行深入分析, 主要針對(duì)文書(shū)檔案管理的內(nèi)涵、  文書(shū)檔案管理在事業(yè)單位中的作用、  當(dāng)前事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中存在的缺陷和不足, 以及對(duì)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)四個(gè)方面進(jìn)行細(xì)致的研究, 希望能夠?qū)κ聵I(yè)單位的文書(shū)檔案管理建言獻(xiàn)策。

1、文書(shū)檔案管理的內(nèi)涵

文書(shū)檔案主要應(yīng)用在行政管理活動(dòng)中, 比如事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體, 以文書(shū)的方式將資料保存下來(lái), 里面的內(nèi)容都是對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要信息, 比如決定指示、 報(bào)告、 批復(fù)、通知、 會(huì)議記錄、 計(jì)劃以及總結(jié)等, 而文書(shū)檔案管理的重要作用就是對(duì)這些行政活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi), 并且保存。這樣能夠讓事業(yè)單位行政活動(dòng)的文書(shū)更加系統(tǒng)化和條理化, 同時(shí)也能夠提高工作效率, 促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)久發(fā)展。

2、文書(shū)檔案管理在事業(yè)單位中的意義

2.11 文書(shū)檔案整理工作是促進(jìn)事業(yè)單位檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)

完整的、 系統(tǒng)的檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的效能化發(fā)展有著重要的意義。 文書(shū)檔案作為檔案管理的重要類(lèi)型, 其工作的要求必須嚴(yán)格, 必須保證檔案資料的完整系統(tǒng)。 首先, 文書(shū)檔案整理工作是保證檔案資料完整的前提, 只有做好前期的整理工作, 才能保障檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化, 進(jìn)一步提高檔案的利用。

文書(shū)檔案管理的工作就是將事業(yè)單位的行政活動(dòng)記錄進(jìn)行收集、 分類(lèi)、 整理、 編目, 然后將其完整地保存下來(lái)以供查閱。 在進(jìn)行工作時(shí), 一定要注意檢查文書(shū)資料收集的完整性, 查驗(yàn)有哪些方面疏漏, 在保證文書(shū)檔案管理工作完整的前提下, 還能夠?qū)n案收集工作起到一個(gè)監(jiān)督的作用, 在進(jìn)行檔案整理的過(guò)程中可以對(duì)檔案進(jìn)行比較和鑒定, 有利于突出檔案的價(jià)值, 在完整系統(tǒng)的基礎(chǔ)上突出重點(diǎn), 這才是文書(shū)檔案整理的最終價(jià)值。

2.22  文書(shū)檔案管理工作對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)具有重要的作用

檔案管理的工作就是讓信息資源能夠有效地被利用。 如果文件都是零散的, 會(huì)對(duì)日后的查找和翻閱造成嚴(yán)重的阻礙, 甚至對(duì)事業(yè)單位的成長(zhǎng)和發(fā)展無(wú)法真實(shí)地反映出來(lái), 檔案管理的價(jià)值得不到體現(xiàn)和發(fā)揮。 因此, 檔案管理的完整性和系統(tǒng)性對(duì)于事業(yè)單位工作有著重要的影響。  首先就是要將分散的文書(shū)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的整理, 尤其在分類(lèi)、 編目之后才能保證文檔的有序, 以及文檔之間的聯(lián)系。 因此, 檔案的整理工作是整個(gè)工作過(guò)程的重要前提, 必須加以重視, 才能將檔案完整規(guī)范地保存下來(lái), 對(duì)于事業(yè)單位的成長(zhǎng)和發(fā)展更好地呈現(xiàn)出來(lái), 便于日后的查閱。

2.33 文書(shū)檔案整理工作對(duì)事業(yè)單位管理工作的持續(xù)發(fā)展具有重要的作用

科學(xué)的、 合理的檔案整理工作, 對(duì)于工作的效率和質(zhì)量都有著重要的作用, 從而保證檔案管理的完整性和系統(tǒng)性。必要時(shí)還應(yīng)該建立日后檢索文檔的體系, 從而將文檔的保存價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。 科學(xué)合理、 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的文檔管理, 能夠使文檔管理工作更加優(yōu)化, 對(duì)于檔案管理工作的效率和質(zhì)量有重要的影響, 是開(kāi)發(fā)文檔信息資源價(jià)值的重要保障。

3、當(dāng)前事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中存在的缺陷和不足

3.11事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度不夠, 對(duì)文書(shū)檔案的資料收集工作造成困難

目前很多的事業(yè)單位還沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案整理工作進(jìn)行深 入地了解, 不了解檔案管理工作的意義, 所以還不夠重視檔案的管理工作, 從而導(dǎo)致文檔管理無(wú)法高效率地開(kāi)展工作, 文檔的價(jià)值也沒(méi)有辦法體現(xiàn)出來(lái)。  文檔的收集工作是文檔管理工作的基礎(chǔ), 如果文檔收集工作不充分, 后續(xù)的工作也沒(méi)有辦法完整地完成, 從而導(dǎo)致文書(shū)檔案的缺失, 對(duì)于建立健全文書(shū)檔案管理的體系也造成了阻礙, 對(duì)于整個(gè)文書(shū)檔案管理工作造成嚴(yán)重的影響。

3.22文書(shū)檔案整理工作不夠科學(xué)化

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展為我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作 提供了技術(shù)的支持, 因此, 電子檔案管理已經(jīng)是必然趨勢(shì)。但是隨著數(shù)據(jù)信息越來(lái)越多, 資料文獻(xiàn)越來(lái)越豐富, 對(duì)文書(shū)檔案管理工作的需求越來(lái)越高。 

電子文檔文件改變了原有的文件管理工作體系, 很多管理人員的技術(shù)無(wú)法適應(yīng)其發(fā)展, 整個(gè)的工作流程都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn), 但是計(jì)算器的思維無(wú)法體現(xiàn)事業(yè)單位的成長(zhǎng)以及發(fā)展 軌跡, 雖然與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比, 電子文檔比較便捷, 不易損壞, 但是其安全性還有一定的缺陷。 因此, 電子文檔的管理工作需要進(jìn)一步提高才能夠取代紙質(zhì)檔案, 為事業(yè)單位檔案管理工作提供安全有效的技術(shù)支持。

4、文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)

必須重視加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè), 在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天, 電子文檔已是必然趨勢(shì), 也是提高事業(yè)單位檔案管理工作效能化的重要保證。

 首先, 要促進(jìn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化, 必須重視數(shù)字檔案資源的建設(shè), 可以充分地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息資源來(lái)接收和管理。 

其次, 要建立專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案管理系統(tǒng), 有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持, 對(duì)于文書(shū)檔案的管理會(huì)更加安全、 高效。 然后, 要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)。 比如計(jì)算機(jī)、 服務(wù)器、 網(wǎng)絡(luò)設(shè)施以及存儲(chǔ)設(shè)備等, 讓文書(shū)檔案管理工作向信息化邁進(jìn)。 最后, 加強(qiáng)保障體系的建設(shè)。 為了更好地保障文檔管理信息資源的安全性, 對(duì)文檔信息化的規(guī)劃、 法律法規(guī)、 人才隊(duì)伍的培養(yǎng)和建設(shè), 以及安全體系的完善等方面都要著重加強(qiáng), 從而能夠有效地加強(qiáng)文數(shù)檔案管理的信息化建設(shè)。

5、結(jié) 論

綜上所述, 文書(shū)檔案管理工作是促進(jìn)事業(yè)單位工作效能化的重要環(huán)節(jié), 它不僅掌握著事業(yè)單位的重要信息資源, 還蘊(yùn)含著寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富以及事業(yè)單位的發(fā)展軌跡, 這些對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)久發(fā)展有著重要的意義。  

本文對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行了深入的研究, 指出了事業(yè)單位的檔案管理工作的不足, 并且對(duì)電子文檔的信息化建設(shè)提出了有效的建議, 這些對(duì)于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的效能化發(fā)展有著重要的意 義。 雖然目前文書(shū)檔案管理工作還存在著一些問(wèn)題, 還有許多地方的不足需要去完善。

  無(wú)論是對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度不夠, 管理工作不夠科學(xué)化等一系列的問(wèn)題, 還是紙質(zhì)管理向電子管理轉(zhuǎn)化的過(guò)程中存在的問(wèn)題, 但是只要采取科學(xué)合理的措施, 就一定能夠促進(jìn)文書(shū)檔案管理在事業(yè)單位中的發(fā)展, 從而有效地提高事業(yè)單位的功效化, 從而促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)久的發(fā)展。