本文總結(jié)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作取得的成果及吸取的經(jīng)驗(yàn)，深入剖析當(dāng)前紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中存在的普遍問題，針對(duì)現(xiàn)存問題，通過借鑒部分檔案館數(shù)字化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合自身思考，提出了有效開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的對(duì)策。檔案數(shù)字化紙質(zhì)檔案問題

　　一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化取得的成果及經(jīng)驗(yàn)探析

　　隨著國家信息化建設(shè)的推進(jìn)，社會(huì)對(duì)檔案數(shù)字化利用的客觀需要日益增強(qiáng)，我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作普遍開展。經(jīng)過不斷地探索實(shí)踐，部分檔案館在充分立足自身館藏特點(diǎn)基礎(chǔ)上開展的數(shù)字化工作取得了一定成績，數(shù)字化效益初顯。

　　1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果。

　　（1）提高了利用效率。通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使數(shù)字檔案資源不斷豐富，提高了檔案利用效率。例如，北京市檔案館大力實(shí)施“全面數(shù)字化”戰(zhàn)略，加快館藏檔案數(shù)字化建設(shè)，數(shù)字檔案利用工作取得顯著成效。2010年，北京市檔案館在為社會(huì)各界提供查檔服務(wù)中，數(shù)字化檔案復(fù)制量與原件復(fù)印量之比接近3:1，數(shù)字化檔案復(fù)制量首次超過檔案原件復(fù)印量，而2008年這一比例為1:5；2009年為1:4。通過數(shù)字化，廣大利用者真正享受到方便快捷的服務(wù)。

　?。?）拓展了利用方式。數(shù)字化檔案可采用單機(jī)、局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)三種利用方式。打破了傳統(tǒng)的利用者必須到檔案館進(jìn)行查閱的方式，有利于充分實(shí)現(xiàn)資源共享，擴(kuò)大利用群體。深圳檔案館截至2009年底完成全文數(shù)字化珍貴檔案3376511頁，全文數(shù)字化的檔案數(shù)量占館藏珍貴檔案總數(shù)量比例的36%，通過數(shù)字化，檔案網(wǎng)站點(diǎn)擊率大幅上升。青島檔案館自開展檔案數(shù)字化工作以來，訪問量不斷增長。

　?。?）提高了統(tǒng)計(jì)效率。紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，可以借助檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)按需要進(jìn)行快速、精確地統(tǒng)計(jì)，對(duì)相關(guān)類目進(jìn)行自動(dòng)分析，提高了工作效率。通過計(jì)算機(jī)在線統(tǒng)計(jì)、網(wǎng)上調(diào)查、意見反饋等形式可以更及時(shí)、全面地了解利用者需求。

　　2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)探析。

　　（1）創(chuàng)新數(shù)字化模式。紙質(zhì)檔案數(shù)

　　字化過程中，由于檔案數(shù)量多，工作量大，且需要專業(yè)數(shù)字化技術(shù)，檔案館僅靠自身力量難免顯得有些力不從心。因此，一些檔案館探索性地與高校、專業(yè)數(shù)字化公司進(jìn)行合作。四川省成都市檔案館在過去兩年多對(duì)館藏珍貴歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化工作的實(shí)踐中，探索性地采取了檔案館、專業(yè)公司、高校三方合作的業(yè)務(wù)外包模式。

　　浙江省龍泉市檔案館在對(duì)其17411卷民國民刑檔案數(shù)字化時(shí)，與浙江大學(xué)人文學(xué)院歷史系簽訂了合作協(xié)議。在數(shù)字化方式的選擇上，采取外包的形式，委托給專業(yè)數(shù)據(jù)制作公司來完成。（2）優(yōu)化數(shù)字化對(duì)象。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要大量的資金、人力、物力的支持，不可能一步到位。數(shù)字化工作的開展應(yīng)結(jié)合館藏實(shí)際，將重要、珍貴、利用率較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。例如，成都市檔案館自2008年開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作以來，首先對(duì)其館藏珍貴、價(jià)值較大、破損較嚴(yán)重亟待修復(fù)的清代、民國重大歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化搶救與保護(hù)；在隨后的工作中，根據(jù)檔案利用情況及用戶需求調(diào)研，及時(shí)對(duì)現(xiàn)行利用頻率較高與“市民利益”相關(guān)的民生檔案進(jìn)行數(shù)字化。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中存在的問題

　　在我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作取得顯著成績的同時(shí)，也逐漸暴露出影響工作效率、不利于今后長遠(yuǎn)發(fā)展的問題。主要表現(xiàn)如下方面。

　　1.標(biāo)準(zhǔn)欠缺。目前，關(guān)于紙質(zhì)檔案數(shù)字化直接標(biāo)準(zhǔn)就是《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，雖然為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展提供了技術(shù)指導(dǎo)，但與紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作相配套的管理規(guī)范的建立不夠完善,如工作流程的詳細(xì)說明、工作中使用的文檔和表格等；現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范較少，所涵蓋的內(nèi)容不盡全面，加之各地館藏紙質(zhì)檔案種類不同，保管條件、技術(shù)水平各異，各館在依據(jù)國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)會(huì)出現(xiàn)無章可循的狀況，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)踐過程中常出現(xiàn)某些標(biāo)準(zhǔn)前后不統(tǒng)一的情況。

　　以掃描為例，圖像越清晰，掃描儀分辨率越高，圖像所占空間越大。

　　因此，有人認(rèn)為在掃描圖像時(shí)應(yīng)首先考慮容量，控制圖像所占比例，但也有人認(rèn)為應(yīng)該首先考慮圖像清晰度。2.協(xié)調(diào)困難。一方面，由于數(shù)字化工作涉及部門較多，因而在實(shí)際工作中易出現(xiàn)檔案館各部門分工不明，彼此協(xié)調(diào)困難的現(xiàn)象。另一方面，由于自身?xiàng)l件限制，檔案館在數(shù)字化過程中往往需要與高?；?qū)I(yè)技術(shù)公司合作，與其他合作方之間也往往會(huì)出現(xiàn)意見不一致的情況。

　　3.工作流程銜接性較差。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程包括檔案的領(lǐng)取、編號(hào)、著錄、裱糊、掃描、掛接等諸多環(huán)節(jié)，某一細(xì)小的環(huán)節(jié)考慮不周，都會(huì)影響整個(gè)工作流程。例如，一頁紙質(zhì)檔案上粘貼有半頁紙的證明，在編號(hào)時(shí)算作一個(gè)號(hào)，而在掃描時(shí)會(huì)掃描成兩頁，就會(huì)導(dǎo)致文件的掃描與編號(hào)、著錄數(shù)據(jù)的不一致，數(shù)字化工作無法有效銜接。

　　4.軟件系統(tǒng)問題。檔案管理的系統(tǒng)軟件大多會(huì)面臨過時(shí)的問題，由于無法兼容新的數(shù)據(jù)格式，致使檔案數(shù)據(jù)無法讀取。解決數(shù)字化檔案長期存取和網(wǎng)絡(luò)利用及共享的問題，需要保證軟件及時(shí)升級(jí)，并實(shí)行有效的轉(zhuǎn)換方法，能夠?qū)?shù)字化信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)環(huán)境。

　　5.數(shù)字化過程存在安全隱患。一方面是原始檔案資料的安全。為了保護(hù)檔案安全，優(yōu)化工作流程，檔案館大多根據(jù)實(shí)際情況制定了相應(yīng)的檔案領(lǐng)取、保管制度。但由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，參與數(shù)字化的人員較多，檔案資料找不到的情況時(shí)有發(fā)生。另一方面是檔案數(shù)據(jù)的安全。由于著錄人員多，加之計(jì)算機(jī)硬件、數(shù)據(jù)導(dǎo)入軟件等不確定性因素，檔案數(shù)據(jù)存在一定的安全隱患。

　　6.數(shù)字化檔案利用的法律效力問題。紙質(zhì)檔案上的單位蓋章和領(lǐng)導(dǎo)簽字，是有法律效力的，具有憑證作用。目前，受技術(shù)條件及相關(guān)立法問題的影響,掃描后的數(shù)字檔案，其檔案屬性受到質(zhì)疑，未能得到法律部門認(rèn)可，檔案的利用在某些方面也就無法體現(xiàn)其作用與價(jià)值。

　　三、關(guān)于有效開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的對(duì)策探討

　　1.標(biāo)準(zhǔn)先行，完善制度。宏觀層面上，國家應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的修訂和完善，建立完善的數(shù)字化管理體系。微觀層面上，檔案館在數(shù)字化工作開展前，應(yīng)在遵循國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的前提下，結(jié)合。