現(xiàn)代科技發(fā)展日新月異，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)廣泛運(yùn)用，檔案信息日益受到人們的關(guān)注。然而近年來，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，各種災(zāi)害接連不斷，這給人類生產(chǎn)生活帶來苦痛和不便的同時(shí)，也給檔案安全帶來了極大損害。這些都是社會(huì)乃至人類的損失。為了減少這些珍貴檔案的損毀，并且更好地延長檔案的保管期限，對(duì)檔案實(shí)體安全的研究是十分必要的。

　　一、檔案實(shí)體安全的重要意義檔案實(shí)體不僅包括傳統(tǒng)檔案載體，也包括信息化時(shí)代產(chǎn)生的數(shù)字檔案和光盤、硬盤等。

　　確保檔案實(shí)體的安全，能夠延長檔案的生命周期，讓檔案更好地發(fā)揮憑證和情報(bào)價(jià)值，對(duì)社會(huì)進(jìn)步和文化發(fā)展，以及充分開發(fā)利用檔案資源，滿足社會(huì)需要，發(fā)揮檔案的價(jià)值和功能，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，產(chǎn)生良好的社會(huì)效應(yīng)具有重要作用。檔案實(shí)體安全不僅有重要的理論意義，更具有普遍的現(xiàn)實(shí)意義。檔案是人類的文化遺產(chǎn)，對(duì)于一個(gè)國家的發(fā)展具有重要的參考價(jià)值。檔案?jìng)鞒袣v史，在社會(huì)發(fā)展過程中記錄了真實(shí)的歷史信息。在現(xiàn)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案的作用日益彰顯，但檔案的安全存在許多隱患，因此檔案安全是檔案工作的生命線。只有檔案實(shí)體安全得到保障，檔案對(duì)社會(huì)發(fā)展和人類進(jìn)步的作用才能夠?qū)崿F(xiàn)。

　?。ㄒ唬?duì)歷史文化的重要性

　　檔案損毀情況在近幾十年來時(shí)有發(fā)生，檔案館、檔案室保存的古代檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，但因?yàn)楦鞣N原因，造成檔案損毀，引起了無法挽回的損失，以致無法全面吸收歷史文化的有益成果，更好地借鑒歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。所以對(duì)于現(xiàn)存的檔案，必須引起社會(huì)、國家的足夠重視，為它們能更好地弘揚(yáng)民族智慧和傳承歷史文化做出貢獻(xiàn)。

　　檔案實(shí)體是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的載體。檔案的形成時(shí)間、載體形式、作者和內(nèi)容都會(huì)影響檔案的價(jià)值。

　　大部分檔案形成時(shí)間久遠(yuǎn)，最晚的檔案形成時(shí)間距今也有幾十年，經(jīng)歷了多個(gè)歷史時(shí)期。檔案載體形式也多種多樣，大部分是紙質(zhì)檔1.案，其中包括郵票、地圖、信函等風(fēng)格獨(dú)特的紙質(zhì)載體，大多是手工書寫，而且各個(gè)歷史時(shí)期的紙質(zhì)檔案書寫形式和公文用語有很大的區(qū)別，這對(duì)于研究各個(gè)時(shí)期的公文程式的演變具有重要的意義。此外檔案數(shù)量眾多，內(nèi)容極其豐富，涉及人類社會(huì)各個(gè)歷史時(shí)期的政治、軍事、財(cái)政、民俗、宗教、外交和科技等社會(huì)的方方面面，是民族文化的集中體現(xiàn)。

　　2.檔案是歷史的真實(shí)憑據(jù)。檔案具有延續(xù)性和繼承性。無論在當(dāng)時(shí)是對(duì)還是錯(cuò)，是美還是丑都被真實(shí)準(zhǔn)確地記錄下來。作為原始記錄的檔案是歷史資料的重要來源之一，社會(huì)科學(xué)研究目的是為了揭示社會(huì)發(fā)展規(guī)律，使其具有科學(xué)性和創(chuàng)造性。而這些研究必須建立在客觀事實(shí)的基礎(chǔ)上，檔案是過去歷史事件的真實(shí)記錄，所以它是科學(xué)歷史研究的重要依據(jù)。并且檔案是歷史文化遺產(chǎn)的重要組成部分，也是文化創(chuàng)新的基礎(chǔ)。人們從歷史文化中借鑒吸收已有成果，利用大量歷史檔案創(chuàng)造新文化。

　　檔案記載著各個(gè)地方優(yōu)秀文化成果，包括當(dāng)?shù)氐拿藱n案、鄉(xiāng)紳大族的族譜以及許多文人騷客寫下的珍貴詩詞等大量蘊(yùn)含豐富文化內(nèi)涵，具有深厚文化積淀的檔案，是各個(gè)地區(qū)人民聰明智慧的結(jié)晶。從這些歷史檔案中，我們可以了解人民群眾輝煌的業(yè)績，以及地方歷史發(fā)展的軌跡。檔案實(shí)體安全，不但關(guān)系到幾千年歷史檔案空白的填補(bǔ)及一些歷史問題的澄清和解決，而且關(guān)系到整個(gè)民族文化的繼往開來與傳承創(chuàng)新，關(guān)系到偉大民族的復(fù)興。

　?。ǘ?duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性

　　開發(fā)利用檔案資源能夠產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。很多專家都用“鐵皮柜中解放出來的生產(chǎn)力"來比喻檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，生動(dòng)地說明了檔案在經(jīng)濟(jì)方面蘊(yùn)含的巨大潛力。⑵檔案能夠在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中發(fā)揮基礎(chǔ)性作用，它具有豐富的信息，對(duì)于市場(chǎng)信息的記錄和査閱，幫助人們找出對(duì)自己有用的信息具有積極作用。檔案雖然不是商品，但是經(jīng)過利用開發(fā)卻能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。比如，在旅游業(yè)中，利用檔案館保存的人文檔案和歷史古跡資料，發(fā)揮檔案資源的潛在效用。各個(gè)歷史文化名城，大力挖掘檔案的文化價(jià)值，結(jié)合特色旅游檔案，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，增加經(jīng)濟(jì)效益。檔案館各類館藏檔案具有極大的開發(fā)潛力，將檔案與影視、媒體等相結(jié)合,促進(jìn)檔案走進(jìn)市場(chǎng),傳播歷史文化，提升檔案價(jià)值,增加檔案資源利用的經(jīng)濟(jì)效益。

　?。ㄈ?duì)社會(huì)進(jìn)步的重要性

　　檔案記錄歷史，通過它我們能了解重要的史實(shí)。從歷史發(fā)展演變中，尋找歷史發(fā)展規(guī)律，借助檔案資料服務(wù)黨和國家工作，記錄黨和國家在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、社會(huì)建設(shè)等方面的方針、政策、路線，為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。

　　現(xiàn)在許多縣鄉(xiāng)都熱衷于編史修志，地方志全面系統(tǒng)地記載地方歷史，傳承弘揚(yáng)傳統(tǒng)文化，有存史、資政、教化的重要作用。要利用編史修志的時(shí)機(jī)，概覽地方世居民族風(fēng)貌，建設(shè)地方特色名城，發(fā)揮資政育人作用，促進(jìn)地方人民團(tuán)結(jié)，為地方各方面發(fā)展規(guī)劃提供重要依據(jù)。檔案為黨、政府和社會(huì)公眾服務(wù)，如向社會(huì)公開“法定性文件”，實(shí)行政務(wù)公開,維護(hù)人民群眾的利益。開展檔案査閱服務(wù)活動(dòng)，為下崗職工解決養(yǎng)老保險(xiǎn),為投資企業(yè)提供信息，為社會(huì)治安提供參考等。檔案與人民生活的聯(lián)系越來越緊，維護(hù)了人民生活的有序，社會(huì)的和諧，有利于社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展，和諧進(jìn)步。

　　檔案在社會(huì)發(fā)展中作用巨大。但是在社會(huì)發(fā)展過程中有許多珍貴歷史檔案因戰(zhàn)亂和自然災(zāi)害而散佚和流失，給社會(huì)事業(yè)發(fā)展帶來了很大困難。因此，對(duì)于現(xiàn)存檔案要加強(qiáng)管理，實(shí)施全方位保護(hù)。

　　二、檔案實(shí)體安全的保護(hù)措施

　　影響檔案實(shí)體安全有幾方面因素，不僅有自然因素，而且也包括了人為因素。要減少甚至杜絕檔案安全事件的發(fā)生，保護(hù)檔案、資料的安全和最大限度地延長檔案使用壽命，必須采取有效保護(hù)措施。

　　（一）針對(duì)環(huán)境因素釆取的保護(hù)措施

　　檔案實(shí)體的保存期限不是無限期的，不論是具有長期保存價(jià)值的檔案信息還是永久保存價(jià)值的檔案信息，都是借助于檔案載體存儲(chǔ)。檔案載體受環(huán)境因素的影響很大，若是將檔案保存在適宜的環(huán)境中是可以延長其使用壽命的，但是我國各個(gè)地區(qū)的環(huán)境差異很大。因此，對(duì)于不同的環(huán)境，檔案實(shí)體的保護(hù)措施是不同的。

　　除去地區(qū)差異，大部分檔案館、檔案室都是按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的嚴(yán)格要求建設(shè)的，因此對(duì)環(huán)境的要求大同小異?！半m南北地區(qū)側(cè)重點(diǎn)不同,但都必須遵循'十防'的要求，切實(shí)做好:防火、防水、防潮、防霉、防塵、防日照、防盜、防高溫、防有毒氣體、防鼠?！盓

　?。ǘ┽槍?duì)人為因素采取的保護(hù)措施

　　檔案工作紛繁復(fù)雜，檔案工作涉及眾多環(huán)節(jié)包括收集、歸檔、整理和保管等,檔案工作人員也有很多,但是有些工作人員并未意識(shí)到檔案的重要性，檔案安全意識(shí)淡薄，對(duì)庫房管理不到位，同時(shí)一些基層單位未切實(shí)實(shí)行相應(yīng)的檔案安全管理制度以及與之相匹配的安全檢査和安全保障制度，并且未制定符合實(shí)際的應(yīng)急預(yù)案。這些由于監(jiān)管不力、管理混亂已造成多起檔案失竊和檔案損毀，給檔案工作帶來了不小損失。

　　對(duì)于檔案工作人員，要加強(qiáng)他們對(duì)檔案保護(hù)的責(zé)任意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)檔案工作的性質(zhì)，重視檔案的價(jià)值不僅在于它是開展歷史研究和進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的必要條件，而且影響國家建設(shè)和發(fā)展。檔案工作人員具有維護(hù)一個(gè)單位、一個(gè)國家歷史面貌的重大責(zé)任，肩負(fù)著保護(hù)歷史記錄的責(zé)任和義務(wù)。此外還要增強(qiáng)檔案工作人員的法律觀念，普及檔案和有關(guān)的法律知識(shí)。要推動(dòng)檔案管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，規(guī)范檔案管理方式，將責(zé)任落到實(shí)處,嚴(yán)格按照檔案安全管理制度做好本職工作，并且定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，增強(qiáng)他們對(duì)檔案工作的管理能力和對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)能力，注重實(shí)踐和磨練檔案人員心理素質(zhì)。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，檔案的査閱、借出要按規(guī)定手續(xù)辦理，由專人負(fù)責(zé)管理。對(duì)不同層次的査閱借閱人員確定不同的利用范圍和不同的審批手續(xù)。同時(shí)借助《中華人民共和國檔案法》和《消防法》等法律法規(guī)，開展檔案安全法律法規(guī)情況的檢査，通過檔案管理機(jī)構(gòu)和消防隊(duì)等單位的合作,落實(shí)檔案安全工作。

　?。ㄈ┽槍?duì)自然災(zāi)害采取的保護(hù)措施

　　自然災(zāi)害是人力無法抗衡的，我們無法預(yù)知也無法避免。難以預(yù)知的自然災(zāi)害不僅給人們的生活帶來破壞，也給檔案帶來無法估計(jì)的損失。最常見的自然災(zāi)害有水災(zāi)、火災(zāi)和地震等。

　　應(yīng)急預(yù)案對(duì)于檔案實(shí)體安全的保護(hù)作用是顯而易見的，也是必不可少的。

　　通過對(duì)已有記錄的研究,分析討論各種自然災(zāi)害對(duì)檔案安全的危害，以及自然災(zāi)害可能產(chǎn)生的破壞力的范圍和影響的持續(xù)時(shí)間,提醒人們當(dāng)災(zāi)難發(fā)生時(shí)及時(shí)做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備，最大限度地減少風(fēng)險(xiǎn)可能造成的損失。要做好對(duì)可能存在的疏漏和隱患進(jìn)行細(xì)致嚴(yán)的檢査工作，因?yàn)榧词故强茖W(xué)系統(tǒng)的評(píng)估也可能存在安全風(fēng)險(xiǎn)。又因?yàn)樽匀粸?zāi)害的破壞性大，影響范圍大，擴(kuò)散快,所以在最短的時(shí)間內(nèi)一定要迅速控制局面才能減少損失。

　　首先要設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)指揮機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)應(yīng)急指揮和解決各部門職責(zé)分工，檔案部門要與地震、水力、消防等部門溝通聯(lián)系并組織實(shí)施已發(fā)生的突發(fā)事件。此外要通過演練提高檔案人員的應(yīng)急反應(yīng)能力，不能只重形式，一定要實(shí)踐，把握過程。對(duì)于現(xiàn)代高科技新技術(shù)，要讓每個(gè)檔案管理人員了如指掌，運(yùn)用自如，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)裝備提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的水平。完備的行之有效的應(yīng)急方案是不存在的，每一次的災(zāi)難都是無法預(yù)料的，我們能做的不過是借鑒已有經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，不斷完善各種應(yīng)對(duì)措施，盡可能地減少災(zāi)難對(duì)檔案造成的破壞。

　　在現(xiàn)代復(fù)雜自然環(huán)境和社會(huì)環(huán)境下，檔案實(shí)體安全顯得尤為重要。

　　它面臨的問題也是多種多樣，不僅有來自自然災(zāi)害的威脅，而且還有來自人為的破壞。要做到萬無一失,全面保護(hù)檔案的安全，必須將檔案安全放在檔案工作的首位,做好人、物和技術(shù)方面的防護(hù)。在社會(huì)各方面飛速發(fā)展的今天，檔案的開發(fā)利用勢(shì)在必行，要讓檔案的憑證、參考和借鑒等功能能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步和文化傳承做出更大的貢獻(xiàn)，必須要維護(hù)并延長檔案的壽命,防患于未然，避免可能發(fā)生的檔案安全事故。重視檔案的安全，必須要認(rèn)識(shí)到檔案安全的重要性，檔案對(duì)于人們生產(chǎn)、生活的幫助，對(duì)于社會(huì)穩(wěn)定的鞏固，對(duì)于和諧社會(huì)的維護(hù)，對(duì)于中國夢(mèng)實(shí)現(xiàn)的指導(dǎo)和借鑒。