科技檔案整理要求

　　1.完整記錄科技項目的背景、目標和實施過程。

　　2.詳細描述所使用的技術(shù)及其優(yōu)缺點，包括硬件、軟件和工具等方面。

　　3.匯總收集到的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，并進行分析和總結(jié)。

　　4.強調(diào)方案的創(chuàng)新點、獨特性和實用價值。

　　5.對項目中出現(xiàn)的問題、挑戰(zhàn)和解決方案進行全面闡述。

　　6.重點介紹項目成果、應(yīng)用效果和影響等方面。

　　7.根據(jù)實際情況，補充必要的圖片、圖表、文獻引用等內(nèi)容。

　　8.文章須符合學(xué)術(shù)規(guī)范，語言清晰、準確、簡潔。

　　科學(xué)技術(shù)檔案工作條例

　　第一章總則第一條為了建立、健全科學(xué)技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡稱科技檔案），充分發(fā)揮科技檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，特制定本條例。

　　第二條科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)（以下簡稱科研、生產(chǎn)、基建）等活動中形成的應(yīng)當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄象、錄音帶等科技文件材料。

　　第三條科技檔案工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分，各工業(yè)、交通、基建、科研、農(nóng)林、軍事、地質(zhì)、測繪、水文、氣象、教育、衛(wèi)生等單位（以下簡稱各單位），都應(yīng)當把科技檔案工作納入生產(chǎn)管理工作、技術(shù)管理工作、科研管理工作之中，加強領(lǐng)導(dǎo)。第四條各單位應(yīng)當按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達到科技檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。

　　第二章科技文件材料的形成和歸檔第五條各單位應(yīng)當建立、健全科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度，做到每一項科研、生產(chǎn)、基建等活動，都有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存。

　　第六條各單位應(yīng)當把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計劃中、列入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

　　第七條各單位在對每一項科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術(shù)項目進行鑒定、驗收的時候，要有科技檔案部門參加，對應(yīng)當歸檔的科技文件材料加以驗收。

　　沒有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料的項目，不能驗收。第八條一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術(shù)項目，在完成或告一段落以后，必須將所形成的科技文件材料加以系統(tǒng)整理，組成保管單位，填寫保管期限，注明密級，由課題負責(zé)人、產(chǎn)品試制負責(zé)人、工程負責(zé)人等審查后，及時歸檔。

　　第九條凡是需要歸檔的科技文件材料，都應(yīng)當做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，有利于長久保存。第十條科技檔案部門有責(zé)任檢查和協(xié)助科技人員做好科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔的工作。第三章科技檔案的管理第十一條科技檔案部門對接收來的科技檔案，應(yīng)當進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理。

　　國務(wù)院所屬各工業(yè)、交通、科研、基建等專業(yè)主管機關(guān)（以下簡稱專業(yè)機關(guān)），應(yīng)當擬定本專業(yè)系統(tǒng)的科技檔案分類大綱。

　　第十二條各單位應(yīng)當建立和健全圖紙更改、補充的制度。更改、補充圖紙，必須履行審批手續(xù)。

　　第十三條科技檔案部門應(yīng)當及時地提供科技檔案為科研、生產(chǎn)、基建等各項工作服務(wù)，并編制必要的檢索工具和參考資料。借閱和復(fù)制科技檔案要有一定的批準手續(xù)。

　　第十四條各單位應(yīng)當定期對科技檔案的密級進行審查，根據(jù)上級的規(guī)定，及時調(diào)整密級，擴大利用與交流的范圍。第十五條科技檔案部門對科技檔案的利用效果，應(yīng)當進行必要的調(diào)查和建立借閱檔案的統(tǒng)計制度。

　　第十六條國務(wù)院所屬各專業(yè)主管機關(guān)，應(yīng)當編制本專業(yè)的科技檔案保管期限表。科技檔案的保管期限，分為永久、長期、定期三種。第十七條各單位應(yīng)當定期做好科技檔案保存價值的鑒定工作。

　　鑒定的方法是直接鑒定檔案的內(nèi)容。鑒定工作要在總工程師或科研負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由科技領(lǐng)導(dǎo)干部、熟悉有關(guān)專業(yè)的科技人員和科技檔案人員共同進行。第十八條要銷毀的科技檔案，必須造具清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審定，報送上級主管機關(guān)備案。銷毀科技檔案，要指定監(jiān)銷人，防止失密。

　　第十九條保管科技檔案必須有專用庫房，庫房內(nèi)應(yīng)當保持適當?shù)臏囟群蜐穸?，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施?？萍紮n案部門應(yīng)當定期檢查科技檔案的保管狀況。對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和復(fù)制。

　　第二十條科技檔案部門對重要的科技檔案應(yīng)當復(fù)制副本，分別保存，以保證在非常情況下科技檔案的安全和提供利用。第二十一條引進技術(shù)和設(shè)備的檔案，由引進單位的科技檔案部門統(tǒng)一管理。

　　第二十二條凡是幾個單位分工協(xié)作完成的科技項目或工程，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)將復(fù)制本送交主辦單位保存。第二十三條凡單位撤銷或變動，以及建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備、儀器等轉(zhuǎn)移使用關(guān)系時，其檔案要妥善整理，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準后向接受單位辦理交接手續(xù)。

　　科技檔案的收集與整理

　　摘要：科技檔案是人類認識自然和改造自然過程的原始記錄，科技檔案，即科學(xué)技術(shù)檔案，是科學(xué)技術(shù)和社會文明發(fā)展到一定歷史階段的必然產(chǎn)物，是人類社會進步的一個重要標志。

　　本文主要針對科技檔案的收集與整理工作進行論述。

　　關(guān)鍵詞：科技檔案收集整理

　　馬克思說：“機器生產(chǎn)的發(fā)展，要求自覺地應(yīng)用自然科學(xué)。”生產(chǎn)力中也包括科學(xué)，因此可見、科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。

　　既然科學(xué)技術(shù)檔案是生產(chǎn)力的重要構(gòu)成部分，科技檔案情息管理通過開發(fā)利用可轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，能夠在經(jīng)濟和社會發(fā)展中發(fā)揮巨大作用。

　　科技檔案，即科學(xué)技術(shù)檔案，是國家全部檔案的重要組成部分，它伴隨著科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)生而產(chǎn)生。

　　隨著科學(xué)社會化和社會科學(xué)化的趨勢日趨明顯，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會的各個領(lǐng)域。

　　因此，科技檔案管理已逐步成為社會管理的重要部分，發(fā)展并成熟起來。

　　一、科技檔案的收集工作

　　1.科技檔案的收集

　　科技檔案是開展科技檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是科技檔案信息資源開發(fā)的必要條件。

　　因此，科技檔案的收集在整個科技檔案業(yè)務(wù)管理工作中占有重要的地位，是一個關(guān)鍵性的工作環(huán)節(jié)。

　　做好科技檔案的收集工作，單靠科技業(yè)務(wù)部門的歸檔移交以及科技檔案部門的協(xié)助與指導(dǎo)還不夠，還需要檔案部門明確其指導(dǎo)思想與要求，掌握收集工作的途徑與方法，積極、主動地開展科技檔案收集工作。

　　科技檔案收集，就是基層科技檔案機構(gòu)和科技專業(yè)檔案館按照一定的規(guī)章制度，通過接收、征集、征購等方式把科技檔案集中起來的一項業(yè)務(wù)活動。

　　其包括：基層科技檔案機構(gòu)的收集;科技專業(yè)檔案館的收集。

　　由于現(xiàn)階段我國存在著多種形式的所有制，科技檔案收集工作與此相適應(yīng)，也有接收、征集、征購三種方式。

　　2.科技檔案的收集的要求

　　遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)，集中統(tǒng)一管理科技檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。

　　任何企事業(yè)單位的科技檔案都應(yīng)該由科技檔案部門依法進行收集，實行統(tǒng)一管理，這是國家全部科技檔案實行集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。

　　遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。

　　基層科技檔案機構(gòu)的收集，標志著科技文件在自身運動過程中發(fā)生了性質(zhì)的變化;科技專業(yè)檔案館的收集，標志著科技檔案運動進入到一個新的階段。

　　由于科技檔案是伴隨著各項科技生產(chǎn)活動有規(guī)律地形成的，這就要求科技檔案收集工作必須遵循著科技檔案的自然形成規(guī)律。

　　保證科技檔案的完整、準確和系統(tǒng)，也是保證科技檔案質(zhì)量的重要“關(guān)口”，只有完整、準確、系統(tǒng)的科技檔案才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

　　3.基層科技檔案機構(gòu)的收集

　　3.1科技檔案機構(gòu)的收集渠道

　　部門歸檔的成套科技檔案這是基層科技檔案機構(gòu)收集科技檔案的主渠道;向科技部門或科技人員收集零散科技檔案;向本單位人員征集非職務(wù)科研成果檔案，單位人員非職務(wù)活動形成的科技成果，原則上大多屬于個人，其形成的科技檔案從產(chǎn)權(quán)的角度看，也應(yīng)歸個人所有的;收集外單位轉(zhuǎn)讓或移交的科技檔案對于企事業(yè)單位而言，科技檔案并非都是本單位形成的。

　　因此，基層科技檔案機構(gòu)在收集科技檔案時，有時會涉及到其他單位。

　　3.2基層科技檔案機構(gòu)的收集方法

　　科技檔案收集工作的目標，是完整、準確、及時地集中科技檔案。

　　基層科技檔案機構(gòu)圍繞這個目標，再根據(jù)不同的收集渠道，應(yīng)采用靈活多樣的收集方法。

　　科技人員檔案意識的強弱，對科技檔案的收集有著重要的影響。

　　為此，增強科技人員的檔案意識，是做好科技檔案收集工作的一個關(guān)鍵，無論是成套接收還是零散收集都是如此。

　　要增強科技人員的檔案意識，必須做好思想工作，特別是要根據(jù)人的心理活動規(guī)律，加以疏導(dǎo)和激勵。

　　在此過程中，除了要調(diào)動科技人員的積極性之外，更應(yīng)當在收集工作中實行嚴格的監(jiān)督控制。

　　科技檔案進入檔案部門之后，發(fā)現(xiàn)不完整、不準確的情況，通常要進行的補充與糾正。

　　4.科技專業(yè)檔案館的收集

　　科技專業(yè)檔案館是國家保存科技檔案的基地，其宗旨是積累國家的科技資源，為社會服務(wù)。

　　這一宗旨突出了科技專業(yè)檔案館收集科技檔案的社會性，也明確了科技專業(yè)檔案館與基層科技檔案機構(gòu)在收集對象及其范圍方面的不同。

　　它的收集要本著價值原則、專業(yè)原則、層次原則和綜合原則來進行工作。

　　二、科技檔案的整理

　　整理，是科技檔案進入檔案部門后經(jīng)歷的第一次技術(shù)處理過程，即通過對科技檔案的分類與歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。

　　科技檔案整理的內(nèi)容包括：分類、排架與編號，其中分類是科技檔案整理的核心。

　　整理工作，是科技檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)。

　　整理是科技檔案實行科學(xué)管理的基礎(chǔ)。

　　科技檔案的整理，其實質(zhì)就是對科技檔案進行有序的組織。

　　前蘇聯(lián)學(xué)者列夫涅爾說：“并不是每個系統(tǒng)都是可控的?？煽氐谋匾獥l件是該系統(tǒng)是有組織的。”所以要通過對科技檔案形式特征的系統(tǒng)化，則可以達到對科技檔案實體的控制。

　　整理是科技檔案查找利用的前提。

　　科技檔案是否經(jīng)過整理，以及整理得是否科學(xué)，將直接影響到對它的利用。

　　經(jīng)過科學(xué)整理，科技檔案就能夠保持內(nèi)部相互之間的有機聯(lián)系以及信息的準確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準確、迅速地提供利用。

　　科技檔案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，把一定范內(nèi)的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而使庫藏全部科技檔案形成一個具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)。

　　為了做好科技檔案的分類工作，每個基層科技檔案機構(gòu)和科技專業(yè)檔案館，都應(yīng)根據(jù)庫藏科技檔案的實際情況，編制科學(xué)的、切實可行的科技檔案分類方案。

　　科技檔案分類方案，是對科技檔案進行類別劃分和正確歸類的依據(jù)性文件。

　　它提供了一個完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。

　　同時，科技檔案分類方案提綱挈領(lǐng)地反映了庫藏的全部內(nèi)容。

　　我們知道，一切科技生產(chǎn)活動都具有連續(xù)性、繼承性的特點，前一階段形成的經(jīng)驗(科技檔案)，往往是后階段科技和生產(chǎn)活動的憑據(jù)。

　　生產(chǎn)技術(shù)越復(fù)雜，現(xiàn)代化程度越高，越離不開科技檔案。

　　科技檔案管理如果脫離了科技檔案工作的實際，那將是無源之水、無本之木，所以科技檔案管理也要僅僅的跟隨實際工作的變化而變化，與時俱進。

　　1.科技檔案收集與管理的重要性

　　科技檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究中形成的具有一定價值的科研項目、產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等檔案，是具有保存和參考價值的科學(xué)技術(shù)資料，對本單位的發(fā)展起著重要的作用。

　　1.1科技檔案是科技活動的真實記錄

　　科技檔案反映了一個單位的科研、生產(chǎn)活動的全過程，是科研、生產(chǎn)發(fā)展變化的歷史記錄，是廣大科技人員的勞動結(jié)晶。

　　它能為科技人員在進行管理、科技決策、技術(shù)交流、經(jīng)驗總結(jié)、推廣應(yīng)用等方面提供信息和依據(jù)。

　　科技檔案是寶貴的無形資產(chǎn)，蘊藏著巨大財富，它在產(chǎn)品制造、設(shè)備維修、設(shè)施擴建中為工程技術(shù)人員提供所需檔案材料，有效地提高工作效率。

　　同時，它還能促進生產(chǎn)發(fā)展，提高知識創(chuàng)新能力，新產(chǎn)品開發(fā)能力和同行業(yè)的競爭力。

　　1.2科技檔案收集與整理是檔案管理的重要內(nèi)容

　　檔案法中明確規(guī)定，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供、利用等環(huán)節(jié)，其中收集是第一環(huán)節(jié)。

　　由此可見，強調(diào)對產(chǎn)生的文件材料進行收集、集中統(tǒng)一管理，才能保證檔案的完整齊全，才能使檔案工作更有效地為社會和諧、為科學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。

　　2.科技檔案收集與管理存在的問題

　　2.1對科技檔案的重要性認識不夠

　　目前，科技檔案的收集工作仍處于一種被動的收集狀態(tài)，檔案資料的上交不及時，收集不齊全的情況較為普遍。

　　倘若不能更有效地保證科技檔案的完整與統(tǒng)一，不能為科技檔案工作的進一步開展打下良好的基礎(chǔ)，就會影響和制約檔案工作的開展，勢必會影響整個單位發(fā)展的效率與效益。

　　2.2沒有法制意識和長期規(guī)劃

　　由于對科技檔案收集和管理工作沒有法制意識和長期規(guī)劃，有資料則歸，無資料就不歸，有的科技人員對檔案人員的收集、辦理移交檔案工作都是被動的，僅僅在等待著某些行政命令而缺乏主動性。

　　目前，我所還沒有形成完全主動歸檔的局面，因而，把“收集”、“歸檔”僅僅看作是一項檔案部門的工作，僅僅是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)而匆匆歸檔。

　　3.做好科技檔案收集與管理工作的意義

　　3.1增強檔案意識，做好收集管理工作

　　要做好檔案收集與管理工作，首先要改變觀念，增強檔案意識，檔案工作人員和科技人員要認真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》。

　　《檔案法》中規(guī)定，“對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有”。

　　這就從法律上明確了應(yīng)該歸檔的文件必須履行正常程序，保證其系統(tǒng)完整。

　　檔案工作者還要按照《檔案法》積極主動地做好科技檔案的收集與管理工作。

　　檔案工作是伴隨著科研工作而進行的企業(yè)主動行為，因此，要以主動的服務(wù)來促進檔案收集工作的進行，以跟蹤服務(wù)來保證收集工作的高效完整、統(tǒng)一真實。

　　3.2建立專兼職檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，敦促檔案產(chǎn)生部門歸檔

　　《檔案法》規(guī)定，檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，以維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。

　　這個原則是我國多年檔案管理經(jīng)驗的積累與總結(jié)，也是被檔案工作實踐證明是行之有效的，必須全面理解，認真落實。

　　要做好科技檔案收集與管理工作，必須明確一名主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，有穩(wěn)定的檔案職能機構(gòu)，建立一支人員結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精湛、既懂科技又懂檔案的專職檔案員隊伍。

　　把檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)建設(shè)到科技檔案形成的各個部門，在這些部門設(shè)置兼職檔案員，并將其進行培訓(xùn)，使他們成為部門檔案收集工作的實行者和監(jiān)督者，只有這樣，才能使科技檔案工作變被動為主動。

　　3.3加強科技檔案活動全過程的收集與管理工作

　　科技活動是長期、連續(xù)不斷進行的，其中的科技檔案也是在這種循序漸進的發(fā)展中不斷產(chǎn)生的。

　　科技資料在科研工作的早期對科技檔案管理具有較大的可塑性。

　　因此，為了提高科技檔案收集工作的質(zhì)量，在項目開展工作之際，應(yīng)及時地將科技檔案管理要求傳達到各級科研部門，使他們能夠在工作中正確地組織科技材料的編寫及保證今后歸檔文件的完整性和準確性。

　　科研工作的最終目的是將科研轉(zhuǎn)入生產(chǎn)。

　　這一階段應(yīng)重點做好科研總結(jié)、使用說明書、成果照片、成果申報表、鑒定證書，以及課題論證報告等的收集工作。

　　這樣，由于文件資料產(chǎn)生部門比較分散，這就要求我們檔案工作者應(yīng)及時主動、有目的、有計劃地按照工程、項目的進度做好文件材料的收集工作。

　　因此，無論是怎樣的科研課題，最重要的是要把科技檔案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作納入日常工作中去，明確職責(zé)，落實到人。

　　如何整理檔案

　　機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　一、檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　二、檔案整理的文件范圍是：

　　凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。

　　立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。

　　以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。

　　一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　三、檔案的分類原則：

　　以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

　　實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務(wù)之急。

　　一、實物檔案的分類

　　分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。

　　實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)?、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領(lǐng)導(dǎo)及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設(shè)備等。

　　二、實物檔案的排列

　　排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

　　實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應(yīng)當排列在一起。“載體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。

　　實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎?wù)?、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

　　三、實物檔案的貼簽

　　貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

　　標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

　　四、實物檔案的編目

　　編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

　　實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

　　實物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

　　五、實物檔案的裝盒

　　裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)隆s譽證書；信品類的

　　印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎?wù)拢C品類的印章，產(chǎn)品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

　　六、結(jié)論

　　實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

　　一、科技檔案保管的方法與要求

　　1、科技檔案保管工作

　　科技檔案保管工作，是在科技檔案的日常管理中，創(chuàng)造適合科技檔案保管的條件和環(huán)境，妥善保護科技檔案，建立和維護良好的科技檔案庫藏秩序的科技檔案業(yè)務(wù)工作。

　　2、科技檔案保管工作的內(nèi)容

　　3、科技檔案的保管條件和防護措施

　　4、科技檔案的保管方法和要求

　　①底圖檔案的保管

　　底圖具有復(fù)制的功能，其采用特殊的原材料和工藝措施，造成不利于底圖的耐久性，底圖的保管要求嚴禁折疊，在選擇特制的底圖柜存放。

　　存放方法：

　　一種是平放，即按整理順序?qū)⒌讏D平放在多層抽屜的底圖柜中，是比較好的保管方法。

　　二種是卷放，即將底圖按套或按卷卷成筒狀放在底圖柜中，卷放不方便取放，會增加底圖磨損。特大特長幅面的底圖以卷放方式較好。

　　總之，應(yīng)保證底圖不撕、不折、不受擠壓以及盡量減少磨損。

　?、谒{圖及復(fù)印圖的保管

　　藍圖及其他復(fù)印圖的制成材料，機械強度較好，特別是藍圖幅面大小不一，應(yīng)采取折疊組卷的保存方法。

　　藍圖以“手風(fēng)琴”式折疊成A4圖紙幅面大小，折疊時右下角的標題應(yīng)顯示，以便查閱，如需裝訂，左邊應(yīng)空出裝訂線。折疊后用檔案盒進行保存。

　　③感光材料的保管

　　科技檔案中的感光材料主要有底片（膠片）和照片，其中以底片的保存更為重要，因為底片是母片，一旦損毀就無法制作照片。

　　具體方法：

　　1、采用密封保存，放在隔熱、密封容器內(nèi)。

　　2、底片平面應(yīng)與水平面垂直。

　　3、底片應(yīng)分類存放，如母片與復(fù)制片、永久與非永久保存的。

　　4、每隔一至兩年進行檢查，發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及地處理。

　　5、保管條件，溫度13～15℃，溫度35%-45%，彩色應(yīng)低于2℃。

　?、艽判圆牧系谋９?/p>

　　磁性材料主要是指錄像帶、錄音帶和機讀文件。

　　主要保管方法是：

　　1、防磁，將磁帶放入金屬柜中保存，遠離磁場，周圍不能有變壓器、電動機、電視機等電氣設(shè)備。

　　2、磁帶要平放，且不要疊壓太多。

　　3、定期檢查，磁帶6-12個月重新卷繞一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時轉(zhuǎn)錄，機讀文件每3-5年復(fù)制一次。

　　4、長期不用的磁帶再加隔磁材料卷繞，防止磁帶互相磁化。

　　⑤科技檔案庫房管理

　　庫房是保管科技檔案的場所，為了合理利用庫房面積，便于對科技檔案的存放和查找，提高科技檔案工作的效益，應(yīng)加強庫房管理。

　　庫位管理：

　　供存放科技檔案的空間位置稱為庫位，庫位管理的任務(wù)是規(guī)劃庫房的使用面積和柜架數(shù)量，對庫房進行合理布局，以便對科技檔案實行定位管理。

　　柜架排列：

　　柜架是庫房內(nèi)存放檔案的設(shè)備裝具。應(yīng)遵守以下要求：

　　1、各種柜架應(yīng)分類集中。

　　2、柜架排列應(yīng)與窗戶垂直，與墻壁保持一定距離，防止陽光直接照射，避免外溫、濕度對檔案的直接影響。

　　3、柜架之間通道保持0.9米—1.2米寬度，便于管理和通行，充分利用庫房面積。

　　4、每層柜架的隔板或抽屜，應(yīng)標明科技檔案的類別和檔案號。

　　5、對于使用密集架設(shè)備，應(yīng)充分考慮庫房建筑的荷載量。

　　檔案排架：

　　根據(jù)預(yù)定的排架方法，將科技檔案案卷上架排放實行定位管理。

　　排架方法有：

　　①流水排架法，分為大流水排架和小流水排架（分類流水排架）兩種，大流水即不分種類和類別，按入庫先后順序混合排列。小流水排架（分類流水排架）在種類和類別下再實行流水排架，如先分產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、基建檔案等，再按接收的先后順序排架，或按年度分開，再實行年度內(nèi)流水排架。

　　②分類排架法，是在科技檔案實體分類的基礎(chǔ)上，再按照科技檔案的類別、項目及項目內(nèi)案卷排列。

　　根據(jù)預(yù)定的排架方法，將科技檔案案卷上架排放實行定位管理。

　　排架要求：

　?、俨捎脧南碌较?，從左到右的順序排列，以方便管理。

　　②保持適宜的飽和度，過擠增加案卷的摩擦，結(jié)構(gòu)影響庫位的利用。

　　出入庫管理：

　　庫存科技檔案總是處于流動和變化的狀態(tài)，應(yīng)隨時掌握科技檔案的庫藏情況，如借出數(shù)量、借閱數(shù)量、移出數(shù)量、封存數(shù)量、銷毀數(shù)量等。

　　二、科技檔案保管制度

　　科技檔案保管制度是完成科技檔案保管任務(wù)的依據(jù)和控制手段，是檔案管理制度的組成部分。主要包括：

　　科技檔案管理的內(nèi)容

　　收集工作是把科技檔案從其形成部門或形成單位集中到企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理部門或科學(xué)技術(shù)檔案館(見科學(xué)技術(shù)檔案收集)，為實現(xiàn)科學(xué)管理打下基礎(chǔ)；整理工作是將集中起來的科技檔案按其形成規(guī)律和內(nèi)容、形式特點，進行科學(xué)分類(見科學(xué)技術(shù)檔案分類)、系統(tǒng)排列和基本編目，實現(xiàn)庫藏科技檔案的科學(xué)組織和系統(tǒng)化;鑒定工作是通過對科技檔案完整、準確、系統(tǒng)的質(zhì)量和保存價值的鑒別分析，決定其保管等級的科學(xué)劃分及篩選存毀(見科學(xué)技術(shù)檔案鑒定)；

　　保管工作是以科學(xué)的管理手段和技術(shù)措施保護科技檔案的完整和安全,保證科技檔案在質(zhì)量上的準確,維護庫藏科技檔案的科學(xué)序列，為最大限度地延長科技檔案的自然壽命和保證科技檔案的有效利用提供條件并實行監(jiān)督；

　　統(tǒng)計工作是通過統(tǒng)計數(shù)字的積累和分析，掌握庫藏科技檔案的數(shù)量和質(zhì)量，以及科技檔案管理和利用工作的基本狀況,既是保護科技檔案對其實行監(jiān)督的基本手段,也為科學(xué)地組織管理科技檔案提供數(shù)字依據(jù)；提供利用工作是通過創(chuàng)造條件，以各種有效的方式將科技檔案信息開發(fā)出來，滿足有關(guān)工作的需要。

　　什么是科技檔案

　　（1）由于科技檔案與科技資料同本單位科技、生產(chǎn)活動的關(guān)系不同，區(qū)分時，首先要分析是否本單位科技、生產(chǎn)生活的直接形成材料，是否直接反映本單位的科技、生產(chǎn)活動的真實面貌?？萍紮n案材料主要是由本單位自己編制形成的，但與本單位科技、生產(chǎn)活動有直接關(guān)系的其它單位提供的、轉(zhuǎn)讓的、引進的、移交的科技文件材料，也都應(yīng)視為科技檔案材料，而不是資料。

　?。?）從科技檔案與科技資料的使用價值和作用的不同來分析?？萍紮n案具有工作考查和歷史憑證的作用，而科技資料僅具有一定的參考作用，不能起查考和憑證作用?？萍紮n案是原始的第一手材料，損失后無法彌補，而科技資料是復(fù)制來的資料，損失后尚可收集復(fù)制。

　　（3）科技檔案與科技資料從來源，整理方法到管理辦法均有所區(qū)別：科技檔案主要是本單位按歸檔制度歸檔的科技文件材料；科技資料則是從外單位通過交流、復(fù)制和購買而得到的。整理時科技檔案要求遵循自然形成規(guī)律，保持材料之間的有機聯(lián)系和成套性；科技資料沒有這種有機聯(lián)系。管理時科技檔案要比科技資料嚴密和完善得多。