智能檔案庫(kù)建設(shè)

　　智能檔案庫(kù)建設(shè)是利用先進(jìn)技術(shù)手段和智能化管理模式，將各種形式的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化、集成化處理和管理的過(guò)程。具體包括以下幾個(gè)方面：

　　1.數(shù)字化處理：將紙質(zhì)檔案、電子文件等各種形式的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，使其實(shí)現(xiàn)可讀、可檢索、可共享。

　　2.集成化管理：采用先進(jìn)的集成化檔案管理系統(tǒng)，將各種檔案信息集成到一個(gè)檔案庫(kù)中進(jìn)行管理，提高檔案利用率和管理效率。

　　3.智能化搜索：利用人工智能技術(shù)，建立智能搜索引擎，實(shí)現(xiàn)高效、精準(zhǔn)的檔案搜索和檢索。

　　4.權(quán)限管理：通過(guò)權(quán)限控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的安全保密和訪問(wèn)權(quán)限控制，確保檔案信息的安全和保密。

　　5.檔案標(biāo)準(zhǔn)化：建立檔案管理制度和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，提高檔案信息的質(zhì)量和可靠性。

　　6.數(shù)據(jù)分析：通過(guò)數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行深度分析，提供決策支持和管理參考。

　　智慧檔案庫(kù)房都需要配備些什么產(chǎn)品？如何建設(shè)智慧檔案庫(kù)房？

　　一、智慧庫(kù)房需要配備智能密集架。

　　隨著時(shí)代的發(fā)展，手動(dòng)密集架已經(jīng)不能滿足檔案室管理檔案的需求了，檔案室越來(lái)越追求高效、安全、智能，配備RFID標(biāo)簽的智能密集架會(huì)使檔案室更加方便快捷的管理檔案資料。當(dāng)然智能密集架的功能也不只于此，配備的功能列入：人機(jī)交互、語(yǔ)音控制、紅外感應(yīng)、急停保護(hù)、人員紅外檢測(cè)、內(nèi)設(shè)架體內(nèi)部攝像頭等諸多功能。當(dāng)然這些功能皆是為了提供檔案工作者的工作效率，使得管理檔案資料起來(lái)更加方便。

　　二、智慧檔案庫(kù)房需要配備恒溫恒濕系統(tǒng)。

　　每年總會(huì)有1~3個(gè)月南方存有濕氣很重的天氣，俗稱“回南天”，這個(gè)時(shí)候房間的墻壁地面都會(huì)存有大面積的水滴留下，那么若這事發(fā)生在檔案室內(nèi)，這對(duì)檔案室內(nèi)部的話，對(duì)紙質(zhì)的檔案會(huì)有極大的損害，這個(gè)時(shí)候檔案室可能就需要配備一臺(tái)除濕的設(shè)備了。

　　但配備恒溫恒濕系統(tǒng)肯定不是只單單配備一臺(tái)恒溫恒濕設(shè)備就可以“敷衍”過(guò)去的。屋內(nèi)的恒溫就需要配備一套符合檔案室大小的空調(diào)來(lái)鏈接恒溫恒濕系統(tǒng)，調(diào)節(jié)庫(kù)房的溫濕度了。

　　三、智慧檔案庫(kù)房需要滿足檔案室十防。

　　那么需要滿足檔案庫(kù)房十防，這里就可以參考一下一下的這段文件了：《**檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第五章第一節(jié)規(guī)定，檔案庫(kù)房的“十防”要求是：防盜、防高低溫、防潮濕、防火、防水、防光、防塵、防有害氣體、防蟲(chóng)、防霉等?！胺辣I”智能密集架本身就配備了架體內(nèi)部的攝像頭，實(shí)時(shí)鏈接管理員電腦。

　　“防高低溫”恒溫恒濕系統(tǒng)空調(diào)即可滿足?！胺莱睗瘛焙銣睾銤裣到y(tǒng)除濕機(jī)即可滿足。那么檔案資料必須保持在一個(gè)適宜的檔案庫(kù)房環(huán)境中，才能有效的長(zhǎng)期保存。

　　如何實(shí)現(xiàn)100平方檔案庫(kù)房的智能管理？

　　第一、建設(shè)智能檔案室首要就是挑選一款好的檔案智能密集架!

　　該怎樣購(gòu)買到好的檔案智能密集架？我們要明白幾個(gè)辨別的特點(diǎn)，這個(gè)問(wèn)題就迎刃而解了。首先，智能密集架的架體本身采用的材質(zhì)都是比較好的冷軋鋼板，鋼板的厚度一般都比較厚，越厚的鋼板承重能力和使用年限越長(zhǎng)。其次，檔案智能密集架的智能操作功能都比較便捷，自動(dòng)按照指示開(kāi)關(guān)架體是最基本的操作，除此以外，智能密集架的智能功能還有環(huán)境控制、紅外指示和視頻監(jiān)控等等！

　　第二、購(gòu)買檔案智能密集架的時(shí)候要和廠家商談好細(xì)節(jié)！

　　很多客戶反應(yīng)，找智能密集架廠家建設(shè)智能檔案室的時(shí)候，不論找了多少家都給不出一個(gè)合理的適合實(shí)際使用的檔案智能密集架建設(shè)方案，都達(dá)不到理想使用的程度?？赡苡袃蓚€(gè)方面的愿意，

　　一、可能是你找的這些廠家設(shè)計(jì)和建設(shè)的水平有限，不能夠給出合理的檔案智能密集架建設(shè)和規(guī)劃方案。

　　二、就是在和廠家負(fù)責(zé)人進(jìn)行交談的時(shí)候沒(méi)有商議好需求和細(xì)節(jié)問(wèn)題，以至于廠家不能提供實(shí)際可行的方案。但無(wú)論是那一種原因，都非常浪費(fèi)我們的時(shí)間和精力。我們首先要做的就是向廠家準(zhǔn)確表明我們想要達(dá)到的智能密集架的使用效果,這樣廠家在進(jìn)行規(guī)劃的時(shí)候就比較準(zhǔn)確！

　　第三、如何判斷廠家提供的檔案智能密集架方案好不好?

　　如果沒(méi)有相關(guān)密集架建設(shè)方面的基礎(chǔ)的話，是不可能判斷出廠家給出的規(guī)劃方案是好是壞，只能在后來(lái)的使用中才能逐漸發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，但到這個(gè)時(shí)候，就已經(jīng)晚了！如何判斷方案，就是通過(guò)給方案提問(wèn)題，我們看不懂可以讓廠家進(jìn)行解釋規(guī)劃和建設(shè)這些部分的目的以及達(dá)到的效果、可能產(chǎn)生的問(wèn)題等等，不斷的提問(wèn)不僅可以幫助我們理解廠家給出的規(guī)劃方案也可以在提出問(wèn)題的時(shí)候發(fā)現(xiàn)方案的漏洞及時(shí)讓廠家進(jìn)行調(diào)整！

　　如何實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理

　　檔案管理的文檔一體化管理旨在文件與檔案在同一系統(tǒng)中進(jìn)行管理，數(shù)據(jù)可以共享、可以交換、可以協(xié)同，可實(shí)現(xiàn)一次錄入多次利用的設(shè)想。

　　樓主可以考慮紹林科技開(kāi)發(fā)的中博奧是一個(gè)綜合文檔管理平臺(tái)，前身是3Hmis綜合文檔管理系統(tǒng)，它把企業(yè)的文件、檔案、門戶網(wǎng)站，內(nèi)外信息管理以及溝通與協(xié)作等，有機(jī)的結(jié)合到一起，使得整條業(yè)務(wù)鏈條上的信息管理，傳遞，共享，協(xié)作與溝通變得更加容易，有序與方便。

　　應(yīng)用范圍涵蓋辦公自動(dòng)化，文件管理，檔案管理，內(nèi)容管理，證照管理，綜合知識(shí)資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等以知識(shí)文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域。

　　同時(shí)，系統(tǒng)提供論壇中心、知識(shí)問(wèn)答、微博等知識(shí)共享平臺(tái)，在管理企業(yè)顯性知識(shí)的基礎(chǔ)下，有效促進(jìn)隱性知識(shí)的沉淀。

　　另外，企業(yè)內(nèi)部的文檔管理應(yīng)該照顧到文檔的全生命周期管理，從文檔的產(chǎn)生到再利用以及自我發(fā)酵、完善各個(gè)生命周期階段中都應(yīng)該有對(duì)應(yīng)的功能進(jìn)行管理支持。

　　并且，中博奧將文檔管理的應(yīng)用進(jìn)一步擴(kuò)展到手機(jī)和平板電腦，可實(shí)現(xiàn)公文審批，移動(dòng)協(xié)作，移動(dòng)考勤，即時(shí)溝通，信息查閱以及共享等功能，隨時(shí)隨地把企業(yè)文檔庫(kù)帶在身邊。

　　總的來(lái)說(shuō)，可以應(yīng)用到文檔管理的各個(gè)方面，通用性較強(qiáng)，同時(shí)也是一套OA系統(tǒng)，可以推進(jìn)企業(yè)知識(shí)文檔的一體化管理，不論顯性或隱性知識(shí)都有相應(yīng)的功能模塊，實(shí)用性較強(qiáng)。樓主可以參考一下他們官網(wǎng)的解決方案吧。

　　數(shù)字檔案室的建設(shè)

　　數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開(kāi)發(fā)了對(duì)檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了基礎(chǔ)條件。

　　基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫(kù)，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進(jìn)行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫(kù)，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。

　　基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實(shí)現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一——專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過(guò)云計(jì)算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實(shí)時(shí)互通，跨館出證。

　　采用模型控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進(jìn)館電子檔案質(zhì)量檢查、開(kāi)放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標(biāo)督查等工作的輔助管理，有效地推進(jìn)了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。

　　應(yīng)用RFID技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺(tái)對(duì)實(shí)體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)庫(kù)區(qū)RFID標(biāo)簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫(kù)信息，將自動(dòng)發(fā)送短信提示庫(kù)房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。

　　基于編研人員的檔案利用，通過(guò)對(duì)檔案信息資源的深入挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率;同時(shí)基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對(duì)檢索結(jié)果的知識(shí)圖譜展示以及檔案信息的自動(dòng)聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。

　　感知檔案，通過(guò)標(biāo)簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實(shí)時(shí)掌握每一份檔案的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)管理者與檔案實(shí)體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題。

　　檔案室建設(shè)要求

　　一、各檔案庫(kù)的建筑及技術(shù)參數(shù)

　　智能檔案庫(kù)建設(shè)

　　各館室的最小面積應(yīng)能容納目前各資料存放，還必須考慮一定的發(fā)展空間。2、密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。

　　二、檔案室的采光、通風(fēng)要求

　　采光度(自然光和人造光)兩種，在正常的情況下，我們應(yīng)該采用自然光照射，但在條件不允許的情況下，我們應(yīng)和人造光來(lái)照明。

　　三、檔案室溫濕度要求

　　1、檔案庫(kù)不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時(shí)，應(yīng)采取有效措施，嚴(yán)防漏水、漏氣，且采暖系統(tǒng)不應(yīng)有過(guò)熱現(xiàn)象。

　　四、檔案室潔凈度要求

　　1、地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。

　　2、開(kāi)向室外的門窗宜設(shè)置紗門，紗窗，外窗應(yīng)具有較好的防塵功能。

　　擴(kuò)展資料：

　　檔案室在各單位中的地位，既不是凌駕于各業(yè)務(wù)部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無(wú)的低微地位，而是處在單位辦公室（秘書(shū)科）內(nèi)的與各業(yè)務(wù)部門有密切聯(lián)系的地位。有的檔案室是獨(dú)立的職能部門，處在與各業(yè)務(wù)部門同等的地位。但是，它不同于直接從事物質(zhì)生產(chǎn)的部門，而是為生產(chǎn)部門提供條件的后勤部門；

　　它不同于履行單位主要職能的部門，而是為職能部門服務(wù)的輔助部門；它不同于直接創(chuàng)造精神財(cái)富的部門，而是精神財(cái)富的儲(chǔ)存保管部門。因此，不能把檔案室的地位提得過(guò)高，也不能把檔案室的地位放得過(guò)低。

　　過(guò)高了，不符合實(shí)際情況；過(guò)低了，不利于檔案工作的開(kāi)展。要正確認(rèn)識(shí)檔案室工作是單位各項(xiàng)工作中不可缺少的環(huán)節(jié)，把檔案室放在適當(dāng)?shù)膽?yīng)有的地位上。