數字化檔案技術服務方案

　　數字化檔案技術服務方案是將原有紙質檔案、圖書、報刊等文獻資料進行數字化處理，以便于存儲、管理、查詢和利用。數字化檔案技術服務方案包括以下步驟：

　　1.檔案整理：對紙質檔案進行分類、整理、裝訂等處理，確保檔案完整、清晰、規(guī)范。

　　2.數字化處理：將紙質檔案進行掃描、圖像處理、OCR文字識別、語音識別等處理，將其轉化為數字化的電子檔案。

　　3.數據庫建設：將數字化的電子檔案進行目錄化、分類化、標注化、索引化等處理，建立起電子檔案數據庫。

　　4.信息檢索：通過電子檔案數據庫的檢索功能，實現對文獻資料的快速、準確的檢索。

　　5.數字化展示：通過數字化展示技術，實現電子檔案的在線瀏覽、下載、共享等功能。

　　數字化檔案技術服務方案的優(yōu)點是可以大大提高檔案管理的效率和質量，節(jié)約存儲空間和人力成本，同時也方便了用戶的查詢和利用，具有很高的實用價值和經濟效益。

　　數字檔案室的建設

　　數字檔案館系統(tǒng)綜合應用物聯(lián)網、云計算、移動互聯(lián)網等新技術，開發(fā)了對檔案實體、檔案內容、檔案服務和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現了對檔案信息資源和檔案業(yè)務信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎條件。

　　基于OCR技術生成檔案數字化成果文本數據資源庫，結合應用原生電子檔案內容信息，實現了檔案信息資源的數據化管理，可以進行全文檢索，并采用數據挖掘技術構建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數字化理念，對實現檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。

　　基于數據智能采集技術，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現了智慧城市建設中重要的信息資源之一——專業(yè)檔案數據庫的高效接收和有序管理。采用大數據技術的智慧檔案館，通過云計算技術虛擬合并各檔案館之間的數據，做到實時互通，跨館出證。

　　采用模型控制技術，實現了機關歸檔電子文件質量監(jiān)管、進館電子檔案質量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務工作的信息化。

　　應用RFID技術，實現了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關業(yè)務信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術在檔案館工作中的應用領域。如文檔服務中心發(fā)出調卷指令后，在規(guī)定時間內庫區(qū)RFID標簽信息閱讀器未感知到相關檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調卷業(yè)務。

　　基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數據挖掘技術，支持對檢索結果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務。根據業(yè)務需要，智能形成編研材料。

　　感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現的一些問題。

　　檔案數字化的集團企業(yè)數字檔案館解決方案

　　檔案是企業(yè)開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產。集團企業(yè)具有機構龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業(yè)，實現集中部署應用、分級管理，構建立體式企業(yè)數字檔案館，是集團企業(yè)數字檔案管理最佳解決之道。利用當前最先進的標準規(guī)范、信息技術，推出面向集團企業(yè)的數字檔案館解決方案。應用系統(tǒng)由基礎應用平臺、業(yè)務應用平臺、信息服務平臺、系統(tǒng)管理與維護、接口等五個部分組成：

　　基礎應用平臺為系統(tǒng)功能提供基礎性的應用服務，如工作流引擎、OCR服務、文檔格式服務、全文檢索服務、報表引擎等等。業(yè)務應用平臺為檔案管理機構提供檔案管理的平臺，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開發(fā)利用等業(yè)務。信息服務平臺為檔案利用者提供信息服務的平臺，包括檔案網站、多種檔案查詢模式、圖書資料信息的查詢、電子文件瀏覽等。

　　系統(tǒng)設置與維護實現系統(tǒng)設置、業(yè)務建模兩大主要功能。系統(tǒng)設置主要用于配置系統(tǒng)運行環(huán)境的參數，包括服務器集群、存儲系統(tǒng)（支持分布式和集中式）、基礎應用層各應用參數的配置等。業(yè)務建模系統(tǒng)主要包括全宗群、檔案門類、管理目錄樹、分類表、元數據、報表、表單等各基礎數據結構的定義。

　　接口接口包括了兩個部分，一部分是本系統(tǒng)與其它系統(tǒng)集成的接口，一般包括了與OA系統(tǒng)等系統(tǒng)的集成接口；另一個接口是指系統(tǒng)提供二次開發(fā)的接口，系統(tǒng)可提供基礎應用、檔案業(yè)務管理、檔案信息服務等不同層面的SDK開發(fā)包。

　　檔案數字化管理有什么好方法？

　　離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質必不可少，而同時，現代化的管理軟件和硬件設備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

　　設備是檔案數字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數字化檔案管理進程中，加大設備投入、積極引進現代化設備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當下數字化進程中的首要方向。

　　除了要做好軟件設備的優(yōu)化，順應檔案數字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數字化服務，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。

　　好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應檔案數字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

　　此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術團隊，專業(yè)解決檔案數字化方向的技術問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數據導入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

　　檔案數字化具體流程：從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等過程實現全生命周期的自動化管理。

　　1、檔案收集：按照檔案形成的規(guī)律，把各企業(yè)單位分散的材料進行接收、征集、集中起來。

　　2、檔案整理：根據不同需求，對收集起來的檔案分類組成有序體系，規(guī)范化處理。

　　3、掃描錄入：將有價值的檔案進行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔，采用中博奧檔案管理系統(tǒng)，分類保管檔案。

　　4、歸檔入庫：根據國家檔案分類要求標準，建立標準檔案分類，進行歸檔。

　　5、檔案利用：通過中博奧檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù)，是檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案利用服務工作。

　　6、檔案統(tǒng)計：運用中博奧統(tǒng)計技術和方法，通過表冊和數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態(tài)和趨勢情況，可以了解和掌握檔案工作總體情況。

　　7、檔案鑒定：利用系統(tǒng)甄別檔案文件的現實價值和歷史價值以及年限，進行存毀的判斷條件。

　　8、檔案銷毀：根據不同年限檔案、不具有保存價值的檔案，在系統(tǒng)上導出目錄，將相對應的檔案消除或銷毀。

　　利用中博奧檔案管理系統(tǒng)，一款專業(yè)的檔案管理軟件，中博奧功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理，適用于科技檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等，同時還適用于自動化辦公應用?；旧弦粋€軟件就能夠滿足一個企業(yè)當中，不同人員的辦公需求。

　　檔案數字化流程大概是怎樣的？

　　一、術語和定義

　　1、數字化用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。

　　2、紙質檔案數字化采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。

　　3、數字圖像表示實物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續(xù)圖像產生。在矩陣（或其他）網絡上采樣——連續(xù)函數，并在采樣點上將值最小化后的陣列。

　　4、黑白二值圖像只有黑白兩級灰度的數字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

　　5、連續(xù)色調靜態(tài)圖像以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數字圖像。在紙質檔案數字化過程中，通常表現為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

　　6、分辨率單位長度內圖像包含的點數或像素數，一般用每英時點數（dpi)表示。

　　7、失真度對檔案進行數字化轉換后，數字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

　　8、可懂度數字圖像向人或機器提供信息的能力。

　　9、圖像壓縮清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。

　　二、紙質檔案數字化基本要求1、基本原則紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

　　2、數字化對像的確定原則應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。

　　1）符合國家法律法規(guī)的原則紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。

　　2）價值性原則屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。

　　3、基本環(huán)節(jié)紙質檔案數字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。4、過程管理1）應加強紙質檔案數字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全.

　　2）紙質檔案數字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。三、檔案整理在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。

　　1目錄數據準備

　　2拆除裝訂

　　3區(qū)分掃描件和非掃描件

　　4頁面修整

　　5檔案整理登記

　　6裝訂

　　四、檔案掃描

　　1、掃描方式

　　1)根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

　　2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　2、掃描色彩模式1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

　　3、掃描分辨率1)掃描分辨率參數大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　　2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

　　3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。

　　4、掃描登登記認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理量填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

　　五、圖像處理

　　1、圖像數據質量檢查

　　1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發(fā)現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　3）發(fā)現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　4）發(fā)現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　5）認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。

　　2、糾偏對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　　3、去污對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

　　4、圖像拼接對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　　5、裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　六、圖像存儲

　　1、存儲格式

　　1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

　　2）提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　　2、圖像文件的命名1）紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。2）多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

　　七、目錄建庫

　　1、數據格式選擇目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

　　2、檔案著錄按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。

　　3、目錄數據質量檢查采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規(guī)范、準確，發(fā)現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

　　八、數據掛接

　　1、匯總掛接檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯(lián)的數字圖象的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。

　　2、數據關聯(lián)以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　3、認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，記錄數據關聯(lián)后的頁數，核對每一份文件關聯(lián)后的頁數與檔案整理、掃描時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。

　　九、數據驗收

　　1、數據抽檢

　　1）以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。

　　2）一個全宗的檔案，數據驗收時抽檢的比率不得低于5%。

　　2、驗收指標

　　1）目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤碼，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為“不合格”。

　　2）一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。合格率：抽檢合格的文件數/抽檢文件總數×100%3、驗收審核驗收“通過”的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。

　　4、驗收登記認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。

　　十、數據備份

　　1、備份范圍經驗收合格的完整數據應及時進行備份。

　　2、備份方式為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。

　　3、數據檢驗備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗的內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。

　　4、備份標簽數據備份后應相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。

　　5、備份登記填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。

　　十一、數字化成果管理

　　1、應加強對紙質檔案數字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。

　　2、紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。