云南省檔案數(shù)字化服務機構

　　云南省檔案數(shù)字化服務機構是負責云南省檔案數(shù)字化服務的機構。其主要職責包括數(shù)字化檔案的采集、整理、存儲、保護和利用，為用戶提供便捷的數(shù)字化檔案查詢和下載服務，以及相關的技術支持和咨詢服務。

　　云南省檔案數(shù)字化服務機構的建設，旨在推動云南省檔案數(shù)字化建設，提高檔案管理和利用效率，促進檔案資源的共享和交流，推動云南省經(jīng)濟社會發(fā)展，促進文化繁榮和進步。同時，也為廣大用戶提供更加便捷、高效、優(yōu)質的檔案服務。

　　云南省國家檔案館管理辦法

　　第一條為了加強國家檔案館建設、管理和服務，有效保護和利用檔案，為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《云南省檔案條例》等法律法規(guī)，結合本省實際，制定本辦法。

　　第二條本省行政區(qū)域內國家檔案館的建設、管理和服務，適用本辦法。

　　本辦法所稱國家檔案館，包括縣級以上人民政府設置的各級綜合檔案館和專業(yè)檔案館。

　　綜合檔案館負責集中管理本行政區(qū)域內對國家和社會具有保存價值的各種門類檔案，并依法向社會提供檔案利用服務。

　　專業(yè)檔案館負責集中管理某一專門領域或者特殊載體形態(tài)檔案，并依法向社會提供檔案利用服務。

　　第三條國家檔案館遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、依法設置、全面收集、科學管理、公益服務的原則，履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開展社會教育、提供政府信息公開查閱和電子文件管理等職能。

　　綜合檔案館按照省、州（市）、縣（市、區(qū)）行政區(qū)劃分級設置。專業(yè)檔案館按照特定領域或者特殊載體檔案管理的需要設置。

　　第四條縣級以上人民政府應當加強對國家檔案館工作的領導，將國家檔案館事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，配備必要的設施設備和人員，將國家檔案館運行維護經(jīng)費和檔案征集、搶救保護、信息化建設、開發(fā)利用及設備購置等經(jīng)費列入同級財政預算。第五條縣級以上檔案行政管理部門負責本行政區(qū)域內國家檔案館工作的監(jiān)督、指導和協(xié)調。

　　發(fā)展改革、工業(yè)和信息化、財政、人力資源社會保障、國土資源、住房城鄉(xiāng)建設等部門按照各自職責，保障和支持國家檔案館事業(yè)的發(fā)展。

　　第六條省檔案行政管理部門應當組織編制國家檔案館事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，按照省人民政府批準的規(guī)劃和有關檔案館布局要求設置國家檔案館。

　　州（市）、縣（市、區(qū)）人民政府及其城鄉(xiāng)規(guī)劃、國土資源、檔案行政管理等部門應當將國家檔案館的建設納入城鎮(zhèn)規(guī)劃，依法劃撥建設用地，規(guī)范建設，并根據(jù)檔案資源建設的需求，擴建或者新建檔案庫房。第七條縣級以上人民政府應當制定政策措施，支持國家檔案館購買社會事務性管理服務，規(guī)范并支持檔案服務機構參與檔案事務。第八條國家檔案館的選址、設計和建設應當符合國家標準，國家檔案館建筑應當為獨立建筑。

　　禁止改變國家檔案館建筑功能和用途；禁止非法占有國家檔案館建設用地、館庫。

　　住房城鄉(xiāng)建設主管部門在國家檔案館建設項目初步設計審查時，應當邀請同級檔案行政管理部門專家參與審查。第九條綜合檔案館應當制定檔案收集范圍細則，聽取上級檔案行政管理部門意見后，報本級人民政府批準實施。

　　專業(yè)檔案館應當制定檔案收集范圍細則，經(jīng)本級檔案行政管理部門同意后，由其主管部門批準實施。但法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的，從其規(guī)定。第十條機關、事業(yè)單位、社會團體、國有企業(yè)和其他組織應當按照國家規(guī)定及時向國家檔案館移交檔案，并同步移交電子檔案和紙質檔案的數(shù)字化副本。

　　移交的檔案應當完整、準確、系統(tǒng)。

　　第十一條涉及地區(qū)性重大經(jīng)濟、政治、文化等活動，主辦單位或者承辦單位應當會同同級綜合檔案館制定重大活動檔案收集方案，指派專人具體負責形成文件材料的收集、整理、歸檔，并在活動結束之日起90日內移交檔案館。檔案行政管理部門應當依法履行監(jiān)督指導職責。

　　第十二條縣級以上人民政府及其部門應當建立公務禮品檔案管理制度，按照國家和本省規(guī)定向同級綜合檔案館移交公務禮品檔案。綜合檔案館應當設置專門庫房，配置專用設備，保存、展示本級機關的公務禮品。

　　第十三條國家檔案館可以通過接受捐贈、購買等形式，向社會征集非國家所有但對國家和社會有保存價值的檔案。國家檔案館接受捐贈的，應當向捐贈者頒發(fā)捐贈證書，并可給予獎勵。

　　公民、法人和其他組織可以向國家檔案館寄存、出售對國家和社會有保存價值的檔案。

　　鼓勵著名人物檔案所有人向綜合檔案館捐贈著名人物檔案。

　　第十四條國家檔案館應當對記述和反映重大歷史事件、著名人物、自然文化遺產(chǎn)、重點建設項目、特色產(chǎn)業(yè)等具有歷史價值、文化價值、行業(yè)特色的檔案進行收集、整理。

　　第十五條縣級以上人民政府應當將國家檔案館作為重點保護對象納入應急體系建設，確保檔案的優(yōu)先搶救和妥善處置。

　　檔案行政管理部門、國家檔案館應當建立突發(fā)事件防范和應急處置責任制，制定突發(fā)事件應急預案，定期組織應急培訓和應急演練。

　　專業(yè)的檔案服務機構有哪些

　　法律分析：檔案一般存放機構有：一、人才：戶口所在地的人力資源和社會勞動保障局或人社局（師范畢業(yè)生的檔案實在戶口所在地教育局存檔）；二、報到證簽約單位：畢業(yè)時報到證的報到單位（簽約單位或者簽約單位委托存檔的人才）；三、畢業(yè)學校（頒發(fā)畢業(yè)生最高學歷的畢業(yè)大學）；四、企事業(yè)單位：具有人事權的事業(yè)單位，股份制企業(yè)和國有企業(yè)人事部門或者企事業(yè)單位委托的人才中心存檔。

　　法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》

　　第八條國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，負責全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調，建立統(tǒng)一制度，實行監(jiān)督和指導。

　　縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內的檔案工作，對本行政區(qū)域內機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應當指定人員負責管理本機關的檔案，并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　第九條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　中央國家機關根據(jù)檔案管理需要，在職責范圍內指導本系統(tǒng)的檔案業(yè)務工作。

　　第十條中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構，負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內的檔案。

　　檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

　　1.總則1.1為加強檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實體與信息安全，根據(jù)國家有關規(guī)定和標準，制定本《規(guī)范》。1.2各級各類檔案館、室等檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務機構（以下簡稱“數(shù)字化服務機構”）承擔檔案數(shù)字化外包服務，應遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時，可參照本《規(guī)范》實施安全管理。

　　1.3本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

　　1.4檔案數(shù)字化外包安全管理應按照“安全第一、預防為主”的原則，采取科學有效的安全管理措施，應用確保檔案安全的技術手段，建立權責明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責任制，對檔案數(shù)字化全過程實行嚴格監(jiān)督和管理，確保檔案實體與信息安全。

　　2.檔案部門的安全管理

　　2.1成立由主要領導或分管領導同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責。

　　2.2根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術指標。

　　2.3提出檔案數(shù)字化外包招標文件中有關安全管理的要求，協(xié)助制定招標文件，審定合同。

　　2.4對數(shù)字化服務機構的相關資質、業(yè)績、人員、設備和加工軟件等進行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關涉密資質的數(shù)字化服務機構。

　　2.5建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務機構簽訂安全保密協(xié)議，并對檔案數(shù)字化加工人員進行安全保密教育。

　　2.6制訂檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規(guī)程或規(guī)章制度。

　　2.7建立檔案數(shù)字化外包項目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務機構實施檔案數(shù)字化外包項目的全過程。

　　2.8建立監(jiān)管機制，對數(shù)字化服務機構的保密、安全措施落實情況進行監(jiān)督、檢查，防止檔案實體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務機構擅自復制、留存、使用檔案信息的行為。

　　3.數(shù)字化服務機構的安全管理

　　3.1數(shù)字化服務機構必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項目。

　　3.2數(shù)字化服務機構的法人必須是中華人民共和國境內注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內公民,國家另有規(guī)定的除外。

　　3.3數(shù)字化服務機構的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時提供政審材料。

　　3.4數(shù)字化服務機構必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同。

　　3.5數(shù)字化服務機構的人員數(shù)量與素質、技術與管理水平、設施與設備狀況能夠滿足擬承擔項目的要求。

　　3.6數(shù)字化服務機構必須制訂并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制訂并執(zhí)行檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規(guī)范和管理制度。

　　3.7數(shù)字化服務機構應建立安全崗位責任制，配備專人負責安全保密工作。

　　3.8數(shù)字化服務機構應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內容和其他安全保密責任、義務。安全保密協(xié)議應報送檔案部門備案。

　　3.9數(shù)字化服務機構必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。

　　4.數(shù)字化場所的安全管理

　　4.1數(shù)字化加工場所一般設在檔案部門獨立、可封閉的建筑內。

　　4.2數(shù)字化加工場所應符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

　　4.3數(shù)字化加工場所應配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務器、數(shù)據(jù)導出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應由檔案部門專人負責，數(shù)字化加工場所設于檔案部門之外的，檔案部門應定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務機構應將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月；檔案部門應定期對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。

　　4.4數(shù)字化加工場所應配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。

　　4.5數(shù)字化加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設備的無線網(wǎng)絡功能，并定期進行相關檢測。

　　4.6數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機、攝像機、手機、錄音機、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設備和各類移動存儲介質；嚴禁擅自將數(shù)字化加工場所內的物品帶離現(xiàn)場。

　　4.7工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴禁無關人員進入數(shù)字化加工場所。

　　4.8工作人員不得在數(shù)字化加工場所內從事與數(shù)字化無關的活動，嚴禁在數(shù)字化加工區(qū)內喝水、進食、吸煙等，嚴禁攜帶火種進入數(shù)字化加工場所。

　　4.9檔案部門和數(shù)字化服務機構應指定有關人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進行巡查，確保有關數(shù)字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實貫徹和執(zhí)行。

　　5.數(shù)字化加工設備、網(wǎng)絡環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

　　5.1檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關設備，使用數(shù)字化服務機構設備的，檔案部門應當對其進行必要的安全檢查。

　　5.2檔案數(shù)字化加工使用的計算機、掃描儀等設備，必須采用技術手段或專業(yè)物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅接口等，封閉的裝置或端口要定期進行檢查。

　　5.3檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡監(jiān)控軟硬件必須使用通過國家安全認證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計算機不允許安裝任何與加工無關的軟件。

　　5.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡要與其他網(wǎng)絡物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備。

　　5.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡環(huán)境中應配備具有權限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的數(shù)字化加工安全保護系統(tǒng)，準確記錄授權用戶的訪問行為、設備接入和電子檔案信息流向等信息。

　　5.6檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應具備流程定義、任務分配、過程跟蹤、質量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設置管理員、保密員、審計員，實行“三員分離”。

　　5.7檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計算機等設備的硬盤、移動存儲介質以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設備，并逐一進行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴禁擅自帶走。

　　5.8用于檔案數(shù)字化加工的設備和存儲介質嚴禁與其他設備和存儲介質交叉使用，非數(shù)字化專用的設備和存儲介質嚴禁帶入數(shù)字化加工場所。

　　5.9檔案數(shù)字化過程中使用的移動存儲介質和刻錄設備應由檔案部門指定專人保管，并對使用情況進行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應相對集中。檔案部門應指定專人負責移動存儲介質數(shù)量的清點，數(shù)字化服務機構完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質（包括損壞的數(shù)據(jù)介質）應及時交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。

　　5.10檔案數(shù)字化設備和存儲介質不得擅自送外維修，必須送外維修的應辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場監(jiān)督。

　　5.11處理尚未開放檔案的信息設備的管理和使用應符合國家有關秘密載體管理和使用的相關規(guī)定。

　　6.檔案實體的安全管理

　　6.1檔案部門要對擬數(shù)字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理，檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要的記錄或標示。

　　6.2檔案部門人員應按照工作計劃分批調檔，并與數(shù)字化服務機構的檔案接收人員進行清點、核對，雙方確認準確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內容、數(shù)量、狀況、交接時間和經(jīng)辦人等。

　　6.3檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關規(guī)定進行處罰，并進行修復和登記。需要拆裝檔案時，應盡可能地保持檔案原貌。

　　6.4檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號、加工工序、設備編號、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應與檔案實體同步流轉。

　　6.5檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標識且無解密標識的檔案，數(shù)字化外包服務機構應停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

　　6.6正在進行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。

　　6.7數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫。對于離庫時間較長或有蟲霉隱患的檔案，應進行消毒殺蟲處理。7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設備處理的安全管理

　　7.1檔案數(shù)字化任務完成后，檔案部門應組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質（如存儲介質、移動介質、備份介質等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進行安全保密專項驗收；凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的，不得對項目進行總體驗收。

　　7.2檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

　　7.3檔案數(shù)字化任務完成后，數(shù)字化服務機構應會同檔案部門拆除其自帶加工設備中的硬盤等存儲介質，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動存儲介質一起移交給檔案部門，并辦理相關移交手續(xù)。

　　7.4檔案數(shù)字化任務完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對數(shù)字化服務機構所用的設備進行檢查，以確保其設備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

　　7.5數(shù)字化服務機構應將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項目檔案內容進行管理。