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材料整理和檔案掃描

時間:2023-03-15 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  材料整理和檔案掃描

  材料整理和檔案掃描是指對一些雜亂無章的文件、資料、照片等進行分類整理和數(shù)字化處理,以方便管理和使用。

  材料整理的步驟通常包括以下幾個方面:

  1.收集所有需要整理的材料:將所有需要整理的文件、照片、資料等收集到一起,方便統(tǒng)一管理。

  2.分類整理:根據(jù)不同的類別對材料進行分類整理,例如按照時間、主題、類型等方式分類,將其放入不同的文件夾或盒子中。

  3.清理整理:對于一些無用或重復的材料進行清理,保留重要的資料并且將其整理到一個位置上。

  4.標注命名:對于每個文件夾或盒子進行標注命名,方便查找和使用。

  而檔案掃描則是將整理好的材料進行數(shù)字化處理,以方便存儲和使用。具體步驟如下:

  1.準備掃描儀:將掃描儀連接到電腦上,并進行相關設置。

  2.掃描材料:將整理好的材料逐一放入掃描儀中進行掃描,注意掃描質(zhì)量的清晰度和文件格式的選擇。

  3.命名存儲:對于每個掃描的文件進行命名,并存儲到指定的文件夾中,以便查找和使用。

  4.備份存儲:對于掃描好的文件進行備份存儲,以防數(shù)據(jù)丟失。

  材料整理和檔案掃描的工作量較大,需要耐心和細心的處理。但是,通過數(shù)字化處理,可以讓材料的使用更加方便和快捷,提高工作效率。

材料整理和檔案掃描

  檔案整理員掃描業(yè)務文件是什么

  檔案整理員掃描業(yè)務文件是檔案掃描整理工作。檔案館(室)對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項業(yè)務,是檔案管理中的一項基礎工作。認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案工作的法律法規(guī)及有關政策。制定檔案的工作計劃,進行工作總結,指導,監(jiān)督,檢查。

  按照《檔案管理工作規(guī)范條例》,負責對各類檔案的接收,分類,編目,編制,檢索工具進行科學的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進行登記,并負責定期追還歸檔,確保檔案齊全,完整。按照《檔案庫房管理制度》要求,做好八防工作,定期檢查舊檔案,確保檔案材料安全。積極開展檔案知識宣傳工作,增強全體干部職工的檔案意識。

  對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理。積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作,不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。樹立和加強保密觀念,做好文件,資料,檔案的保密,保管工作。

  檔案掃描員的具體工作是什么

  主要工作流程

  一、檔案工作《商業(yè)城、物業(yè)檔案管理辦法》

  合同部分:

  1.責任人:人事行政部是合同的主管部門,檔案員為合同歸檔管理的負責人。

  2.合同管理:責任部門簽訂的合同移交給人事行政部,合同要做隨時歸檔、整理編號及按照《檔案管理辦法》由行政部領導審批借閱。

  3.目標及注意事項:合同要及時歸檔、文件完整,分類準確,查閱快捷、方便。合同文件嚴禁任何人復印。

  小商戶檔案部分:

  1.責任人:營運一、二部為小商戶檔案的主管責任部門,人事行政部對小商戶檔案進行統(tǒng)一管理,檔案員為小商戶檔案的管理責任人。

  2.小商戶管理:每周周一人事行政部到營運一、二部歸檔小商戶檔案,并整理到每戶一份的小商戶檔案內(nèi)。員工可隨時查閱小商戶檔案,如需復印時需經(jīng)過人事行政部領導審批方可復印。

  3.目標及注意事項:文件完整,目錄清晰,退鋪的商戶需把檔案重新整理、分類用檔案袋封存。

  竣工檔案及圖紙部分:

  1.責任人:地產(chǎn)工程部為檔案的形成移交部門,人事行政部為檔案的責任部門,檔案員為責任人。

  2.檔案的管理:項目完工后由地產(chǎn)工程部移交商業(yè)城的項目竣工檔案及竣工圖紙(現(xiàn)正在移交中),移交完的檔案整理、編號、形成電子目錄,按照《檔案管理辦法》借閱。

  3.目標及注意事項:查找方便,對借閱的檔案及時跟蹤,保持原有檔案的完整性。

  寫字間、公寓業(yè)主資料部分:

  1.責任人:物業(yè)管業(yè)部、工程部為檔案的主管部門,人事行政部為檔案的責任部門,檔案員為責任人。

  2.資料管理:業(yè)主資料收集完整后移交給人事行政部,人事行政部負責歸檔、

  管理。

  3.目標:便于查找及對外保密工作。

  電子文檔部分:

  1.責任人:商業(yè)城、物業(yè)各部門為檔案形成移交部門,人事行政部為檔案的責任部門,檔案員為責任人。

  2.電子文檔的管理:人事行政部每半年對各部門電腦內(nèi)的文件進行備份一次,離職員工、崗位調(diào)動員工內(nèi)的資料由職位變動時備份。由人事行政部統(tǒng)一管理,電子文檔的復制由領導簽字批準后,以人事行政部實施。

  3.目標及注意事項:及時歸檔,使用時由人事行政部監(jiān)督復制。

  其它文件:

  1.責任人:商業(yè)城、物業(yè)各部門,人事行政部為檔案的責任部門,檔案員為責任人。

  2.文件管理:各部門形成的文件由人事行政部每年統(tǒng)一歸檔一次。整理、編號。

  3.目標及注意事項:分類管理方便查找。

  二、保險工作:《保險申報、理賠工作流程》

  1.責任人:人事行政部責任商業(yè)城、物業(yè)的保險報險、理賠工作,營運部責任小商戶的保險理賠工作。發(fā)現(xiàn)險情的第一人為報險第一人。

  2.保險的管理工作:發(fā)現(xiàn)險情的第一人,將險情嚴重程度告知主管副總/總經(jīng)理及報保責任人。責任人接到報險后聯(lián)系責任部門、安管部到現(xiàn)場查看,由責任人統(tǒng)一向保險工作報險等待保險出險,由責任人協(xié)調(diào)責任部門及保險直至保險賠付。

  3.目標及注意事項:保險工作努力將所受到的損失降到最小。注意:險情發(fā)生時應及時通知責任人報險,保持現(xiàn)場,留存保險證據(jù)。

  三、總值巡場記錄的跟蹤

  1.責任人:人事行政部為總值班巡場的協(xié)調(diào)、跟蹤部門。

  2.巡場的管理:人事負責對商業(yè)城、物業(yè)總值人員排班,每晚5:00由總值班組織,人事政部協(xié)調(diào)巡場,告知責任部門,并對巡場的內(nèi)容進行跟蹤落實。

  3.目標及注意事項:把問題及時反饋各部門,跟蹤落實完成情況。對有規(guī)律,經(jīng)常發(fā)生的問題匯總。

  四、部分證件的年檢工作

  1.責任人:對人事行政部的部門證件的年檢工作(物業(yè)資質(zhì)證書、排污費、污水處理費、物業(yè)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照等)

  2.按照政府部門的有關規(guī)定及時參加年檢工作。

  3.目標:及時年檢,保持證件的有效性。

  五、考核管理工作:

  1.對商業(yè)城、物業(yè)各部門進行檔案的考核工作。

  2.對商業(yè)城、物業(yè)各部門進行員工工裝及工裝佩帶情況的考核工作。

  六、寫字間、公寓的交樓工作:

  1.責任人:物業(yè)管業(yè)部為交樓工作的主管部門,人事行政部為物業(yè)合同簽訂、資料收取的責任部門。

  2.主要流程:由售樓員帶業(yè)主去財務辦理完手續(xù)后,到人事行政部辦理銷售單、采暖認證單、維修基金收票,簽訂物業(yè)服務管理合同。增寫業(yè)主資料卡。

  3.目標及注意事項:非正常出庫要有財務負責人簽字,所有證件必須齊全,方能出庫。

  七、外出登記臺帳的管理:

  1.責任人:人事行政部為外出臺帳的責任部門。

  管理:辦公人員外出需登記外出臺帳,內(nèi)容要清楚,項目要完整,人事行政部

  檔案掃描

  檔案掃描(也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務等)是近幾年才興起的一項服務形式,隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的要求,要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用,檔案掃描順應了這一潮流,并在這幾年內(nèi)快速興起。

  檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術、OCR識別和文檔管理等技術,可以將數(shù)以萬計的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉(zhuǎn)換成電子化(數(shù)字化)文本、影像,并實現(xiàn)信息高速檢索。

  檔案掃描流程

  相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復雜得多,必須建立起一套工作流程和技術規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化,并為今后技術的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié):

  文檔掃描

  批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。

  圖像處理

  對圖像進行去歪斜,黑點、黑邊等操作。

  提取有效信息

  對圖像中有用的信息進行提?。ɡ肙CR技術),有用的信息我們一般稱之為關鍵字或索引值(如一份保險單中,受益人的姓名,身份證號都是關鍵字),這些關鍵字在查詢時輸入,極方便的查詢出這份保險單。

  管理和利用

  通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件,如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”,就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理,查詢利用就非常的方便了。

  檔案管理有哪些流程

  1、收集檔案:檔案的前身是文件,而文件是隨著工作活動分散而形成的,為便于將來使用,需要挑選散亂的文件,選擇其中重要部分集中保存,以便將來利用,從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程,是檔案工作的起點。

  2、檔案整理:檔案工作人員拿到檔案后,首先要把檔案歸類,包括歸檔編號,歸檔頁碼,撕開粘貼頁,頁號寫錯,重新編號,對可拆訂的文件做拆訂處理,以便在掃描時進行分批處理。

  如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,應作相應的處理;如果文件有破損,應首先進行技術修復,并做好標注;對破損嚴重無法修復掃描的文件,要做好區(qū)分標注。

  3、檔案鑒定:隨著檔案數(shù)量的不斷增加,一些檔案失去了保存價值,為了防止龐雜,需要剔除那些失去保存價值的檔案,同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值,以實現(xiàn)檔案的分級保管,發(fā)揮重要檔案的作用,從而形成檔案鑒定工作。

  4、影像檢查與處理:

  掃描儀完成后,采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致,有無漏掃、重張等現(xiàn)象,圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量,并及時進行調(diào)整,保證圖像順序正確。

  5、完整的OCR識別:

  若項目需要實現(xiàn)全文檢索,則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進行全文OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求,還需另加手工校對,校對結束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式,可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。

  6、提供利用:保存檔案的目的是為各項工作提供服務,充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮,需要開辟各種途徑,采取各種形式、方式,將檔案的利用方法介紹給利用者,從而形成對檔案的利用。

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