監(jiān)理檔案管理的重要性

　　監(jiān)理檔案管理是檔案管理的一個重要組成部分，它是檔案管理的重要組成部分，是組織管理的重要保障。它是檔案管理的基礎，是組織管理的重要保障，是檔案管理的基礎，是組織管理的重要保障。

　　監(jiān)理檔案管理的重要性在于它可以有效地幫助組織管理者掌握企業(yè)的經營情況，提高企業(yè)的經營效率，提高企業(yè)的經營管理水平，提高企業(yè)的經營管理水平，實現企業(yè)的經營發(fā)展目標。

　　監(jiān)理檔案管理可以把企業(yè)的運營情況和經營狀況及時準確地反映出來，為管理者提供準確的參考檔案，使管理者可以及時準確地制定合理的經營管理措施，有效地管理企業(yè)的經營活動，實現企業(yè)的經營發(fā)展目標。

　　此外，監(jiān)理檔案管理還可以有效地幫助企業(yè)改善管理水平，提高企業(yè)績效，實現企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。它可以把企業(yè)管理中的問題及時發(fā)現出來，幫助企業(yè)及時制定相應的改進措施，從而提高企業(yè)的管理水平和績效。

　　檔案管理的重要性如下：

　　1、檔案管理是行政管理工作的一部分，它為企業(yè)的各項規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據，況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據。

　　2、檔案詳細真實地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務往來，它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務記錄為企業(yè)的管理提供了各種管理數據，各種項目上的檔案整理會給整個企業(yè)的運營提供了促進的作用，也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。

　　3、檔案是與企業(yè)文化息息相關的，它是企業(yè)文化的重要組成部分，它見證著企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展做好記錄；同時它也是企業(yè)精神文化與價值觀的一種體現，記錄著企業(yè)的各種文化氛圍，一張張真實的照片，一段段真實的影像，都是企業(yè)真實的回憶，也是企業(yè)員工的珍貴經歷，它凝聚著企業(yè)的向心力，因此它在企業(yè)文化中有著無可取代的作用。

　　4、檔案的真實性決定了它是證據提供的有力數據，它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業(yè)務活動，是最真實的反映者，它能保護企業(yè)與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責任更加明確，減少不必要的糾紛。

　　5、檔案其實是一種教育資源，它在企業(yè)對員工進行培訓時可以用作教材與參考檔案，只因它是真實的記錄和反映，它對比其他的檔案來說更加具有說服力，也更能讓人信服，尤其是其中記錄的真實案例。

　　擴展檔案：

　　一、檔案管理的性質

　　檔案管理是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。

　　但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。

　　在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。

　　由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

　　進行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。

　　1、維護完整有兩方面的含義：

　　一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；二是從質量上要保持檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。

　　2、維護安全也有兩方面的含義：

　　一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；二是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。

　　檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

　　二、檔案管理的作用

　　檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

　　檔案工作的重要性和意義是什么?

　　正因為檔案具有歷史的再現性，形式多樣的檔案才具有查考價值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關鍵所在，檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項無形的寶貴財富，因此檔案管理工作是維護歷史真實面貌的重要事業(yè)，使瞬間變?yōu)橛篮?，為我們研究歷史現象，準確掌握歷史發(fā)展規(guī)律，服務社會發(fā)展提供了堅實的基礎。

　　做好檔案工作是一個社會、國家健康發(fā)展的需要，檔案管理是每一個單位管理工作的重要一部分，是提高單位工作質量和效率的重要條件，是對歷史的真實記錄，為促進科學發(fā)展提供了第一手檔案，是進行科學管理，制定發(fā)展的好教材，為科學發(fā)展奠定了堅實基礎。

　　檔案與人類文明的產生和發(fā)展相伴隨，檔案工作是維護歷史真實面貌，功在當代，利在千秋的偉大事業(yè)。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能替代的作用，具有特殊的作用。特別是當今社會日新月異，各項建設如火如荼，通過對檔案的研究和發(fā)掘我們可以更好的促進社會經濟全面發(fā)展，使我們在工作中少走和不走彎路。

　　檔案管理的意義作用目的

　　檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。

　　包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的作用：

　　1、保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。

　　2、為了更好地適應社會的利用需要，服務于社會。

　　3、檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，維護檔案的真實性。

　　4、不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，

　　5、檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。

　　對監(jiān)理檔案的四個重要要求是

　　一、監(jiān)理檔案的分類

　　按施工階段監(jiān)理檔案來源大致可以分為三大類：

　　第一類，即建設工程的基本文件。

　　第二類，即施工單位報審的各類報表及附件。

　　第三類，即項目監(jiān)理機構在施工監(jiān)理過程中完成的各種檔案。

　　第一類檔案主要來源于建設單位。主要包括：各類合同;勘察設計文件及圖紙等。這些檔案主要是原件，項目監(jiān)理機構要及時收集并妥善保存.

　　第二類主要來自施工單位報審的各類報表及附件。主要包括：質量、安全驗收以及進度、費用審核表格。這些檔案由施工單位提供，檔案員要根據施工進度督促監(jiān)理人員及時簽審歸檔。

　　第三類主要是現場項目監(jiān)理機構在施工監(jiān)理過程中完成的各種檔案。主要包括：監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理實施細則;旁站方案;安全監(jiān)理方案;監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單;旁站記錄;實測實量;會議紀要;監(jiān)理月報;工程質量評估報告;專題報告;監(jiān)理日記;監(jiān)理工作總結等。此外，還有上級主管部門以及制度規(guī)定要求提供的一些臺帳等。這部分檔案由項目部編寫、紀錄、傳遞、整理歸檔。

　　二、監(jiān)理檔案員基本要求

　　應掌握以下的知識：

　　(1)了解建設工程的基本建設程序，加深對工程建設的理解，從而知道自己處理的是什么檔案，有什么用處，檔案之間有什么關系，以便清楚掌握檔案管理工作。

　　(2)了解監(jiān)理檔案、施工技術檔案、基建檔案;掌握檔案分類的基本方法;熟悉《建設工程文件歸檔規(guī)范》關于工程文件的立卷、歸檔、驗收與移交的規(guī)定及建設工程文件歸檔范圍，以便能指導施工承包單位的施工技術檔案技術整理工作。

　　(3)掌握《建筑工程施工質量統(tǒng)一驗收標準》的基本內容，理解工程驗收的幾個驗收層次的概念及其關系;掌握各個層次質量驗收地的合格條件;掌握分項、分部工程的劃分標準和質量驗收的程序。

　　(4)了解與《統(tǒng)一標準》配套的專業(yè)工程施工質量驗收規(guī)范的有關內容，材料、構配件驗收試驗、工程檢測等的有關規(guī)定。

　　(5)掌握一定的文秘知識，具備一定的文字能力;熟悉電腦操作和有關軟件;對信息化管理有一定的理解;有一定的組織能力和協(xié)調技能。

　　三、監(jiān)理檔案的管理要求

　　(一)項目監(jiān)理機構應建立完善監(jiān)理文件檔案管理制度，宜設專人管理文件檔案，做到“明確責任，專人負責”。

　　(二)項目監(jiān)理機構應及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件檔案。監(jiān)理人員應及時分類整理自己負責文件檔案，并移交由總監(jiān)理工程師指定的專人進行管理，監(jiān)理文件檔案應準確、完整。

　　(三)項目監(jiān)理機構收集歸檔的監(jiān)理文件檔案應為原件，若為復印件，應加蓋報送單位印章，并由經手人簽字，注明日期和原件存放處。

　　(四).監(jiān)理文件檔案涉及的有關表格應采用統(tǒng)一表式，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(五).項目監(jiān)理機構宜采用信息技術進行監(jiān)理文件檔案管理。

　　四、監(jiān)理檔案的分冊管理依據

　　1、《河北省建設工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點》把監(jiān)理檔案按六冊分類整理。

　　2、建設工程監(jiān)理規(guī)范GB/T50319--2013

　　發(fā)布:2013年5月13日實施：2014年3月1日

　　3、建設工程監(jiān)理工作標準DB13(J)/T161--2014

　　發(fā)布:2014-06-25實施：2014-08-01

　　第一冊(共7項內容)

　　1、委托監(jiān)理合同(實行監(jiān)理招標的應附監(jiān)理中標通知書);工程監(jiān)理單位營業(yè)執(zhí)照及資質證書復印件蓋監(jiān)理單位公章。

　　2、施工合同(含各類合同，如分包合同等)

　　3、建設工程監(jiān)理備案表

　　4、施工許可證

　　5、項目監(jiān)理機構組織形式、總監(jiān)理工程師任命書(A.0.1)及監(jiān)理機構監(jiān)理人員資格證書。證書復印件加蓋監(jiān)理單位公章。

　　6、合同爭議處理意見

　　7、合同變更檔案

　　第二冊(共8項內容)

　　l、勘察設計文件

　　2、設計交底與圖紙會審會議紀要

　　3、工程變更單(C.0.2)

　　4、工程開工報審表(B.0.2)工程開工令(A.0.2)工程暫停令(A.0.6)工程復工報審表(B.0.3)

　　5、施工組織設計/(專項)施工方案報審表(B.0.1)

　　6、分包單位資格報審表(B.0.4)

　　7、施工機械和設施/計量設備報審表(B.0.8)

　　8、試驗室報審表(B.0.6)

　　第三冊(共14項內容)

　　1、監(jiān)理規(guī)劃

　　2、監(jiān)理實施細則

　　3、監(jiān)理月報

　　4、單位工程竣工驗收報審單(B.0.12)

　　5、工程質量評估報告

　　6、監(jiān)理工作總結

　　7、第一次工地會議及第一次工地會議印模簽名字樣留存表(C.0.4)、監(jiān)理例會

　　8、工程質量事故報告單

　　9、工程質量事故處理方案報審

　　10、監(jiān)理工作聯(lián)系單(C.0.1)

　　11、監(jiān)理通知單(A.0.3)監(jiān)理通知/工程質量整改通知回復單(B.0.11)

　　12、工程質量整改通知單(A.0.4)監(jiān)理通知/工程質量整改通知回復單(B.0.11)

　　13、施工單位申請表

　　14、監(jiān)理日志

　　第四冊(共5項內容)

　　l、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)

　　2、工程材料、構配件、設備報審(B.0.7)

　　(有見證取樣送檢檔案的附在相應的報審表后)

　　3、報審、報驗單(B.0.9)

　　4、分部工程報驗單(B.0.10)

　　5、旁站記錄(A.0.7)

　　第五冊(共6項內容)

　　l、工程款支付報審表(B.0.13)

　　2、工程款支付證書(A.0.9)

　　3、索賠意向通知書(C.0.4)

　　4、費用索賠報審表(B.0.15)

　　5、施工進度計劃報審表(B.0.14)

　　6、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)

　　第六冊(共5項內容)

　　l、監(jiān)理臺帳

　　2、收、發(fā)文登記表

　　3、工程檔案的照片及聲像檔案

　　4、其它監(jiān)理檔案(含工程質量保修期的監(jiān)理檔案)

　　5、D類表(項目監(jiān)理機構考核評價用表)(建設工程監(jiān)理工作標準DB13(J)/T161-2014)

　　五、監(jiān)理檔案的移交

　　依據：《河北省建設工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點》

　　需向檔案部門提交歸檔的監(jiān)理檔案

　　1、工程開工報審表(B.0.2)

　　2、工程復工報審表(B.0.3)

　　3、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)

　　4、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)

　　5、工程材料、構配件、設備報審(B.0.7)

　　6、工程質量事故報告單;

　　7、工程質量事故處理方案報審表;

　　8、工程暫停令(A.0.6)

　　9、工程質量整改通知單(A.0.4)

　　10、監(jiān)理規(guī)劃

　　11、監(jiān)理實施細則

　　12、合同爭議處理意見

　　13、合同變更檔案

　　14、工程質量評估報告

　　15、監(jiān)理工程總結

　　16、工程變更單(C.0.2)

　　17、法律、法規(guī)所規(guī)定的歸檔檔案