監(jiān)理單位檔案資料管理制度

　　一、編制目的

　　本制度旨在規(guī)范監(jiān)理單位檔案資料管理，保障檔案資料的完整性、真實性、及時性，為監(jiān)理單位的日常管理和經(jīng)營活動提供可靠的依據(jù)。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于監(jiān)理單位的檔案資料管理。

　　三、檔案資料管理

　　1、編制規(guī)范

　?。?）檔案資料的編制、存儲、保管、使用、查閱、借閱、復(fù)制、銷毀等應(yīng)按照有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　（2）檔案資料的編制應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，編碼標準化，內(nèi)容完整，格式統(tǒng)一，清晰明了，便于管理和查閱。

　?。?）檔案資料的存儲應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，以確保資料的完整性、真實性和及時性。

　　2、整理規(guī)范

　?。?）檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的分類、編號和時間順序排列，以便于管理和查閱。

　?。?）檔案資料的保管應(yīng)采取合理的措施，以確保資料的安全。

　　3、使用規(guī)范

　?。?）檔案資料的使用應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進行。

　?。?）檔案資料的查閱、借閱、復(fù)制應(yīng)經(jīng)批準，并嚴格按照規(guī)定的程序進行。

　　（3）檔案資料的銷毀應(yīng)經(jīng)批準，并嚴格按照規(guī)定的程序進行。

　　四、監(jiān)督檢查

　　1、監(jiān)督檢查應(yīng)定期進行，以確保檔案資料的正確使用、完整性、真實性和及時性。

　　2、檢查結(jié)果應(yīng)及時記錄，并及時報告相關(guān)部門。

　　3、對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時糾正，以確保檔案資料的正確使用、完整性、真實性和及時性。

　　五、責任追究

　　1、監(jiān)理單位應(yīng)負責檔案資料的編制、存儲、保管、使用、查閱、借閱、復(fù)制、銷毀等管理工作，并對檔案資料的完整性、真實性和及時性負責。

　　2、對違反本制度的行為，應(yīng)依照有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和國家有關(guān)規(guī)定進行追究。

　　求監(jiān)理資料管理制度及落實的措施？

　　《監(jiān)理資料管理制度》要點：

　?。ㄒ唬?、城建檔案管理規(guī)定

　　1、《統(tǒng)一用表》必須采用碳素黑色墨水填寫或黑色碳素印墨打印，采用復(fù)寫的應(yīng)使用單面碳素復(fù)寫紙，填寫或打印的首份用于上交城建檔案館；

　　2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽。項目總監(jiān)或總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師蓋執(zhí)業(yè)注冊章，單位簽署欄應(yīng)采用單位注冊全稱并加蓋公章；

　?。ǘ⑹瘴某绦?/p>

　　來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔

　　1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；

　　2、按照文件規(guī)定的分類，屬于同類編號的文件登記在一張表上。

　　（三）、資料員務(wù)必將文件分以下五種情況及時處理

　　第一種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→返回發(fā)文單位

　　第二種文件：業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉(zhuǎn)發(fā)的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）傳閱→項目總監(jiān)(總監(jiān)代表)批準→轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位

　　第三種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→蓋章→返回發(fā)文單位

　　第四種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→歸檔

　　第五種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復(fù)函件。

　　專業(yè)簽閱→歸檔

　?。ㄋ模l(fā)文程序擬稿→審稿→簽發(fā)

　　1、會議紀要由項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）指定擬稿人；

　　2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；

　　3、根據(jù)授權(quán)，發(fā)文內(nèi)容必須通過項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核后才能定稿；

　　4、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)蓋章簽字后,方可發(fā)出；

　　5、轉(zhuǎn)發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉(zhuǎn)出。

　?。ㄎ澹?、收、發(fā)文登記

　　1、收文和發(fā)文分開登記；

　　2、按資料分類，屬于同類編號的登記在一起；

　　3、經(jīng)濟簽證獨立登記；

　　4、工程變更獨立登記（總監(jiān)登記）；

　　5、多個單位工程的項目、多個分段的市政工程，項目總監(jiān)根據(jù)實際情況制定收、發(fā)文登記和歸檔方案。

　?。?、資料收集

　　資料收集范圍：政府部門、業(yè)主、各參建單位、設(shè)備材料供應(yīng)商、項目周邊情況資料、本以及監(jiān)理小組資料。

　　（七）、資料編號

　　1、城建檔案和統(tǒng)一規(guī)定資料編號為：A承建商類、B監(jiān)理類、C監(jiān)理內(nèi)部使用類、D勘察設(shè)計類、E業(yè)主類；

　　2、各工程項目發(fā)文和收文統(tǒng)一編號如下：

　?。?）、發(fā)文編號：采用MMi-Ni-XX形式；

　　MM:表示工程項目名稱漢語拼音的字頭。如“HW”表示“華為”,“i”表示棟號或區(qū)段號；

　　Ni:表示政府和統(tǒng)一管理的資料分類號。如“B4”表示“開工令”,“C2”表示“工程進度跟蹤表”；

　　XX:表示流水號。如1，2，3，……N。

　　（2）、收文編號：按城建檔案規(guī)定的分類，屬于同類編號的登記在一起，然后按照收文順序編寫流水號；

　　3、若項目有多個單位工程或區(qū)段，將資料按驗收棟號或區(qū)段分開后再編號。

　?。ò耍①Y料歸檔

　　1、按A、B、C、D、E分五大類分別歸檔；

　　2、每大類采用統(tǒng)一制作的樣板文件夾按分類編號分開；

　　3、上交檔案館的資料由資料員協(xié)助工地資料員按照檔案館的要求整理、歸檔。

　?。ň牛?、向移交資料

　　分類→裝訂→上交

　　1、每月上交歸檔資料（見附表），按照城建檔案和的規(guī)定劃分為：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大類，分別裝訂成冊；

　　2、每月28日前須將本月資料整理好上交；

　　3、現(xiàn)場資料員向上交資料時，應(yīng)填好“資料目錄”表，并由交接人簽字。

　?。ㄊ?、監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)監(jiān)理臨時移交

　?。ㄊ唬⑾驒n案館移交資料

　?。ㄊ①Y料借閱

　?。ㄊ?、資料信息化管理

　　通過計算機完成的資料都必須拷貝存盤，月底與資料一起上交。

　　（十四）、資料保管

　　1、資料員負責好資料的防盜、防腐、防丟、防潮工作；

　　2、監(jiān)理小組常用的資料，應(yīng)自留復(fù)印件或拷貝保存，以備查閱。

　?。ㄊ澹?、失效資料處理

　　工程竣工后項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）負責將剩余的資料上交。

　　（十六）、總監(jiān)、資料員的責任

　　總監(jiān)對監(jiān)理資料的管理負監(jiān)督和管理責任。

　　建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設(shè)監(jiān)理檔案，是指我所在對受托建設(shè)項目實施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動成果和智慧結(jié)晶，也是我所對監(jiān)理的建設(shè)項目實施專業(yè)化管理和科學控制的真實記錄。它對我所的業(yè)務(wù)拓展和進一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項目監(jiān)理機構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項目監(jiān)理機構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責任人是項目總監(jiān)理工程師。項目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項目竣工驗收后的一個月內(nèi)，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“資料”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示?！?”代表工程準備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯數(shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項下的分項，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實施細則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件，均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下：

　　1工程項目監(jiān)理機構(gòu)及負責人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測設(shè)計文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；

　　6分包單位資格報審表；

　　7設(shè)計交底及圖紙會審會議紀要；

　　8施工組織設(shè)計（方案）、專項施工方案、安全施工組織設(shè)計報審表；

　　9工程開工/復(fù)工報審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測量核驗資料；

　　11工程進度計劃及控制資料；

　　12工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗資料；

　　13施工試驗資料；

　　14設(shè)計變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗收記錄；

　　16工程計量單和工程支付證書；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀要、往來函件；

　　18各種報驗申請表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報；

　　20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件；

　　21檢驗批、分項（子分項）、分部（子分部）、單位工程的驗收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結(jié)算審核意見書；

　　24工程項目施工質(zhì)量評估報告等專題報告；

　　25監(jiān)理工作總結(jié)；

　　26鑒于每個項目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

　　第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導批準并登記造冊，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案資料，須持單位介紹信，并經(jīng)所主管領(lǐng)導批準。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時，須經(jīng)所主管領(lǐng)導批準。

　　監(jiān)理單位檔案資料管理制度

　　《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）

　　關(guān)于發(fā)布國家標準《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的通知

　　建標[2002]8號

　　根據(jù)我部“關(guān)于印發(fā)《二000至二00一年度工程建設(shè)國家標準制訂、修訂計劃》的通知”（建標[2001]87號）的要求，由建設(shè)部會同有關(guān)部門共同制訂的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，經(jīng)有關(guān)部門會審，批準為國家標準，編號為GB/T50328-2001，自2002年5月1日起施行。

　　本規(guī)范由建設(shè)部負責管理，建設(shè)部城建檔案工作辦公室負責具體技術(shù)內(nèi)容的解釋，建設(shè)部標準定額研究所組織中國建筑工業(yè)出版社出版發(fā)行。

　　中華人民共和國建設(shè)部

　　2002年1月10日

　　前言

　　本規(guī)范是根據(jù)我部“關(guān)于印發(fā)《二000至二00一年度工程建設(shè)國家標準制訂、修訂計劃》的通知”（建標[2001]87號）的要求，由建設(shè)部城建檔案工作辦公室會同有關(guān)城建檔案館共同編制而成的。

　　在編制過程中，規(guī)范編制組開展了專題研究，進行了比較廣泛的調(diào)查研究，總結(jié)了多年來建設(shè)工程文件歸檔整理工作的經(jīng)驗，參考中華人民共和國國家標準GB/T11822-2000《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，并以多種方式廣泛征求了全國有關(guān)單位的意見，對主要問題進行了反復(fù)修改，最后經(jīng)審定定稿。

　　本規(guī)范主要規(guī)定的內(nèi)容有：工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求，工程文件的立卷，工程文件的歸檔，工程檔案的驗收與移交。

　　本規(guī)范將來可能需要進行局部修訂，有關(guān)局部修訂的信息和條文信息將刊登在《工程建設(shè)標準化》雜志上。

　　為了提高本規(guī)范質(zhì)量，請各單位在執(zhí)行本規(guī)范的過程中，注意總結(jié)經(jīng)驗，積累資料，隨時將有關(guān)的意見和建議寄行為表現(xiàn)建設(shè)部城建檔案工作辦公室（地址：北京三里河路9號，郵編：100835），以供今后修訂時參考。

　　本規(guī)范主編單位：建設(shè)部城建檔案工作辦公室。

　　本規(guī)范參編單位：北京市城建檔案館、南京市城建檔案館、重慶市城建檔案館、廣州市城建檔案館。

　　本規(guī)范主要起草人：王淑珍、姜中橋、蘇文、周健民、周漢羽、蔡艷紅。

　　1總則

　　1.0.1為加強建設(shè)工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗收標準，建立完整、準確的工程檔案，制定本規(guī)范。

　　1.0.2本規(guī)范適用于建設(shè)工程文件的歸檔整理以及建設(shè)工程檔案的驗收。專業(yè)工程按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　1.0.3建設(shè)工程文件的歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行現(xiàn)行有關(guān)標準的規(guī)定。

　　說明：1.0.3建設(shè)工程文件歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000)、《技術(shù)制圖復(fù)制的折疊方法》（GB/10609.3-89）等規(guī)范的規(guī)定。電子文件和聲像檔案的歸檔整理，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2術(shù)語

　　2.0.1建設(shè)工程項目（construction project）

　　經(jīng)批準按照一個總體設(shè)計進行施工，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的工程基本建設(shè)單位。它由一個或若干個具有內(nèi)存聯(lián)系的工程所級成。

　　2.0.2單位工程（single project）

　　具有獨立的設(shè)計文件，竣工后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項目的組成部分。

　　2.0.3分部工程（subproject）

　　單位工程中可以獨立組織施工的工程。

　　2.0.4建設(shè)工程文件（construction project document）

　　在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。

　　2.0.5工程準備階段文件（seedtime document of a construction project）

　　開程開工以前，在立頂、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標等工程準備階段形成的文件。

　　2.0.6監(jiān)理文件（project management document）

　　監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。

　　2.0.7施工文件（constructing document）

　　施工單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。

　　2.0.8竣工圖（as-build drawing）

　　工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣。

　　2.0.9竣工驗收文件（handing over document）

　　建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。

　　2.0.10建設(shè)工程檔案（project archive）

　　在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。

　　2.0.11案卷（file）

　　由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

　　2.0.12立卷（filing）

　　按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類的整理成案卷，亦稱組卷。

　　2.0.13歸檔（putting into record）

　　文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。

　　說明：2.0.13對一個建設(shè)工程而言，歸檔有兩方面含義：一是建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機構(gòu)移交；二是勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。

　　3基本規(guī)定

　　3.0.1建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責范圍。

　　3.0.2在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責：

　　1在工程招標及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；

　　2收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應(yīng)進行立卷歸檔；

　　3負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；

　　4收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；

　　5在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請當?shù)氐某墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收；

　　6對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向當?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

　　3.0.3勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。

　　3.0.4建設(shè)工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設(shè)工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交。

　　3.0.5城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)對工程文件的立卷歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導。在工程竣工驗收前，應(yīng)對工程檔案進行預(yù)驗收，驗收合格后，須出具工程檔案認可文件。

　　4工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求

　　4.1工程文件的歸檔范圍

　　4.1.1對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　說明：4.1.1此條款為確定歸檔范圍的基本原則。

　　4.1.2工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本規(guī)范附錄A的要求。

　　說明：4.1.2對《建設(shè)工程項目文件歸檔范圍和保管期限表》中所列城建檔案館接收范圍，各城市可根據(jù)本地情況適當拓寬和縮減。

　　4.2歸檔文件的質(zhì)量要求

　　4.2.1歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

　　4.2.2工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。

　　說明：4.2.2監(jiān)理文件按《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB503129－2000）編制；市政工程施工技術(shù)文件及其竣工接收文件在建設(shè)部印發(fā)的《市政工程施工技術(shù)資料管理規(guī)定》（城建[1994]469號）編制，建筑安裝工程施工技術(shù)文件及其竣工驗收文件在建設(shè)部沒有作出規(guī)定以前，按各省有關(guān)規(guī)定編制?？⒐D的編制應(yīng)按國家建委1982年[建發(fā)施字50號]《關(guān)于編制基本建設(shè)竣工圖的幾項暫行規(guī)定》執(zhí)行。地下管線工程竣工圖的編制，應(yīng)按1995年中華人民共和國行業(yè)標準《城市地下管線探測技術(shù)規(guī)程》（CJJ61－94）中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.2.3工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。

　　4.2.4工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

　　4.2.5工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm*210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。

　　4.2.7工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件。

　　4.2.8所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

　　1竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。

　　2竣工圖章示例如下（圖4.2.8）：

　　3竣工圖章尺寸為：50mm*80mm.

　　4竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標欄上方空白處。

　　4.2.9利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當重新繪制峻工圖。

　　4.2.10不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm*210mm），圖標欄露在外面。

　　5工程文件的立卷

　　5.1立卷的原則和方法

　　5.1.1立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

　　說明：5.1.1此條款為立卷的基本原則。

　　5.1.2一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。

　　5.1.3立卷可采用如下方法：

　　1工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分；

　　2工程準備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷；

　　3監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；

　　4施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；

　　5峻工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；

　　6竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。

　　5.1.4立卷過程中宜遵循下列要求：

　　1案卷不宜過厚，一般不超過40mm.

　　2案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

　　5.2卷內(nèi)文件的排列

　　5.2.1文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。

　　5.2.2圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

　　5.2.3既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　5.3案卷的編目

　　5.3.1編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。

　　2頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在下角。

　　3成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。

　　4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　5.3.2卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄B的要求。

　　2序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。

　　3責任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，蓁用“等”代替。

　　4文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。

　　5文件題名：填寫文件標題的全稱。

　　6日期：填寫文件形成的日期。

　　7頁次：填寫文件在卷內(nèi)文件首頁之前。

　　8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。

　　5.3.3卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范附錄C的要求。

　　2卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。

　　3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。

　　說明：5.3.3案卷備考表的說明，主要說明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁碼錯誤情況、文件的更換情況等。沒有需要說明的事項可不必填寫說明。

　　5.3.4案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄D的要求。

　　2案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。

　　3檔號應(yīng)由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。

　　4檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。

　　5案卷題名應(yīng)簡明、準確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

　　6編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形式單位或主要責任者。

　　7起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。

　　8保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限見附錄A。

　　永久是指工程檔案需永久保存。

　　長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

　　短期是指工程檔案保存20年以下。

　　同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。

　　9密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。

　　說明：5.3.4城建檔案館的分類號依據(jù)建設(shè)部《城市建設(shè)分類大綱》（建辦檔[1993]103號）編寫，一般為大類號加屬類號。檔號按《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T 50323-2001）編寫。

　　案卷題名中“工程名稱”一般包括工程項目名稱、單位工程名稱。

　　編制單位：工程準備階段文件和竣工驗收文件的編制單位一般為建設(shè)單位；勘察、設(shè)計文件的編制單位一般為工程的勘察、設(shè)計單位；監(jiān)理文件的編制單位一般為監(jiān)理單位；施工文件的編制單位一般為施工單位。

　　5.3.5案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。

　　5.4案卷裝訂

　　5.4.1案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。

　　5.4.2裝訂時必須剔除金屬物。

　　5.5卷盒、卷夾兩種形式。

　　5.5.1案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。

　　1卷盒的外表尺寸為310mm*220mm,厚度分別為20、30、40、50mm。

　　2卷夾的外表尺寸為310mm*220mm，厚度一般為20-30mm。

　　3卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸紙制作。

　　5.5.2案卷脊背

　　案卷脊背的內(nèi)容包括檔號、案卷題名。式樣宜符合附錄E。

　　6工程文件的歸檔

　　6.0.1歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程。文件材料歸檔范圍詳見附錄A。文件材料的質(zhì)量符合4.2的要求。

　　2歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

　　6.0.2歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

　　2勘察、設(shè)計單位應(yīng)當在任務(wù)完成時，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

　　6.0.3勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

　　6.0.4工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當?shù)爻墙n案館（室）。

　　6.0.5勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字，蓋章后方可交接。

　　6.0.6凡設(shè)計，施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和本規(guī)定附錄A的要求單獨立卷歸檔。

　　7工程檔案的驗收與移交

　　7.0.1列入城建檔案館（室）檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理機構(gòu)出具的認可文件，不得組織工程竣工驗收。

　　7.0.2城建檔案管理機構(gòu)在進行工程檔案預(yù)驗收時，應(yīng)重點驗收以下內(nèi)容：

　　1工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；

　　2工程檔案的內(nèi)容真實、準確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況；

　　3工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定；

　　4竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章；

　　5文件的形成，來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；

　　6文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。

　　7.0.3列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，必須向城建檔案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

　　7.0.4停建、緩建建設(shè)工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。

　　7.0.5對改建、擴建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當組織設(shè)計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原工程檔案。對改變的部位，應(yīng)當重新編制工程檔案，并在工程驗收后3個月內(nèi)向城建檔案館（室）移交。

　　7.0.6建設(shè)單位向城建檔案館（室）移交工程檔案時，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。

　　另《工程資料分類表》接下頁——發(fā)給你"消息"里了————

　　工程資料管理制度：

　　1、工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

　　監(jiān)理單位檔案資料管理制度

　　2、為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設(shè)施和辦公設(shè)備。

　　3、工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進領(lǐng)用手續(xù)。

　　4、設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門開箱驗收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。

　　各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術(shù)文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

　　5、購置技術(shù)資料、圖書、標準由檔案部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準后按計劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。

　　工程資料管理辦法：

　　工程資料管理辦法是為適應(yīng)集團新的組織架構(gòu)，明確資料管理程序，按照國家規(guī)范、標準和地方的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團的實際情況而制定的，自印發(fā)之日起執(zhí)行。

　　工程資料管理制度_百度百科

　　對監(jiān)理資料的四個重要要求是

　　一、監(jiān)理資料的分類

　　按施工階段監(jiān)理資料來源大致可以分為三大類：

　　第一類，即建設(shè)工程的基本文件。

　　第二類，即施工單位報審的各類報表及附件。

　　第三類，即項目監(jiān)理機構(gòu)在施工監(jiān)理過程中完成的各種資料。

　　第一類資料主要來源于建設(shè)單位。主要包括：各類合同;勘察設(shè)計文件及圖紙等。這些資料主要是原件，項目監(jiān)理機構(gòu)要及時收集并妥善保存.

　　第二類主要來自施工單位報審的各類報表及附件。主要包括：質(zhì)量、安全驗收以及進度、費用審核表格。這些資料由施工單位提供，資料員要根據(jù)施工進度督促監(jiān)理人員及時簽審歸檔。

　　第三類主要是現(xiàn)場項目監(jiān)理機構(gòu)在施工監(jiān)理過程中完成的各種資料。主要包括：監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理實施細則;旁站方案;安全監(jiān)理方案;監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單;旁站記錄;實測實量;會議紀要;監(jiān)理月報;工程質(zhì)量評估報告;專題報告;監(jiān)理日記;監(jiān)理工作總結(jié)等。此外，還有上級主管部門以及制度規(guī)定要求提供的一些臺帳等。這部分資料由項目部編寫、紀錄、傳遞、整理歸檔。

　　二、監(jiān)理資料員基本要求

　　應(yīng)掌握以下的知識：

　　(1)了解建設(shè)工程的基本建設(shè)程序，加深對工程建設(shè)的理解，從而知道自己處理的是什么資料，有什么用處，資料之間有什么關(guān)系，以便清楚掌握資料管理工作。

　　(2)了解監(jiān)理檔案、施工技術(shù)檔案、基建檔案;掌握檔案分類的基本方法;熟悉《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》關(guān)于工程文件的立卷、歸檔、驗收與移交的規(guī)定及建設(shè)工程文件歸檔范圍，以便能指導施工承包單位的施工技術(shù)資料技術(shù)整理工作。

　　(3)掌握《建筑工程施工質(zhì)量統(tǒng)一驗收標準》的基本內(nèi)容，理解工程驗收的幾個驗收層次的概念及其關(guān)系;掌握各個層次質(zhì)量驗收地的合格條件;掌握分項、分部工程的劃分標準和質(zhì)量驗收的程序。

　　(4)了解與《統(tǒng)一標準》配套的專業(yè)工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范的有關(guān)內(nèi)容，材料、構(gòu)配件驗收試驗、工程檢測等的有關(guān)規(guī)定。

　　(5)掌握一定的文秘知識，具備一定的文字能力;熟悉電腦操作和有關(guān)軟件;對信息化管理有一定的理解;有一定的組織能力和協(xié)調(diào)技能。

　　三、監(jiān)理資料的管理要求

　　(一)項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)建立完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理文件資料，做到“明確責任，專人負責”。

　　(二)項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料。監(jiān)理人員應(yīng)及時分類整理自己負責文件資料，并移交由總監(jiān)理工程師指定的專人進行管理，監(jiān)理文件資料應(yīng)準確、完整。

　　(三)項目監(jiān)理機構(gòu)收集歸檔的監(jiān)理文件資料應(yīng)為原件，若為復(fù)印件，應(yīng)加蓋報送單位印章，并由經(jīng)手人簽字，注明日期和原件存放處。

　　(四).監(jiān)理文件資料涉及的有關(guān)表格應(yīng)采用統(tǒng)一表式，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(五).項目監(jiān)理機構(gòu)宜采用信息技術(shù)進行監(jiān)理文件資料管理。

　　四、監(jiān)理資料的分冊管理依據(jù)

　　1、《河北省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點》把監(jiān)理資料按六冊分類整理。

　　2、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范GB/T50319--2013

　　發(fā)布:2013年5月13日實施：2014年3月1日

　　3、建設(shè)工程監(jiān)理工作標準DB13(J)/T161--2014

　　發(fā)布:2014-06-25實施：2014-08-01

　　第一冊(共7項內(nèi)容)

　　1、委托監(jiān)理合同(實行監(jiān)理招標的應(yīng)附監(jiān)理中標通知書);工程監(jiān)理單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書復(fù)印件蓋監(jiān)理單位公章。

　　2、施工合同(含各類合同，如分包合同等)

　　3、建設(shè)工程監(jiān)理備案表

　　4、施工許可證

　　5、項目監(jiān)理機構(gòu)組織形式、總監(jiān)理工程師任命書(A.0.1)及監(jiān)理機構(gòu)監(jiān)理人員資格證書。證書復(fù)印件加蓋監(jiān)理單位公章。

　　6、合同爭議處理意見

　　7、合同變更資料

　　第二冊(共8項內(nèi)容)

　　l、勘察設(shè)計文件

　　2、設(shè)計交底與圖紙會審會議紀要

　　3、工程變更單(C.0.2)

　　4、工程開工報審表(B.0.2)工程開工令(A.0.2)工程暫停令(A.0.6)工程復(fù)工報審表(B.0.3)

　　5、施工組織設(shè)計/(專項)施工方案報審表(B.0.1)

　　6、分包單位資格報審表(B.0.4)

　　7、施工機械和設(shè)施/計量設(shè)備報審表(B.0.8)

　　8、試驗室報審表(B.0.6)

　　第三冊(共14項內(nèi)容)

　　1、監(jiān)理規(guī)劃

　　2、監(jiān)理實施細則

　　3、監(jiān)理月報

　　4、單位工程竣工驗收報審單(B.0.12)

　　5、工程質(zhì)量評估報告

　　6、監(jiān)理工作總結(jié)

　　7、第一次工地會議及第一次工地會議印模簽名字樣留存表(C.0.4)、監(jiān)理例會

　　8、工程質(zhì)量事故報告單

　　9、工程質(zhì)量事故處理方案報審

　　10、監(jiān)理工作聯(lián)系單(C.0.1)

　　11、監(jiān)理通知單(A.0.3)監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復(fù)單(B.0.11)

　　12、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復(fù)單(B.0.11)

　　13、施工單位申請表

　　14、監(jiān)理日志

　　第四冊(共5項內(nèi)容)

　　l、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)

　　2、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審(B.0.7)

　　(有見證取樣送檢資料的附在相應(yīng)的報審表后)

　　3、報審、報驗單(B.0.9)

　　4、分部工程報驗單(B.0.10)

　　5、旁站記錄(A.0.7)

　　第五冊(共6項內(nèi)容)

　　l、工程款支付報審表(B.0.13)

　　2、工程款支付證書(A.0.9)

　　3、索賠意向通知書(C.0.4)

　　4、費用索賠報審表(B.0.15)

　　5、施工進度計劃報審表(B.0.14)

　　6、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)

　　第六冊(共5項內(nèi)容)

　　l、監(jiān)理臺帳

　　2、收、發(fā)文登記表

　　3、工程資料的照片及聲像資料

　　4、其它監(jiān)理資料(含工程質(zhì)量保修期的監(jiān)理資料)

　　5、D類表(項目監(jiān)理機構(gòu)考核評價用表)(建設(shè)工程監(jiān)理工作標準DB13(J)/T161-2014)

　　五、監(jiān)理資料的移交

　　依據(jù)：《河北省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點》

　　需向檔案部門提交歸檔的監(jiān)理資料

　　1、工程開工報審表(B.0.2)

　　2、工程復(fù)工報審表(B.0.3)

　　3、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)

　　4、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)

　　5、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審(B.0.7)

　　6、工程質(zhì)量事故報告單;

　　7、工程質(zhì)量事故處理方案報審表;

　　8、工程暫停令(A.0.6)

　　9、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)

　　10、監(jiān)理規(guī)劃

　　11、監(jiān)理實施細則

　　12、合同爭議處理意見

　　13、合同變更資料

　　14、工程質(zhì)量評估報告

　　15、監(jiān)理工程總結(jié)

　　16、工程變更單(C.0.2)

　　17、法律、法規(guī)所規(guī)定的歸檔資料

　　【本文為合作媒體授權(quán)建筑界轉(zhuǎn)載，文章版權(quán)歸原作者及原出處所有。文章系作者個人觀點，不代表建筑界立場，轉(zhuǎn)載請聯(lián)系原作者及原出處獲得授權(quán)。有任何疑問都請聯(lián)系（）】

　　工程資料管理的規(guī)定

　　工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　3.1工程文件接收

　　3.1.1各單位提供給工程部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由檔案資料室統(tǒng)一接收；上級黨政主管機關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件由辦公室統(tǒng)一接收。

　　3.1.2工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資料室。

　　3.1.3設(shè)備文件，物資組匯同有關(guān)部門對設(shè)備開箱驗收后，及時將設(shè)備資料立卷歸檔；設(shè)備文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。

　　3.1.4檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。

　　3.1.5檔案資料室對接工程文件應(yīng)及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳（簿式臺帳和電子臺帳），并能利用計算機進行各類工程文件的查詢檢索。

　　3.1.6登記完畢的工程文件，應(yīng)及時予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按工程部領(lǐng)導審定的工程文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關(guān)單位和部門。

　　3.1.7對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。

　　3.1.8檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳；對分發(fā)各部門的工程文件資料不進行整編作業(yè)。

　　3.2工程文件資料發(fā)放

　　3.2.1分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。

　　3.2.2呈送上級單位的工程文件由工程部領(lǐng)導確定發(fā)放單位和數(shù)量。

　　3.2.3檔案資料室按工程部領(lǐng)導審定的施工圖分發(fā)表、設(shè)備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料（當工程施工圖、設(shè)備資料份數(shù)有限時），檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設(shè)計院提出增加施工圖供應(yīng)數(shù)量；設(shè)備資料文件不足部分，由施工單位自行聯(lián)系復(fù)制，復(fù)制的設(shè)備資料應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章。

　　3.2.4分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應(yīng)留存?zhèn)洳椤?/p>

　　3.2.5為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。

　　3.3設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定

　　3.3.1設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。

　　3.3.2設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存，工程結(jié)束后由檔案資料室向設(shè)計院提供全部設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單的復(fù)印件供設(shè)計院編制竣工圖。3.3.3凡涉及設(shè)計修改、變更，檔案資料室應(yīng)及時在歸檔圖紙的副本對應(yīng)卷冊圖紙目錄上加蓋設(shè)計修改印章，并將變更單復(fù)印件及時放入卷冊內(nèi)。

　　4檔案部門職責參建單位（總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、承辦單位）應(yīng)按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項目承包商項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導。

　　并負責組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標準的項目檔案。

　　由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。

　　建設(shè)單位各機構(gòu)：負責對形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期、設(shè)備技術(shù)、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。

　　設(shè)計單位：負責對形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計等文件進行收集、積累、整理。施工單位：整理現(xiàn)場的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標準圖、（竣工圖）、設(shè)計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。

　　監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。

　　建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準備和試運行中形成的文件。施工單位歸檔范圍負責提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程的各種資料）。

　　負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。負責提交移交試生產(chǎn)前的消缺記錄。負責提交全部機組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調(diào)試單位歸檔范圍負責提交所承擔的調(diào)試項目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報告等。

　　負責提交調(diào)試過程中設(shè)備缺陷處理記錄。負責提交調(diào)整試運質(zhì)量驗評表。負責提交調(diào)試過程中變更設(shè)計資料及調(diào)試工作總結(jié)。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設(shè)計單位歸檔范圍負責提交項目（工程）各設(shè)計階段的設(shè)計文件。負責提交全部設(shè)計修改通知單。負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。

　　并切實執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。負責按時提交符合國家檔案局相關(guān)制度的全套完整的竣工圖光盤一套負責提交設(shè)計總結(jié)。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監(jiān)督部門（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站）監(jiān)理部門歸檔范圍負責提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。

　　監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。負責提交設(shè)計、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。

　　對不符合歸檔要求檔案的處理：對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，檔案資料室有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

　　凡因工程文件材料歸檔不完整,不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者,不能進行工程決算,各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。工程檔案的鑒定和銷毀．對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由申請銷毀的部門登記造冊，再由檔案部門提出銷毀意見，報總工及經(jīng)理批準后方可銷毀。

　　對各單位修改替代后的檔案，檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)總工及經(jīng)理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。

　　檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時，檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字，檔案銷毀清冊應(yīng)存檔。在鑒定銷毀檔案時，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長處理。其它工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規(guī)定執(zhí)行。

　　檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

　　檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規(guī)定執(zhí)行。各職能部門工程文件材料立卷歸檔按各職能部門基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔時間的規(guī)定執(zhí)行

　　5.聲像檔案管理辦法

　　5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。

　　5.2建設(shè)單位應(yīng)向城建檔案管理機構(gòu)報送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說明。

　　5.3照片檔案應(yīng)符合以下要求：

　?。?）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；

　?。?）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計特色、地理位置；

　?。?）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片）；

　?。?）使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于400萬有效像素（不允許插值）。

　　5.4錄像檔案應(yīng)符合以下要求：

　?。?）主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；

　?。?）需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設(shè)施、消防設(shè)施、水電設(shè)施、保安設(shè)施、標準房、標準層、設(shè)計特色、建筑特色等；

　　（3）報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素質(zhì)的格式）。文字說明包括：工程名稱、建設(shè)單位名稱、設(shè)計單位、施工單位、地點、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結(jié)構(gòu)、層數(shù)、攝影日期、攝影者等。

　　6.檔案、資料、圖書借閱制度本全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發(fā)揮檔案、資料為水利建設(shè)發(fā)展服務(wù)的效益，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：

　　6.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。

　　6.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。

　　6.3絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。

　　6.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準方能借閱。

　　6.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。

　　6.6借閱時間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對特殊情況需較長時間利用的要經(jīng)主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。并嚴格按經(jīng)濟責任制考核辦法執(zhí)行。

　　6.7凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時檔案室如因工作需要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回檔案室。7.設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單管理規(guī)定

　　7.1設(shè)計變更制度

　　7.1.1應(yīng)盡量減少施工中的設(shè)計變更與簽證，如若不可避免，按本制度執(zhí)行。

　　7.1.2各現(xiàn)場專業(yè)工程師要有強烈的責任心，嚴格履行自己的職責，把好工程質(zhì)量關(guān)，并努力降低工程造價。在工程開工前，仔細研究圖紙，并組織圖紙會審，將施工圖中出現(xiàn)的問題提前解決，對工程圖紙不齊全的部分，需及時督促設(shè)計單位補充、修改圖紙。

　　7.1.3工程設(shè)計變更的具體經(jīng)辦人是項目部技術(shù)負責人，具體負責與總工及使用單位、設(shè)計單位、施工承包單位聯(lián)系，并負責分發(fā)設(shè)計變更通知單。

　　7.1.4所有設(shè)計變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承諾，事后必須在7日內(nèi)補辦完設(shè)計變更通知單。

　　7.1.5設(shè)計院以郵寄、傳真等方式的設(shè)計變更資料，由項目經(jīng)理負責簽收并報送工程部備確認案后，技術(shù)負責人轉(zhuǎn)發(fā)專業(yè)工程師組織實施。

　　7.1.6各專業(yè)工程師在接到設(shè)計變更資料后應(yīng)當天分發(fā)到施工承包單位、監(jiān)理單位并監(jiān)督實施。

　　7.1.7設(shè)計變更的內(nèi)容完成后三天內(nèi)由分管的專業(yè)工程師填寫執(zhí)行結(jié)果，并報送項目經(jīng)理審核。

　　7.1.8經(jīng)審核的執(zhí)行結(jié)果備案登記，作為今后結(jié)算的依據(jù)。

　　7.2簽證管理制度

　　7.2.1簽證涉及到投資、工期等工程內(nèi)容。為了做到有效控制工程造價和工期，所有現(xiàn)場管理人員在開工前須熟悉合同書、招投標文件，需審核施工單位提交的施工組織設(shè)計，嚴格控制現(xiàn)場簽證。

　　7.2.2發(fā)生合同中約定可以變更的情況或非施工單位原因造成的工程內(nèi)容及工程量的增減經(jīng)批準后，且在確保工程技術(shù)標準和質(zhì)量標準保持不變的前提下，方能實施簽證。工程施工現(xiàn)場簽證由施工單位、工程監(jiān)理和項目部現(xiàn)場管理人員共同簽證，嚴禁事后補簽。

　　7.2.3現(xiàn)場簽證單由施工單位報送，經(jīng)現(xiàn)場監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后，由現(xiàn)場專業(yè)工程師和項目經(jīng)理復(fù)核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。

　　7.2.4一次性簽定金額在10萬元以內(nèi)，或工期延誤在5天以內(nèi)，由現(xiàn)場專業(yè)工程師審核后報項目經(jīng)理審批。超出上述金額（或天數(shù)），項目經(jīng)理需上報工程部經(jīng)理，經(jīng)工程部經(jīng)理批準后方可簽證。如遇緊急情況，現(xiàn)場代表可先作處理，但必須按審批程序及時補辦簽證手續(xù)。

　　7.2.5工程使用材料的質(zhì)量、價格如有特殊情況需簽證時，由工程監(jiān)理、項目部有關(guān)人員共同簽證，必要時可進行招標確定

　　7.2.6已審核同意的簽證，施工單位必須按期執(zhí)行，否則，造成的損失由施工單位承擔。由于施工單位對施工圖閱讀不仔細等原因造成的返工不予認可，因此延誤工期由施工單位負責。

　　7.2.7凡涉及到施工單位為評定優(yōu)質(zhì)工程等需要，而增加的施工管理、技術(shù)設(shè)施和部分材料、人工的費用，應(yīng)由施工單位自行承擔。

　　8.工程竣工圖編制管理規(guī)定

　　8.1編制竣工圖的形式和深度

　　8.1.1凡按圖施工沒有變動的，則由施工單位（包括總包和分包施工單位，下同）在原施工圖上加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。

　　8.1.2凡在施工中雖有一般性設(shè)計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖（必須是新藍圖）上注明修改的部分，并附以設(shè)計變更通知單和施工說明。加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。

　　8.1.3凡結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖上修改、補充者，應(yīng)重新繪制改變后的竣工圖。由于設(shè)計原因造成的，由設(shè)計單位負責重新繪圖；由于施工原因造成的，由施工單位負責重新繪圖；

　　由于其他原因造成的，由建設(shè)單位自行繪圖或委托設(shè)計單位繪圖。施工單位負責在新圖上加蓋“竣工圖”標志并附以有關(guān)記錄說明，作為竣工圖。重大的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時，應(yīng)將相關(guān)項目的竣工圖資料統(tǒng)一整理歸檔，并在原圖案卷內(nèi)增補必要的說明。

　　8.1.4竣工圖一定要與實際情況相符，要保證圖紙質(zhì)量，做到規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔、字跡清楚。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制?？⒐D要經(jīng)承擔施工的技術(shù)負責人審核簽認。

　　8.2編制竣工圖的分工

　　8.2.1建設(shè)項目實行總包制的各分包單位應(yīng)負責編制分包范圍內(nèi)的竣工圖，總包單位除應(yīng)編制自行施工的竣工圖外，還應(yīng)負責匯總整理各分包單位編制的竣工圖?？偘鼏挝辉诮还r應(yīng)向建設(shè)單位提交總包范圍內(nèi)的各項完整、準確的竣工圖。

　　8.2.2建設(shè)項目由建設(shè)單位分別包給幾個施工單位承擔的，各施工單位應(yīng)負責編制所承包工程的竣工圖，建設(shè)單位負責匯總整理。

　　8.2.3建設(shè)項目在簽訂承發(fā)包合同時，應(yīng)明確規(guī)定竣工圖的編制、檢驗和交接等問題。

　　8.2.4建設(shè)單位應(yīng)組織、督促和協(xié)助各設(shè)計、施工單位檢驗各自負責的竣工圖編制工作，發(fā)現(xiàn)有不準確或短缺時，要及時采取措施修改和補齊。

　　8.3竣工圖編制的套數(shù)大中型項目、重要公用工程和其它特殊性項目的竣工圖至少應(yīng)編制三套，一套送城建檔案部門歸檔，二套由生產(chǎn)或使用單位保存。一般小型項目至少編制二套，一套送城建檔案部門歸檔，一套由生產(chǎn)或使用單位保存，作為維護、改造、擴建的依據(jù)。項目竣工圖套數(shù)應(yīng)該在簽訂施工合同時明確規(guī)定。

　　8.4竣工圖編制費用竣工圖編制費用以第二條的分工及第三條規(guī)定的套數(shù)為基準，增加部分的費用由籌建單位負責。竣工驗收后需要復(fù)制的，復(fù)制費用由使用單位負責。