檔案信息化建設(shè)的核心

檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
1、
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔法單瘁竿誆放搭虱但僵案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

從事信息管理，信息化建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)信息安全是做什么

檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
　　1、
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
　　3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
　　4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

陳賢

(廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì))

摘要 地質(zhì)檔案是記錄地質(zhì)信息資源的載體，伴隨著信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足如今數(shù)字化和信息化對(duì)于地質(zhì)檔案的全新需求。筆者分析了推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性，針對(duì)當(dāng)前地質(zhì)檔案信息化管理存在問題進(jìn)行了科學(xué)的探討并提出了解決這些問題的方法，指出推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要領(lǐng)導(dǎo)重視，加大經(jīng)費(fèi)投入，需要檔案管理人員更新觀念，提高素質(zhì)和技能，加快數(shù)字化進(jìn)展，確保地質(zhì)檔案信息安全，以實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理信息化的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案 信息化 建設(shè)

在信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天，加快地質(zhì)檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，大力推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，迅速、有效地為社會(huì)各行各業(yè)提供地質(zhì)檔案信息，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案在礦產(chǎn)資源保障和地質(zhì)技術(shù)服務(wù)中的作用，已是各地勘單位和廣大地質(zhì)檔案工作者刻不容緩的重要任務(wù)。筆者結(jié)合廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì)的工作實(shí)際，就推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行若干思考。

1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，主要是指將現(xiàn)代信息技術(shù)及其設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等運(yùn)用到地質(zhì)檔案管理工作中，建立檔案信息系統(tǒng)，能夠更加方便、快捷、高效地完成對(duì)地質(zhì)資料的接收、編目、著錄、統(tǒng)計(jì)、檢索等，使檔案管理方法更具科學(xué)性，大大提高地質(zhì)檔案管理工作效率，提升整個(gè)單位的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

1.1 方便檢查查詢，提升工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找利用起來相當(dāng)麻煩，首先檔案管理者要翻賬本從目錄中找出檔案，然后按照記錄，到浩如煙海的檔案庫進(jìn)行查找，這個(gè)過程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且不可避免地對(duì)檔案造成損壞，而且同一份檔案在同一時(shí)間只能由一個(gè)人借閱，無法滿足多人的需要。在實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理之后，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案或文件資料進(jìn)行一次性的著錄或輸入貯存，即可實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)上即時(shí)查詢，將所需檔案檢索出來，省略了手工操作的重復(fù)勞動(dòng)，還能同時(shí)滿足資源多人共享，簡化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率，使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來，把工作重心放在如何利用好這些地質(zhì)檔案資源上來，做到職能從管理向服務(wù)及研究過渡。

1.2 改善檔案管理，提高時(shí)效性

實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，檔案管理人員可提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，及時(shí)提出檔案信息中存在的問題并提出解決方案，讓檔案管理方式從檔案的保管轉(zhuǎn)變成檔案的信息化服務(wù)、管理和采集，進(jìn)而使檔案資源能實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置，從而為地質(zhì)工作提供更及時(shí)、更高效的服務(wù)。

1.3 支撐科研活動(dòng)，促進(jìn)開發(fā)利用

地質(zhì)檔案的管理是手段，開發(fā)利用才是目的。地勘單位多年的地質(zhì)工作集存了數(shù)量眾多的地質(zhì)檔案，它是地質(zhì)工作成果的主要表現(xiàn)形式，是國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和進(jìn)一步開展地質(zhì)工作、科學(xué)研究的依據(jù)和基礎(chǔ)，具有巨大的商業(yè)價(jià)值和使用價(jià)值。不論是國家重點(diǎn)工程建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還是生態(tài)環(huán)境保護(hù)、礦產(chǎn)資源調(diào)查等，都離不開地質(zhì)檔案作為重要依據(jù)。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案，通過掃描技術(shù)、光盤技術(shù)，一份電子文件可以同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，從而為地質(zhì)技術(shù)人員提供更為翔實(shí)的科研材料，促進(jìn)地質(zhì)檔案的充分利用。

2 地質(zhì)檔案管理存在的問題

2.1 保管狀況不佳

新中國成立以來60多年的地質(zhì)工作，使地勘單位積累和保存了大量珍貴的地質(zhì)檔案。如廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì)截至2014年6月底，庫存地質(zhì)檔案達(dá)到2764檔，總計(jì)123045件。相當(dāng)一部分地質(zhì)檔案，特別是20世紀(jì)60～70年代形成的地質(zhì)檔案資料，大多為低質(zhì)藍(lán)圖和手抄本，隨著時(shí)間的流逝，藍(lán)圖正在褪色，字跡正在消失，逐漸變得模糊不清，手抄本的紙張亦正在逐步老化，造成信息丟失而無法正常使用。還有一些重要礦區(qū)、典型礦床的“熱點(diǎn)”地質(zhì)檔案資料，由于借閱次數(shù)多，也造成一定的破損。這些地質(zhì)檔案都是地質(zhì)工作者長期在艱苦的環(huán)境中辛勤工作的智慧結(jié)晶，既是野外勘查過程的真實(shí)反映和記錄，也是地勘單位得以發(fā)展壯大的重要基礎(chǔ)。要想保存利用好寶貴的地質(zhì)資料只能加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)一步加快地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)字化，這將大大減少對(duì)紙質(zhì)資料的查詢，降低了紙質(zhì)檔案遭到破壞的可能性。

2.2 地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)不高

長期以來，檔案資料工作給人的印象就是幾個(gè)中年婦女在故紙堆中“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”，暮氣沉沉。檔案資料部門長期處于一個(gè)“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面，造成了檔案室人才配備不合理，人員素質(zhì)整體不高，表現(xiàn)為檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)、安于現(xiàn)狀、懶于學(xué)習(xí)、計(jì)算機(jī)的操作能力不強(qiáng)、對(duì)地質(zhì)檔案數(shù)字化、信息資源開發(fā)能力不足等。

2.3 對(duì)地質(zhì)檔案管理工作缺乏重視

一些地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)地質(zhì)檔案認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。在地質(zhì)檔案管理人員配備、待遇和工作經(jīng)費(fèi)等方面差強(qiáng)人意，導(dǎo)致高素質(zhì)人才不愿從事地質(zhì)檔案管理工作。

3 加快地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 保障地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)與經(jīng)費(fèi)投入

地質(zhì)檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的、不可替代的作用，是地質(zhì)工作事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，地勘單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予高度重視，加大人力、財(cái)力的投入，盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給予檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。

3.2 提高地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)要穩(wěn)步開展，就需要有高素質(zhì)的檔案工作者。目前檔案信息化建設(shè)核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)超強(qiáng)的運(yùn)算與數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法，這對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要掌握地質(zhì)、物探、化探等地學(xué)專業(yè)的基本知識(shí)，了解地質(zhì)勘查工作的基本過程，知道不同專業(yè)不同階段應(yīng)該形成哪些地質(zhì)資料，才能按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本單位館藏資料的類別特點(diǎn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙等資料，在方便查找便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目。地質(zhì)資料管理人員還要能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)等技能。只有掌握了地質(zhì)檔案的形成過程和手段等專業(yè)知識(shí)，才能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高服務(wù)水平，才能更好地管好檔案。因此，一方面檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動(dòng)服務(wù)方式，改變機(jī)械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識(shí)，牢固樹立終身學(xué)習(xí)理念，提高自身素質(zhì)；另一方面地勘單位應(yīng)注意引進(jìn)信息管理方面的人才，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建立適合地質(zhì)檔案信息化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型的專業(yè)隊(duì)伍，以適應(yīng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的需要。

3.3 加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化、數(shù)字化進(jìn)展

地質(zhì)檔案是廣大地質(zhì)工作者長期從事艱苦野外地質(zhì)工作和室內(nèi)匯編整理出來的辛勞和智慧的結(jié)晶，為了便于保存、使用，紙介質(zhì)地質(zhì)資料數(shù)字化迫在眉睫。地質(zhì)檔案工作者要加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，逐步建立起目錄檢索數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，使檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、傳遞和被使用，這既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理的必然取向。建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫后，檔案管理人員根據(jù)借閱者的要求，只要在計(jì)算機(jī)輸入資料名稱、工作時(shí)間、礦種類別等任意一項(xiàng)或兩項(xiàng)關(guān)鍵詞，就可以馬上從數(shù)據(jù)庫中檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案資料信息，方便、快捷、準(zhǔn)確地為借閱者提供服務(wù)，極大地提高工作效率。全文數(shù)據(jù)庫就是采用掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)，并建立相應(yīng)的電子文檔號(hào)，查閱時(shí)只要輸入所需檔案的電子文檔號(hào)，就可以很方便查閱，不需要再到庫房調(diào)用紙質(zhì)檔案，延長紙質(zhì)檔案的保存壽命。

3.4 加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息安全管理

地質(zhì)檔案實(shí)行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點(diǎn)，但也存在安全問題，尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來越普及，計(jì)算機(jī)的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯，涉密的地質(zhì)檔案，一旦通過不正當(dāng)渠道泄露出去，就會(huì)對(duì)地勘單位經(jīng)濟(jì)利益乃至國家安全造成重大的損失。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴(yán)重后果，以及他們所要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員要學(xué)習(xí)檔案設(shè)備的維護(hù)知識(shí)，計(jì)算機(jī)要安裝加密軟件，實(shí)現(xiàn)文件的強(qiáng)制自動(dòng)加密，自動(dòng)加密文件離開單位電腦環(huán)境無法使用，這樣就可以防止別有用心的人把地質(zhì)資料帶出。其次，要防止檔案數(shù)據(jù)丟失。儲(chǔ)存檔案信息的計(jì)算機(jī)要鏡像備份，還要用光盤、磁盤、移動(dòng)硬盤等工具另外儲(chǔ)存，確保檔案信息的安全。再次，地質(zhì)檔案工作用計(jì)算機(jī)要全部為涉密計(jì)算機(jī)，要與互聯(lián)網(wǎng)完全隔離，并安裝保密監(jiān)控軟件，計(jì)算機(jī)USB接口要封存，嚴(yán)把數(shù)據(jù)的入口、出口關(guān)。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的工作，內(nèi)容廣泛，涉及地質(zhì)資料的整理、開發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)等。在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中，必須從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立新的觀念，加大資金投入，加強(qiáng)地質(zhì)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，這樣檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、高效地推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]任改蓮.淺談電子時(shí)代的地質(zhì)檔案信息化管理[J].檔案與社會(huì)，2013(2)：32～33.

[2]黃少芳，劉曉鴻.大數(shù)據(jù)時(shí)代地質(zhì)資料信息化發(fā)展探討[J].中國國土資源經(jīng)濟(jì)，2013(10).

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對(duì)策

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對(duì)策
企業(yè)檔案信息化管理是一項(xiàng)涉及多方面的復(fù)雜工程，為此，我們需要采取相應(yīng)措施加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理工作。對(duì)于實(shí)際工程中存在的問題，我們要在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，應(yīng)用相應(yīng)的對(duì)策措施做好應(yīng)對(duì)，以促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)重視度不夠
檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，成本較高，因此，大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機(jī)制。許多企業(yè)將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中，但檔案信息化建設(shè)卻嚴(yán)重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代末，目前，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前電子檔案的管理，而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導(dǎo)致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護(hù)不夠嚴(yán)密
網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項(xiàng)重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，因此，企業(yè)檔案信息化管理的基本內(nèi)容可以概括以下幾個(gè)方面。
2.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過計(jì)算機(jī)直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。
2.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化
檔案信息利用由以往面對(duì)面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng)，檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個(gè)借閱過程，借閱者無需到檔案室聯(lián)系，這對(duì)部門之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便，必然會(huì)有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
2.3 實(shí)現(xiàn)檢索的自動(dòng)化
傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當(dāng)檔案的數(shù)量較大時(shí)，使用效率仍然較低。計(jì)算機(jī)檢索速度快、效率高，可實(shí)現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動(dòng)化檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。
3 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理的對(duì)策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
在大中型企業(yè)管理中，建立與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具多種文件存儲(chǔ)格式，支持多種功能，并能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中各流程的銜接，滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎(chǔ)上，才能對(duì)各部門的電子檔案進(jìn)行收集和控制，也有利于各部門對(duì)保存檔案進(jìn)行查閱。
3.2 加強(qiáng)對(duì)企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計(jì)劃中，確保電子檔案的真實(shí)性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化進(jìn)程，檔案部門要開展技能培訓(xùn)，努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。首先要加強(qiáng)理論知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實(shí)的基本理論知識(shí)，還要不斷提高檔案信息化管理的實(shí)踐技能。不同的企業(yè)，檔案人員的知識(shí)體系側(cè)重也不同。有的企業(yè)科技檔案多，尤其是各項(xiàng)改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復(fù)雜，同時(shí)，還有會(huì)計(jì)、聲像實(shí)物等檔案，對(duì)檔案人員的要求就更高。因此，理論知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個(gè)重要手段。因此，企業(yè)要加強(qiáng)檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入知識(shí)雖已普及，但是在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識(shí)的掌握程度上還有待加強(qiáng)，而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運(yùn)行的基礎(chǔ)和保證。
3.4 檔案信息網(wǎng)絡(luò)要有足夠的安全防護(hù)
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，建網(wǎng)時(shí)就應(yīng)實(shí)行物理隔離，保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。同時(shí)，要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測(cè)系統(tǒng)，并針對(duì)主機(jī)內(nèi)核采取加固防護(hù)措施。實(shí)行級(jí)別控制，對(duì)用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行級(jí)別確認(rèn)，按不同的級(jí)別進(jìn)行不同檔案的信息查閱，防止未受權(quán)者違規(guī)操作。此外，要重視和加強(qiáng)員工的安全防護(hù)意識(shí)教育，嚴(yán)格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現(xiàn)代社會(huì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭中，企業(yè)要生存、發(fā)展，必須要掌握綜合、有效、及時(shí)的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)的信息，滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內(nèi)要求“信息資源共享”的趨勢(shì)下，企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標(biāo)邁進(jìn)，必須加強(qiáng)與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作，注重檔案信息的整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。
在新的歷史時(shí)代要求下，企業(yè)檔案部門在推進(jìn)檔案信息化管理過程中，要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想，將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)一體化信息管理作為發(fā)展方向，尤其是檔案、情報(bào)、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享的建設(shè)目標(biāo)。這也正符合國家在信息化建設(shè)重要發(fā)展時(shí)期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃，國家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項(xiàng)全新的工作，又是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展，各企業(yè)必須充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制。在實(shí)施企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程中，要科學(xué)決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進(jìn)、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時(shí)，要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能，為企業(yè)提供有效服務(wù)，切實(shí)落實(shí)企業(yè)檔案的信息化管理。