檔案信息化建設(shè)的途徑

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

檔案信息開發(fā)利用的方式有哪些?

1、應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，建立信息網(wǎng)絡(luò)
檔案部門作為檔案信息匯集、交流的中心，應(yīng)該跟上社會科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐，多渠道爭取資金，積極引進(jìn)計算機、縮微技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)手段，提高對檔案信息的存儲、處理、檢索能力，從而提高檔案信息資源開發(fā)利用工作的效率。檔案部門可以通過建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，打破館藏檔案的地域性、封閉性，使檔案信息資源成為一個統(tǒng)一的、開放的信息資源系統(tǒng)，真正達(dá)到檔案信息資源的共享。
2.開發(fā)室藏資源，提高利用效率
開發(fā)檔案信息要有針對性。檔案部門開發(fā)檔案信息資源必須首先了解社會的需求，要緊緊圍繞服務(wù)對象的發(fā)展規(guī)劃和工作重點進(jìn)行選題，做到有的放矢。
加強檔案的編研工作。隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，利用者需要檔案部門快速、高效地提供多層次的檔案信息。這就要求檔案部門不僅向利用者提供原始檔案，還要根據(jù)利用者和社會的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同層次的檔案信息。
建立完善的檢索體系，最大限度地揭示檔案信息。檔案檢索工具是記錄、報道和查找館藏檔案的手段，是管理檔案和提供利用必不可少的工具。它是充分揭示館藏內(nèi)容，迅速、準(zhǔn)確地提供檔案和檢索檔案的主要途徑。檔案部門只有編制出系統(tǒng)、實用、多角度、多功能的檔案檢索工具，才能縮短檔案檢索時間，提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率。
3、加強檔案編研工作，提高編研質(zhì)量
檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動態(tài)，由傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)化為提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)，通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，向社會提供報務(wù)，使利用者直獲得信息，縮短收集信息的時間，提高工作效率，推進(jìn)企業(yè)各項工作的發(fā)展，它是提供檔案信息為社會報務(wù)的重要方式，是開發(fā)檔案信息資源的主要手段。加大編研工作力度，提高檔案編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的必然所在。
檔案編研質(zhì)量對深層次開發(fā)利用檔案信息資源有著重要決定作用，加強編研工作，檔案工作者必須參與社會活動以，了解利用者檔案需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進(jìn)行有較強的針對性和實用價值的編研。下真功夫編寫出一些時時效性、特色性、專業(yè)性、實用性較強的檔案信息資料的編研成果，確保編制出適合企業(yè)和社會需求的編研成果，提高檔案編研成品的質(zhì)量，使檔案信息增值，最大限度地滿足企業(yè)和各級領(lǐng)導(dǎo)決策以及廣大檔案利用者的信息需求。
4、強化服務(wù)職能，提高服務(wù)質(zhì)量
為了全面開發(fā)檔案信息資源，檔案部門應(yīng)運用各種服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，最大限度地滿足利用者的需求。在服務(wù)態(tài)度上做到熱情主動、細(xì)致周到，善于與利用者溝通，了解利用者的需求。在服務(wù)內(nèi)容上做到緊跟社會形勢，了解社會需求，及時地、有針對性地開發(fā)檔案資源，提供社會急需的高質(zhì)量檔案信息。在服務(wù)形式上做到上門服務(wù)、檔案信息上網(wǎng)等多種形式并用。
5.實行有償服務(wù)，調(diào)動檔案信息開發(fā)利用工作人員的積極性
檔案信息開發(fā)利用工作是一項投入多、周期長、見效慢、效益大的工作。每一項檔案信息開發(fā)成果都凝結(jié)著檔案人員的辛勤勞動。檔案機構(gòu)作為社會公益機構(gòu)，一直靠國家有限的投入開展工作。檔案經(jīng)費的缺乏，抑制了檔案人員的工作積極性，直接影響著檔案信息資源的開發(fā)利用。因此，檔案信息資源的開發(fā)利用應(yīng)與其創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，按一定比例收取費用，增加經(jīng)費投入，促使其健康發(fā)展，走以檔案養(yǎng)檔案的路子，使檔案信息開發(fā)工作形成良性循環(huán)。
6.加強對檔案的宣傳、提高全社會開發(fā)利用檔案信息資源的意識。
檔案信息資源的開發(fā)利用需要企業(yè)各級各部門的積極支持和參與，才能促進(jìn)工作的開展。這就需要通過開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳。可以通過舉辦檔案展覽、印刷宣傳資料、開展檔案信息咨詢、報道檔案工作等各種形式，廣泛地宣傳檔案的重要作用、檔案部門的職能、檔案工作的內(nèi)容和基本任務(wù)。通過宣傳教育，使人們逐步了解檔案和檔案工作，熟悉檔案部門的室藏內(nèi)容、利用檔案的方法等，有針對性地利用檔案。擴(kuò)大檔案工作的影響，使檔案走向社會，提高和強化全社會檔案利用的意識，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。要有重點地進(jìn)行宣傳，加強室藏內(nèi)容的宣傳是開發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵。宣傳檔案在經(jīng)濟(jì)和社會各項事業(yè)發(fā)展中的價值作用。為檔案信息的開發(fā)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

如何推進(jìn)運輸檔案信息化建設(shè)

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。
一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?br>傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
二、建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
在電子檔案使用過程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
三、在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法
由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務(wù)活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應(yīng)出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)做出清晰的預(yù)測，從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應(yīng)該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;信息化;建設(shè)途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個領(lǐng)域中，為了適應(yīng)時代的發(fā)展需求，檔案管理應(yīng)該逐步實現(xiàn)信息化建設(shè)，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務(wù)進(jìn)行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測，對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設(shè)工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進(jìn)和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設(shè)之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術(shù)來實施，所以首先在工作習(xí)慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設(shè)中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應(yīng)的過程，在前期的進(jìn)展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務(wù)開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設(shè)中所應(yīng)用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設(shè)方面還處于起步階段，各方面的體系建設(shè)還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應(yīng)用的過程中，無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設(shè)方面也不夠健全，檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡(luò)體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。這些問題都是在檔案管理信息化建設(shè)的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

加強基礎(chǔ)工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復(fù)勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺，推進(jìn)電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前，有些標(biāo)準(zhǔn)還不明確，有的還沒有標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設(shè)備，因而對數(shù)字檔案信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循，保證信息化的進(jìn)行，以約束機制的建立促進(jìn)動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，應(yīng)該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其思想意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學(xué)習(xí)中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結(jié)束語

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進(jìn)和完善。為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓(xùn)，配置齊全的硬件設(shè)施，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展?fàn)顩r，選擇適宜的操作軟件和應(yīng)用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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如何推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)

干部人事檔案工作只有與時俱進(jìn)，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團(tuán)組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對新進(jìn)入單位人員，要認(rèn)真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術(shù)加工，分類準(zhǔn)確，編排有序。對折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進(jìn)行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實地、責(zé)任心強，用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會、掌握和運用相關(guān)知識及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強的工作責(zé)任意識，把當(dāng)前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。