檔案信息化建設的效益

什么叫檔案數字化，檔案數字化的好處
檔案數字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。
2.數字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數據備份的方法制成多份數字化副本的備份分地保存。
3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經濟效益，數字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

什么叫檔案數字化，檔案數字化有哪些好處？

1、您好，很高興回答你的這個問題；
2、檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享；
3、檔案數字化是數字檔案建設*基礎的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯(lián)網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務；
4、檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

檔案數字化的意義與作用

檔案數字化的意義與作用
檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數字化的專業(yè)人員。
數字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。
檔案數字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

推動地質檔案信息化建設的思考

陳賢

(廣西壯族自治區(qū)第六地質隊)

摘要 地質檔案是記錄地質信息資源的載體，伴隨著信息技術及信息產業(yè)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的地質檔案管理模式已經難以滿足如今數字化和信息化對于地質檔案的全新需求。筆者分析了推動地質檔案信息化建設的必要性，針對當前地質檔案信息化管理存在問題進行了科學的探討并提出了解決這些問題的方法，指出推動地質檔案信息化建設需要領導重視，加大經費投入，需要檔案管理人員更新觀念，提高素質和技能，加快數字化進展，確保地質檔案信息安全，以實現(xiàn)地質檔案管理信息化的社會效益和經濟效益最大化。

關鍵詞 地質檔案 信息化 建設

在信息技術及信息產業(yè)高速發(fā)展的今天，加快地質檔案工作融入信息社會的步伐，大力推動地質檔案信息化建設，迅速、有效地為社會各行各業(yè)提供地質檔案信息，充分發(fā)揮地質檔案在礦產資源保障和地質技術服務中的作用，已是各地勘單位和廣大地質檔案工作者刻不容緩的重要任務。筆者結合廣西壯族自治區(qū)第六地質隊的工作實際，就推動地質檔案信息化建設進行若干思考。

1 地質檔案信息化建設的必要性

地質檔案信息化建設，主要是指將現(xiàn)代信息技術及其設備，如計算機、光盤刻錄機、照相機、掃描儀等運用到地質檔案管理工作中，建立檔案信息系統(tǒng)，能夠更加方便、快捷、高效地完成對地質資料的接收、編目、著錄、統(tǒng)計、檢索等，使檔案管理方法更具科學性，大大提高地質檔案管理工作效率，提升整個單位的技術水平，實現(xiàn)地質檔案信息資源的社會效益和經濟效益最大化。

1.1 方便檢查查詢，提升工作效率

傳統(tǒng)的紙質檔案查找利用起來相當麻煩，首先檔案管理者要翻賬本從目錄中找出檔案，然后按照記錄，到浩如煙海的檔案庫進行查找，這個過程中費時費力，并且不可避免地對檔案造成損壞，而且同一份檔案在同一時間只能由一個人借閱，無法滿足多人的需要。在實現(xiàn)檔案的信息化管理之后，利用計算機對檔案或文件資料進行一次性的著錄或輸入貯存，即可實現(xiàn)在計算機上即時查詢，將所需檔案檢索出來，省略了手工操作的重復勞動，還能同時滿足資源多人共享，簡化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率，使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來，把工作重心放在如何利用好這些地質檔案資源上來，做到職能從管理向服務及研究過渡。

1.2 改善檔案管理，提高時效性

實現(xiàn)信息化的檔案管理，檔案管理人員可提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，及時提出檔案信息中存在的問題并提出解決方案，讓檔案管理方式從檔案的保管轉變成檔案的信息化服務、管理和采集，進而使檔案資源能實現(xiàn)科學配置，從而為地質工作提供更及時、更高效的服務。

1.3 支撐科研活動，促進開發(fā)利用

地質檔案的管理是手段，開發(fā)利用才是目的。地勘單位多年的地質工作集存了數量眾多的地質檔案，它是地質工作成果的主要表現(xiàn)形式，是國民經濟建設和進一步開展地質工作、科學研究的依據和基礎，具有巨大的商業(yè)價值和使用價值。不論是國家重點工程建設、基礎設施建設，還是生態(tài)環(huán)境保護、礦產資源調查等，都離不開地質檔案作為重要依據。相比傳統(tǒng)的紙質載體檔案，通過掃描技術、光盤技術，一份電子文件可以同時記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，從而為地質技術人員提供更為翔實的科研材料，促進地質檔案的充分利用。

2 地質檔案管理存在的問題

2.1 保管狀況不佳

新中國成立以來60多年的地質工作，使地勘單位積累和保存了大量珍貴的地質檔案。如廣西壯族自治區(qū)第六地質隊截至2014年6月底，庫存地質檔案達到2764檔，總計123045件。相當一部分地質檔案，特別是20世紀60～70年代形成的地質檔案資料，大多為低質藍圖和手抄本，隨著時間的流逝，藍圖正在褪色，字跡正在消失，逐漸變得模糊不清，手抄本的紙張亦正在逐步老化，造成信息丟失而無法正常使用。還有一些重要礦區(qū)、典型礦床的“熱點”地質檔案資料，由于借閱次數多，也造成一定的破損。這些地質檔案都是地質工作者長期在艱苦的環(huán)境中辛勤工作的智慧結晶，既是野外勘查過程的真實反映和記錄，也是地勘單位得以發(fā)展壯大的重要基礎。要想保存利用好寶貴的地質資料只能加強信息化建設，進一步加快地質資料檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，實現(xiàn)地質資料檔案信息資源數字化，這將大大減少對紙質資料的查詢，降低了紙質檔案遭到破壞的可能性。

2.2 地質檔案管理人員素質不高

長期以來，檔案資料工作給人的印象就是幾個中年婦女在故紙堆中“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”，暮氣沉沉。檔案資料部門長期處于一個“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面，造成了檔案室人才配備不合理，人員素質整體不高，表現(xiàn)為檔案管理人員工作責任心不強、安于現(xiàn)狀、懶于學習、計算機的操作能力不強、對地質檔案數字化、信息資源開發(fā)能力不足等。

2.3 對地質檔案管理工作缺乏重視

一些地勘單位的領導對地質檔案認識不足、重視不夠。在地質檔案管理人員配備、待遇和工作經費等方面差強人意，導致高素質人才不愿從事地質檔案管理工作。

3 加快地質檔案信息化建設的建議

3.1 保障地質檔案信息化建設的組織領導與經費投入

地質檔案是一種具有特殊價值的信息資源，對經濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用，是地質工作事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，地勘單位各級領導應予高度重視，加大人力、財力的投入，盡力滿足檔案信息化建設所需經費，給予檔案信息化建設提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設和發(fā)展。

3.2 提高地質檔案管理人員素質，優(yōu)化隊伍結構

地質檔案信息化建設要穩(wěn)步開展，就需要有高素質的檔案工作者。目前檔案信息化建設核心內容是計算機技術的應用，計算機超強的運算與數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段和先進的檢索方法，這對檔案工作人員的綜合素質提出了更高的要求。檔案管理人員要掌握地質、物探、化探等地學專業(yè)的基本知識，了解地質勘查工作的基本過程，知道不同專業(yè)不同階段應該形成哪些地質資料，才能按照檔案管理的法律法規(guī)及相關規(guī)定、標準，根據本單位館藏資料的類別特點，對已經收集的文字、圖紙等資料，在方便查找便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目。地質資料管理人員還要能熟練地應用數字化技術、信息存儲技術、多媒體技術等技能。只有掌握了地質檔案的形成過程和手段等專業(yè)知識，才能充分利用現(xiàn)代信息技術手段提高服務水平，才能更好地管好檔案。因此，一方面檔案管理人員必須認清形勢，轉變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動服務方式，改變機械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識，牢固樹立終身學習理念，提高自身素質；另一方面地勘單位應注意引進信息管理方面的人才，優(yōu)化隊伍結構，建立適合地質檔案信息化和現(xiàn)代化需要的復合型的專業(yè)隊伍，以適應地質檔案信息化建設的需要。

3.3 加快實現(xiàn)地質檔案信息化、數字化進展

地質檔案是廣大地質工作者長期從事艱苦野外地質工作和室內匯編整理出來的辛勞和智慧的結晶，為了便于保存、使用，紙介質地質資料數字化迫在眉睫。地質檔案工作者要加快實現(xiàn)地質檔案信息化管理，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，逐步建立起目錄檢索數據庫和全文數據庫，使檔案信息能夠以數字化的形式存儲、傳遞和被使用，這既是地質工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理的必然取向。建立檔案目錄檢索數據庫后，檔案管理人員根據借閱者的要求，只要在計算機輸入資料名稱、工作時間、礦種類別等任意一項或兩項關鍵詞，就可以馬上從數據庫中檢索出有關的地質檔案資料信息，方便、快捷、準確地為借閱者提供服務，極大地提高工作效率。全文數據庫就是采用掃描、拍攝等方式，將紙質檔案錄入計算機，并建立相應的電子文檔號，查閱時只要輸入所需檔案的電子文檔號，就可以很方便查閱，不需要再到庫房調用紙質檔案，延長紙質檔案的保存壽命。

3.4 加強地質檔案信息安全管理

地質檔案實行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質、高效的特點，但也存在安全問題，尤其是隨著網絡應用越來越普及，計算機的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯，涉密的地質檔案，一旦通過不正當渠道泄露出去，就會對地勘單位經濟利益乃至國家安全造成重大的損失。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識，讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴重后果，以及他們所要承擔的相應責任。檔案管理人員要學習檔案設備的維護知識，計算機要安裝加密軟件，實現(xiàn)文件的強制自動加密，自動加密文件離開單位電腦環(huán)境無法使用，這樣就可以防止別有用心的人把地質資料帶出。其次，要防止檔案數據丟失。儲存檔案信息的計算機要鏡像備份，還要用光盤、磁盤、移動硬盤等工具另外儲存，確保檔案信息的安全。再次，地質檔案工作用計算機要全部為涉密計算機，要與互聯(lián)網完全隔離，并安裝保密監(jiān)控軟件，計算機USB接口要封存，嚴把數據的入口、出口關。

地質檔案信息化建設是一項長期而艱巨的工作，內容廣泛，涉及地質資料的整理、開發(fā)利用，相關人才的培養(yǎng)等。在地質檔案信息化建設過程中，必須從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立新的觀念，加大資金投入，加強地質檔案工作隊伍的建設，優(yōu)化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，這樣檔案信息化建設才能穩(wěn)步、高效地推進。

參考文獻

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檔案信息化基礎建設的核心內容主要是什么？

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。
1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統(tǒng)和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔法單瘁竿誆放搭虱但僵案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。
3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。