檔案信息化建設(shè)的需求

為什么做檔案信息化

檔案信息化的目標(biāo)有局部和全局之分。局部目標(biāo)是通過(guò)規(guī)范檔案管理過(guò)程，梳理檔案管理業(yè)務(wù)，改善檔案資源結(jié)構(gòu)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)本單位檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，為本單位領(lǐng)導(dǎo)決策、行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基本建設(shè)、設(shè)備管理、技術(shù)更新提供一流的檔案服務(wù)，通過(guò)改善服務(wù)形象，使本單位檔案工作進(jìn)入“有作為----有地位----有更大作為……”的良性循環(huán)。
全局目標(biāo)是在本單位檔案信息化的基礎(chǔ)上，通過(guò)檔案工作的改革開(kāi)放和科技進(jìn)步，促進(jìn)社會(huì)的改革開(kāi)放、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、知識(shí)管理、先進(jìn)文化傳播、政府職能轉(zhuǎn)變，以及法制化和民主化進(jìn)程。例如，檔案文件向社會(huì)公開(kāi)，強(qiáng)化了政府的公民意識(shí)和公眾的民主權(quán)利；檔案網(wǎng)站上開(kāi)辟富有特色的檔案史料展覽，打造新型的檔案文化，豐富公民的文化生活。實(shí)際上，檔案信息化是為了更好地將社會(huì)的過(guò)去、現(xiàn)在、將來(lái)用高質(zhì)量的檔案信息連接起來(lái)；更好地讓信息沉淀、歷史凝固、時(shí)光延伸、瞬間永恒、記憶說(shuō)話、歲月留痕、知識(shí)傳播、文化傳承；更好地解決社會(huì)信息化中遇到的資源整合、內(nèi)容管理、安全控制等重大課題，為社會(huì)的和諧發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。因此檔案信息化與社會(huì)的科學(xué)發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，追求的最高目標(biāo)和最佳境界應(yīng)當(dāng)是推進(jìn)社會(huì)的全面進(jìn)步。
全面認(rèn)識(shí)檔案信息化的目標(biāo)，有利于我們?cè)跈n案信息化建設(shè)的規(guī)劃、組織和實(shí)施中進(jìn)行正確的目標(biāo)定位，按照總體規(guī)劃，分步實(shí)施的原則，處理好局部目標(biāo)和全局目標(biāo)，近期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，經(jīng)濟(jì)目標(biāo)和社會(huì)目標(biāo)之間的關(guān)系，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化效益和效能的最大化。

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
　　1、
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
　　3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
　　4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息化和管理自動(dòng)化目標(biāo)。其一，實(shí)現(xiàn)了編目整理的自動(dòng)化，對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計(jì)更加自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計(jì)出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，加快了檔案統(tǒng)計(jì)工作的進(jìn)度。其三，檢索更加自動(dòng)化，同時(shí)，檢索達(dá)到全面、準(zhǔn)確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1. 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識(shí)素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過(guò)程中對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開(kāi)展，也無(wú)法對(duì)用戶需求進(jìn)行分析，導(dǎo)致用戶的參與度低，雙方無(wú)法進(jìn)行交流，用戶的眾多需求無(wú)法在系統(tǒng)建設(shè)期間實(shí)現(xiàn)。這一問(wèn)題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復(fù)合型人才，對(duì)現(xiàn)有人才也沒(méi)有再教育和培訓(xùn)，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2.檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無(wú)法很好地掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，使得其在工作過(guò)程中，無(wú)法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以致影響對(duì)信息的加工和信息的處理。同時(shí)，檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足，也無(wú)法與各個(gè)圖書(shū)館建立聯(lián)系，嚴(yán)重影響系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題
1.注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲(chǔ)備人才。檔案管理工作是一個(gè)專業(yè)性要求嚴(yán)格的崗位，要求工作人員熱愛(ài)自己的本職工作，明確自身的職責(zé)，忠于職守并愛(ài)崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實(shí)的理論知識(shí)和科學(xué)知識(shí)，具有實(shí)際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓(xùn)目標(biāo)，對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn)，這樣才能完善人才的知識(shí)和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對(duì)自己的要求，在工作期間，不斷學(xué)習(xí)，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識(shí)素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進(jìn)技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的，在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上，系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式，掌握先進(jìn)的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù)，構(gòu)建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關(guān)系，各個(gè)檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺(tái)。
3.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個(gè)企業(yè)單位管理水平和業(yè)績(jī)的主要指標(biāo)。實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)期間，要倡導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理目標(biāo)，信息文件在立卷后及時(shí)歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點(diǎn)，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實(shí)現(xiàn)本單位文檔資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的目標(biāo)。

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的核心內(nèi)容主要是什么？

檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
1、
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔法單瘁竿誆放搭虱但僵案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

陳賢

(廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì))

摘要 地質(zhì)檔案是記錄地質(zhì)信息資源的載體，伴隨著信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足如今數(shù)字化和信息化對(duì)于地質(zhì)檔案的全新需求。筆者分析了推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性，針對(duì)當(dāng)前地質(zhì)檔案信息化管理存在問(wèn)題進(jìn)行了科學(xué)的探討并提出了解決這些問(wèn)題的方法，指出推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要領(lǐng)導(dǎo)重視，加大經(jīng)費(fèi)投入，需要檔案管理人員更新觀念，提高素質(zhì)和技能，加快數(shù)字化進(jìn)展，確保地質(zhì)檔案信息安全，以實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理信息化的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案 信息化 建設(shè)

在信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天，加快地質(zhì)檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，大力推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，迅速、有效地為社會(huì)各行各業(yè)提供地質(zhì)檔案信息，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案在礦產(chǎn)資源保障和地質(zhì)技術(shù)服務(wù)中的作用，已是各地勘單位和廣大地質(zhì)檔案工作者刻不容緩的重要任務(wù)。筆者結(jié)合廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì)的工作實(shí)際，就推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行若干思考。

1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，主要是指將現(xiàn)代信息技術(shù)及其設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等運(yùn)用到地質(zhì)檔案管理工作中，建立檔案信息系統(tǒng)，能夠更加方便、快捷、高效地完成對(duì)地質(zhì)資料的接收、編目、著錄、統(tǒng)計(jì)、檢索等，使檔案管理方法更具科學(xué)性，大大提高地質(zhì)檔案管理工作效率，提升整個(gè)單位的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

1.1 方便檢查查詢，提升工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找利用起來(lái)相當(dāng)麻煩，首先檔案管理者要翻賬本從目錄中找出檔案，然后按照記錄，到浩如煙海的檔案庫(kù)進(jìn)行查找，這個(gè)過(guò)程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且不可避免地對(duì)檔案造成損壞，而且同一份檔案在同一時(shí)間只能由一個(gè)人借閱，無(wú)法滿足多人的需要。在實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理之后，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案或文件資料進(jìn)行一次性的著錄或輸入貯存，即可實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)上即時(shí)查詢，將所需檔案檢索出來(lái)，省略了手工操作的重復(fù)勞動(dòng)，還能同時(shí)滿足資源多人共享，簡(jiǎn)化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率，使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來(lái)，把工作重心放在如何利用好這些地質(zhì)檔案資源上來(lái)，做到職能從管理向服務(wù)及研究過(guò)渡。

1.2 改善檔案管理，提高時(shí)效性

實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，檔案管理人員可提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，及時(shí)提出檔案信息中存在的問(wèn)題并提出解決方案，讓檔案管理方式從檔案的保管轉(zhuǎn)變成檔案的信息化服務(wù)、管理和采集，進(jìn)而使檔案資源能實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置，從而為地質(zhì)工作提供更及時(shí)、更高效的服務(wù)。

1.3 支撐科研活動(dòng)，促進(jìn)開(kāi)發(fā)利用

地質(zhì)檔案的管理是手段，開(kāi)發(fā)利用才是目的。地勘單位多年的地質(zhì)工作集存了數(shù)量眾多的地質(zhì)檔案，它是地質(zhì)工作成果的主要表現(xiàn)形式，是國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和進(jìn)一步開(kāi)展地質(zhì)工作、科學(xué)研究的依據(jù)和基礎(chǔ)，具有巨大的商業(yè)價(jià)值和使用價(jià)值。不論是國(guó)家重點(diǎn)工程建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還是生態(tài)環(huán)境保護(hù)、礦產(chǎn)資源調(diào)查等，都離不開(kāi)地質(zhì)檔案作為重要依據(jù)。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案，通過(guò)掃描技術(shù)、光盤技術(shù)，一份電子文件可以同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，從而為地質(zhì)技術(shù)人員提供更為翔實(shí)的科研材料，促進(jìn)地質(zhì)檔案的充分利用。

2 地質(zhì)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 保管狀況不佳

新中國(guó)成立以來(lái)60多年的地質(zhì)工作，使地勘單位積累和保存了大量珍貴的地質(zhì)檔案。如廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì)截至2014年6月底，庫(kù)存地質(zhì)檔案達(dá)到2764檔，總計(jì)123045件。相當(dāng)一部分地質(zhì)檔案，特別是20世紀(jì)60～70年代形成的地質(zhì)檔案資料，大多為低質(zhì)藍(lán)圖和手抄本，隨著時(shí)間的流逝，藍(lán)圖正在褪色，字跡正在消失，逐漸變得模糊不清，手抄本的紙張亦正在逐步老化，造成信息丟失而無(wú)法正常使用。還有一些重要礦區(qū)、典型礦床的“熱點(diǎn)”地質(zhì)檔案資料，由于借閱次數(shù)多，也造成一定的破損。這些地質(zhì)檔案都是地質(zhì)工作者長(zhǎng)期在艱苦的環(huán)境中辛勤工作的智慧結(jié)晶，既是野外勘查過(guò)程的真實(shí)反映和記錄，也是地勘單位得以發(fā)展壯大的重要基礎(chǔ)。要想保存利用好寶貴的地質(zhì)資料只能加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)一步加快地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)字化，這將大大減少對(duì)紙質(zhì)資料的查詢，降低了紙質(zhì)檔案遭到破壞的可能性。

2.2 地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)不高

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案資料工作給人的印象就是幾個(gè)中年婦女在故紙堆中“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”，暮氣沉沉。檔案資料部門長(zhǎng)期處于一個(gè)“說(shuō)起來(lái)重要、干起來(lái)不要”的尷尬局面，造成了檔案室人才配備不合理，人員素質(zhì)整體不高，表現(xiàn)為檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)、安于現(xiàn)狀、懶于學(xué)習(xí)、計(jì)算機(jī)的操作能力不強(qiáng)、對(duì)地質(zhì)檔案數(shù)字化、信息資源開(kāi)發(fā)能力不足等。

2.3 對(duì)地質(zhì)檔案管理工作缺乏重視

一些地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)地質(zhì)檔案認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。在地質(zhì)檔案管理人員配備、待遇和工作經(jīng)費(fèi)等方面差強(qiáng)人意，導(dǎo)致高素質(zhì)人才不愿從事地質(zhì)檔案管理工作。

3 加快地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 保障地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)與經(jīng)費(fèi)投入

地質(zhì)檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的、不可替代的作用，是地質(zhì)工作事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，地勘單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予高度重視，加大人力、財(cái)力的投入，盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給予檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。

3.2 提高地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)要穩(wěn)步開(kāi)展，就需要有高素質(zhì)的檔案工作者。目前檔案信息化建設(shè)核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)超強(qiáng)的運(yùn)算與數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法，這對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要掌握地質(zhì)、物探、化探等地學(xué)專業(yè)的基本知識(shí)，了解地質(zhì)勘查工作的基本過(guò)程，知道不同專業(yè)不同階段應(yīng)該形成哪些地質(zhì)資料，才能按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本單位館藏資料的類別特點(diǎn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙等資料，在方便查找便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目。地質(zhì)資料管理人員還要能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)等技能。只有掌握了地質(zhì)檔案的形成過(guò)程和手段等專業(yè)知識(shí)，才能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高服務(wù)水平，才能更好地管好檔案。因此，一方面檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動(dòng)服務(wù)方式，改變機(jī)械的手工管理方法，樹(shù)立檔案信息化管理意識(shí)，牢固樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念，提高自身素質(zhì)；另一方面地勘單位應(yīng)注意引進(jìn)信息管理方面的人才，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建立適合地質(zhì)檔案信息化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型的專業(yè)隊(duì)伍，以適應(yīng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的需要。

3.3 加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化、數(shù)字化進(jìn)展

地質(zhì)檔案是廣大地質(zhì)工作者長(zhǎng)期從事艱苦野外地質(zhì)工作和室內(nèi)匯編整理出來(lái)的辛勞和智慧的結(jié)晶，為了便于保存、使用，紙介質(zhì)地質(zhì)資料數(shù)字化迫在眉睫。地質(zhì)檔案工作者要加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，逐步建立起目錄檢索數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、傳遞和被使用，這既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理的必然取向。建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫(kù)后，檔案管理人員根據(jù)借閱者的要求，只要在計(jì)算機(jī)輸入資料名稱、工作時(shí)間、礦種類別等任意一項(xiàng)或兩項(xiàng)關(guān)鍵詞，就可以馬上從數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案資料信息，方便、快捷、準(zhǔn)確地為借閱者提供服務(wù)，極大地提高工作效率。全文數(shù)據(jù)庫(kù)就是采用掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)，并建立相應(yīng)的電子文檔號(hào)，查閱時(shí)只要輸入所需檔案的電子文檔號(hào)，就可以很方便查閱，不需要再到庫(kù)房調(diào)用紙質(zhì)檔案，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的保存壽命。

3.4 加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息安全管理

地質(zhì)檔案實(shí)行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點(diǎn)，但也存在安全問(wèn)題，尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來(lái)越普及，計(jì)算機(jī)的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯，涉密的地質(zhì)檔案，一旦通過(guò)不正當(dāng)渠道泄露出去，就會(huì)對(duì)地勘單位經(jīng)濟(jì)利益乃至國(guó)家安全造成重大的損失。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴(yán)重后果，以及他們所要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員要學(xué)習(xí)檔案設(shè)備的維護(hù)知識(shí)，計(jì)算機(jī)要安裝加密軟件，實(shí)現(xiàn)文件的強(qiáng)制自動(dòng)加密，自動(dòng)加密文件離開(kāi)單位電腦環(huán)境無(wú)法使用，這樣就可以防止別有用心的人把地質(zhì)資料帶出。其次，要防止檔案數(shù)據(jù)丟失。儲(chǔ)存檔案信息的計(jì)算機(jī)要鏡像備份，還要用光盤、磁盤、移動(dòng)硬盤等工具另外儲(chǔ)存，確保檔案信息的安全。再次，地質(zhì)檔案工作用計(jì)算機(jī)要全部為涉密計(jì)算機(jī)，要與互聯(lián)網(wǎng)完全隔離，并安裝保密監(jiān)控軟件，計(jì)算機(jī)USB接口要封存，嚴(yán)把數(shù)據(jù)的入口、出口關(guān)。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作，內(nèi)容廣泛，涉及地質(zhì)資料的整理、開(kāi)發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)等。在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹(shù)立新的觀念，加大資金投入，加強(qiáng)地質(zhì)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，這樣檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、高效地推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]任改蓮.淺談電子時(shí)代的地質(zhì)檔案信息化管理[J].檔案與社會(huì)，2013(2)：32～33.

[2]黃少芳，劉曉鴻.大數(shù)據(jù)時(shí)代地質(zhì)資料信息化發(fā)展探討[J].中國(guó)國(guó)土資源經(jīng)濟(jì)，2013(10).

高職院校檔案信息化建設(shè)

高職院校檔案信息化建設(shè)

高職檔案信息化管理所帶來(lái)的學(xué)校管理提升是顯而易見(jiàn)的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對(duì)學(xué)校檔案信息化的投入，同時(shí)提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。

摘要：

高職院校檔案信息化建設(shè)，能夠有效促進(jìn)高職學(xué)校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進(jìn)性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術(shù)保證。在實(shí)際工作中，我們要從觀念上轉(zhuǎn)變對(duì)檔案信息化的重視程度，加大檔案管理建設(shè)的投入吸引專業(yè)人才的加入，增強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)和軟件開(kāi)發(fā)的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：

高職院校;檔案;信息化建設(shè)

隨著國(guó)家對(duì)技術(shù)人才的重視，高職院校迎來(lái)了前所未有的發(fā)展環(huán)境，無(wú)論從國(guó)家政策的傾斜，還是企業(yè)對(duì)高職人才的追捧，畢業(yè)生的就業(yè)形勢(shì)越來(lái)越好，相應(yīng)的報(bào)考高職院校的學(xué)生越來(lái)越多，學(xué)生的大規(guī)模增加以及院校自身建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，都給高職院校的檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，然而隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，高職院?？梢猿浞掷眠@些先進(jìn)信息化資源，有效促進(jìn)高職學(xué)校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進(jìn)性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術(shù)保證。本文著重從高職院校的檔案管理現(xiàn)狀以及未來(lái)信息化在檔案管理應(yīng)用上做出一點(diǎn)見(jiàn)解。

一、高職院校檔案信息化管理的`現(xiàn)狀

目前，信息化管理是開(kāi)展檔案管理的主要發(fā)展方向，高職院校的檔案管理工作也有了更多的進(jìn)步，但依然存在一定的不足之處，具體表現(xiàn)在：

1、高職院校檔案信息化管理意識(shí)淡漠。現(xiàn)在的高職院校在檔案信息化管理上還存在重視程度不足，意識(shí)淡漠的現(xiàn)象。有的高職院校因?yàn)榉N種原因，在信息化管理的道路上行動(dòng)緩慢，原先的老舊檔案管理模式已經(jīng)跟不上形式的發(fā)展，而新的信息化檔案管理模式?jīng)]有跟上，檔案管理主管部門還是以傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)看高職檔案的管理和作用，這種管理意識(shí)上的落后，對(duì)學(xué)生人才的管理，學(xué)校的各項(xiàng)事務(wù)性管理造成了不小的影響，已經(jīng)不能跟上檔案管理的前進(jìn)腳步。

2、檔案管理專業(yè)職業(yè)吸引力不足留不住專業(yè)人才。檔案管理專業(yè)人才可以有效提升整個(gè)院校的檔案管理的檔次和水平。由于檔案管理人員的工資待遇沒(méi)有較強(qiáng)的吸引力，同時(shí)由于在職位升遷，職稱評(píng)定中和院校的專業(yè)教師沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，所以在檔案管理人才的引進(jìn)上和專業(yè)人才的使用方面還存在著“引不進(jìn)來(lái)，留不住”的尷尬境地。現(xiàn)在從事檔案管理的人員大多以臨近退休人員或者不具備信息化管理能力的人員擔(dān)任，人才的缺乏阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。

3、現(xiàn)有的信息化檔案存在信息準(zhǔn)確性不足和開(kāi)發(fā)利用上的缺失。信息采集和錄入工作是整個(gè)檔案信息工作的基礎(chǔ)，也是整個(gè)信息能否順利開(kāi)展延伸服務(wù)的重點(diǎn)，在檔案輸入的初期有存在檔案輸入不嚴(yán)謹(jǐn)，反映在檔案上就出現(xiàn)了需要用時(shí)調(diào)不出真實(shí)信息的現(xiàn)象。在現(xiàn)有的已經(jīng)開(kāi)發(fā)檔案信息處理軟件的使用上，還存在檔案管理人員不了解軟件其它附屬功能的現(xiàn)象，還有的開(kāi)發(fā)軟件的開(kāi)發(fā)商對(duì)實(shí)際使用調(diào)研不足，出現(xiàn)了實(shí)際使用中信息使用不匹配的現(xiàn)象，這些細(xì)節(jié)問(wèn)題與高效實(shí)用的軟件開(kāi)發(fā)要求不相符。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的思考

推進(jìn)高職檔案管理的信息化進(jìn)程，能很好的解決當(dāng)前檔案管理方面的各種困難，讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學(xué)，可以從以下幾個(gè)角度入手：

1、觀念上的轉(zhuǎn)變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發(fā)展離不開(kāi)相關(guān)人員的細(xì)想一時(shí)的轉(zhuǎn)變，在高職院校比較發(fā)達(dá)的地區(qū)，檔案管理已經(jīng)與學(xué)校的管理創(chuàng)新相結(jié)合，走出了一條快速發(fā)展之路，相關(guān)院?？梢越M織管理人員到高職管理模式發(fā)展較好地區(qū)學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和管理模式，將相關(guān)經(jīng)驗(yàn)結(jié)合本院校的實(shí)際情況進(jìn)行整合，推出適合自身發(fā)展的管理模式。同時(shí)上級(jí)主管部門可以將信息化檔案管理作為學(xué)校發(fā)展的重要技術(shù)指標(biāo)來(lái)納入考核，督促學(xué)校加緊建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)。

2、加大檔案管理建設(shè)的投入吸引專業(yè)人才的加入。高職檔案信息化管理所帶來(lái)的學(xué)校管理提升是顯而易見(jiàn)的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對(duì)學(xué)校檔案信息化的投入，同時(shí)提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。硬件軟件設(shè)施可以采取向上級(jí)部門爭(zhēng)取一定的專項(xiàng)資金，利用資金建立或者改造平臺(tái)。人員的待遇問(wèn)題需要學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校的工資基數(shù)和職稱評(píng)定分?jǐn)?shù)進(jìn)行調(diào)整，制定公平的人員管理機(jī)制，提高檔案管理人員的工作動(dòng)力。

3、增強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)和軟件開(kāi)發(fā)的應(yīng)用。專業(yè)的培訓(xùn)可以有效提高信息化準(zhǔn)確性不足的問(wèn)題，輸入信息不準(zhǔn)確主要是對(duì)軟件使用不熟練造成的，可以安排軟件開(kāi)發(fā)者與學(xué)校的管理人員進(jìn)行一對(duì)一的或者是講座形勢(shì)上的授課和交流，將軟件的特點(diǎn)和細(xì)節(jié)了解清楚。加強(qiáng)軟件開(kāi)發(fā)與未來(lái)學(xué)校發(fā)展信息需求的聯(lián)系，著眼未來(lái)，使檔案管理跟上學(xué)校發(fā)展的節(jié)奏。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，縱觀國(guó)際工業(yè)強(qiáng)國(guó)的立國(guó)之本，就是以高職畢業(yè)生為主的人才，我國(guó)在高職人才的使用上還存在人才的信息不透明，企業(yè)對(duì)信息的真實(shí)性存在質(zhì)疑等問(wèn)題。這些問(wèn)題需要管理部門提高認(rèn)識(shí)，深化檔案管理部門的服務(wù)理念，加強(qiáng)檔案管理信息化制度化的建設(shè)來(lái)解決。

參考文獻(xiàn)：

[1]張海燕.大數(shù)據(jù)時(shí)代用戶需求視角下高職檔案信息服務(wù)模式應(yīng)用的研究[J].電子技術(shù)與軟件工程.2015(07)

[2]郭玲.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享模式與策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2016(08)