檔案信息化建設(shè)分類號碼

一、基本建設(shè)檔案檔號編制

在每卷基本建設(shè)檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫檔號。

基本建設(shè)檔案的檔號由分類號、項目代號、案卷號和件、頁（張）號組成。 ? ?即： ?0901×× - ××× ?- ××× ? ?- ? ?××× ? ?類別號 ? ?- 項目號 ?- ?案卷號 ? - ? ?件號? ?。

二、檔案類目劃分原則：

1.將檔案作為一個整體，具有統(tǒng)一性；

2.檔案來源優(yōu)先原則，并結(jié)合管理職能、檔案內(nèi)容、形成特點和載體形式；

3.檔案管理繼承性原則，保持檔案管理的待續(xù)性；

4.實行檔案綜合管理，便于檔案的管理與利用。

三、歸檔文件的編號設(shè)置全宗號、類號、年度、保管期限、件號、盒號等項目，并依序固化在歸檔章上。

1. 全宗號 集團(tuán)檔案部門給各立檔單位編制的代號。集團(tuán)各立檔單位全宗號由集團(tuán)辦公室（檔案館）另行公布。

2. 類號 歸檔文件的類號應(yīng)按QJ 2595《航天檔案類目劃分與檔號編制規(guī)則》執(zhí)行。其中，文書檔案的類號為“01”。

3. 年度 歸檔文件的形成年度。年度應(yīng)采用公元紀(jì)年，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“1978”。

4. 保管期限 保管期限分為“永久、長期、短期”三種，代碼分別為“A、B、C”，填寫時一律采用代碼。

5. 件號 歸檔文件的排列順序號。編寫時，應(yīng)在同一年度、同一保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。件號分為“室編件號”和“館編件號”兩種，室編件號在歸檔文件整理階段編寫；館編件號在檔案移交進(jìn)館進(jìn)行再鑒定、再整理時根據(jù)需要編寫。無進(jìn)館任務(wù)的立檔單位可不設(shè)置館編件號。

6. 盒號 檔案盒的排列順序號。編寫時，一般可在同一年度內(nèi)按照檔案盒的排列順序從“1”開始逐盒流水編號。

盒號分為“室編盒號”和“館編盒號”兩種，室編盒號在歸檔文件整理階段編寫，并可根據(jù)實際需要在同一年度、同一保管期限內(nèi)按照檔案盒的排列順序流水編號；館編盒號則在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。無進(jìn)館任務(wù)的立檔單位可不設(shè)置館編盒號。

擴展資料

檔案的防護(hù)

基本要求

1、檔案防護(hù)內(nèi)容應(yīng)包括外圍護(hù)結(jié)構(gòu)的保溫、隔熱，溫濕度要求，防潮、防水、防日光及紫外線照射，防塵、防污染、防有害生物（霉、蟲、鼠等）和安全防范等。

2 、溫濕度要求應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和載體等因素區(qū)別對待。

3 、音像、縮微、電子文件等非紙質(zhì)檔案貯存庫設(shè)計，除應(yīng)符合本規(guī)范有關(guān)規(guī)定外，尚應(yīng)根據(jù)使用保管的特殊要求進(jìn)行設(shè)計。

檔案網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是檔案部門在新的歷史時期以新的手段開發(fā)檔案信息資源為社會發(fā)展服務(wù)的一種新的形式。檔案網(wǎng)站是檔案部門在互聯(lián)的公共信息網(wǎng)絡(luò)上建立的站點，它以主頁方式提供相關(guān)信息和相關(guān)服務(wù)，構(gòu)成公共信息網(wǎng)絡(luò)的一個節(jié)點。

檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案部門網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作，是檔案部門面向網(wǎng)絡(luò)世界的窗口。檔案網(wǎng)站的名稱和域名是在網(wǎng)站的頁面最先出現(xiàn)的，能夠反映檔案網(wǎng)站的建設(shè)水平。

國內(nèi)建設(shè)情況

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案信息化進(jìn)程的加快，我國檔案網(wǎng)站建設(shè)也日益成熟和豐富起來。我國已經(jīng)建立起國家檔案局（館）、省級檔案局（館）、市級檔案局（館）和縣級檔案局（館）四級檔案行政主管部門的檔案網(wǎng)站體系。

建立起檔案學(xué)會、檔案期刊和檔案報社等各檔案學(xué)術(shù)研究交流的檔案機構(gòu)、團(tuán)體檔案網(wǎng)站體系，建立起了檔案產(chǎn)品企業(yè)、檔案服務(wù)企業(yè)等檔案企業(yè)網(wǎng)站體系，建立起了家庭檔案、寶寶成長檔案、民生檔案等各項專題檔案網(wǎng)站系體，建立起了各高校檔案網(wǎng)站體系。

特別是還出現(xiàn)了以檔案網(wǎng)和檔案網(wǎng)論壇為代表的民間自辦檔案管理指導(dǎo)網(wǎng)站，表現(xiàn)了我國檔案網(wǎng)站建設(shè)進(jìn)入了新的階段。

參考資料來源：百度百科-檔案

關(guān)于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題的探討

余虹劍

(中國地質(zhì)調(diào)查局南京地質(zhì)調(diào)查中心)

摘要 數(shù)字化各種檔案的目的是要向社會提供信息服務(wù)，這種服務(wù)需要一個由檔案網(wǎng)絡(luò)體系、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫、信息服務(wù)系統(tǒng)、檔案資源等組成的良好的服務(wù)平臺做支撐。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)就是為數(shù)字化了的檔案提供服務(wù)的資源平臺。

關(guān)鍵詞 著錄 數(shù)據(jù)庫 規(guī)范 管理

1 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化數(shù)據(jù)著錄

檔案數(shù)據(jù)庫屬于文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，是檔案自動化的重要內(nèi)容。檔案數(shù)據(jù)庫是以系統(tǒng)的方法編排的，并可通過電子方式單獨訪問的檔案數(shù)據(jù)的集合。[1]檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的成功與否，在很大程度上取決于數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。庫中的數(shù)據(jù)條目必須標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，達(dá)到有序、有效，庫管理本身是科學(xué)合理的，這樣的數(shù)據(jù)庫操作性一般較強、使用面也較廣?？茖W(xué)實用的檔案數(shù)據(jù)庫在建庫時，一般都會按照相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，最終形成一個自身的標(biāo)準(zhǔn)，形成規(guī)范的檔案數(shù)字化利用平臺。作為一個數(shù)字檔案館，應(yīng)先建立館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，也是著錄數(shù)據(jù)庫，包括全宗級、案卷級、文件級目錄，并應(yīng)注意它們之間的關(guān)系。另外，根據(jù)本單位的館藏特色開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案全文數(shù)據(jù)庫涵蓋面較廣，一般含有文本型、圖形圖像型和多媒體型。目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫要實現(xiàn)結(jié)構(gòu)化，促發(fā)式。檔案目錄數(shù)據(jù)庫是檔案數(shù)據(jù)庫的基本，它能提供便捷的查詢路徑，閱覽者可根據(jù)需要，通過一次輸入就能提取閱覽者希望查詢的結(jié)果。提供類似查詢前必須建立基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責(zé)任者、來源、頁碼、分類號、主題詞、摘要等，少數(shù)包含檔案全文。[2]這項工作對著錄的內(nèi)容特征如關(guān)鍵詞、題名、項目負(fù)責(zé)人等著錄不詳細(xì)、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、索引的檔案內(nèi)容深度廣度不夠，在檢索時就會有誤差，出現(xiàn)檢索不準(zhǔn)確、不全面的現(xiàn)象，在一定程度上會影響檔案利用率?？梢哉f，著錄標(biāo)引是否標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是影響數(shù)據(jù)庫管理的關(guān)鍵因素之一，這項工作大體上決定著數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性，這項工作能完成好是檢索系統(tǒng)查全、查準(zhǔn)的前提。除檔案目錄數(shù)據(jù)庫外，檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫、Web數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也必須遵守檔案著錄、標(biāo)引等標(biāo)準(zhǔn)的原則要求。

2 建立數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)階段根據(jù)有關(guān)部門的工作需要和計劃，按照內(nèi)容不同，我們建立的數(shù)據(jù)庫分為成果數(shù)據(jù)庫和科技檔案數(shù)據(jù)庫，分別針對地質(zhì)大調(diào)查形成的資料和單位各項目形成的資料、收集來的各項各類資料錄入數(shù)據(jù)條目。該數(shù)據(jù)庫更新到目前已收集的所有合格項目的資料和數(shù)據(jù)，針對這個數(shù)據(jù)庫還建立了目錄級數(shù)據(jù)庫共分兩級：第一級是項目大類共552條。第二級是各個項目詳細(xì)內(nèi)容條目，截至擬稿更新到第一級第240條記錄的具體內(nèi)容共5836條記錄。還有一大半有待繼續(xù)更新錄入。

3 保障數(shù)據(jù)安全是檔案信息數(shù)據(jù)庫的根本

檔案數(shù)據(jù)生成即必須長期甚至永久保存。該怎么保證經(jīng)過數(shù)字化后的檔案的原始性，防范這些數(shù)字內(nèi)容不被篡改等，都是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫時在安全方面應(yīng)解決的問題。數(shù)據(jù)庫的參數(shù)設(shè)定、數(shù)據(jù)存儲方式和位置、數(shù)據(jù)傳輸途徑、使用等各個環(huán)節(jié)和整個過程都涉及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。為防止數(shù)據(jù)丟失、損毀，避免保密信息流失等事故，又要保障海量信息數(shù)據(jù)的安全、完整，使日積月累產(chǎn)生和收集來的檔案數(shù)據(jù)能在日后長期得到利用，必須把更新檔案數(shù)據(jù)庫安全體系、合乎實際工作需求的管理制度作為數(shù)據(jù)庫建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。制定既利于工作又能監(jiān)管數(shù)據(jù)出入的防范措施，加強數(shù)據(jù)運行中的監(jiān)控和管理，使數(shù)據(jù)庫從建設(shè)到利用各環(huán)節(jié)都萬無一失。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，經(jīng)常使用技術(shù)手段實現(xiàn)權(quán)限控制，日常的數(shù)據(jù)備份必不可少。廣義上，權(quán)限控制應(yīng)設(shè)置讀寫控制、數(shù)據(jù)加密等方面，從實際工作需求出發(fā)，一般根據(jù)用戶類別、部門允許訪問范圍內(nèi)(包括閱覽、下載等)的目錄和檔案數(shù)據(jù)對訪問和使用設(shè)置可訪問層度、控制和監(jiān)督。防寫控制是使信息保真的手段，使得用戶只能讀取信息，而不能修改、復(fù)制，以防止信息被篡改。加密技術(shù)可以確保控制檔案內(nèi)容的非公開性。為保證權(quán)限控制的有效性，要在系統(tǒng)中配置使用記錄系統(tǒng)，全程跟蹤、自動記錄使用情況，進(jìn)行定期檢測與維護(hù)，還要隨著高新技術(shù)的發(fā)展，引進(jìn)新的安防技術(shù)。

4 檔案信息化建設(shè)需要切實加強集中統(tǒng)一的管理體制

檔案信息化建設(shè)的管理體制是從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和硬軟件選用的統(tǒng)一性，使各層次、各專業(yè)辦公都納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理當(dāng)中，實現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理。使其不能各行其是自建系統(tǒng)，從而減少信息分割和資源浪費現(xiàn)象的發(fā)生。檔案信息化系統(tǒng)的管理體制，要在較強的管理和先進(jìn)的技術(shù)條件下，實行高度集中管理和方便使用相結(jié)合的模式。

5 結(jié)束語

本文闡述的只限于在檔案資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)中遇到的極有限的實際工作問題。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項長期、持久的工作，作為檔案管理部門在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，要有規(guī)劃地形成數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，一般需要做用戶需求分析、本館狀況分析、效益分析等。科學(xué)選題，合理規(guī)劃，循序漸進(jìn)，杜絕短期行為的發(fā)生，形成良性循環(huán)，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)才能有持久發(fā)展的動力。

參考文獻(xiàn)

[1]孫淑梅.檔案管理與計算機[M].北京：檔案出版社，1987.

[2]洪漪編.檔案信息組織與檢索[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，1998.

如何進(jìn)行人事檔案分類編號

如何進(jìn)行人事檔案分類編號

隨著人才的合理流動，企業(yè)人單位人員的優(yōu)化組合，需要查檔、提檔、轉(zhuǎn)檔的人次越來越多，那么，如何對員工人事檔案進(jìn)行編號比較省事，對于初接觸人事檔案整理工作的人員還不是很了解，以下是我為大家整理如何進(jìn)行人事檔案分類編號相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

一、干部人事檔案編號方法

1、筆形編號法。筆形編號法是按照檔案卷名（即干部姓名）的筆形取角編號的方法（如四角號碼和類似四角號碼法），這種編號具有簡便、易學(xué)、編號效率高、誤差少，檔案存放集中、穩(wěn)定等優(yōu)點。檢索方法比較科學(xué)、只要掌握了取筆形編號的基本規(guī)則，就能運用自如。

2、姓氏筆劃編號法。姓氏筆劃編號法，首先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆劃多少為序進(jìn)行編號的方法。這種方法的優(yōu)點是：簡單、易學(xué)，檔案存放位置固定，不易錯號。但是由于姓氏的不均衡，易出現(xiàn)有的號過多，有的號過少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號、檢索慢等問題。

3、漢語拼音字母編號法。漢語拼音字母編號法是根椐漢語“音序檢字法”的'原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法也比較科學(xué)，只要熟悉掌握了漢語拼音方法，編號和使用都很簡便。缺點是：如拼音不熟練或不準(zhǔn)，易出差錯。

此外，還有的單位采用“單位編號法”、“職務(wù)（職稱）編號法”、按干部調(diào)進(jìn)時間順序“大流水排列編號法”，等等。但這些編號方法都不同程度地存在檔案存放位置不固定或檢索費事、效率不高以及需要經(jīng)常調(diào)整檔案柜等弊病。檔案數(shù)量多的單位不宜采用這幾種方法編號。

二、檔案上架（入柜）排列的方法是否科學(xué)，同檔案編號、檢索方法和貯存條件相關(guān)。

主要的方法有以下幾種：

干部人事檔案上架（入柜）排列，是指干部人事檔案入庫保存，在檔案架或檔案柜中貯存組合排列的方式。上架（入柜）排列科學(xué)合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地節(jié)省存放空間。

1、一條龍排列方式。這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號的大小順序，從小到大，依次上架或入柜，從左向右，延伸至末。每個架（柜）標(biāo)出幾號至幾號，每層檔案架或每個檔案柜存檔案不宜過滿，留出適當(dāng)?shù)目瘴?，以備增加檔案存放。這種方法按檔案號順序上架（入柜），檔案存入位置固定，存取簡便、準(zhǔn)確，檢索效率高。凡采用“筆形編號法”、“漢語拼音字母編號法”和“大流水排列編號法”編寫干部人事檔案號和編制檢索工具的部門，都適宜采用這種上架（入柜）排列方式。

2、按姓氏分別排列方式。這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫的檔案號分別上架或入柜。在一個姓氏中，從小號至大號，依次順延排列，以姓氏筆劃編號法編寫檔案號和檢索工具的部門，適宜此種上架（入柜）的排列方式。

3、按群體組合排列方式。這種方式是以一個地區(qū)或一個單位的干部的檔案組合為一體，分別上架或入柜。檔案的排列，可以按職務(wù)或是按部門，也可按收檔的順序編號排列。這種排列方式，對集中了解一個地區(qū)、一個部門的干部情況較為方便。但是，攤多，保存不統(tǒng)一、不固定，經(jīng)常需因干部的工作單位變動而調(diào)整檔案的存放架（柜）。

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

　　檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。
　　1、
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
　　3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
　　4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。