檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要

檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是根據(jù)過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對不斷加強檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義，為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅強法治保障。
電子檔案應(yīng)當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國檔案法》
第三十五條 各級人民政府應(yīng)當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，可以對檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進行檢查：
（一）檔案工作責任制和管理制度落實情況；
（二）檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況；
（六）對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導情況。第三十九條 電子檔案應(yīng)當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。
檔案館應(yīng)當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

地質(zhì)檔案的信息化管理

閆巧玲

（山西省煤炭地質(zhì) 115 勘查院）

摘 要 地質(zhì)檔案是記錄地質(zhì)信息資源的載體。伴隨著信息技術(shù)的更新和發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足如今數(shù)字化和信息化高速發(fā)展對于地質(zhì)檔案的全新需求。目前，地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴重損失。雖然地質(zhì)檔案信息化管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)，但同時，也和機遇并存，特別是信息技術(shù)的快速發(fā)展給地質(zhì)檔案管理帶來了新的發(fā)展模式和成長動力。只要充分發(fā)揮地質(zhì)檔案管理人員的積極性，努力開發(fā)新的地質(zhì)檔案信息管理系統(tǒng)，完善地質(zhì)檔案的管理方式，地質(zhì)檔案管理將揭開新的篇章。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案 信息化 管理

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，一個信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時代來到了。在新的歷史時期，地質(zhì)資料檔案事業(yè)作為社會主義經(jīng)濟發(fā)展建設(shè)的重要組成部分，務(wù)必迅速、有效地為社會各行各業(yè)提供地質(zhì)資料檔案信息，充分發(fā)揮地質(zhì)資料檔案在社會經(jīng)濟建設(shè)事業(yè)中的作用。因此，如何在紙質(zhì)地質(zhì)資料檔案與電子地質(zhì)資料檔案的變革中，建立起與之相適應(yīng)的管理與服務(wù)模式，是每一位地質(zhì)資料檔案工作者必須考慮的問題。

1 地質(zhì)檔案部門實施管理信息化的重要性

地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設(shè)與檔案是密不可分的。地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)是在地質(zhì)勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。隨著社會信息化的飛速發(fā)展，地勘單位數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以地質(zhì)找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實性、專業(yè)性要求。而一個完整的地質(zhì)項目，要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過上級部門的審批和驗收，因此收集整理符合標準的數(shù)據(jù)文件顯得尤為重要。

1.1 檔案信息化是發(fā)展的趨勢

檔案信息化是運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強地質(zhì)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)、利用。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，是一個信息數(shù)字化建設(shè)的過程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。它給地質(zhì)部門傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新的發(fā)展和研究課題。《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設(shè)、安全保密的原則，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字庫建設(shè)，開展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和信息化建設(shè)。因此，檔案信息化建設(shè)是地質(zhì)檔案發(fā)展的必然趨勢。

1.2 檔案信息化拓展了檔案工作更大的服務(wù)空間

檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲存的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。

2 科學認識地質(zhì)檔案信息化的內(nèi)涵

資料檔案信息化建設(shè)是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機遇，地勘單位與其他企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì)，推動地勘單位的改革與發(fā)展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。

2.1 地質(zhì)檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體實現(xiàn)

國家信息化戰(zhàn)略是一項規(guī)模浩大的系統(tǒng)工程，涉及農(nóng)業(yè)、工業(yè)、科技、國防等各行各業(yè)和社會活動的各個方面。信息資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)、信息化人才、信息化法規(guī)和標準是國家信息化體系的基本要素，地區(qū)信息化、行業(yè)信息化則是國家信息化全局的有機組成部分。地質(zhì)檔案信息化作為國家信息化在檔案領(lǐng)域的具體實現(xiàn)，服從國家信息化全局，在整個戰(zhàn)略規(guī)劃框架下系統(tǒng)、有序地展開。地質(zhì)檔案信息化的目標、任務(wù)、內(nèi)容取決于國家信息化全局的發(fā)展需要，具有明顯的時代性和社會性特征。

2.2 檔案信息化的實質(zhì)是檔案工作目標與信息網(wǎng)絡(luò)手段的結(jié)合

地質(zhì)檔案工作的根本目標是滿足社會對地質(zhì)檔案的管理、利用需求。傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)模式是在原有檔案工作手段的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，其合理性基于使用已有手段最大限度地滿足社會檔案需求。計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段的引入，極大地改變了檔案業(yè)務(wù)的程序和模式，但并未因此改變檔案工作的社會使命。信息化只是手段的變化，而非目標方向的革命。數(shù)字環(huán)境下檔案工作的根本目標，依然是最大限度地滿足社會對檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段來實現(xiàn)檔案工作的根本目標。從這個意義上說，檔案信息化的實質(zhì)是檔案工作目標與信息網(wǎng)絡(luò)手段的結(jié)合，是傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的遷移。

2.3 檔案信息化是一個不斷發(fā)展的動態(tài)過程

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)手段和技術(shù)環(huán)境不斷變化，不同時期，檔案信息化建設(shè)的目標、任務(wù)和要求是不同的。但在某一時期特定的社會環(huán)境下，受制于技術(shù)、經(jīng)濟條件和人文基礎(chǔ)，我們設(shè)定的檔案信息化目標，確立的檔案信息化建設(shè)任務(wù)卻是現(xiàn)實的、具體的，并相對穩(wěn)定的。在動態(tài)變化的背景下，檔案信息化建設(shè)的目標不可能一步到位。

2.4 檔案信息化涉及信息技術(shù)和人文環(huán)境兩個層面，具有十分豐富的內(nèi)涵

如前所述，檔案信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)手段對管理目標的支持，因此，技術(shù)、管理以及作為其社會基礎(chǔ)的人文環(huán)境在檔案信息化過程中始終交織在一起，使檔案信息化建設(shè)具有了不同于傳統(tǒng)檔案工作的新的內(nèi)涵，這從上述對檔案信息化的種種界定中可見一斑。

地質(zhì)科技檔案信息包含了礦產(chǎn)資料的重要信息，也是人們對礦產(chǎn)分布以及地殼運動的探索研究成果。它是重要的信息資源，具有重要的戰(zhàn)略地位。當今社會，誰擁有了更多的信息，誰就掌握了主動權(quán)。地質(zhì)科技檔案信息作為一項囊括了豐富的礦產(chǎn)能源信息的載體，是世界的關(guān)注焦點。

信息社會把地質(zhì)部門檔案管理推進到一個新的發(fā)展時期。而對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，檔案管理應(yīng)真正實現(xiàn)信息化?？傊?，只要樹立牢固的服務(wù)意識，切實加強地質(zhì)檔案信息資源的開發(fā)利用，就能為社會提供更好的服務(wù)。

3 對信息化地質(zhì)檔案部門的要求

地質(zhì)檔案資料是前輩在不斷地探索與汗水中取得的重要成果。每個地勘單位對檔案室投入成本情況不一，多數(shù)勘查部門的檔案室連一臺電腦都沒有，更不要說進行數(shù)字化檢索和管理了。這與當前電腦飛速發(fā)展的時代是不相適應(yīng)的?，F(xiàn)今地質(zhì)報告，包括測量、物探、水文、工程、地質(zhì)礦產(chǎn)等各專業(yè)地質(zhì)報告，按上級規(guī)定均以數(shù)字化形式上交評審，否則不予受理。但評審備案證明獲得后，地勘單位并未將有關(guān)報告的電子文檔部分歸檔管理，只是將復(fù)制的數(shù)字化報告和原始地質(zhì)資料存檔。這是不正常和不應(yīng)出現(xiàn)的脫節(jié)現(xiàn)象，也是當前檔案管理的漏洞。

3.1 加強管理，加大資金投入

由于有關(guān)部門以及管理工作者對于地質(zhì)科技檔案的認識不足，未能充分認識到資料的重要性，也沒有將其納入日常工作的流程范圍內(nèi)，這就使得地質(zhì)檔案資料的管理工作發(fā)展滯后。相對而言，管理資金也投入不足，嚴重影響了現(xiàn)代化管理工作的順利實施。在加強管理的同時，有關(guān)領(lǐng)導要提高認識，制定切實的條例規(guī)范來保證管理工作的順利進行。要加大資金投入，配備現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，根據(jù)檔案室人員配制一定比例的電腦，并進行培訓，使他們緊跟時代步伐，將實現(xiàn)本單位地質(zhì)檔案電子化落到實處。

3.2 提高地質(zhì)資料檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

地質(zhì)資料檔案工作人員的自身素質(zhì)高低，直接決定了其業(yè)務(wù)能力的強弱。要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)道德，要求他們具有較高的法律、政策的理念，專業(yè)的知識以及良好的職業(yè)道德。提高地質(zhì)資料檔案工作者素質(zhì)，是加速地質(zhì)資料檔案科技進步，推動地質(zhì)資料檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。在信息時代，地質(zhì)資料檔案工作人員在思想意識上要更新服務(wù)理念，跟上社會發(fā)展的步伐，樹立競爭意識，努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用地質(zhì)資料檔案學科新理論、新技術(shù)，指導和改進地質(zhì)資料檔案工作，努力培養(yǎng)適合地質(zhì)資料檔案館數(shù)字化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才，既科學地鉆研理論與知識，又能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、存儲技術(shù)等專業(yè)技能。

3.3 建立檢索系統(tǒng)

對于浩如煙海的地質(zhì)資料，建立檢索系統(tǒng)更為快捷、方便。檢索內(nèi)容包括：資料的專業(yè)門類、工作方法分類、礦種不同分類、勘查時限分類、地區(qū)分類以及歸檔時間分類等。

3.4 建立電子資料庫

無論新、舊資料都要歸入總電子資料庫，這是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。包括所有專業(yè)報告的原始資料和報告審批文、圖、表，以及備案證明等附件。原始資料可以掃描件形式一并存檔，每一份資料必須刻制完整光盤，以防電腦病毒造成資料丟失和損毀。

3.5 電子文檔的保密

勘查單位的地質(zhì)資料包括電子文檔均需要保密。因而電子資料庫的保密工作必須加強。配制電腦須由專人負責，其他人按指令存取檔案，不得進入主電腦。主電腦資料庫編制“雙密鑰碼”，做到人到開機，人走關(guān)機，保密到位。

4 實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理的途徑

4.1 創(chuàng)新工作方式

4.1.1 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，社會經(jīng)濟建設(shè)越來越離不開地質(zhì)資料信息服務(wù)。現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，使地質(zhì)資料檔案信息檢索在手段、途徑、范圍和檢索的效率上都發(fā)生著根本的變化，這就要求我們地質(zhì)資料檔案工作者樹立為社會廣大利用者服務(wù)的思想，加強服務(wù)宣傳，強化網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，改善服務(wù)場所環(huán)境。建立地質(zhì)資料檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，這是信息化建設(shè)得以進行的基本條件。

4.1.2 建立地質(zhì)資料檔案服務(wù)網(wǎng)站，開展網(wǎng)上服務(wù)

這將成為地質(zhì)資料檔案管理服務(wù)的一種重要形式。地質(zhì)資料檔案管理服務(wù)要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)；在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)字化，地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

4.2 拓展服務(wù)領(lǐng)域

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設(shè)都越來越離不開地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)。積極開展地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)的社會化，由主要為地勘內(nèi)部的服務(wù)轉(zhuǎn)化為向社會全方位服務(wù)。

積極主動服務(wù)，嚴格規(guī)范管理，強化服務(wù)意識，提高辦事效率，加強對拉動內(nèi)需項目，更加及時主動地提供服務(wù)。主動到有關(guān)項目主管單位、施工單位、設(shè)計單位上門調(diào)查研究、了解用戶需求，有針對性地提供服務(wù)。主動與有關(guān)部門和項目承擔單位溝通聯(lián)系，積極為各類環(huán)境保護工程建設(shè)項目提供地質(zhì)資料服務(wù)。

4.3 檔案信息電子化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化

所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機軟件形式的二次文件信息電子文件數(shù)據(jù)提供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質(zhì)工作的現(xiàn)實要求，也是檔案管理必然走向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動其他各項工作的現(xiàn)代化進程。

各級人民政府應(yīng)當將檔案信息化納入什么規(guī)劃

法律分析：各級人民政府應(yīng)當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》 第三十五條 各級人民政府應(yīng)當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。