檔案信息化建設(shè)和開發(fā)利用

如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計算機(jī)給我們提供了一個強(qiáng)有力的工具。利用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機(jī)輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機(jī)上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

新修訂的檔案法提到的檔案信息化建設(shè)是啥意思？

中新社北京6月20日電，十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強(qiáng)調(diào)推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進(jìn)一步要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)就是將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾怼?br>就像規(guī)檔云這種檔案智能化管理云平臺，從收、藏、管、用四個方面都智能化的管理了。
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檔案信息開發(fā)利用的方式有哪些?

如何做好檔案管理開發(fā)與利用 徐呈平

如何做好檔案管理開發(fā)與利用
現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)是個全方位的工程，作為其中的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)檔案信息開發(fā)利用也是非常復(fù)雜和繁瑣的。從當(dāng)前實際情況出發(fā)，筆者認(rèn)為，需要從以下幾個方面著手開展企業(yè)檔案信息管理開發(fā)利用工作。
3.1 轉(zhuǎn)變思想，提高對企業(yè)檔案信息管理工作的重視
企業(yè)開展檔案信息管理和開發(fā)，根本目的在于利用檔案信息為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展、實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)提供服務(wù)。也就是說，檔案信息的利用是企業(yè)檔案信息管理工作的核心所在。企業(yè)管理人員要充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息管理開發(fā)利用工作的重要意義，明確檔案管理工作的目的和原則，規(guī)范企業(yè)信息管理流程，養(yǎng)成經(jīng)營決策前需求企業(yè)檔案信息支持的良好習(xí)慣。
3.2 提高企業(yè)架構(gòu)中檔案部門的地位
由于企業(yè)缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)知，負(fù)責(zé)檔案管理工作的責(zé)任部門也得不到應(yīng)有的重視，處于邊緣化的位置，由此導(dǎo)致在資源配置、工作人員的精神狀態(tài)、工作效率和質(zhì)量等方面，檔案管理部門都落后于其他部門，這進(jìn)一步限制了檔案信息開發(fā)利用事業(yè)的發(fā)展。檔案開發(fā)利用工作沒有發(fā)揮應(yīng)有作用，受到外界輕視，從而陷入負(fù)面循環(huán)。為了避免這個問題，企業(yè)管理者必須要突出檔案管理部門在企業(yè)架構(gòu)中的重要地位，賦予其應(yīng)有的職能、權(quán)限，給予必要的資源支持，讓企業(yè)檔案管理和企業(yè)發(fā)展相同步，協(xié)調(diào)發(fā)展，互相促進(jìn)。
3.3 健全企業(yè)檔案信息管理工作
企業(yè)檔案信息管理要為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。納入企業(yè)檔案信息管理范疇的信息，必須保證是真實、可靠的，并在條件允許范圍內(nèi)，盡量提高信息的精度。由于企業(yè)信息量十分龐大，責(zé)任部門必須對企業(yè)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類歸檔。特別是要注意使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高企業(yè)檔案信息管理、儲存和使用的效率。同時，企業(yè)要構(gòu)建企業(yè)檔案管理安全體系，確保檔案原件存放安全。只有在企業(yè)需要時提供充分的支持，檔案信息管理工作的意義才能得以體現(xiàn)。

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的核心內(nèi)容主要是什么？