檔案信息化建設(shè)環(huán)境

檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。
十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強(qiáng)調(diào)推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進(jìn)一步要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。
其實(shí)就是把計算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到傳統(tǒng)檔案管理中，比如有“規(guī)檔云”這類系統(tǒng)就是針對檔案信息化建設(shè)的。

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的核心內(nèi)容主要是什么？

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運(yùn)用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務(wù)活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應(yīng)出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)做出清晰的預(yù)測，從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應(yīng)該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;信息化;建設(shè)途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個領(lǐng)域中，為了適應(yīng)時代的發(fā)展需求，檔案管理應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務(wù)進(jìn)行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測，對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設(shè)工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實(shí)踐中不斷的改進(jìn)和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實(shí)行信息化建設(shè)之后，所有的流程都需要通過計算機(jī)信息技術(shù)來實(shí)施，所以首先在工作習(xí)慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設(shè)中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應(yīng)的過程，在前期的進(jìn)展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務(wù)開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設(shè)中所應(yīng)用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設(shè)方面還處于起步階段，各方面的體系建設(shè)還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實(shí)際應(yīng)用的過程中，無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設(shè)方面也不夠健全，檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡(luò)體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。這些問題都是在檔案管理信息化建設(shè)的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強(qiáng)對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強(qiáng)對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復(fù)勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺，推進(jìn)電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前，有些標(biāo)準(zhǔn)還不明確，有的還沒有標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機(jī)等設(shè)備，因而對數(shù)字檔案信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循，保證信息化的進(jìn)行，以約束機(jī)制的建立促進(jìn)動力機(jī)制的完善。

2.4加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，應(yīng)該加強(qiáng)對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運(yùn)用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其思想意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學(xué)習(xí)中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運(yùn)作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結(jié)束語

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進(jìn)和完善。為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強(qiáng)對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓(xùn)，配置齊全的硬件設(shè)施，根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，選擇適宜的操作軟件和應(yīng)用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn):

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推動地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

陳賢

(廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊)

摘要 地質(zhì)檔案是記錄地質(zhì)信息資源的載體，伴隨著信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足如今數(shù)字化和信息化對于地質(zhì)檔案的全新需求。筆者分析了推動地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性，針對當(dāng)前地質(zhì)檔案信息化管理存在問題進(jìn)行了科學(xué)的探討并提出了解決這些問題的方法，指出推動地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要領(lǐng)導(dǎo)重視，加大經(jīng)費(fèi)投入，需要檔案管理人員更新觀念，提高素質(zhì)和技能，加快數(shù)字化進(jìn)展，確保地質(zhì)檔案信息安全，以實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理信息化的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案 信息化 建設(shè)

在信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天，加快地質(zhì)檔案工作融入信息社會的步伐，大力推動地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，迅速、有效地為社會各行各業(yè)提供地質(zhì)檔案信息，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案在礦產(chǎn)資源保障和地質(zhì)技術(shù)服務(wù)中的作用，已是各地勘單位和廣大地質(zhì)檔案工作者刻不容緩的重要任務(wù)。筆者結(jié)合廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊的工作實(shí)際，就推動地質(zhì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行若干思考。

1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，主要是指將現(xiàn)代信息技術(shù)及其設(shè)備，如計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等運(yùn)用到地質(zhì)檔案管理工作中，建立檔案信息系統(tǒng)，能夠更加方便、快捷、高效地完成對地質(zhì)資料的接收、編目、著錄、統(tǒng)計、檢索等，使檔案管理方法更具科學(xué)性，大大提高地質(zhì)檔案管理工作效率，提升整個單位的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

1.1 方便檢查查詢，提升工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找利用起來相當(dāng)麻煩，首先檔案管理者要翻賬本從目錄中找出檔案，然后按照記錄，到浩如煙海的檔案庫進(jìn)行查找，這個過程中費(fèi)時費(fèi)力，并且不可避免地對檔案造成損壞，而且同一份檔案在同一時間只能由一個人借閱，無法滿足多人的需要。在實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理之后，利用計算機(jī)對檔案或文件資料進(jìn)行一次性的著錄或輸入貯存，即可實(shí)現(xiàn)在計算機(jī)上即時查詢，將所需檔案檢索出來，省略了手工操作的重復(fù)勞動，還能同時滿足資源多人共享，簡化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率，使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來，把工作重心放在如何利用好這些地質(zhì)檔案資源上來，做到職能從管理向服務(wù)及研究過渡。

1.2 改善檔案管理，提高時效性

實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，檔案管理人員可提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，及時提出檔案信息中存在的問題并提出解決方案，讓檔案管理方式從檔案的保管轉(zhuǎn)變成檔案的信息化服務(wù)、管理和采集，進(jìn)而使檔案資源能實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置，從而為地質(zhì)工作提供更及時、更高效的服務(wù)。

1.3 支撐科研活動，促進(jìn)開發(fā)利用

地質(zhì)檔案的管理是手段，開發(fā)利用才是目的。地勘單位多年的地質(zhì)工作集存了數(shù)量眾多的地質(zhì)檔案，它是地質(zhì)工作成果的主要表現(xiàn)形式，是國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和進(jìn)一步開展地質(zhì)工作、科學(xué)研究的依據(jù)和基礎(chǔ)，具有巨大的商業(yè)價值和使用價值。不論是國家重點(diǎn)工程建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還是生態(tài)環(huán)境保護(hù)、礦產(chǎn)資源調(diào)查等，都離不開地質(zhì)檔案作為重要依據(jù)。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案，通過掃描技術(shù)、光盤技術(shù)，一份電子文件可以同時記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，從而為地質(zhì)技術(shù)人員提供更為翔實(shí)的科研材料，促進(jìn)地質(zhì)檔案的充分利用。

2 地質(zhì)檔案管理存在的問題

2.1 保管狀況不佳

新中國成立以來60多年的地質(zhì)工作，使地勘單位積累和保存了大量珍貴的地質(zhì)檔案。如廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊截至2014年6月底，庫存地質(zhì)檔案達(dá)到2764檔，總計123045件。相當(dāng)一部分地質(zhì)檔案，特別是20世紀(jì)60～70年代形成的地質(zhì)檔案資料，大多為低質(zhì)藍(lán)圖和手抄本，隨著時間的流逝，藍(lán)圖正在褪色，字跡正在消失，逐漸變得模糊不清，手抄本的紙張亦正在逐步老化，造成信息丟失而無法正常使用。還有一些重要礦區(qū)、典型礦床的“熱點(diǎn)”地質(zhì)檔案資料，由于借閱次數(shù)多，也造成一定的破損。這些地質(zhì)檔案都是地質(zhì)工作者長期在艱苦的環(huán)境中辛勤工作的智慧結(jié)晶，既是野外勘查過程的真實(shí)反映和記錄，也是地勘單位得以發(fā)展壯大的重要基礎(chǔ)。要想保存利用好寶貴的地質(zhì)資料只能加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)一步加快地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)字化，這將大大減少對紙質(zhì)資料的查詢，降低了紙質(zhì)檔案遭到破壞的可能性。

2.2 地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)不高

長期以來，檔案資料工作給人的印象就是幾個中年婦女在故紙堆中“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”，暮氣沉沉。檔案資料部門長期處于一個“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面，造成了檔案室人才配備不合理，人員素質(zhì)整體不高，表現(xiàn)為檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)、安于現(xiàn)狀、懶于學(xué)習(xí)、計算機(jī)的操作能力不強(qiáng)、對地質(zhì)檔案數(shù)字化、信息資源開發(fā)能力不足等。

2.3 對地質(zhì)檔案管理工作缺乏重視

一些地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)對地質(zhì)檔案認(rèn)識不足、重視不夠。在地質(zhì)檔案管理人員配備、待遇和工作經(jīng)費(fèi)等方面差強(qiáng)人意，導(dǎo)致高素質(zhì)人才不愿從事地質(zhì)檔案管理工作。

3 加快地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 保障地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)與經(jīng)費(fèi)投入

地質(zhì)檔案是一種具有特殊價值的信息資源，對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用，是地質(zhì)工作事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，地勘單位各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予高度重視，加大人力、財力的投入，盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給予檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。

3.2 提高地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)要穩(wěn)步開展，就需要有高素質(zhì)的檔案工作者。目前檔案信息化建設(shè)核心內(nèi)容是計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，計算機(jī)超強(qiáng)的運(yùn)算與數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法，這對檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要掌握地質(zhì)、物探、化探等地學(xué)專業(yè)的基本知識，了解地質(zhì)勘查工作的基本過程，知道不同專業(yè)不同階段應(yīng)該形成哪些地質(zhì)資料，才能按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本單位館藏資料的類別特點(diǎn)，對已經(jīng)收集的文字、圖紙等資料，在方便查找便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目。地質(zhì)資料管理人員還要能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、多媒體技術(shù)等技能。只有掌握了地質(zhì)檔案的形成過程和手段等專業(yè)知識，才能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高服務(wù)水平，才能更好地管好檔案。因此，一方面檔案管理人員必須認(rèn)清形勢，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動服務(wù)方式，改變機(jī)械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識，牢固樹立終身學(xué)習(xí)理念，提高自身素質(zhì)；另一方面地勘單位應(yīng)注意引進(jìn)信息管理方面的人才，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，建立適合地質(zhì)檔案信息化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型的專業(yè)隊伍，以適應(yīng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的需要。

3.3 加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化、數(shù)字化進(jìn)展

地質(zhì)檔案是廣大地質(zhì)工作者長期從事艱苦野外地質(zhì)工作和室內(nèi)匯編整理出來的辛勞和智慧的結(jié)晶，為了便于保存、使用，紙介質(zhì)地質(zhì)資料數(shù)字化迫在眉睫。地質(zhì)檔案工作者要加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理，充分利用計算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，逐步建立起目錄檢索數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，使檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲、傳遞和被使用，這既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理的必然取向。建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫后，檔案管理人員根據(jù)借閱者的要求，只要在計算機(jī)輸入資料名稱、工作時間、礦種類別等任意一項或兩項關(guān)鍵詞，就可以馬上從數(shù)據(jù)庫中檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案資料信息，方便、快捷、準(zhǔn)確地為借閱者提供服務(wù)，極大地提高工作效率。全文數(shù)據(jù)庫就是采用掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)檔案錄入計算機(jī)，并建立相應(yīng)的電子文檔號，查閱時只要輸入所需檔案的電子文檔號，就可以很方便查閱，不需要再到庫房調(diào)用紙質(zhì)檔案，延長紙質(zhì)檔案的保存壽命。

3.4 加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息安全管理

地質(zhì)檔案實(shí)行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點(diǎn)，但也存在安全問題，尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來越普及，計算機(jī)的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯，涉密的地質(zhì)檔案，一旦通過不正當(dāng)渠道泄露出去，就會對地勘單位經(jīng)濟(jì)利益乃至國家安全造成重大的損失。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識，讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴(yán)重后果，以及他們所要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員要學(xué)習(xí)檔案設(shè)備的維護(hù)知識，計算機(jī)要安裝加密軟件，實(shí)現(xiàn)文件的強(qiáng)制自動加密，自動加密文件離開單位電腦環(huán)境無法使用，這樣就可以防止別有用心的人把地質(zhì)資料帶出。其次，要防止檔案數(shù)據(jù)丟失。儲存檔案信息的計算機(jī)要鏡像備份，還要用光盤、磁盤、移動硬盤等工具另外儲存，確保檔案信息的安全。再次，地質(zhì)檔案工作用計算機(jī)要全部為涉密計算機(jī)，要與互聯(lián)網(wǎng)完全隔離，并安裝保密監(jiān)控軟件，計算機(jī)USB接口要封存，嚴(yán)把數(shù)據(jù)的入口、出口關(guān)。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項長期而艱巨的工作，內(nèi)容廣泛，涉及地質(zhì)資料的整理、開發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)等。在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中，必須從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立新的觀念，加大資金投入，加強(qiáng)地質(zhì)檔案工作隊伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，這樣檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、高效地推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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檔案管理設(shè)施主要有哪些?

請問基于信息化環(huán)境下如何做好審計檔案規(guī)范化工作

莘縣審計局 武嫻
在信息化大背景和金審工程的要求下，在審計工具、審計重點(diǎn)、審計范圍、審計線索、審計方法和審計流程等各個方面，較之傳統(tǒng)的審計，都發(fā)生了很大的變化。作為審計管理工作的核心內(nèi)容，審計檔案管理只有實(shí)現(xiàn)信息化，才能與審計同步發(fā)展，更好地服務(wù)和保障審計工作需要?；趯徲嬓畔⒒ㄔO(shè)為契機(jī)，推進(jìn)審計檔案規(guī)范化工作，全面提升審計工作水平，對基層審計機(jī)關(guān)克服人力資源不足，提交審計精品，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
檔案信息化建設(shè)成為提高審計工作效率的重要手段。審計檔案不僅能夠真實(shí)地記錄審計成果，再現(xiàn)審計過程，而且有利于審計人員對以往審計經(jīng)驗進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒。最近幾年，基層審計機(jī)關(guān)都補(bǔ)充了一些年輕力量，學(xué)習(xí)借鑒以往審計經(jīng)驗是這些年輕同志迅速提高審計能力、快速進(jìn)入工作角色、開展好審計工作的最好途徑。隨著各行各業(yè)信息化程度的提高，特別是政府機(jī)關(guān)辦公自動化的普及，檔案的生成和管理方式發(fā)生了很大的變化，各種文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等都已納入計算機(jī)管理，以數(shù)字化形式存在，這就為檔案管理的信息化提供了條件和可能。在這種情況下，實(shí)現(xiàn)審計檔案以及各種文字、圖片、影像等資料的電子化歸檔，檔案管理人員便可以通過計算機(jī)將需要借閱的檔案資料快速調(diào)出并借閱給審計人員學(xué)習(xí)，減少檔案借閱時間，也有利于審計人員快速掌握需要學(xué)習(xí)的業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗，大大提高審計工作效率。
審計檔案管理信息化是加快審計信息化步伐的重要一環(huán)，也是推動審計轉(zhuǎn)型升級的現(xiàn)實(shí)需要?；谛畔⒒h(huán)境下，適應(yīng)新的形勢發(fā)展需要，加快審計檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理服務(wù)，成為當(dāng)前基層審計機(jī)關(guān)必須面對和解決的問題。對此，基層審計機(jī)關(guān)應(yīng)主要抓好以下四個方面：
第一，適應(yīng)時代潮流，把握好新的變化。一是服務(wù)內(nèi)容發(fā)生了新的變化。隨著形勢任務(wù)的發(fā)展變化，基層審計部門的工作涉及的范圍越來越廣，需要綜合部門溝通聯(lián)絡(luò)的事務(wù)更多更具體，需要收集提供的信息更快更準(zhǔn)確，需要協(xié)調(diào)督辦的力度更大更有效。二是服務(wù)手段發(fā)生了新變化。隨著電子信息技術(shù)尤其是計算機(jī)的廣泛應(yīng)用，公文處理、信息采集、文稿起草、公文流轉(zhuǎn)等工作都離不開新技術(shù)、新手段。
第二，提高認(rèn)識，增強(qiáng)意識。面對新的形勢，高度重視檔案工作，加強(qiáng)責(zé)任意識教育。一是切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。堅持把檔案工作納入機(jī)關(guān)整體工作和分管領(lǐng)導(dǎo)工作考核內(nèi)容之一，真正使檔案工作有人抓、有人管、有人負(fù)責(zé)，著力解決檔案工作所需的人、財、物等實(shí)際問題。二是把審計檔案管理工作納入重要日程，與審計質(zhì)量建設(shè)、審計項目評比進(jìn)行統(tǒng)一部署、檢查和考核，提高全體人員對審計檔案重要性的認(rèn)識，把審計檔案抓緊。三是使全局干部職工和檔案工作人員充分認(rèn)識到檔案工作既是對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來考慮的重要事業(yè)，也是適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)形勢發(fā)展變化的一項重要的系統(tǒng)工程。將檔案法律法規(guī)納入普法學(xué)習(xí)內(nèi)容，通過普法學(xué)習(xí)、集中學(xué)習(xí)不定期的組織檔案知識講座，把檔案管理與審計業(yè)務(wù)相結(jié)合，有效提升了管理檔案的責(zé)任意識。
第三，高瞻遠(yuǎn)矚，加大力度。一是加大檔案工作力度。做好檔案工作，既是對歷史的尊重，對人類文明的繼承，更有助于我們借鑒歷史，指導(dǎo)工作實(shí)踐。這就要求我們一是要堅持依法治檔。認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》的要求，堅持依法推進(jìn)檔案工作。二是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。要創(chuàng)造良好的條件，普及檔案的計算機(jī)貯存、檢索和查詢利用，加強(qiáng)電子文件和電子檔案管理，盡快建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上查詢服務(wù)和資源共享。三是要大力創(chuàng)新檔案服務(wù)工作。按照立足根本、體現(xiàn)特色、打造精品、創(chuàng)造亮點(diǎn)的要求，努力推出一批有特色、有影響的檔案服務(wù)創(chuàng)新典型。
第四，
加大經(jīng)費(fèi)投入，完善硬
件設(shè)施。配備專用電腦、檔案管理軟件、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，
設(shè)置閱覽室，實(shí)現(xiàn)所有電子資料通過網(wǎng)上傳輸和批閱，通過檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化流水作業(yè)和數(shù)字檔案信息的安全管理，利用檔案數(shù)字化成果，查詢迅速，方便利用檔案。
因此，
審計機(jī)關(guān)檔案管理部門平時就要與業(yè)務(wù)部門保持密切的聯(lián)系。經(jīng)常對業(yè)務(wù)部門檔案的建立提出積極的建議，以便在文書檔案產(chǎn)生之初，就盡可能地得到完整的、必要的資料，避免事后彌補(bǔ)的麻煩。
隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的介入，對專業(yè)化和科學(xué)化又提出了更高的要求。