檔案信息化建設(shè)設(shè)備成本

如何進行檔案館數(shù)字化建設(shè)財務(wù)核算

1、加強企業(yè)財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
　　軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務(wù)軟件升級,保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標準性、一致性和可續(xù)性。
　　2、做好電算化會計檔案的收集
　　所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度),把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務(wù)軟件的銷售與維護的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
　　3、做好電算化會計檔案的管理與保存
　　由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準備雙份即采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進行檢查,定期進行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
　　此外,還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
　　4、做好電算化會計檔案的整理和利用
　　電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經(jīng)濟規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進行調(diào)閱。
　　5、提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
　　財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍,是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補充具有計算機、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進行培訓(xùn)為原則,著重加強財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定,對財務(wù)檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰,激勵大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對計算機信息化技術(shù)人員進行一定的檔案工作、財務(wù)管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

淺談縣級公安機關(guān)檔案信息化管理

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摘 要： 加強檔案信息化管理是目前縣級公安機關(guān)的緊迫任務(wù),根據(jù)縣級公安機關(guān)檔案信息化管理工作現(xiàn)狀，本文作者從轉(zhuǎn)變觀念、加強培訓(xùn)、科學(xué)建設(shè)、完善機制四個方面，對公安機關(guān)檔案信息化管理提出對策和建議。

關(guān)鍵詞： 公安機關(guān)　檔案管理 信息化

縣級公安機關(guān)檔案管理是一項非常重要的管理性工作，如何使其在打擊犯罪、保護人民和維護社會穩(wěn)定中發(fā)揮重要作用，加強信息化管理是必由之路，它突破了傳統(tǒng)的思維理念，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作模式，整合了警務(wù)資源，提高了工作效率和質(zhì)量。因此，加強檔案信息化管理成了目前縣級公安機關(guān)的緊迫任務(wù)。經(jīng)過近幾年的努力，目前很多縣級公安機關(guān)檔案信息化管理平臺基本搭建完成，大規(guī)模的信息采集錄入也基本完成，但是少數(shù)單位的檔案管理員仍然存在著不會用、不能用、不愿用的問題，檔案信息化管理還處于低級階段。筆者現(xiàn)就如何加強縣級公安機關(guān)檔案信息化管理進行一些思考和研究，以期拋磚引玉。

一、檔案信息化管理存在的問題

目前，縣級公安機關(guān)檔案信息化管理還存在著許多問題，有個人主觀上的原因，也有信息化建設(shè)中存在的問題，普遍存在的問題大致可歸納為四類。

(一)存在“不愿用”的問題。這是制約信息化管理提升的第一大“難題”。其表現(xiàn)主要有三：一是思想保守“不愿用”。少數(shù)檔案管理員思想觀念守舊，總是習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，片面認為信息化管理既難學(xué)又不可靠，只會加重檔案管理員的工作負擔(dān)，對信息化應(yīng)用存在著排斥心理和抵觸情緒，還停留在看門守攤、被動服務(wù)的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于簡單地整理文件歸檔、等待利用者上門查閱、應(yīng)付上級機關(guān)檢查等等。二是工作受限“不愿用”。檔案信息化管理，要求檔案管理員嚴格遵循各類檔案規(guī)定，認真按照文件材料的分類、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定按時收集匯總，檔案信息輸入、檢索、利用等工作必須嚴格按照規(guī)定的流程進行，從時間、程序上限制了檔案管理員工作的隨意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核機制不健全，有些基層派出所對檔案管理系統(tǒng)往往是誰會用、誰用得好，誰就多干事，一旦出錯還會受到埋怨;不會用、不愿用的就在一邊看，不受累，還不承擔(dān)任何責(zé)任，這樣嚴重挫傷了大家參與檔案信息化管理的積極性，也不利于檔案信息化應(yīng)用的普遍提高。

(二)存在“不會用”的問題。近年來，檔案管理員的計算機操作水平雖然有了普遍提高，但相當(dāng)一部份人信息化應(yīng)用還比較低，難以適應(yīng)信息化管理的需要。一是素質(zhì)不高“不會用”。多數(shù)縣級公安機檔案管理員專業(yè)不對口，有的是半路子出家，有的檔案員剛剛學(xué)會立卷歸檔等基本知識，就被調(diào)整崗位，知識結(jié)構(gòu)趨于單一化，能夠熟練操作微機，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、我 檢索、利用等工作的實用的“復(fù)合型”人才不多，這就影響了公安機關(guān)檔案信息化管理水平的整體提升。二是培訓(xùn)不力“不會用”。近幾年來，有的單位主要采取“大呼隆”的集中培訓(xùn)方式，計算機操作基本技能培訓(xùn)的多，專業(yè)應(yīng)用技能培訓(xùn)的少;檔案信息采集錄入講的多，學(xué)習(xí)信息化檔案管理知識少;警綜平臺使用培訓(xùn)多，檔案管理平臺應(yīng)用培訓(xùn)少。由此導(dǎo)致大部分檔案管理員應(yīng)用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，融入文字、圖像、音頻、視頻、動畫等多種形式于一體的編研成果幾乎沒有。

(三)存在“不能用”的問題。雖然近幾年各級對基層信息化建設(shè)的投入都很大，但對檔案信息化投入比較少，目前多數(shù)基層派出所的檔案信息化管理設(shè)備仍相對匱乏和落后。一是設(shè)備落后“不能用”。部分檔案管理員電腦性能差，沒有裝備掃描儀、刻錄機、防磁柜，在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)一個檔案需要很長時間，很難滿足日常工作應(yīng)用需求;有的單位缺乏對檔案管理工作必要的硬件投入，基層單位的文書、業(yè)務(wù)檔案還沒有按要求實行微機管理，文書檔案文件數(shù)據(jù)、電子文件和紙質(zhì)載體還不能做到同步歸檔。二是互不兼容“不能用”。檔案管理系統(tǒng)與各個偵查辦案應(yīng)用系統(tǒng)之間的共享性差，數(shù)據(jù)庫不能對接，大量的檔案信息只能在各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，難于通過關(guān)聯(lián)、對接和共享實現(xiàn)質(zhì)飛躍。三是權(quán)限不夠“不能用”。許多系統(tǒng)大都是采用數(shù)字證書登錄，由于證書的應(yīng)用權(quán)限是按照職務(wù)、職級設(shè)置的，這就造成在實際工作中，最需要應(yīng)用信息資源的檔案管理員應(yīng)用權(quán)限反而最低，想查的查不到，想用的用不上，能用的不好用。

(四)存在“用不好”的問題。由于缺乏健全、規(guī)范的管理流程，使得縣級公安機關(guān)檔案信息化管理不能收到應(yīng)有的或最佳的實戰(zhàn)效能。一是投入少。一些單位的檔案信息化管理是為了應(yīng)付上級的檢查，沒有認識到公安檔案管理在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入大量人力、物力、財力都出不了政績，是得不償失的徒勞，是“賠錢的買賣”，存在“說起來重要，做起來次要，真干起來不要”的現(xiàn)象。二是研判少。大多數(shù)單位編研成果只是對原始檔案材料進行簡單的匯總，片面追求數(shù)量,忽視了在匯編的基礎(chǔ)上加以分析研究，編研成果往往質(zhì)量不高，過于簡單化，檔案管理員的工作只限于在網(wǎng)上瀏覽各種網(wǎng)頁和簡單的業(yè)務(wù)查詢，利用各系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)比對，對各類違法犯罪信息的篩選比對不夠，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策作用。三是用得少。有的單位只注重檔案文書的收集管理，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為偵查破案尋找線索，為治安管理提供服務(wù)，不會用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，因此造成大量信息資源的閑置。

二、產(chǎn)生問題的主要原因

縣級公安機關(guān)檔案信息化管理普遍存在的上述四個方面的問題外，有歷史的原因，也有現(xiàn)實的原因;有隊伍管理方面的原因，也有檔案管理員個體素質(zhì)的原因。大致可歸納為以下幾個方面：

(一)認識上存在誤區(qū)。少數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，認為檔案部門是養(yǎng)老的地方，檔案工作者是“倉庫保管員”，檔案管理人員工作再努力，也比不上業(yè)務(wù)人員破獲案件、抓獲人頭，用時想到了，不用時淡忘了，導(dǎo)致公安基層單位的檔案管理人員缺乏工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

(二)管理上存在偏差。在基層派出所，檔案管理人員基本上由內(nèi)勤兼任且變動頻繁，難以形成專業(yè)性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的專門力量，派出所內(nèi)勤要面對上級各個部門的十幾種業(yè)務(wù)工作，往往是疲于多頭應(yīng)付，很難全身心地投入檔案管理工作，當(dāng)前基層派出所檔案管理仍以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量低，查找速度慢，使用效率低。

(三)經(jīng)費上缺乏保障。公安機關(guān)尤其是基層派出所辦公經(jīng)費本來就捉襟見肘，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，多數(shù)基層派出所還沒有配備檔案密集架、保密計算機、掃描儀、刻錄機、防磁柜等現(xiàn)代化設(shè)備，多數(shù)縣級公安機關(guān)檔案管理還普遍停留在落后的觀念和管理模式上，未完全統(tǒng)一使用檔案管理軟件進行管理，還是以“整理憑經(jīng)驗、利用提案卷、查閱翻檔案”為主要方式，這必然影響檔案資料的利用時效，也不利于檔案信息優(yōu)勢在各項工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

(四)機制上不夠配套。有的單位在檔案信息化管理方面雖然制定了許多的制度和機制，但卻沒有一個統(tǒng)一的、完整的、系統(tǒng)的、規(guī)劃性的機制，管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象，有的基層派出所只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視了聲像、實物檔案以及與公安業(yè)務(wù)有關(guān)的資料收集，影響了基層派出所檔案的系統(tǒng)性和完整性，由于歷史或保管不善等原因，個別基層派出所檔案還存在斷代現(xiàn)象，少數(shù)民警認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

三、加強縣級公安機關(guān)檔案信息化管理的幾點淺見

加強檔案信息化管理，必須緊密結(jié)合公安工作實際，研究、找準結(jié)合點、切入點和著力點，從警務(wù)運作、公安執(zhí)法，到隊伍管理，將信息化應(yīng)用深入到公安檔案管理工作的方方面面。

(一)轉(zhuǎn)變觀念，變“不愿用”為“主動用”。一要強化正面引導(dǎo)。充分利用會議、談心等各種場合，向檔案管理員大力灌輸信息化理念，使檔案管理員深刻認識到警務(wù)信息化是形勢發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱職，就會丟掉工作崗位，切實增強廣大檔案管理員的危機感和緊迫感，切實提高其工作的主動性。

二要強化管理責(zé)任。要根據(jù)檔案管理的各項要求，結(jié)合實際、因地制宜制定各項管理制度和操作規(guī)范，要嚴格按照法律法規(guī)和管理制度抓好責(zé)任落實，以此促進檔案信息化管理工作。

三要強化習(xí)慣養(yǎng)成。要求檔案管理部門在日常下發(fā)通知、簡報以及上報材料等辦公業(yè)務(wù)一律通過電子郵件、網(wǎng)站等形式進行，日常工作信息要及時錄入信息平臺，做到日清月結(jié)，逼使檔案管理員養(yǎng)成“上班先開機，工作先上網(wǎng)”的日常習(xí)慣，從中切實感受到信息化管理帶來的好處和便利，逐步從心理上、行動上接受和支持信息化。

四要強化日?？己?。要研究建立一套檔案信息化管理與應(yīng)用的激勵機制，定期對檔案管理員的信息采集、應(yīng)用情況進行排名和網(wǎng)上通報，其工作成效與年終績效考核、評優(yōu)、評先掛鉤，以考核調(diào)動檔案管理員應(yīng)用信息化的主動性和積極性。

(二)加強培訓(xùn)，變“不會用”為“精通用”。

一要強化專題培訓(xùn)。對不懂得專業(yè)知識的檔案管理人員，要創(chuàng)造條件讓他們接受專業(yè)教育，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)計算機的基礎(chǔ)知識、基本原理，學(xué)習(xí)文字處理技術(shù)，學(xué)習(xí)常用檔案管理軟件的應(yīng)用，通過專題培訓(xùn)和實際操作，使人人成為檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者，掃除現(xiàn)代文盲，使之上崗后就了解紙質(zhì)文件、電子文件的管理，個個成為檔案管理工作的行家里手。

二要強化崗位培訓(xùn)。要使在職檔案管理人員能適應(yīng)當(dāng)前新形勢的需要，就必須有針對性地進行與本職崗位密切相關(guān)的公安業(yè)務(wù)知識、檔案業(yè)務(wù)知識和現(xiàn)代科技知識的培訓(xùn)，以達到“懂公安業(yè)務(wù)、懂檔案工作、懂信息技術(shù)”的要求。

三要強化交流互補。要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學(xué)習(xí)，實地考察，取長補短，拓寬視野，使檔案人員自覺地進行業(yè)務(wù)交流、研究活動，以便更好地適應(yīng)新形勢下檔案信息化管理的需要。

(三)科學(xué)建設(shè)，變“不能用”為“高效用”。

一要擴容網(wǎng)絡(luò)，保持高速暢通?，F(xiàn)在接入公安網(wǎng)絡(luò)的計算機越來越多，上網(wǎng)操作越來越頻繁，要結(jié)合本地實際，適當(dāng)增強網(wǎng)絡(luò)帶寬，確保網(wǎng)絡(luò)高速暢通，讓全體民警真正體會到網(wǎng)絡(luò)帶來的快捷高效，以提高檔案信息化管理應(yīng)用的實效性。

二要改進質(zhì)量，提升應(yīng)用實效。要充分挖掘和利用檔案資源，緊緊圍繞各個時期公安中心工作，抓住公安工作的熱點、難點問題開展檔案基礎(chǔ)編研、專題編研和深度編研工作，變“死檔案”為“活信息”，更好地為公安工作服務(wù)。

三要創(chuàng)新手段，增強服務(wù)后勁。要充分利用警務(wù)信息綜合應(yīng)用平臺和公安檔案管理系統(tǒng)，不斷創(chuàng)新公安檔案管理手段，加強電子文檔、網(wǎng)上信息與紙質(zhì)文檔一體化管理，全面實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上著錄、管理和查詢，以充分利用網(wǎng)上檔案信息服務(wù)實戰(zhàn)，促進社會和諧穩(wěn)定。

四是打破壁壘，保證高度共享。在條件成熟時，要逐步將各業(yè)務(wù)部門建設(shè)的信息系統(tǒng)整合進檔案管理應(yīng)用平臺，實現(xiàn)檔案基礎(chǔ)信息在各部門、各警種之間互聯(lián)互通、高度共享，為基層實戰(zhàn)應(yīng)用提供更大的便利和信息支持。

(四)完善機制，變“用不好”為“用得好”。

一要進一步完善檔案信息的采集錄入機制。要建立檔案信息日常更新維護機制，將檔案信息的采集錄入指標按不同警種、不同工作崗位，細化分解到每一個單位和檔案管理員，結(jié)合日常走訪、巡邏、行業(yè)管理、集中清查等工作，主動深入社區(qū)搜集敵情、社情、民情，及時錄入工作對象的相片、指紋、活動情況和各種不安定因素信息，積累大量原始檔案信息資料，為偵查破案服務(wù)。同時，要落實信息采集錄入責(zé)任，落實檔案管理員、科所隊長、業(yè)務(wù)部門“三級把關(guān)”制度，確保采集錄入的信息“能用”、辦案民警“敢用”。

二要進一步完善檔案信息的分析研判機制?？h級公安機關(guān)要建立檔案研判網(wǎng)頁，以此為平臺，建立以分級分類研判、成果集中展示、單位選擇應(yīng)用為主要內(nèi)容的日常檔案研判機制，確保檔案信息研判常態(tài)化。各基層單位要建立檔案信息研判工作小組，依托檔案信息管理平臺，切實加強對各類基礎(chǔ)信息的梳理、比對、關(guān)聯(lián)查詢和動態(tài)分析，不斷提高信息研判的質(zhì)量和水平，形成有價值的實戰(zhàn)檔案，真正指導(dǎo)服務(wù)于各實戰(zhàn)單位。

三要進一步完善檔案信息的實戰(zhàn)應(yīng)用機制。在檔案信息的指導(dǎo)下，要及時對轄區(qū)警情信息進行研判，確保及時準確掌握轄區(qū)的治安態(tài)勢，并采取有針性地開展防范部署，對轄區(qū)突出治安問題和突出犯罪，通過集中整治、組建專業(yè)隊等形式實施精確打擊、定點清除，切實提高防控工作的針對性和實效性。

四要進一步規(guī)范檔案信息的應(yīng)用管理流程。要經(jīng)常組織基層派出所深入出租屋、流動人口、高危人員、重點行業(yè)等進行信息采集，及時將其錄入檔案信息管理平臺，使基層派出所檔案管理員從繁瑣的統(tǒng)計報表中解決出來，形成“走訪—錄入—流動查詢”的動態(tài)化信息管理模式，真正做到底數(shù)清、情況明、管得住、不失控，真正突出檔案信息化管理實效。

檔案托管有什么用

一、降低企業(yè)檔案管理成本，提高檔案利用效率
紙質(zhì)檔案是一個企業(yè)寶貴的財富，具有原始憑證和參考價值。以紙張為載體的檔案是很脆弱的，它受到環(huán)境的溫濕度、光線等影響，因此要保護好紙質(zhì)檔案需要一定的投入，這其中包括檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入、人員投入、技術(shù)投入及有關(guān)管理物資的投入。這些投入對大多數(shù)企業(yè)來說，都是一筆相當(dāng)大的開支。如果將這些交給專業(yè)檔案服務(wù)機構(gòu)托管，不僅節(jié)省一大筆費用，而且還由于其應(yīng)用了專業(yè)化、高水平的管理技術(shù)與管理手段，檔案利用效率也會大幅提高。
二、減少重復(fù)投入現(xiàn)象，降低企業(yè)管理風(fēng)險
檔案具有不可再生性的特點，保證檔案在任何情況下都處于安全的狀態(tài)是重中之重。隨著每年檔案量的持續(xù)不斷增加和存儲年限的延長，企業(yè)需要更多的檔案存儲空間和人員來進行管理，企業(yè)必須為這些檔案持續(xù)投入。在現(xiàn)實工作中，有很多企業(yè)庫房不達標、聘用兼職人員，給檔案的實體安全和信息安全帶來一定隱患。檔案管理機構(gòu)由于其專業(yè)性、規(guī)范性和科學(xué)性，能夠給檔案提供更好的存儲環(huán)境，延長紙質(zhì)檔案使用壽命，更能保障紙質(zhì)檔案的安全性，降低企業(yè)管理風(fēng)險。
三、有利于促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)
信息化是檔案工作的發(fā)展趨勢和方向，檔案信息化建設(shè)需要大量的投入，要有專門的人才和設(shè)備。然而，在現(xiàn)有條件下，我國企業(yè)把主要的資金都投入到企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營上，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的投入非常有限，這在很大程度上制約著企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。通過檔案管理為企業(yè)提供的線上管理平臺，即使紙質(zhì)檔案異地存儲，也能夠?qū)崿F(xiàn)快速調(diào)閱，借助于檔案外包服務(wù)機構(gòu)在設(shè)備、技術(shù)、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
四、有助于提高企業(yè)核心競爭力
檔案托管是企業(yè)管理的一種創(chuàng)新管理理念與管理方法，它的一個重要目標就是集中企業(yè)內(nèi)部資源，著力提高企業(yè)核心競爭力。目前，市場競爭日趨激烈，企業(yè)需要更多專業(yè)性的組織在各個薄弱環(huán)節(jié)對其進行幫助。同樣，企業(yè)也有需要檔案專業(yè)機構(gòu)能對其檔案管理進行專業(yè)性幫助的需求。檔案管理業(yè)務(wù)外包可以使企業(yè)從具有低附加值的日常的事務(wù)性檔案管理業(yè)務(wù)中解放出來，能夠更有效地運用其核心競爭力，把時間、精力和資源集中起來，致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。