高校檔案信息化建設(shè)的提出

黃少芳 劉曉鴻 張俊芳 張 瑛 孫 玲 安玉娟 葉育紅 李曉秋

（中國地質(zhì)大學（北京））

摘 要 加快地質(zhì)資料信息化建設(shè)是時代發(fā)展的緊迫要求，高校數(shù)字校園為數(shù)字資料檔案館建設(shè)提供了契機。本文結(jié)合當前高校在地質(zhì)資料與檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、需求和存在的問題，重點探討了推進高校地質(zhì)資料與檔案管理數(shù)字化和信息化的核心任務(wù)和發(fā)展對策。

關(guān)鍵詞 高校 地質(zhì)資料 信息化 管理

地質(zhì)資料是地質(zhì)工作者智慧和勞動的結(jié)晶，是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的記錄，是珍貴的社會財富，也是經(jīng)濟建設(shè)的重要依據(jù)[1]。地質(zhì)資料包括成果地質(zhì)資料、原始地質(zhì)資料、實物地質(zhì)資料。地質(zhì)資料服務(wù)于社會，體現(xiàn)了地質(zhì)工作成果的價值。國土資源規(guī)劃與管理、開發(fā)和利用，以及地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘查、工程建設(shè)、國防安全等許多行業(yè)，都對地質(zhì)資料的開發(fā)利用具有十分廣泛的社會需求。隨著時代的發(fā)展和信息技術(shù)的進步，地質(zhì)資料的管理、開發(fā)利用以及社會服務(wù)的方式和手段，正在發(fā)生巨大的變化。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的當代社會，地勘行業(yè)地質(zhì)資料與信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)在加快推進。地質(zhì)學家提出建設(shè)“數(shù)字地球”，高校也在大力推進數(shù)字校園建設(shè)，加強地質(zhì)資料與檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)，也是當前高校資料管理部門面臨的重要研究課題和工作任務(wù)。加快資料檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高信息化程度，建立數(shù)字資料檔案館，是高校資料與檔案管理的發(fā)展趨勢和工作目標，也是適應(yīng)當今信息化社會和數(shù)字化時代的必然要求。如何構(gòu)架和加快推進資料檔案管理的信息化和集群化，是資料檔案管理者需要認真思考的問題。

1 加快地質(zhì)資料與檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的要求

1.1 技術(shù)進步與社會發(fā)展，驅(qū)動了地質(zhì)資料信息化建設(shè)

當今社會是信息化大發(fā)展的時代。我國將信息化建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要內(nèi)容。在我國《國民經(jīng)濟和社會發(fā)展十二五規(guī)劃綱要》中，提出了“推進經(jīng)濟社會各領(lǐng)域信息化和全面提高信息化水平”的目標和任務(wù)，信息化建設(shè)已經(jīng)貫穿于我國經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的各個領(lǐng)域。21 世紀的今天，數(shù)字化與計算機技術(shù)瞬息萬變、飛速發(fā)展。在信息化建設(shè)迅猛推進的社會背景下，傳統(tǒng)的資料與檔案管理面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)和發(fā)展的機遇。地質(zhì)資料與檔案管理工作必須緊隨時代的潮流和步伐，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高管理能力和服務(wù)水平勢在必行，使高校地質(zhì)資料與檔案的管理和服務(wù)逐步走向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化。

1.2 高校數(shù)字校園建設(shè)的需要

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代化信息與網(wǎng)絡(luò)成為我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞑豢扇鄙俚闹匾ぞ吆褪侄?，信息化管理的程度和信息資源開發(fā)利用與服務(wù)的效益也成為衡量高校技術(shù)管理水平的標志之一。數(shù)字校園建設(shè)為加快高校資料檔案信息化建設(shè)提供了重要的契機和條件。加強高校信息化管理，建設(shè)數(shù)字化校園，給高?，F(xiàn)有的資料檔案管理工作模式與運行機制帶來了巨大挑戰(zhàn)，由實物（紙質(zhì)文件、照片、聲像、影像等）館藏模式轉(zhuǎn)向?qū)嵨镳^藏和館藏數(shù)字化并存，并通過計算機網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)建設(shè)，將資料檔案管理信息化融入高校數(shù)字校園建設(shè)。

1.3 服務(wù)于高校教學科研工作的需要

高校的主要任務(wù)是培養(yǎng)人才尤其是專業(yè)技術(shù)人才，中國地質(zhì)大學更是肩負著培養(yǎng)地球科學人才的重任。建校 60 年來，培養(yǎng)了大批地學專業(yè)人才。隨著辦學規(guī)模的擴大，科研工作量的劇增，教學和科研工作對地質(zhì)資料使用需求急劇擴張，對地質(zhì)資料的管理與服務(wù)提出了更高的要求，具體表現(xiàn)在野外工作對地形圖的使用數(shù)量和頻次增多，研究生撰寫學位論文對地質(zhì)報告和文獻資料的查詢檢索率直線上升，科研人員對成果資料的調(diào)閱使用量驟然上升。因此，常規(guī)的手工資料管理模式已經(jīng)難以滿足當前的需求，只有全面推進資料與檔案管理的信息化建設(shè)，才能提供更加高效快捷準確的管理與服務(wù)。

2 高校地質(zhì)資料與檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 現(xiàn)狀分析

中國地質(zhì)大學（北京）資料檔案工作是從 1976 年以后逐步恢復的。我校自 1997 年以來開始利用計算機進行資料檔案管理；2004 年使用了資料檔案管理系統(tǒng)建立資料檔案目錄數(shù)據(jù)庫，逐步替換了手工目錄的查詢，提高了資料檔案檢索的速度和準確度，簡化了檔案檢索目錄制作過程，大大提高了資料檔案管理的工作效率。

我校保存的地質(zhì)資料主要包括歸檔的科研成果資料、地形圖和地質(zhì)報告、研究生學位論文等。其中有兩種屬于保密資料，一種是國家基礎(chǔ)地理信息中心制作的基礎(chǔ)測繪成果資料，屬于國家秘密；另一種是歸屬于全國地質(zhì)資料館的國家非公開性成果地質(zhì)資料。近年來，我校在借閱、購買和使用“國家非公開性地質(zhì)資料”和“國家秘密基礎(chǔ)測繪成果資料”過程中形成了一套切實可行、較為規(guī)范化的管理制度。2011 年，根據(jù)國家對涉密資料加強安全管理的要求，我館對地形圖等保密資料進行了系統(tǒng)清理核查，在制度上和措施上保障了涉密資料的安全使用。

在資料檔案信息資源建設(shè)方面，我校分期分批對館藏紙質(zhì)資料檔案進行掃描和數(shù)字化處理。資料檔案的數(shù)字化工作，在保護紙質(zhì)檔案的同時，也大大提高了檔案利用效率。當前我校資料檔案的數(shù)字化工作正在有序推進，館藏資料的數(shù)字化工作采取檔案館自己整理，委托專業(yè)掃描掃描制作驗收后入庫的方式。截至目前，我校已投入專項經(jīng)費近百萬元專門用于館藏檔案數(shù)字化工作，配置了存儲檔案數(shù)據(jù)的專用服務(wù)器及大容量磁盤陣列等設(shè)備，館藏資料檔案的數(shù)字化率已達 60%。

地質(zhì)資料在環(huán)境、工程、城建、交通等領(lǐng)域也具有廣泛的用戶，根據(jù)掌握的情況，不同高校對地質(zhì)資料的管理形式各有不同。例如在一些設(shè)有地學專業(yè)的綜合性大學，管理部門設(shè)在地學專業(yè)所屬院系。而一些未設(shè)地學專業(yè)的高校，也有個別科研工作涉及地質(zhì)資料的使用，在此情況下，對于地質(zhì)資料的管理還處于缺位，沒有專門的管理部門負責地質(zhì)資料的管理，科研人員通過申請獲得的地質(zhì)資料的安全管理處于游離狀態(tài)。

2.2 發(fā)揮的作用和成效

資料檔案信息化將成為“數(shù)字校園”建設(shè)總格局中一個重要的組成部分。當前，高校的資料與檔案的信息化建設(shè)正在大力推進，數(shù)字資料檔案館的建設(shè)在國內(nèi)眾多高校中如火如荼地進行著。資料檔案的數(shù)字化建設(shè)和信息化管理為高校的科研、教學和政務(wù)管理等提供了更高水平的服務(wù)，在服務(wù)高等教育的決策咨詢、宣傳教育、信息傳播、考證利用、資料開發(fā)利用和學術(shù)交流等方面發(fā)揮了重要作用。

2.3 存在的問題

雖然高校資料檔案的信息化建設(shè)都在積極推進，但是由于各種主觀和客觀因素的制約，總體上信息化程度還不高，需要加大投入和開發(fā)的力度，進一步加強和推進資料與檔案管理的信息化建設(shè)。

（1）數(shù)字化程度和信息化水平還不高。與國土資源行業(yè)部門的地質(zhì)資料管理專業(yè)機構(gòu)相比較，地質(zhì)類高校的地質(zhì)資料信息化建設(shè)還處于較低水平。有些高校還處在手工目錄查詢階段，館藏資料的數(shù)字化程度較低，還沒有構(gòu)建系統(tǒng)化的管理體系和服務(wù)平臺，與院系和行政管理部門的在線數(shù)據(jù)鏈接與信息傳輸和服務(wù)系統(tǒng)還不完善。

（2）基礎(chǔ)建設(shè)滯后，發(fā)展能力不均衡。由于多種客觀原因和各類高校的自身發(fā)展情況不同，高校資料檔案館的建制和業(yè)務(wù)發(fā)展十分不平衡，與社會同級的資料檔案館相比，多數(shù)高校的資料檔案館在基礎(chǔ)設(shè)施、館藏資料數(shù)字化、信息化和服務(wù)平臺建設(shè)、業(yè)務(wù)體系構(gòu)建和人力資源條件等方面存在一定的差距，特別是基礎(chǔ)建設(shè)的軟硬件裝備和環(huán)境亟待更新和改善，需要領(lǐng)導重視，增加投入，加強基礎(chǔ)建設(shè)。

（3）涉密安全的制約。個別高校由于科研成果資料涉及國防和國家軍事安全，涉密級別高。為了安全保密，對資料的管理還在沿用傳統(tǒng)的手工和物理方式，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化成為涉密安全的壁壘，涉密安全保障技術(shù)成為制約信息化建設(shè)的瓶頸。

3 加快高校地質(zhì)資料數(shù)字化建設(shè)與信息化管理的對策與建議

如何管好、護好、用好珍貴的地質(zhì)資料，是資料管理者需要認真思考的問題。高校資料檔案管理的信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要學校的重視與支持，需要學校各院系和各部門的協(xié)作，需要資料管理部門在觀念和理念上開拓創(chuàng)新，充分利用計算機與網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)和手段，加快數(shù)字資料檔案館的建設(shè)。

3.1 信息化工作的核心任務(wù)是建設(shè)數(shù)字資料檔案館

數(shù)字資料檔案館是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字資料檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺，通過信息集成管理系統(tǒng)，提供資料信息服務(wù)和共享利用。實現(xiàn)數(shù)字資料檔案館是信息化建設(shè)的目標，因此資料檔案的信息化工作應(yīng)該圍繞數(shù)字檔案館建設(shè)，以數(shù)字檔案資源為對象，以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料檔案實體管理逐步發(fā)展成以各種數(shù)字資料檔案資源為對象的電子文件管理，建立資料檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，通過集成式數(shù)字化業(yè)務(wù)工作平臺進行信息資源的數(shù)字化管理和服務(wù)。圍繞這一核心目標，近期主要任務(wù)有：館藏資料的回溯性數(shù)字化、資料目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、全文資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建庫指南和相關(guān)標準制定、新歸檔資料的電子文件入庫、資料檔案綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)等。

3.2 地質(zhì)資料與檔案資源的數(shù)字化是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

地質(zhì)資料管理的信息化建設(shè)，其首要工作是進行資料的數(shù)字化[2]。對于有些不宜數(shù)字化的個別資料與檔案，可以實現(xiàn)目錄的數(shù)字化。資料與檔案資源的數(shù)字化是整個信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和必要條件，因此要做好地質(zhì)資料與檔案在收集、征集、匯交和接收過程中的數(shù)字化建設(shè)和電子文件的管理，加強與學校各院系和各部門的溝通聯(lián)系與協(xié)調(diào)合作，健全資料檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對于在各種科研、教學和行政活動中形成的地質(zhì)資料與工作檔案，按照有關(guān)規(guī)范要求及時進行整理、立卷、歸檔和入庫（包括實物庫和數(shù)據(jù)庫）。

3.3 信息資源的網(wǎng)絡(luò)運行體系是信息化建設(shè)的基本保障

網(wǎng)絡(luò)運行體系建設(shè)是地質(zhì)資料與檔案管理信息化建設(shè)的最基本保障，數(shù)字化存儲的資料信息資源需要依靠網(wǎng)絡(luò)體系得以體現(xiàn)并發(fā)揮高效作用。局域網(wǎng)環(huán)境支持下的信息管理系統(tǒng)不僅能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢?yōu)g覽等基本功能，更要具備對數(shù)字化資料的“收、管、存、用”四項主體功能，還能夠保障對資料檔案數(shù)據(jù)的導入導出和對數(shù)據(jù)的安全管理；以網(wǎng)絡(luò)化的方式將分散的電子資料檔案信息資源進行連接和集成，實現(xiàn)對分布式的資源共享和不受時間、空間限制的現(xiàn)代化管理，通過建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)資料的網(wǎng)絡(luò)化管理與服務(wù)。

3.4 健全地質(zhì)資料信息化管理的規(guī)范化和標準化體系

標準化和規(guī)范化是數(shù)字環(huán)境下地質(zhì)資料信息管理的前提條件，資料檔案信息化建設(shè)對資料檔案工作的標準化提出了更高的要求。數(shù)字化地質(zhì)資料信息管理的發(fā)展方向是國際化、標準化、專業(yè)化與集成化，地質(zhì)資料信息標準體系建設(shè)要具有兼容性、一致性、可持續(xù)性和動態(tài)發(fā)展性，建立和完善地質(zhì)資料的規(guī)范和標準體系，包括地質(zhì)資料匯交的規(guī)范、網(wǎng)站和數(shù)字化資料館的規(guī)范、對軟硬件系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)范和元數(shù)據(jù)規(guī)范等[3]。例如在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下對資料檔案信息的采集，為最大限度地滿足用戶的多方面需求，實現(xiàn)存取海量信息的有效性，必須采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標準。在文本、圖像、音頻、視頻等資料檔案信息資源多樣性的情況下，只有按照統(tǒng)一的標準規(guī)范進行制作，才能使多元的資料檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用。隨著電子政務(wù)的推行，電子公文、電子資料檔案的接收、歸檔、管理必須按照統(tǒng)一的標準規(guī)范進行。

3.5 提高法律意識，建立完善安全的保障制度

在資料的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理環(huán)境下，強化安全措施，建立嚴密的安全制度和保護屏障是非常重要的[4]。針對涉密資料的管理，要加強法律、法規(guī)和制度建設(shè)，形成一套職責明確、程序嚴謹、措施得力的資料檔案管理服務(wù)機制。尤其是對于大比例尺地形圖等涉密地質(zhì)資料的使用和管理，嚴格執(zhí)行國家的涉密資料安全保密制度，通過保密宣傳、制度約束和強化安全管理等措施，維護國家安全權(quán)益。

3.6 加強培訓，提高業(yè)務(wù)能力

地質(zhì)資料規(guī)范化和信息化管理對人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，除了要具有一定的專業(yè)知識外，還必須具備計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及熟悉和掌握開發(fā)地質(zhì)資料檔案信息系統(tǒng)的能力。既要廣開門路吸引人才，還要對在職人員進行新技術(shù)、新方法和新理念的培訓，建立高素質(zhì)高質(zhì)量的專業(yè)管理隊伍。

3.7 創(chuàng)新思維，做好規(guī)劃，逐步推進

高校地質(zhì)資料與檔案管理的信息化建設(shè)是一個與校內(nèi)多部門協(xié)調(diào)配合、互動合作的系統(tǒng)工程[5]，基于目前地質(zhì)類高校的資料管理信息化建設(shè)程度還不高，起點較低，全面建設(shè)數(shù)字資料檔案館，需要一個發(fā)展過程。首先要進行充分的調(diào)研和需求分析，學習借鑒其他單位的經(jīng)驗和技術(shù)，做好信息化建設(shè)和數(shù)字資料檔案館的規(guī)劃，構(gòu)建本校數(shù)字檔案館建設(shè)的架構(gòu)，逐步推進高校地質(zhì)資料管理與信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

資料與檔案管理工作是高校管理工作的一個重要組成部分，在一定程度上反映了高校的現(xiàn)代化管理水平。加快推進資料管理信息化，建設(shè)數(shù)字資料檔案館，既是當前形勢發(fā)展的需要，也是高校資料檔案管理工作面臨的新課題和新任務(wù)，更是事業(yè)發(fā)展的趨勢。當前，地質(zhì)專業(yè)類高校的資料與檔案管理信息化建設(shè)，無論在硬件基礎(chǔ)設(shè)施，還是系統(tǒng)平臺等軟環(huán)境建設(shè)方面，距離要實現(xiàn)的目標還存在較大的距離。地質(zhì)資料管理與服務(wù)要緊隨時代的步伐，乘著國家“十二五”規(guī)劃大力發(fā)展信息化舉措的東風，突破思維約束，運用現(xiàn)代管理的理念和信息技術(shù)，加強組織領(lǐng)導，加快推進信息化建設(shè)，使高校地質(zhì)資料與檔案管理水平躍上一個新的臺階。

參 考 文 獻

[1] 茹湘蘭 . 我國地質(zhì)資料管理與服務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)初步設(shè)想 [J]. 國土資源信息化，2001，（4）：19 ～ 22

[2] 姜作勤 . 地質(zhì)工作信息化若干問題的思考 [J]. 地質(zhì)通報，2004，（23）：9 ～ 10

[3] 李裕偉 . 地礦工作信息化工程的若干基本問題 [J]. 國外地質(zhì)科技，1998，（1）：1 ～ 6

[4] 李淑云，衛(wèi)雙囤 . 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策 [J]. 山西檔案，2011，（S1）：46 ～ 47

[5] 鄧琦 . 做好高校檔案信息化建設(shè)的幾點思考 [J]. 黑龍江檔案，2011，（1）：88

什么是檔案信息化建設(shè)？

檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。
十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強調(diào)推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進一步要求加強檔案信息化建設(shè)。
其實就是把計算機信息技術(shù)運用到傳統(tǒng)檔案管理中，比如有“規(guī)檔云”這類系統(tǒng)就是針對檔案信息化建設(shè)的。

我國的檔案信息化啟蒙于什么時候

2002年11月發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》
2003年《電子公文歸檔管理暫行辦法》
2005年《關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用的意見》
2005年《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》
2005年《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》
2005年《關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》

再早就不知道了

對高校房產(chǎn)檔案信息化管理及探討？

摘要：隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善和住房改革的不斷深入，高校在新形勢下的房產(chǎn)檔案管理也需做出相應(yīng)的調(diào)整。而計算機在高校管理中的普遍應(yīng)用正為高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)準備了條件，利用信息化管理手段來管理房產(chǎn)檔案，是提高高校房產(chǎn)管理水平的一個重要途徑。本文從高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難入手，探討了房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)的具體措施。
高校房產(chǎn)管理是高等學校的房管部門對學校房屋財產(chǎn)、教職工住房以及與之相關(guān)一系列事務(wù)進行的管理工作，是高校管理機構(gòu)的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產(chǎn)檔案，是學校房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的房產(chǎn)歷史記錄，是房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記載和重要依據(jù)。隨著計算機在高校管理中的普遍應(yīng)用，如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)與房產(chǎn)檔案管理相結(jié)合，提高房產(chǎn)檔案的利用價值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。
1．在高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難
1.1領(lǐng)導重視不足
重視程度不足是目前影響我國高校房產(chǎn)檔案管理信息化進一步發(fā)展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領(lǐng)導往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的方法，依然習慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。
1.2技術(shù)手段落后目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，無論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認知度、參與度等都遠低于其它行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調(diào)卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機讀方式雖然已經(jīng)有運用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與當今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠，檔案部分應(yīng)發(fā)揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。
1.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡(luò)化辦公的力度大大降低。
2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)
2.1提高對檔案管理信息化建設(shè)的認識要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認識加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義?？茖W技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應(yīng)時代的變革，我們應(yīng)認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案信息化是現(xiàn)代社會進步發(fā)展的客觀要求，房產(chǎn)檔案作為社會信息業(yè)的組成部分也必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應(yīng)社會發(fā)展的要求。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，促進房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。
2.2推進房產(chǎn)檔案館數(shù)字化進程實現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠程服務(wù)均可無償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)，對于科技成果還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費。另外，關(guān)于檔案開放范圍和權(quán)限問題，要設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會進一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營功能。
2.3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)為了全面、準確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復制等功能建立起完整準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動的特點，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護上要實現(xiàn)實時控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點不同，對房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。
2.4建立準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門進行宏觀調(diào)控提供科學的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍數(shù)據(jù)進行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時運用相關(guān)調(diào)控手段，使學校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。
2.5提高管理人員的綜合素質(zhì)檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關(guān)科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，要加強學習業(yè)務(wù)文件和各級檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進的管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進檔案事業(yè)逐漸實現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計等等實現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。
3．小結(jié)
房產(chǎn)檔案管理信息化是先進科學技術(shù)手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結(jié)合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入。降低了聯(lián)系渠道的費用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

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