高校檔案信息化建設(shè)國外

顏世強(qiáng)　丁克永

（中國地質(zhì)調(diào)查局發(fā)展研究中心　北京　100083）

在國外，檔案工作者很早就宣稱：“檔案的建立就是為了用，從某種程度上講，我們職業(yè)的聲譽(yù)和社會的地位就依賴于檔案利用?！边@種認(rèn)識促使他們主動(dòng)為社會大眾提供方便快捷的服務(wù)。歐洲各國檔案利用的立法和規(guī)章均將公民個(gè)人能夠及時(shí)地利用到機(jī)關(guān)產(chǎn)生的行政文件作為檔案服務(wù)的重要原則。為使機(jī)關(guān)管理公開透明，行政機(jī)關(guān)文件在產(chǎn)生并移交到檔案館后必須具有可用性。這些經(jīng)驗(yàn)對我國推進(jìn)地質(zhì)資料社會化服務(wù)具有顯著的借鑒意義。

1 國外檔案服務(wù)的發(fā)展

隨著社會的不斷進(jìn)步，外國檔案社會化服務(wù)經(jīng)歷了一個(gè)由封閉到有條件開放的漫長過程。在古代，檔案只為少數(shù)享有特權(quán)的人提供服務(wù)。15～16世紀(jì)，歐洲文藝復(fù)興運(yùn)動(dòng)的興起和發(fā)展，歐洲歷史學(xué)家開始關(guān)注原始文獻(xiàn)，從而不斷地去要求檔案館對外服務(wù)。18世紀(jì)，法國資產(chǎn)階級革命勝利后，法國國民議會于1790年頒布了世界上第一個(gè)國家檔案館條例，明確指出了檔案館要實(shí)行向社會開放的原則，規(guī)定了法國公民可以在開館的時(shí)間到檔案館查閱檔案。從20世紀(jì)60年代起，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息共享成為其顯著特點(diǎn)。當(dāng)前，在國外大眾利用政府檔案普遍得到憲法保障，這成為是一項(xiàng)基本的人權(quán)和自由，被稱為“信息權(quán)”。如歐洲理事會部長委員會宣布的有關(guān)成員國檔案館利用政策的R(2000)13號提議。指出成員國制訂的法律應(yīng)堅(jiān)持以下原則：（1）公共檔案除特別限制規(guī)定外對公眾開放；（2）有限的封閉期。

2 國外檔案服務(wù)的限制

國外檔案社會化服務(wù)也不是全面的，通常通過延期開放、設(shè)置封閉期限制檔案的社會化服務(wù)，以保護(hù)個(gè)人、政府團(tuán)體、企業(yè)或國家的利益。國外檔案服務(wù)的限制主要有以下4個(gè)方面。

2.1個(gè)人隱私保護(hù)

個(gè)人隱私受保護(hù)是通過特定時(shí)期內(nèi)禁止使用檔案來實(shí)現(xiàn)的。

2.2 政府與公共安全利益保護(hù)

含有國家安全、政府重要金融和經(jīng)濟(jì)利益、保護(hù)公共秩序和安全、與犯罪活動(dòng)相關(guān)的調(diào)查和訴訟信息的文件，以及包含金融、經(jīng)濟(jì)和政治信息或與外國政府商業(yè)談判的檔案或文件的利用受限制。檔案利用保護(hù)期一般是自檔案產(chǎn)生之日起的30～60年。

2.3 企業(yè)和個(gè)人經(jīng)濟(jì)利益保護(hù)

在歐盟、檔案法或特別法（工業(yè)財(cái)產(chǎn)保護(hù)法、專利法、經(jīng)濟(jì)間諜法）通常對此都有嚴(yán)格規(guī)定，利用限制期限平均為30～60年。

2.4 著作權(quán)保護(hù)

在國外著作權(quán)都是得到保護(hù)的。著作權(quán)問題通常都有清楚的界定，最普遍的限制規(guī)定期為自文件產(chǎn)生之日起70年，但一切取決于重大的變化。

3 國外檔案服務(wù)典型做法

3.1 美國

美國檔案通過提高信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度，采取主動(dòng)服務(wù)等方式提高服務(wù)水平。

3.1.1 檔案管理信息化程度高

主要表現(xiàn)：①信息公開。②提供網(wǎng)上服務(wù)。③實(shí)現(xiàn)資源共享。④實(shí)現(xiàn)內(nèi)部辦公電子化。

3.1.2 主動(dòng)服務(wù)水平大大提高

各類檔案館不僅對政府工作人員開放，同時(shí)直接面對公眾，為公眾服務(wù)。檔案館通過各種途徑向社會散發(fā)檢索工具使用方法、館藏介紹、參考資料和服務(wù)指南，想方設(shè)法使公眾了解檔案的作用和館藏內(nèi)容，激發(fā)公眾對檔案的興趣和需求。

3.1.3 檔案載體多樣化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的檔案文件通過計(jì)算機(jī)掃描，轉(zhuǎn)換成PDF或者其他電子格式，存儲在計(jì)算機(jī)中或刻錄成光盤。由于有了相當(dāng)數(shù)量的電子文檔，極大地方便了文件數(shù)據(jù)庫的建立、資料的計(jì)算機(jī)查詢和檔案的深度開發(fā)利用。

3.1.4 重視紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作

雖然美國各級機(jī)構(gòu)基本實(shí)現(xiàn)了辦公電子化，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、書面簽名方式仍然在處理一些重要事務(wù)時(shí)使用。同時(shí)，紙質(zhì)文檔由于其在法律上的唯一性仍然是各檔案館的重點(diǎn)保護(hù)對象。

3.2 西班牙

西班牙法律規(guī)定利用檔案是免費(fèi)和無限制的，用戶在接受檔案館有關(guān)規(guī)定的情況下，有在閱覽室利用檔案的權(quán)利，同時(shí)也有知悉有關(guān)館藏檔案信息的權(quán)利。

3.2.1 一流的信息技術(shù)服務(wù)

在各級檔案館閱覽室內(nèi)都安裝有必要的電源，利用者可以攜帶計(jì)算機(jī)進(jìn)入閱覽室。在檔案利用室，一般都備有縮微膠片和縮微平片的閱讀和打印機(jī)。如果有需要，可以即時(shí)打印出有關(guān)內(nèi)容。

3.2.2 嚴(yán)格的檔案服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

各級檔案館比較重視檔案服務(wù)的考核，并制定了由多項(xiàng)指標(biāo)組成的檔案服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。以國家歷史檔案館為例，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)有13項(xiàng)內(nèi)容，包括檔案館提供服務(wù)的條件、文件閱覽條件及檔案館服務(wù)項(xiàng)目的信息等。

3.2.3 重視檔案利用的信息反饋和投訴

各級檔案館很重視用戶信息反饋。獲取用戶意見的方式是：①鼓勵(lì)用戶對檔案館的服務(wù)進(jìn)行評論，并提出建議；②舉辦用戶聯(lián)誼會；③鼓勵(lì)用戶給檔案館館長寫建議信；④開展問卷調(diào)查；⑤鼓勵(lì)檔案利用者將他們利用的檔案寫成的研究報(bào)告贈送給檔案館。

3.3 德國

德國檔案館把與社會公眾互動(dòng)看作檔案服務(wù)的重要方面，通過街頭宣傳、檔案陳列展覽、出版檔案宣傳畫冊、舉辦學(xué)術(shù)講座、檔案館開放日等形式讓社會更多地了解檔案館，促使公眾經(jīng)常走進(jìn)檔案館，來達(dá)到服務(wù)社會的目的。

3.3.1 設(shè)立檔案館開放日

在開放日用戶，只要持身份證既可參觀檔案館庫房、目錄室、技術(shù)用房。并配有專人講解，備有詳盡的閱讀材料，讓參觀者全面、深入地體驗(yàn)檔案館。

3.3.2 推出新穎的特色服務(wù)

如海德堡市檔案館為廣大讀者提供生日報(bào)紙服務(wù)。

3.3.3 主動(dòng)為城市經(jīng)濟(jì)服務(wù)

如海德堡市檔案館結(jié)合旅游城市特色，以各種方式在世界各地進(jìn)行宣傳活動(dòng)，推動(dòng)了該市旅游業(yè)的發(fā)展。

3.4 荷蘭

荷蘭主要通過標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)來提高服務(wù)水平。

3.4.1 建立質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系

各檔案館對開館時(shí)間、價(jià)格、產(chǎn)品和服務(wù)，信件和訂單處理的最終期限，寬敞的閱覽室、良好的照明，正常運(yùn)作的閱讀設(shè)備，索取文件時(shí)合理的等待時(shí)間、專業(yè)的員工等進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，并被印成小冊子交到公眾手中，接受社會監(jiān)督。

3.4.2 在網(wǎng)站建立“圖像銀行”

圖像服務(wù)是現(xiàn)代化服務(wù)重要組成部分，有的網(wǎng)站媒體庫中已包含了超過了20萬幅的圖像。數(shù)據(jù)庫的發(fā)展使計(jì)算機(jī)裝置可以從重要的檢索引擎中——如Google的文字索引，查找到所有的檔案清單。

3.4.3 建立“文本銀行”

荷蘭正在開發(fā)檔案銀行（文本銀行），方便用戶查找檔案。建立按需掃描的系統(tǒng)允許訪問者選定哪些檔案或資料是他們希望數(shù)字化的。通過這種方式，檔案館將建立數(shù)字化庫房，首先數(shù)字化那些需求量較大的檔案或資料。

4 國外檔案服務(wù)新趨勢

4.1 服務(wù)日益標(biāo)準(zhǔn)化

國際檔案理事會（ICA）制定了關(guān)于描述全宗和它的組成部分的指南ISAD(G）和關(guān)于檔案材料形成者的真實(shí)信息的指南ISAAR(CPF），其下屬的一個(gè)工作組近日制定出一個(gè)新的描述檔案保存機(jī)構(gòu)的國際標(biāo)準(zhǔn)，以便將關(guān)于檔案保存機(jī)構(gòu)的信息導(dǎo)入傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)搜索引擎中。利用者通過互聯(lián)網(wǎng)可以有更多的機(jī)會查閱網(wǎng)上目錄，查閱那些描述不同檔案保存機(jī)構(gòu)所保存檔案的檔案信息系統(tǒng)。

4.2 電子信息成為服務(wù)的重點(diǎn)

信息技術(shù)使得檔案館在完成其傳統(tǒng)任務(wù)同時(shí)不斷向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化保管與服務(wù)邁進(jìn)。美國國家檔案館館長和世代網(wǎng)絡(luò)首席執(zhí)行官共同簽署并公布了一項(xiàng)五年期的、對從美國國家檔案館海量館藏中挑選出的文件進(jìn)行數(shù)字化的協(xié)議。電子文件檔案館將使文件從文件柜進(jìn)入數(shù)字空間，改進(jìn)政府文件的組織、存儲和檢索方法，更加便于公眾查找利用政府文件。英國也建立了國家數(shù)字化檔案中心（NODA），推進(jìn)檔案數(shù)字化和信息化服務(wù)的協(xié)調(diào)管理。

4.3 服務(wù)更加以人為本

近日，英國國家檔案館家族文件中心遷入位于倫敦郊區(qū)的英國國家檔案館大樓。英國國家檔案館大樓正在進(jìn)行全方位的整修和改進(jìn)。整個(gè)工程結(jié)束后，將向來訪者提供更多的座位、縮微膠片閱讀機(jī)和計(jì)算機(jī)終端，并且改進(jìn)對原始文件、研究資源和越來越多的網(wǎng)絡(luò)資料的提供利用；將建成兩個(gè)新的演講室，提供涵蓋了從家族史到軍事史各個(gè)題目的教育項(xiàng)目。

4.4 更加注重公共休閑服務(wù)

“檔案在休閑社會中的作用”是第14屆國際檔案大會的主題。英國在檔案公共休閑利用上獨(dú)樹一幟。在倫敦西部的丘園（Kew）新館公眾可以聯(lián)機(jī)瀏覽開放利用的所有政務(wù)信息，享受快速、專業(yè)的信息服務(wù)又稱為開發(fā)性服務(wù)，這種服務(wù)形式包括口頭咨詢、書面咨詢、電函咨詢以及主動(dòng)向潛在利用者報(bào)道館藏檔案信息等。

4.5 更加注重網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

世界各國檔案館普遍開辟出新的服務(wù)方式——網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，用戶可以在任何地方自由檢索公共檔案館網(wǎng)站提供的各類信息。英國公共檔案館通過一體化網(wǎng)絡(luò)體系將檔案目錄展示給用戶，為國內(nèi)外利用者提供了關(guān)于原公共檔案館和皇家歷史手稿委員會的詳細(xì)信息，還為研究家族歷史、電子文件理論研究以及檔案文件的普遍保管原則等提供了翔實(shí)的檔案材料。

4.6 電子檔案成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成之一

隨著電子政務(wù)的發(fā)展，電子檔案的收集管理被提上議事日程。2003年，國際檔案理事會（ICA）向與會代表呼吁要保護(hù)信息社會記憶，充分運(yùn)用信息技術(shù)提高行政管理的透明度。

4.7 檔案管理日益法制化

依法管理檔案是全球各國檔案管理的大趨勢。英國于1838年頒布第一部《公共檔案法》，2000年頒布《信息公開法》，2005年實(shí)施《信息自由法》，還出臺了《法》、《合同法》等其他法律，這些均對檔案、檔案工作及檔案事業(yè)發(fā)展以及各部門、企事業(yè)單位乃至個(gè)人的檔案工作進(jìn)行了規(guī)定。此外，英國各級檔案機(jī)構(gòu)、地方各級政府都根據(jù)工作需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度。還通過定期召開檔案工作專業(yè)會議和出版專業(yè)刊物，來增進(jìn)檔案人員的相互了解和交流，促進(jìn)檔案法規(guī)的貫徹實(shí)施。

4.8 高度關(guān)注檔案解密處理

為方便網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，做好檔案解密工作，美國國家檔案文件局近期在內(nèi)部新設(shè)立解密信息管理辦公室，專門負(fù)責(zé)檔案解密工作。

5 可借鑒的經(jīng)驗(yàn)

5.1 建立數(shù)字地質(zhì)資料館

在抓好資料匯交的基礎(chǔ)，構(gòu)造統(tǒng)一的地質(zhì)資料技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)體系，加快地質(zhì)資料數(shù)字化進(jìn)程，建設(shè)相關(guān)數(shù)據(jù)庫，建立共享服務(wù)平臺，提高服務(wù)能力。

5.2 推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)和主動(dòng)服務(wù)

除了傳統(tǒng)的地質(zhì)資料館藏借閱服務(wù)方式外，要提供在線資料檢索系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)地圖查詢系統(tǒng)、一站式服務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)服務(wù)等；使閱者可以通過網(wǎng)絡(luò)下載，到指定的商店購買，也可以通過電話、E-mail、傳真訂購等形式獲取資料；還要通過期刊、年度報(bào)告等形式主動(dòng)開展服務(wù)。

5.3 加強(qiáng)地質(zhì)資料開發(fā)利用

要在專業(yè)的地質(zhì)資料服務(wù)的同時(shí)，開展管理、科普和集成的地質(zhì)資料服務(wù)，如數(shù)據(jù)處理、應(yīng)用軟件、咨詢、決策、技術(shù)支持、培訓(xùn)等多個(gè)方面，要涉及地質(zhì)資料的方方面面，如區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、地球化學(xué)、地球物理、水文地質(zhì)、地質(zhì)災(zāi)害、礦產(chǎn)資源、水資源、能源、環(huán)境、地質(zhì)科學(xué)知識等。做好保密地質(zhì)資料解密研究，開展解密服務(wù)。

5.4 推進(jìn)集群服務(wù)

要在傳統(tǒng)地質(zhì)資料館服務(wù)主體的基礎(chǔ)上，發(fā)揮地質(zhì)調(diào)查局、地調(diào)院、地環(huán)監(jiān)測院的作用，開展專業(yè)公共地質(zhì)資料服務(wù)。還要通過合作機(jī)制，邀請其他的地學(xué)研究機(jī)構(gòu)、高校等參與到了地質(zhì)資料的提供者隊(duì)伍中來。

注：本文參考了大量國家檔案局、國家檔案科學(xué)研究所網(wǎng)站及CNKI數(shù)據(jù)庫公開發(fā)表的論文文獻(xiàn)，在此不一一列出。

高校地質(zhì)資料管理信息化建設(shè)若干問題的思考

黃少芳 劉曉鴻 張俊芳 張 瑛 孫 玲 安玉娟 葉育紅 李曉秋

（中國地質(zhì)大學(xué)（北京））

摘 要 加快地質(zhì)資料信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的緊迫要求，高校數(shù)字校園為數(shù)字資料檔案館建設(shè)提供了契機(jī)。本文結(jié)合當(dāng)前高校在地質(zhì)資料與檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、需求和存在的問題，重點(diǎn)探討了推進(jìn)高校地質(zhì)資料與檔案管理數(shù)字化和信息化的核心任務(wù)和發(fā)展對策。

關(guān)鍵詞 高校 地質(zhì)資料 信息化 管理

地質(zhì)資料是地質(zhì)工作者智慧和勞動(dòng)的結(jié)晶，是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的記錄，是珍貴的社會財(cái)富，也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要依據(jù)[1]。地質(zhì)資料包括成果地質(zhì)資料、原始地質(zhì)資料、實(shí)物地質(zhì)資料。地質(zhì)資料服務(wù)于社會，體現(xiàn)了地質(zhì)工作成果的價(jià)值。國土資源規(guī)劃與管理、開發(fā)和利用，以及地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘查、工程建設(shè)、國防安全等許多行業(yè)，都對地質(zhì)資料的開發(fā)利用具有十分廣泛的社會需求。隨著時(shí)代的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，地質(zhì)資料的管理、開發(fā)利用以及社會服務(wù)的方式和手段，正在發(fā)生巨大的變化。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的當(dāng)代社會，地勘行業(yè)地質(zhì)資料與信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)在加快推進(jìn)。地質(zhì)學(xué)家提出建設(shè)“數(shù)字地球”，高校也在大力推進(jìn)數(shù)字校園建設(shè)，加強(qiáng)地質(zhì)資料與檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)，也是當(dāng)前高校資料管理部門面臨的重要研究課題和工作任務(wù)。加快資料檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高信息化程度，建立數(shù)字資料檔案館，是高校資料與檔案管理的發(fā)展趨勢和工作目標(biāo)，也是適應(yīng)當(dāng)今信息化社會和數(shù)字化時(shí)代的必然要求。如何構(gòu)架和加快推進(jìn)資料檔案管理的信息化和集群化，是資料檔案管理者需要認(rèn)真思考的問題。

1 加快地質(zhì)資料與檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求

1.1 技術(shù)進(jìn)步與社會發(fā)展，驅(qū)動(dòng)了地質(zhì)資料信息化建設(shè)

當(dāng)今社會是信息化大發(fā)展的時(shí)代。我國將信息化建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的重要內(nèi)容。在我國《國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展十二五規(guī)劃綱要》中，提出了“推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會各領(lǐng)域信息化和全面提高信息化水平”的目標(biāo)和任務(wù)，信息化建設(shè)已經(jīng)貫穿于我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域。21 世紀(jì)的今天，數(shù)字化與計(jì)算機(jī)技術(shù)瞬息萬變、飛速發(fā)展。在信息化建設(shè)迅猛推進(jìn)的社會背景下，傳統(tǒng)的資料與檔案管理面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和發(fā)展的機(jī)遇。地質(zhì)資料與檔案管理工作必須緊隨時(shí)代的潮流和步伐，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高管理能力和服務(wù)水平勢在必行，使高校地質(zhì)資料與檔案的管理和服務(wù)逐步走向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化。

1.2 高校數(shù)字校園建設(shè)的需要

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代化信息與網(wǎng)絡(luò)成為我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞑豢扇鄙俚闹匾ぞ吆褪侄?，信息化管理的程度和信息資源開發(fā)利用與服務(wù)的效益也成為衡量高校技術(shù)管理水平的標(biāo)志之一。數(shù)字校園建設(shè)為加快高校資料檔案信息化建設(shè)提供了重要的契機(jī)和條件。加強(qiáng)高校信息化管理，建設(shè)數(shù)字化校園，給高?，F(xiàn)有的資料檔案管理工作模式與運(yùn)行機(jī)制帶來了巨大挑戰(zhàn)，由實(shí)物（紙質(zhì)文件、照片、聲像、影像等）館藏模式轉(zhuǎn)向?qū)嵨镳^藏和館藏?cái)?shù)字化并存，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)建設(shè)，將資料檔案管理信息化融入高校數(shù)字校園建設(shè)。

1.3 服務(wù)于高校教學(xué)科研工作的需要

高校的主要任務(wù)是培養(yǎng)人才尤其是專業(yè)技術(shù)人才，中國地質(zhì)大學(xué)更是肩負(fù)著培養(yǎng)地球科學(xué)人才的重任。建校 60 年來，培養(yǎng)了大批地學(xué)專業(yè)人才。隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，科研工作量的劇增，教學(xué)和科研工作對地質(zhì)資料使用需求急劇擴(kuò)張，對地質(zhì)資料的管理與服務(wù)提出了更高的要求，具體表現(xiàn)在野外工作對地形圖的使用數(shù)量和頻次增多，研究生撰寫學(xué)位論文對地質(zhì)報(bào)告和文獻(xiàn)資料的查詢檢索率直線上升，科研人員對成果資料的調(diào)閱使用量驟然上升。因此，常規(guī)的手工資料管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前的需求，只有全面推進(jìn)資料與檔案管理的信息化建設(shè)，才能提供更加高效快捷準(zhǔn)確的管理與服務(wù)。

2 高校地質(zhì)資料與檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 現(xiàn)狀分析

中國地質(zhì)大學(xué)（北京）資料檔案工作是從 1976 年以后逐步恢復(fù)的。我校自 1997 年以來開始利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料檔案管理；2004 年使用了資料檔案管理系統(tǒng)建立資料檔案目錄數(shù)據(jù)庫，逐步替換了手工目錄的查詢，提高了資料檔案檢索的速度和準(zhǔn)確度，簡化了檔案檢索目錄制作過程，大大提高了資料檔案管理的工作效率。

我校保存的地質(zhì)資料主要包括歸檔的科研成果資料、地形圖和地質(zhì)報(bào)告、研究生學(xué)位論文等。其中有兩種屬于保密資料，一種是國家基礎(chǔ)地理信息中心制作的基礎(chǔ)測繪成果資料，屬于國家秘密；另一種是歸屬于全國地質(zhì)資料館的國家非公開性成果地質(zhì)資料。近年來，我校在借閱、購買和使用“國家非公開性地質(zhì)資料”和“國家秘密基礎(chǔ)測繪成果資料”過程中形成了一套切實(shí)可行、較為規(guī)范化的管理制度。2011 年，根據(jù)國家對涉密資料加強(qiáng)安全管理的要求，我館對地形圖等保密資料進(jìn)行了系統(tǒng)清理核查，在制度上和措施上保障了涉密資料的安全使用。

在資料檔案信息資源建設(shè)方面，我校分期分批對館藏紙質(zhì)資料檔案進(jìn)行掃描和數(shù)字化處理。資料檔案的數(shù)字化工作，在保護(hù)紙質(zhì)檔案的同時(shí)，也大大提高了檔案利用效率。當(dāng)前我校資料檔案的數(shù)字化工作正在有序推進(jìn)，館藏資料的數(shù)字化工作采取檔案館自己整理，委托專業(yè)掃描掃描制作驗(yàn)收后入庫的方式。截至目前，我校已投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)近百萬元專門用于館藏檔案數(shù)字化工作，配置了存儲檔案數(shù)據(jù)的專用服務(wù)器及大容量磁盤陣列等設(shè)備，館藏資料檔案的數(shù)字化率已達(dá) 60%。

地質(zhì)資料在環(huán)境、工程、城建、交通等領(lǐng)域也具有廣泛的用戶，根據(jù)掌握的情況，不同高校對地質(zhì)資料的管理形式各有不同。例如在一些設(shè)有地學(xué)專業(yè)的綜合性大學(xué)，管理部門設(shè)在地學(xué)專業(yè)所屬院系。而一些未設(shè)地學(xué)專業(yè)的高校，也有個(gè)別科研工作涉及地質(zhì)資料的使用，在此情況下，對于地質(zhì)資料的管理還處于缺位，沒有專門的管理部門負(fù)責(zé)地質(zhì)資料的管理，科研人員通過申請獲得的地質(zhì)資料的安全管理處于游離狀態(tài)。

2.2 發(fā)揮的作用和成效

資料檔案信息化將成為“數(shù)字校園”建設(shè)總格局中一個(gè)重要的組成部分。當(dāng)前，高校的資料與檔案的信息化建設(shè)正在大力推進(jìn)，數(shù)字資料檔案館的建設(shè)在國內(nèi)眾多高校中如火如荼地進(jìn)行著。資料檔案的數(shù)字化建設(shè)和信息化管理為高校的科研、教學(xué)和政務(wù)管理等提供了更高水平的服務(wù)，在服務(wù)高等教育的決策咨詢、宣傳教育、信息傳播、考證利用、資料開發(fā)利用和學(xué)術(shù)交流等方面發(fā)揮了重要作用。

2.3 存在的問題

雖然高校資料檔案的信息化建設(shè)都在積極推進(jìn)，但是由于各種主觀和客觀因素的制約，總體上信息化程度還不高，需要加大投入和開發(fā)的力度，進(jìn)一步加強(qiáng)和推進(jìn)資料與檔案管理的信息化建設(shè)。

（1）數(shù)字化程度和信息化水平還不高。與國土資源行業(yè)部門的地質(zhì)資料管理專業(yè)機(jī)構(gòu)相比較，地質(zhì)類高校的地質(zhì)資料信息化建設(shè)還處于較低水平。有些高校還處在手工目錄查詢階段，館藏資料的數(shù)字化程度較低，還沒有構(gòu)建系統(tǒng)化的管理體系和服務(wù)平臺，與院系和行政管理部門的在線數(shù)據(jù)鏈接與信息傳輸和服務(wù)系統(tǒng)還不完善。

（2）基礎(chǔ)建設(shè)滯后，發(fā)展能力不均衡。由于多種客觀原因和各類高校的自身發(fā)展情況不同，高校資料檔案館的建制和業(yè)務(wù)發(fā)展十分不平衡，與社會同級的資料檔案館相比，多數(shù)高校的資料檔案館在基礎(chǔ)設(shè)施、館藏資料數(shù)字化、信息化和服務(wù)平臺建設(shè)、業(yè)務(wù)體系構(gòu)建和人力資源條件等方面存在一定的差距，特別是基礎(chǔ)建設(shè)的軟硬件裝備和環(huán)境亟待更新和改善，需要領(lǐng)導(dǎo)重視，增加投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)。

（3）涉密安全的制約。個(gè)別高校由于科研成果資料涉及國防和國家軍事安全，涉密級別高。為了安全保密，對資料的管理還在沿用傳統(tǒng)的手工和物理方式，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化成為涉密安全的壁壘，涉密安全保障技術(shù)成為制約信息化建設(shè)的瓶頸。

3 加快高校地質(zhì)資料數(shù)字化建設(shè)與信息化管理的對策與建議

如何管好、護(hù)好、用好珍貴的地質(zhì)資料，是資料管理者需要認(rèn)真思考的問題。高校資料檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要學(xué)校的重視與支持，需要學(xué)校各院系和各部門的協(xié)作，需要資料管理部門在觀念和理念上開拓創(chuàng)新，充分利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)和手段，加快數(shù)字資料檔案館的建設(shè)。

3.1 信息化工作的核心任務(wù)是建設(shè)數(shù)字資料檔案館

數(shù)字資料檔案館是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字資料檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺，通過信息集成管理系統(tǒng)，提供資料信息服務(wù)和共享利用。實(shí)現(xiàn)數(shù)字資料檔案館是信息化建設(shè)的目標(biāo)，因此資料檔案的信息化工作應(yīng)該圍繞數(shù)字檔案館建設(shè)，以數(shù)字檔案資源為對象，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料檔案實(shí)體管理逐步發(fā)展成以各種數(shù)字資料檔案資源為對象的電子文件管理，建立資料檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，通過集成式數(shù)字化業(yè)務(wù)工作平臺進(jìn)行信息資源的數(shù)字化管理和服務(wù)。圍繞這一核心目標(biāo)，近期主要任務(wù)有：館藏資料的回溯性數(shù)字化、資料目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、全文資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建庫指南和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定、新歸檔資料的電子文件入庫、資料檔案綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)等。

3.2 地質(zhì)資料與檔案資源的數(shù)字化是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

地質(zhì)資料管理的信息化建設(shè)，其首要工作是進(jìn)行資料的數(shù)字化[2]。對于有些不宜數(shù)字化的個(gè)別資料與檔案，可以實(shí)現(xiàn)目錄的數(shù)字化。資料與檔案資源的數(shù)字化是整個(gè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和必要條件，因此要做好地質(zhì)資料與檔案在收集、征集、匯交和接收過程中的數(shù)字化建設(shè)和電子文件的管理，加強(qiáng)與學(xué)校各院系和各部門的溝通聯(lián)系與協(xié)調(diào)合作，健全資料檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對于在各種科研、教學(xué)和行政活動(dòng)中形成的地質(zhì)資料與工作檔案，按照有關(guān)規(guī)范要求及時(shí)進(jìn)行整理、立卷、歸檔和入庫（包括實(shí)物庫和數(shù)據(jù)庫）。

3.3 信息資源的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行體系是信息化建設(shè)的基本保障

網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行體系建設(shè)是地質(zhì)資料與檔案管理信息化建設(shè)的最基本保障，數(shù)字化存儲的資料信息資源需要依靠網(wǎng)絡(luò)體系得以體現(xiàn)并發(fā)揮高效作用。局域網(wǎng)環(huán)境支持下的信息管理系統(tǒng)不僅能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢?yōu)g覽等基本功能，更要具備對數(shù)字化資料的“收、管、存、用”四項(xiàng)主體功能，還能夠保障對資料檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出和對數(shù)據(jù)的安全管理；以網(wǎng)絡(luò)化的方式將分散的電子資料檔案信息資源進(jìn)行連接和集成，實(shí)現(xiàn)對分布式的資源共享和不受時(shí)間、空間限制的現(xiàn)代化管理，通過建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)資料的網(wǎng)絡(luò)化管理與服務(wù)。

3.4 健全地質(zhì)資料信息化管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化體系

標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是數(shù)字環(huán)境下地質(zhì)資料信息管理的前提條件，資料檔案信息化建設(shè)對資料檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高的要求。數(shù)字化地質(zhì)資料信息管理的發(fā)展方向是國際化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化與集成化，地質(zhì)資料信息標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)要具有兼容性、一致性、可持續(xù)性和動(dòng)態(tài)發(fā)展性，建立和完善地質(zhì)資料的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系，包括地質(zhì)資料匯交的規(guī)范、網(wǎng)站和數(shù)字化資料館的規(guī)范、對軟硬件系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)范和元數(shù)據(jù)規(guī)范等[3]。例如在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下對資料檔案信息的采集，為最大限度地滿足用戶的多方面需求，實(shí)現(xiàn)存取海量信息的有效性，必須采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。在文本、圖像、音頻、視頻等資料檔案信息資源多樣性的情況下，只有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行制作，才能使多元的資料檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用。隨著電子政務(wù)的推行，電子公文、電子資料檔案的接收、歸檔、管理必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行。

3.5 提高法律意識，建立完善安全的保障制度

在資料的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理環(huán)境下，強(qiáng)化安全措施，建立嚴(yán)密的安全制度和保護(hù)屏障是非常重要的[4]。針對涉密資料的管理，要加強(qiáng)法律、法規(guī)和制度建設(shè)，形成一套職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)、措施得力的資料檔案管理服務(wù)機(jī)制。尤其是對于大比例尺地形圖等涉密地質(zhì)資料的使用和管理，嚴(yán)格執(zhí)行國家的涉密資料安全保密制度，通過保密宣傳、制度約束和強(qiáng)化安全管理等措施，維護(hù)國家安全權(quán)益。

3.6 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力

地質(zhì)資料規(guī)范化和信息化管理對人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，除了要具有一定的專業(yè)知識外，還必須具備計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及熟悉和掌握開發(fā)地質(zhì)資料檔案信息系統(tǒng)的能力。既要廣開門路吸引人才，還要對在職人員進(jìn)行新技術(shù)、新方法和新理念的培訓(xùn)，建立高素質(zhì)高質(zhì)量的專業(yè)管理隊(duì)伍。

3.7 創(chuàng)新思維，做好規(guī)劃，逐步推進(jìn)

高校地質(zhì)資料與檔案管理的信息化建設(shè)是一個(gè)與校內(nèi)多部門協(xié)調(diào)配合、互動(dòng)合作的系統(tǒng)工程[5]，基于目前地質(zhì)類高校的資料管理信息化建設(shè)程度還不高，起點(diǎn)較低，全面建設(shè)數(shù)字資料檔案館，需要一個(gè)發(fā)展過程。首先要進(jìn)行充分的調(diào)研和需求分析，學(xué)習(xí)借鑒其他單位的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，做好信息化建設(shè)和數(shù)字資料檔案館的規(guī)劃，構(gòu)建本校數(shù)字檔案館建設(shè)的架構(gòu)，逐步推進(jìn)高校地質(zhì)資料管理與信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

資料與檔案管理工作是高校管理工作的一個(gè)重要組成部分，在一定程度上反映了高校的現(xiàn)代化管理水平。加快推進(jìn)資料管理信息化，建設(shè)數(shù)字資料檔案館，既是當(dāng)前形勢發(fā)展的需要，也是高校資料檔案管理工作面臨的新課題和新任務(wù)，更是事業(yè)發(fā)展的趨勢。當(dāng)前，地質(zhì)專業(yè)類高校的資料與檔案管理信息化建設(shè)，無論在硬件基礎(chǔ)設(shè)施，還是系統(tǒng)平臺等軟環(huán)境建設(shè)方面，距離要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)還存在較大的距離。地質(zhì)資料管理與服務(wù)要緊隨時(shí)代的步伐，乘著國家“十二五”規(guī)劃大力發(fā)展信息化舉措的東風(fēng)，突破思維約束，運(yùn)用現(xiàn)代管理的理念和信息技術(shù)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，加快推進(jìn)信息化建設(shè)，使高校地質(zhì)資料與檔案管理水平躍上一個(gè)新的臺階。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 茹湘蘭 . 我國地質(zhì)資料管理與服務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)初步設(shè)想 [J]. 國土資源信息化，2001，（4）：19 ～ 22

[2] 姜作勤 . 地質(zhì)工作信息化若干問題的思考 [J]. 地質(zhì)通報(bào)，2004，（23）：9 ～ 10

[3] 李裕偉 . 地礦工作信息化工程的若干基本問題 [J]. 國外地質(zhì)科技，1998，（1）：1 ～ 6

[4] 李淑云，衛(wèi)雙囤 . 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策 [J]. 山西檔案，2011，（S1）：46 ～ 47

[5] 鄧琦 . 做好高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考 [J]. 黑龍江檔案，2011，（1）：88

對高校房產(chǎn)檔案信息化管理及探討？

摘要：隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善和住房改革的不斷深入，高校在新形勢下的房產(chǎn)檔案管理也需做出相應(yīng)的調(diào)整。而計(jì)算機(jī)在高校管理中的普遍應(yīng)用正為高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)準(zhǔn)備了條件，利用信息化管理手段來管理房產(chǎn)檔案，是提高高校房產(chǎn)管理水平的一個(gè)重要途徑。本文從高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難入手，探討了房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)的具體措施。
高校房產(chǎn)管理是高等學(xué)校的房管部門對學(xué)校房屋財(cái)產(chǎn)、教職工住房以及與之相關(guān)一系列事務(wù)進(jìn)行的管理工作，是高校管理機(jī)構(gòu)的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產(chǎn)檔案，是學(xué)校房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的房產(chǎn)歷史記錄，是房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。隨著計(jì)算機(jī)在高校管理中的普遍應(yīng)用，如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)與房產(chǎn)檔案管理相結(jié)合，提高房產(chǎn)檔案的利用價(jià)值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。
1．在高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難
1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不足
重視程度不足是目前影響我國高校房產(chǎn)檔案管理信息化進(jìn)一步發(fā)展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識不足，許多檔案資料其實(shí)只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。一些領(lǐng)導(dǎo)往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的方法，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。
1.2技術(shù)手段落后目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，無論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度等都遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調(diào)卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機(jī)讀方式雖然已經(jīng)有運(yùn)用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠(yuǎn)，檔案部分應(yīng)發(fā)揮的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能有效挖掘出來。
1.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達(dá)到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個(gè)部門不及時(shí)更新信息，沒有專人維護(hù)，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個(gè)辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達(dá)到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡(luò)化辦公的力度大大降低。
2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)
2.1提高對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認(rèn)識加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計(jì)算機(jī)、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應(yīng)時(shí)代的變革，我們應(yīng)認(rèn)識到，以計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對檔案進(jìn)行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案信息化是現(xiàn)代社會進(jìn)步發(fā)展的客觀要求，房產(chǎn)檔案作為社會信息業(yè)的組成部分也必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應(yīng)社會發(fā)展的要求。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。
2.2推進(jìn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化進(jìn)程實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點(diǎn)有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)均可無償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)，對于科技成果還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費(fèi)。另外，關(guān)于檔案開放范圍和權(quán)限問題，要設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會進(jìn)一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營功能。
2.3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動(dòng)的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動(dòng)，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)不同，對房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時(shí)間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點(diǎn)，編制各種檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。
2.4建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時(shí)運(yùn)用相關(guān)調(diào)控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險(xiǎn)的目的。
2.5提高管理人員的綜合素質(zhì)檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實(shí)現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動(dòng)、及時(shí)地提升自己的政治理論知識、相關(guān)科學(xué)文化知識和檔案學(xué)知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時(shí)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計(jì)等等實(shí)現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。
3．小結(jié)
房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入。降低了聯(lián)系渠道的費(fèi)用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時(shí)限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時(shí)間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

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新時(shí)期高校檔案管理的有效方法

導(dǎo)語：高校檔案是指高校在歷史沿革、招生教學(xué)、科研攻關(guān)和學(xué)生管理活動(dòng)的歷史記錄，是對具有留存價(jià)值的各類圖片、影像和文字材料進(jìn)行記錄和保存的活動(dòng)，在高校發(fā)展中處于十分重要的地位。新時(shí)期做好高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，需要加強(qiáng)在這方面的的探究。

一、新時(shí)期高校檔案管理工作存在的困難和問題

1、工作環(huán)境變化，工作量增大

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，高校檔案管理也取得了一定進(jìn)步，但隨著高校綜合化和多元化發(fā)展，高校的建筑面積和招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，管理范圍和科研活動(dòng)不斷增加，使得高校檔案管理工作的客觀環(huán)境更加復(fù)雜。

2、管理手段滯后，信息化程度不高

隨著高校辦公條件和計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷推廣應(yīng)用，高校的檔案管理部門也都配置了現(xiàn)代化的檔案管理信息化設(shè)備，購買了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了檔案的微機(jī)化管理。但是，從高校檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理、管理對象和功能實(shí)現(xiàn)等方面來看，還沒有達(dá)到信息化管理的程度，沒有實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，無法充分發(fā)揮高校檔案信息資源的全員共享和效益作用的有效發(fā)揮。

3、檔案管理意識薄弱，管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

高校師生職工受傳統(tǒng)檔案保密思想影響，對檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識，主動(dòng)保存檔案的意識不強(qiáng)。對于科研和教學(xué)活動(dòng)投入精力多，對檔案管理工作不夠重視，某些學(xué)?；顒?dòng)沒有形成有效的.檔案材料，沒有進(jìn)行有效地檔案管理，甚至有的職工認(rèn)為，檔案管理工作與學(xué)校發(fā)展關(guān)系不大，不必投入過多精力，影響了高校檔案的完整性和安全性，對高校檔案管理造成不可彌補(bǔ)的損失。

同時(shí)，雖然高校檔案管理隊(duì)伍比一般企事業(yè)單位管理隊(duì)伍文化層次高，但也存在專職檔案管理人員素質(zhì)不強(qiáng)現(xiàn)象，存在檔案科班出身的管理人員較少，受過系統(tǒng)檔案管理工作培訓(xùn)的人員不多、業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)不強(qiáng)，以及對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不透，缺乏足夠的信息化檔案管理素質(zhì)和能力等問題。

二、做好新時(shí)期高校檔案管理工作的對策措施

1、健全完善高校檔案管理系統(tǒng)

高校檔案管理工作涉及面廣、牽扯部門單位較多，只有得到全體教職工的支持和配合，才能真正做好檔案管理工作，只有全體教職工中樹立起檔案保存意識，才能真正保證檔案管理工作的質(zhì)量。

要加大教育培訓(xùn)力度，定期舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，提高教職工對檔案管理工作的認(rèn)識;要加大檔案集中管理的力度，按照“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理”的原則建立學(xué)校層面的檔案領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，健全組織體系，協(xié)調(diào)檔案管理工作;院系和各個(gè)職能部門都要?jiǎng)?chuàng)建專門的檔案室，并選取專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行專門的檔案管理;

同時(shí)，要明確責(zé)任分工，使檔案管理專業(yè)人員及各院系和職能部門的檔案管理人員都明確自己的職責(zé)，推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化建設(shè);在調(diào)動(dòng)全體教職工共同參與的基礎(chǔ)上，利用全方位、全員收集檔案信息的辦法，保證檔案的真實(shí)性和客觀性，并不斷挖掘高校檔案信息，充實(shí)高校檔案材料。

2、提高高校檔案管理信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化共享、數(shù)字化檢索和查詢，成為當(dāng)前高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢。隨著高校檔案管理面臨的工作環(huán)境日益復(fù)雜、工作對象日益增多，檔案管理的強(qiáng)度增大，只有將現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化水平，有助于提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，并且可以將檔案信息及時(shí)傳遞給需要信息的人，為檔案查閱提供了便利。要提高檔案管理信息化水平，就要加大投入，保證檔案管理硬件設(shè)施的配備，充分運(yùn)用光纖數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)等實(shí)現(xiàn)檔案收集、存儲、整理、保存和應(yīng)用的信息化，提高檔案共享速度，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理由單機(jī)管理向網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)管理的模式轉(zhuǎn)變，將檔案目錄、卷宗實(shí)現(xiàn)全信息管理，通過紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案結(jié)合管理的方式，提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

3、改進(jìn)和提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，如果缺乏相?yīng)標(biāo)準(zhǔn)，就難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利實(shí)施。高校應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)，創(chuàng)建符合自身發(fā)展的檔案管理模式及方法，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加大檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

可以通過建立完善檔案收集、歸納、保存、應(yīng)用、管理、保密等標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息歸檔一體化管理的目標(biāo)。同時(shí)，要建立配套的考核制度，明確責(zé)任分工和崗位職責(zé)，將考核結(jié)果與檔案管理人員利益掛鉤，提高檔案管理質(zhì)量。

4、提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

搞好高校檔案管理工作，最關(guān)鍵的是要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。要綜合利用多種方法，按照“管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)熟練、素養(yǎng)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)”的標(biāo)準(zhǔn)要求，通過舉辦檔案管理新知識、新技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人才。要鼓勵(lì)和引導(dǎo)檔案管理人才不斷加強(qiáng)個(gè)人學(xué)習(xí)，在增強(qiáng)檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強(qiáng)自身的知識儲備，全面掌握工作內(nèi)容。

同時(shí)，還要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，保證檔案管理人員遵守保密協(xié)議，在工作中做到恪盡職守、愛崗敬業(yè)、服務(wù)熱情，為提高高校檔案管理水平提供人才支撐。

三、結(jié)論

綜上所述，做好高校檔案管理工作意義重大，新時(shí)期高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，只有不斷強(qiáng)化工作措施，提高檔案管理水平，才能更好的服務(wù)高校的發(fā)展。