高校檔案信息化建設(shè)是什么

中新社北京6月20日電，十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強調(diào)推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進一步要求加強檔案信息化建設(shè)。
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高職院校檔案信息化建設(shè)

高職院校檔案信息化建設(shè)

高職檔案信息化管理所帶來的學(xué)校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學(xué)校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。

摘要：

高職院校檔案信息化建設(shè)，能夠有效促進高職學(xué)校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術(shù)保證。在實際工作中，我們要從觀念上轉(zhuǎn)變對檔案信息化的重視程度，加大檔案管理建設(shè)的投入吸引專業(yè)人才的加入，增強檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)和軟件開發(fā)的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：

高職院校;檔案;信息化建設(shè)

隨著國家對技術(shù)人才的重視，高職院校迎來了前所未有的發(fā)展環(huán)境，無論從國家政策的傾斜，還是企業(yè)對高職人才的追捧，畢業(yè)生的就業(yè)形勢越來越好，相應(yīng)的報考高職院校的學(xué)生越來越多，學(xué)生的大規(guī)模增加以及院校自身建設(shè)規(guī)模的擴大，都給高職院校的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，然而隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及，高職院校可以充分利用這些先進信息化資源，有效促進高職學(xué)校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術(shù)保證。本文著重從高職院校的檔案管理現(xiàn)狀以及未來信息化在檔案管理應(yīng)用上做出一點見解。

一、高職院校檔案信息化管理的`現(xiàn)狀

目前，信息化管理是開展檔案管理的主要發(fā)展方向，高職院校的檔案管理工作也有了更多的進步，但依然存在一定的不足之處，具體表現(xiàn)在：

1、高職院校檔案信息化管理意識淡漠。現(xiàn)在的高職院校在檔案信息化管理上還存在重視程度不足，意識淡漠的現(xiàn)象。有的高職院校因為種種原因，在信息化管理的道路上行動緩慢，原先的老舊檔案管理模式已經(jīng)跟不上形式的發(fā)展，而新的信息化檔案管理模式?jīng)]有跟上，檔案管理主管部門還是以傳統(tǒng)的認識看高職檔案的管理和作用，這種管理意識上的落后，對學(xué)生人才的管理，學(xué)校的各項事務(wù)性管理造成了不小的影響，已經(jīng)不能跟上檔案管理的前進腳步。

2、檔案管理專業(yè)職業(yè)吸引力不足留不住專業(yè)人才。檔案管理專業(yè)人才可以有效提升整個院校的檔案管理的檔次和水平。由于檔案管理人員的工資待遇沒有較強的吸引力，同時由于在職位升遷，職稱評定中和院校的專業(yè)教師沒有競爭優(yōu)勢，所以在檔案管理人才的引進上和專業(yè)人才的使用方面還存在著“引不進來，留不住”的尷尬境地。現(xiàn)在從事檔案管理的人員大多以臨近退休人員或者不具備信息化管理能力的人員擔(dān)任，人才的缺乏阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。

3、現(xiàn)有的信息化檔案存在信息準確性不足和開發(fā)利用上的缺失。信息采集和錄入工作是整個檔案信息工作的基礎(chǔ)，也是整個信息能否順利開展延伸服務(wù)的重點，在檔案輸入的初期有存在檔案輸入不嚴謹，反映在檔案上就出現(xiàn)了需要用時調(diào)不出真實信息的現(xiàn)象。在現(xiàn)有的已經(jīng)開發(fā)檔案信息處理軟件的使用上，還存在檔案管理人員不了解軟件其它附屬功能的現(xiàn)象，還有的開發(fā)軟件的開發(fā)商對實際使用調(diào)研不足，出現(xiàn)了實際使用中信息使用不匹配的現(xiàn)象，這些細節(jié)問題與高效實用的軟件開發(fā)要求不相符。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的思考

推進高職檔案管理的信息化進程，能很好的解決當(dāng)前檔案管理方面的各種困難，讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學(xué)，可以從以下幾個角度入手：

1、觀念上的轉(zhuǎn)變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發(fā)展離不開相關(guān)人員的細想一時的轉(zhuǎn)變，在高職院校比較發(fā)達的地區(qū)，檔案管理已經(jīng)與學(xué)校的管理創(chuàng)新相結(jié)合，走出了一條快速發(fā)展之路，相關(guān)院?？梢越M織管理人員到高職管理模式發(fā)展較好地區(qū)學(xué)習(xí)先進的經(jīng)驗和管理模式，將相關(guān)經(jīng)驗結(jié)合本院校的實際情況進行整合，推出適合自身發(fā)展的管理模式。同時上級主管部門可以將信息化檔案管理作為學(xué)校發(fā)展的重要技術(shù)指標來納入考核，督促學(xué)校加緊建設(shè)信息化檔案管理平臺。

2、加大檔案管理建設(shè)的投入吸引專業(yè)人才的加入。高職檔案信息化管理所帶來的學(xué)校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學(xué)校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。硬件軟件設(shè)施可以采取向上級部門爭取一定的專項資金，利用資金建立或者改造平臺。人員的待遇問題需要學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校的工資基數(shù)和職稱評定分數(shù)進行調(diào)整，制定公平的人員管理機制，提高檔案管理人員的工作動力。

3、增強檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)和軟件開發(fā)的應(yīng)用。專業(yè)的培訓(xùn)可以有效提高信息化準確性不足的問題，輸入信息不準確主要是對軟件使用不熟練造成的，可以安排軟件開發(fā)者與學(xué)校的管理人員進行一對一的或者是講座形勢上的授課和交流，將軟件的特點和細節(jié)了解清楚。加強軟件開發(fā)與未來學(xué)校發(fā)展信息需求的聯(lián)系，著眼未來，使檔案管理跟上學(xué)校發(fā)展的節(jié)奏。

三、結(jié)束語

總之，縱觀國際工業(yè)強國的立國之本，就是以高職畢業(yè)生為主的人才，我國在高職人才的使用上還存在人才的信息不透明，企業(yè)對信息的真實性存在質(zhì)疑等問題。這些問題需要管理部門提高認識，深化檔案管理部門的服務(wù)理念，加強檔案管理信息化制度化的建設(shè)來解決。

參考文獻：

[1]張海燕.大數(shù)據(jù)時代用戶需求視角下高職檔案信息服務(wù)模式應(yīng)用的研究[J].電子技術(shù)與軟件工程.2015(07)

[2]郭玲.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享模式與策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2016(08)

什么是檔案信息化

檔案信息化：是指將傳統(tǒng)載體（紙質(zhì)、磁帶、錄像帶等）轉(zhuǎn)化為計算機能夠識別的電子文件，也就是能計算機語言二維碼表示。比如，紙質(zhì)檔案可以通過掃描、全文數(shù)字化轉(zhuǎn)化成與word文檔類似的電子文件；紙質(zhì)照片可以通過掃描或數(shù)碼相機拍照等形式轉(zhuǎn)化為電子圖片等等。檔案信息化后可以解決檔案利用的效率，檔案保管條件、載體的限制，有望實現(xiàn)檔案信息的永久保存。

檔案信息化建設(shè)的（1）檔案信息的數(shù)字化

是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。主要困難：技術(shù)還不成熟且不經(jīng)濟；數(shù)字化的對象問題；合作問題。

高校信息化建設(shè)的六大體系

1.建成安全、可管理、可擴展的統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)；2.梳理全?；A(chǔ)數(shù)據(jù)，建立高質(zhì)量的、可管理的、可持續(xù)健康發(fā)展的公共數(shù)據(jù)平臺和數(shù)據(jù)標準，進行數(shù)據(jù)治理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理、有效共享，形成學(xué)校權(quán)威的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源；3.整合學(xué)?，F(xiàn)有業(yè)務(wù)，通過工作流引擎建立網(wǎng)上辦事大廳，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程、報表填寫的網(wǎng)上辦理，為師生提供便捷、一站式、個性化的辦事服務(wù)；4.建設(shè)面向用戶的校園綜合服務(wù)門戶平臺，整合學(xué)?，F(xiàn)有資源，建設(shè)多樣化的個人數(shù)據(jù)服務(wù)、應(yīng)用中心及決策支持，提供更加豐富的、可定制化的校內(nèi)信息集成，完成與網(wǎng)上辦事大廳、校園移動應(yīng)用平臺的無縫集成及對接；5.建立統(tǒng)一的崗位、角色管理平臺，對校內(nèi)人員進行精確的身份管理，并為統(tǒng)一授權(quán)提供基礎(chǔ)信息；6.建立快捷安全的統(tǒng)一消息平臺，依托統(tǒng)一崗位、角色管理平臺，建立微信、郵件、短信、門戶消息、QQ等多種消息通知和反饋通道，并實現(xiàn)與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的消息通知模塊對接。

檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是什么

檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是根據(jù)過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對不斷加強檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義，為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅強法治保障。
電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國檔案法》
第三十五條 各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，可以對檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進行檢查：
（一）檔案工作責(zé)任制和管理制度落實情況；
（二）檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況；
（六）對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。第三十九條 電子檔案應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。
檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。