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檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內(nèi)容包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。
這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 8個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動構(gòu)成。
第一條 為了加強(qiáng)各級黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))檔案工作,推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理,豐富國家檔案資源,為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案,是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成的,對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條 機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ),是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。
機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作,是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件,是保護(hù)單位和個人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。
第四條 機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。
國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度,負(fù)責(zé)中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè),負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時,以進(jìn)入相關(guān)場所檢查,詢問有關(guān)人員,查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。
中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制,在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時,應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。
第五條 機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。
機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全,便于檢索、利用和開發(fā)。
第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系,與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。
檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi),檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi),檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi),檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財政預(yù)算。
檔案信息化建設(shè)主要包括:基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。
1、 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件,只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò),才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心,是一項(xiàng)長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵,也是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面,它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面,制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”,對于確保計算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通,具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè),人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才,計算機(jī)專業(yè)人才,更需要既懂檔案業(yè)務(wù),又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。
《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》已經(jīng)2011年11月11日國家檔案局局務(wù)會議審議通過,現(xiàn)予公布,自公布之日起施行。
??????局 長 楊冬權(quán)
??????二○一一年十一月二十一日
各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定
??????為了建設(shè)覆蓋人民群眾的、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的國家檔案資源體系,劃定各級各類檔案館收集檔案的范圍,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》,制定本規(guī)定。
第一條 各級各類檔案館要貫徹科學(xué)發(fā)展、以人為本的理念,在檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)下,按照統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理的原則,依法開展檔案收集工作,將屬于本館收集范圍的具有長久保存價值的檔案收集進(jìn)館。
第二條 各級綜合檔案館依法接收本級下列組織機(jī)構(gòu)的檔案:
??????1.中國共產(chǎn)黨委員會及所屬各部門;
??????2.人民代表大會及其常設(shè)機(jī)構(gòu);
??????3.人民政府及其所屬各部門和單位;
??????4.人民政協(xié)及其常設(shè)機(jī)構(gòu);
??????5.人民法院、人民檢察院;
??????6.各民主黨派機(jī)關(guān);
??????7.工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)等人民團(tuán)體;
??????8.國有企業(yè)、事業(yè)單位。
??????各級綜合檔案館可全部或部分接收以上機(jī)構(gòu)的下屬單位和臨時機(jī)構(gòu)的檔案。
??????鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)形成的檔案列入縣級綜合檔案館接收范圍。
第三條 新中國成立前本行政區(qū)內(nèi)各個歷史時期政權(quán)機(jī)構(gòu)、社會組織、著名人物的檔案列入綜合檔案館收集范圍。
??????本行政區(qū)內(nèi)重大活動、重要事件形成的檔案、涉及民生的專業(yè)檔案列入綜合檔案館收集范圍。
??????經(jīng)協(xié)商同意,綜合檔案館可以收集或代存本行政區(qū)內(nèi)社會組織、集體和民營企事業(yè)單位、基層群眾自治組織、家庭和個人形成的對國家和社會有利用價值的檔案,也可以通過接受捐贈、購買等形式獲取。
第四條 各級部門檔案館,收集本部門及其直屬單位形成的檔案,但其中履行行政管理職能的檔案,要按有關(guān)規(guī)定定期向綜合檔案館移交。
第五條 各級專門檔案館,收集本行政區(qū)內(nèi)某一專門領(lǐng)域或特定載體形態(tài)的專門檔案或檔案副本。
第六條 國有企業(yè)、事業(yè)單位設(shè)立的檔案館,收集本單位及其所屬機(jī)構(gòu)形成的檔案。國有企業(yè)發(fā)生破產(chǎn)轉(zhuǎn)制,事業(yè)單位發(fā)生撤銷等情況,其檔案可按照有關(guān)規(guī)定由本級綜合檔案館接收。
第七條 省級以上(含省級)檔案館接收保管期限為永久的檔案,省級以下(不含省級)檔案館接收保管期限為永久和30年以上(含30年)的檔案。
第八條 檔案館要適應(yīng)信息化建設(shè)的需要,收集電子檔案和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。有條件的檔案館應(yīng)根據(jù)國家災(zāi)害備份的要求,建立電子文件備份中心,開展電子文件備份工作。
第九條 檔案館在收集檔案時,應(yīng)同時收集有助于了解檔案內(nèi)容、立檔單位歷史的資料,收集有助于管理和利用檔案所必需的專用設(shè)備。
第十條 各級各類檔案館要根據(jù)本規(guī)定制定本館的收集檔案范圍細(xì)則和工作方案,經(jīng)上級檔案行政管理部門同意后施行。
第十一條 本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第十二條 本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施。《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》(1986年2月7日國家檔案局發(fā)布)同時廢止。
檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是根據(jù)過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對不斷加強(qiáng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義,為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅強(qiáng)法治保障。
電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī),電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用,電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國檔案法》
第三十五條 各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定,可以對檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進(jìn)行檢查:
(一)檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況;
(二)檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況;
(三)檔案工作人員管理情況;
(四)檔案收集、整理、保管、提供利用等情況;
(五)檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況;
(六)對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。第三十九條 電子檔案應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。
檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案進(jìn)行檢測,確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管。