數(shù)字世界中檔案工作者的角色調(diào)整

　　早期，檔案館一般只面向從事研究或者其他嚴(yán)肅學(xué)術(shù)工作的用戶提供檔案利用服務(wù)。檔案館可提供的檢索目錄和著錄工具十分有限，如果想要找到所需檔案，最有效的途徑就是向具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理員求助。

　　隨著檔案著錄的實(shí)踐走向標(biāo)準(zhǔn)化，建立了檢索工具體系，形成了更加開(kāi)放的利用方式。這時(shí)，利用者通常能夠自己找到所需檔案材料，但檔案管理員仍需經(jīng)常指導(dǎo)利用者發(fā)現(xiàn)他們可能沒(méi)有涉及的檔案信息。

　　在數(shù)字時(shí)代來(lái)臨后，大多數(shù)利用者期待著可以在線查找更多的檔案信息。那么，整個(gè)檔案利用過(guò)程中檔案管理員處于什么位置？

　　檔案工作者作為傳統(tǒng)觀念中檔案利用的中介者，也是與利用者互動(dòng)的溝通者，正接受著來(lái)自數(shù)字利用的挑戰(zhàn)。提供在線檔案利用可能切斷檔案工作者與利用者之間的聯(lián)系，從而創(chuàng)造出一種無(wú)形中介的形式。然而，在線利用檔案要求利用者不僅要在沒(méi)有檔案工作者的幫助下找到他們要找的檔案，而且還要能夠理解檔案的背景信息。

　　這使得檔案的著錄及其相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)顯得格外重要。同時(shí)，意味著檔案工作者面臨的挑戰(zhàn)更加艱巨。那么，檔案工作者如何以利用者更易理解的方式展示檔案的含義和背景？

　　隨著檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)，受到利用者需求的影響，采用檔案文件級(jí)著錄方式已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。但這卻是一個(gè)耗時(shí)耗力的過(guò)程。

　　數(shù)字世界中檔案利用的實(shí)踐

　　在美國(guó)歇根大學(xué)本特利歷史圖書(shū)館，檔案工作者嘗試為館藏檔案和數(shù)字信息創(chuàng)建多點(diǎn)檢索。如果一個(gè)檔案全宗擁有與其相關(guān)聯(lián)的數(shù)字記錄，那么在線圖書(shū)館目錄、在線檢索工具，以及各種主題指南和門(mén)戶網(wǎng)站都能提供鏈接，以供檢索利用。

　　目前，本特利歷史圖書(shū)館可以提供在線利用的檔案信息資源主要有數(shù)字化靜態(tài)圖像、音視頻檔案數(shù)字化副本、原生電子檔案3個(gè)方面。

　　數(shù)字化靜態(tài)圖像。本特利歷史圖書(shū)館的檔案工作者以利用優(yōu)先為原則選擇了大約6000張地圖、建筑圖紙、廣告?zhèn)鲉魏秃?bào)進(jìn)行數(shù)字化，并將數(shù)字化成果放在網(wǎng)上提供在線利用。靜態(tài)圖像的數(shù)字化母版存儲(chǔ)在一個(gè)只對(duì)工作人員開(kāi)放權(quán)限的服務(wù)器上。同時(shí)，本特利歷史圖書(shū)館運(yùn)用研究開(kāi)發(fā)的數(shù)據(jù)庫(kù)，從文件級(jí)次來(lái)對(duì)所有圖像進(jìn)行管理。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)保存著涵蓋檔案全宗、標(biāo)題、時(shí)間、主題詞等多方面的著錄信息。

　　本特利歷史圖書(shū)館有一個(gè)圖片庫(kù)，圖片庫(kù)精選了重要圖片以供在線利用，圖片庫(kù)中的圖片或沒(méi)有版權(quán)限制，或是由歇根大學(xué)擁有版權(quán)。圖片庫(kù)對(duì)公眾完全開(kāi)放，利用者可以根據(jù)需要下載圖片。

　　音視頻檔案數(shù)字化副本。本特利歷史圖書(shū)館保存有大量的音視頻檔案。音頻檔案的規(guī)格包括卷片（開(kāi)盤(pán)帶）、留聲機(jī)唱片、鋼絲錄音帶、盒式錄音帶。視頻檔案包括各種尺寸的膠片和磁帶等。時(shí)過(guò)境遷，很多音視頻資料由于缺乏合適的設(shè)備無(wú)法播放了。因而，從提供利用的角度來(lái)考慮，將這些格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式是唯一的選擇。通常，一旦選定要轉(zhuǎn)換的音視頻檔案，首先需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)保存格式，同時(shí)再創(chuàng)建一個(gè)派生格式供利用者使用。對(duì)于音頻檔案，他們采用的是廣播波形格式（BWF）。對(duì)于視頻檔案，他們創(chuàng)建了β制式磁帶和MPEG-2兩種保存格式。

　　由于存儲(chǔ)容量的限制，視頻檔案的數(shù)字化副本目前采用離線硬盤(pán)存儲(chǔ)。為了滿足利用者調(diào)閱利用視頻檔案的要求，在本特利歷史圖書(shū)館閱覽室提供DVD拷貝和部分流媒體視頻的閱覽。通過(guò)視頻檔案訪問(wèn)入口，允許利用者搜索網(wǎng)站所有的數(shù)字視頻，但由于資源的限制，只有一部分館藏視頻檔案可以在線使用。音頻檔案只允許在本特利歷史圖書(shū)館閱覽室查閱利用，因?yàn)榇罅恳纛l檔案仍受版權(quán)保護(hù)。

　　針對(duì)原生電子檔案內(nèi)容的著錄，他們嘗試使用類似傳統(tǒng)檔案的著錄方法，將原生電子檔案全宗分解成叢集、子叢集、案卷等級(jí)次來(lái)進(jìn)行描述。如果內(nèi)容需要，還會(huì)采用文件級(jí)著錄的方式進(jìn)行描述。

　　通常，利用者可以通過(guò)檢索工具來(lái)查閱原生電子檔案。利用者可以在檢索工具中找到鏈接，通過(guò)鏈接可以直接訪問(wèn)圖書(shū)館的資源庫(kù)。許多電子檔案資源還存在版權(quán)問(wèn)題，一部分資源的版權(quán)尚不確定，還有部分檔案的捐贈(zèng)人對(duì)檔案的使用提出了限制條件。

　　在這種情況下，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，本特利歷史圖書(shū)館進(jìn)行檔案數(shù)字化并提供檔案利用。通常只有在圖書(shū)館閱覽室提供有限的檔案利用。檔案信息安全工作站負(fù)責(zé)進(jìn)行評(píng)估和測(cè)試，提供有限的基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案利用，屏蔽文件共享網(wǎng)站，阻止上傳、下載或保存文件等服務(wù)。

　　在服務(wù)器端，他們建立了一個(gè)允許訪問(wèn)檔案著錄數(shù)據(jù)的門(mén)戶網(wǎng)站。在這里，研究者可以搜索并找到所需的館藏信息條目，但如果需要查看具體檔案內(nèi)容，則要到館實(shí)地查找。

　　數(shù)字世界中檔案利用的未來(lái)

　　數(shù)字世界中檔案利用的未來(lái)發(fā)展方向在哪里？眾所周知，有些檔案利用者和研究者通常是行家里手，對(duì)檔案內(nèi)容信息的了解往往比檔案工作者還要多。允許并鼓勵(lì)這些檔案利用者以一種嶄新且獨(dú)特的方式來(lái)為檔案館做出自己的貢獻(xiàn)，將會(huì)對(duì)檔案工作的發(fā)展大有裨益。比如眾包、在線標(biāo)簽、在線謄錄檔案內(nèi)容等，諸如此類的檔案眾包項(xiàng)目都正在進(jìn)行中，同時(shí)也在做可行性、合規(guī)性測(cè)試。然而，這些做法會(huì)帶來(lái)了一些問(wèn)題，例如檔案?jìng)鹘y(tǒng)意義上被視為誠(chéng)信、歷史來(lái)源和權(quán)威的代名詞，當(dāng)檔案控制權(quán)從檔案工作者手中轉(zhuǎn)移到利用者的手中，那將會(huì)發(fā)生什么？在上述項(xiàng)目的開(kāi)展中，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題如何解決？

　　盡管問(wèn)題重重，但有些檔案館的檔案工作者仍達(dá)成一個(gè)共識(shí)：即使有風(fēng)險(xiǎn)或是錯(cuò)誤，利用者提供的數(shù)據(jù)還是極其有價(jià)值的。有這樣一個(gè)例子，美國(guó)國(guó)家檔案館2012年4月公布了一組1940年的人口普查數(shù)據(jù)，通過(guò)與相關(guān)家譜組織合作，16.3萬(wàn)余名志愿者參與其中，人口普查中1.32億個(gè)姓名的標(biāo)引僅僅用了4個(gè)月時(shí)間就完成了。