抓好檔案信息化建設的意義

為什么做檔案信息化

檔案信息化的目標有局部和全局之分。局部目標是通過規(guī)范檔案管理過程，梳理檔案管理業(yè)務，改善檔案資源結構，提高檔案管理的效率和質量，實現本單位檔案的科學化、現代化管理，為本單位領導決策、行政管理、生產經營、基本建設、設備管理、技術更新提供一流的檔案服務，通過改善服務形象，使本單位檔案工作進入“有作為----有地位----有更大作為……”的良性循環(huán)。
全局目標是在本單位檔案信息化的基礎上，通過檔案工作的改革開放和科技進步，促進社會的改革開放、經濟發(fā)展、知識管理、先進文化傳播、政府職能轉變，以及法制化和民主化進程。例如，檔案文件向社會公開，強化了政府的公民意識和公眾的民主權利；檔案網站上開辟富有特色的檔案史料展覽，打造新型的檔案文化，豐富公民的文化生活。實際上，檔案信息化是為了更好地將社會的過去、現在、將來用高質量的檔案信息連接起來；更好地讓信息沉淀、歷史凝固、時光延伸、瞬間永恒、記憶說話、歲月留痕、知識傳播、文化傳承；更好地解決社會信息化中遇到的資源整合、內容管理、安全控制等重大課題，為社會的和諧發(fā)展提供優(yōu)質的檔案信息服務。因此檔案信息化與社會的科學發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，追求的最高目標和最佳境界應當是推進社會的全面進步。
全面認識檔案信息化的目標，有利于我們在檔案信息化建設的規(guī)劃、組織和實施中進行正確的目標定位，按照總體規(guī)劃，分步實施的原則，處理好局部目標和全局目標，近期目標和長遠目標，經濟目標和社會目標之間的關系，真正實現檔案信息化效益和效能的最大化。

檔案數字化的意義與作用

檔案數字化的意義與作用
檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數字化的專業(yè)人員。
數字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數字檔案可實現檔案管理的數字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現資源聯(lián)通共享。再者，數字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。
檔案數字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現代化水平，有利于確保數字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的社會共享。

檔案工作的重要性和意義

檔案工作的重要性和意義
企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。
（1）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。
（2）企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產力。
（3）企業(yè)檔案是企業(yè)經濟效益和社會效益的表現形式。
（4）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。
2 企業(yè)檔案管理原則
（1）統(tǒng)一領導，分級管理。企業(yè)內部的檔案機構要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領導，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。
（2）維護企業(yè)檔案的完整與安全。維護檔案的完整，從數量上說，要保證企業(yè)檔案在內容上齊全配套；從質量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內在的有機聯(lián)系，在范圍上應涵蓋企業(yè)全部工作活動所產生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業(yè)檔案的安全，對企業(yè)檔案進行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現象的發(fā)生，嚴守企業(yè)檔案中所含的涉密事項，保護知識產權，維護企業(yè)的合法權益。
（3）便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗檔案管理工作質量的根本標準。
3 加強企業(yè)檔案管理建議
3.1 統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現代技術標準，加快相關法規(guī)的完善，保護知識產權、提高信息的可獲取性
檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設的前提和必要條件。因為現代檔案信息已不再屬于一個部門，而是作為一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作，都要嚴格按照統(tǒng)一的標準進行規(guī)范整理。國家相繼出臺了一系列相關標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規(guī)范。

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經營發(fā)展過程中對各項業(yè)務活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠對企業(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預測，從而為企業(yè)制定經營決策提供有利的依據。在信息技術快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關鍵詞： 檔案管理;信息化;建設途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術已經廣泛的應用于各個領域中，為了適應時代的發(fā)展需求，檔案管理應該逐步實現信息化建設，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務。檔案管理信息化建設，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現代信息技術，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設，能夠對企業(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務進行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學的預測，對于企業(yè)制定經營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設的現狀

檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術來實施，所以首先在工作習慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應的過程，在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段，各方面的體系建設還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應用的過程中，無法根據企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內部的體系建設方面也不夠健全，檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內部形成完成的網絡體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進檔案管理信息化建設工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的建設，進一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現代化建設提供一流的檔案信息服務。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現代管理模式轉變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎性工作

加強基礎工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動;注重檔案信息數據庫和網絡系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗，與辦公自動化、互聯(lián)網等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng)，構筑企業(yè)信息網絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定

標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確，有的還沒有標準，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備，因而對數字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應標準、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標準，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象。使企業(yè)檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進檔案管理信息化建設的順利開展，應該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓，轉變其思想意識，認識到檔案信息化建設的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學習中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結束語

企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓，配置齊全的硬件設施，根據企業(yè)實際發(fā)展狀況，選擇適宜的操作軟件和應用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設工作的順利開展奠定堅實的基礎。

參考文獻:

[1]劉捷.中小企業(yè)檔案管理信息化建設思考[J].湖南科技學院學報,2014,8,1.

[2]段春雁.論新形勢下企業(yè)檔案管理的信息化建設之我見[J].辦公室業(yè)務,2013,2,5.

[3]秦偉強.知識管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設探討[J].現代商業(yè),2013,1,18.