員工檔案系統(tǒng)

員工電子檔案如何建立

隨著科技的日益發(fā)達(dá)以及環(huán)保理念的普及，愈來愈多的企業(yè)開始引入無紙化辦公，而數(shù)據(jù)龐大的員工檔案成為企業(yè)首要數(shù)字化管理的核心資源。以下是我為大家整理員工電子檔案如何建立相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

一、員工檔案資料要健全

1、員工檔案資料的收集和整理，是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否扎實(shí)的重要指標(biāo)。一般情況下，這些資料應(yīng)該包括：

2、基本個人信息：姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

3、入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；

4、入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

5、工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。

6、要確?？梢哉莆諉T工從進(jìn)入公司，到至今的整個發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓(xùn)等。

二、挑選一個靠譜好用的檔案系統(tǒng)

1、想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

2、為什么說要選擇“靠譜好用”？首先，這個系統(tǒng)的安全性是第一要點(diǎn)。顯然，員工檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業(yè)的機(jī)密資源，一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害，這就是“靠譜”的重要性。

3、其次，我們之所以選擇使用檔案系統(tǒng)，無疑是為了減輕工作量，想要使電子檔案的建立更加高效快捷，那么，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強(qiáng)大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關(guān)注的要點(diǎn)，這就是“好用”的重要性。

4、一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應(yīng)該具備智能化和延展性兩個特點(diǎn)。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。

5、而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的`管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

一、電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1.提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。

3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強(qiáng)對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。

1.加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險。然而，計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

2.加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機(jī)存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3.加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。隨著社會的進(jìn)步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。

1.建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

2.規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失。電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3.建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對重要信息的完整保存。

4.加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊仨毺岣唠娮游募闹谱髡吆凸芾砣藛T的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

現(xiàn)代社會正在跨入“信息時代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

企業(yè)員工檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計思路及工作方法

業(yè)員工檔案管理系統(tǒng)采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫，對企業(yè)員工的信息以及跟人事相關(guān)的工作流程進(jìn)行集中管理，方便企業(yè)建立一個完善的、強(qiáng)大的員工信息數(shù)據(jù)庫，主要包括后臺數(shù)據(jù)庫的建立（如：員工的基本信息）和系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)（如：員工信息的添加、刪除以及登陸密碼的修改及前端應(yīng)用的開發(fā)），系統(tǒng)采用的Microsoft SQL Sever2005可以為系統(tǒng)提供安全、穩(wěn)定、可靠的數(shù)據(jù)服務(wù)。而對于后者則要求應(yīng)用程序具有準(zhǔn)確、完善、易使用等特點(diǎn)。它是以Visual C++和Microsoft SQL Sever2005數(shù)據(jù)庫作為開發(fā)平臺。

員工電子檔案怎么建立

員工電子檔案怎么建立

心理病的診斷主要通過心理癥狀以及排除相應(yīng)的疾病，同時結(jié)合嚴(yán)重程度進(jìn)行綜合判斷。下面是我為大家整理的心理問題的診斷標(biāo)準(zhǔn)，希望對大家有所幫助。

員工電子檔案怎么做？

員工電子檔案的建立，和之前使用紙質(zhì)存檔需要資料都是差不多的。一般情況下，需要以下資料：

1、基本的個人信息：姓名、學(xué)歷、專業(yè)、出生年月、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

2、入職后的工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬的狀況等信息；

3、入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

4、工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。

員工電子檔案建立時需要注意哪些事項呢

首先，需要挑選一個靠譜好用的檔案系統(tǒng)，它是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。而想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，檔案系統(tǒng)的便利性、效率、合法性和實(shí)際應(yīng)用，是首選因素。因為，依靠傳統(tǒng)手工作業(yè)的方法，收集資料一一再錄入，不光工作量極大，并且效率低容易出錯。所以，遠(yuǎn)離紙質(zhì)檔案系統(tǒng)可以帶來更大的便利和效率。

其次，檔案系統(tǒng)的安全性，也是需要重點(diǎn)考慮的。因為，涉及到員工的相關(guān)信息，而員工是企業(yè)發(fā)展的主要生產(chǎn)因素，有人才才能推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。所以，一旦泄露信息會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害。

另外，建立時能夠?qū)ξ募M(jìn)行加密，對訪問者設(shè)置權(quán)限訪問，必須清楚誰有權(quán)訪問哪些文件。這包括確保將某些文件保密以用于隱私目的，也可以使得員工檔案更加安全。

最后，建立員工電子檔案時應(yīng)該有多個備份系統(tǒng)，以便即使在緊急情況或停電期間也可以隨時訪問文件。雖然說，電子檔案比紙質(zhì)檔案遭受無可挽回的損壞的風(fēng)險較小。但是，為了風(fēng)險起見，應(yīng)在不同位置進(jìn)行備份。

總之，無紙化是致力于可持續(xù)實(shí)踐的標(biāo)志，特別是越來越接近在數(shù)字時代，員工電子檔案存儲不僅能減少了紙張和墨水的使用，簡化了文檔維護(hù)，降低了存儲費(fèi)用，這無疑是企業(yè)發(fā)展的一項進(jìn)步標(biāo)志。

拓展：電子檔案應(yīng)該如何制作

一、制定錄入的.規(guī)范

當(dāng)我們開始使用電子檔案系統(tǒng)時，首先要做的應(yīng)該是讓相關(guān)的員工熟悉如何使用電子檔案，并制定一套統(tǒng)一的錄入規(guī)范，這樣才能保障后續(xù)的檔案和資料是清晰和有條理的。

并且，市面上不少軟件能夠提供員工自助服務(wù)的渠道，也就是說，只要管理者制作好填寫的電子表格，員工即可通過在線填單，自行輸入和生成電子檔案，極大地降低了人力資源管理者的工作量，同時讓今后的檔案制作變得更智能化。

二、資料收集和錄入

接下來，我們要針對已有的紙質(zhì)檔案，將他們一一轉(zhuǎn)換成電子檔案。根據(jù)需要，我們可以對紙質(zhì)檔案進(jìn)行重新的分類和編排，然后有序地進(jìn)行掃描，或手工錄入電腦，最終形成電子版的檔案資料。

三、歸類存檔和整理

檔案資料分門別類地完成錄入后，電子檔案的制作已經(jīng)算是完成了。因為相比紙質(zhì)檔案，電子檔案的分類和查找都十分方便，只要規(guī)范電子檔案的整理方式，今后就能夠有序的調(diào)用和查找資料。當(dāng)然，針對原有的紙質(zhì)檔案，對于企業(yè)來說仍是重要的機(jī)密，我們也要妥善地保管和存放，不能因為有了電子檔案，就隨便地丟棄紙質(zhì)檔案。

四、資料備份和共享

為了避免電子資料丟失，管理者也需要及時地進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，同時，這也追溯到我們選擇電子檔案系統(tǒng)時，一定要挑選有安全保障的供應(yīng)商，畢竟電子檔案對于企業(yè)來說是十分重要的機(jī)密資料，不少優(yōu)質(zhì)的電子檔案系統(tǒng)，都是實(shí)時備份資料，無需擔(dān)心數(shù)據(jù)丟失的。

再者就是關(guān)于資料的共享，我們應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刂贫▎T工訪問權(quán)限，合理地安排人力資源專員進(jìn)行電子檔案的維護(hù)和整理，這樣才能確保企業(yè)電子檔案系統(tǒng)的有序運(yùn)作。

隨著科技日益先進(jìn)，電子檔案必然是今后的趨勢。相比紙質(zhì)檔案，電子檔案的制作并不難，并且它可以讓我們從繁重的整理工作中解脫，提高人力資源管理者們的工作效率。其次，我們也不難看出，想要制作好電子檔案，挑選了一款好用和安全的電子檔案系統(tǒng)也是尤為關(guān)鍵。

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檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。