電子檔案歸檔系統(tǒng)

1、檔案管理系統(tǒng)門戶
檔案管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)不同的角色崗位，提供個(gè)性化的崗位工作門戶，將崗位所需要的相關(guān)的信息、從各個(gè)功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來，集中匯總，再根據(jù)角色進(jìn)行推送展示。
2、檔案接收：
檔案接收支持在線接收和離線接收的方式，能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。
3、檔案管理庫
檔案管理庫中數(shù)據(jù)是來自接收庫中著錄信息完整的檔案文件，支持檔案數(shù)據(jù)瀏覽、打印、退回接收庫的操作。
4、檔案分類
可以按照不同維度下面不同分類樹結(jié)構(gòu)查看檔案數(shù)據(jù)。比如、全宗維度、檔案分類維度、檔案保管期限維度、檔案開放情況等維度。支持批量將需要重新整理的檔案文件退回接收庫，重新進(jìn)行整理。
5、檔案密級鑒定
檔案密級鑒定是對系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進(jìn)行密級重新分配的過程，支持通過審核流程對檔案對密級重新調(diào)整。
6、檔案利用
針對系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供多種檢索方式，比如全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索等功能來定位目標(biāo)檔案。提供在線電子借閱，紙質(zhì)檔案借用申請，利用登記、檔案編研等功能。
7、檔案統(tǒng)計(jì)
檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理情況的和檔案利用情況的直觀體現(xiàn)，能夠統(tǒng)計(jì)檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況。便于檔案管理員實(shí)時(shí)的、全面掌握檔案系統(tǒng)當(dāng)前的使用狀況。
電子檔案管理系統(tǒng)功能眾多，文書定專注于檔案管理系統(tǒng)，幫助實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng)，滿足各類組織檔案管理需求，全面優(yōu)化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信。

電子檔案管理系統(tǒng)是指對電子檔案進(jìn)行什么

全程管理。
電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)是為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案的系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

電子檔案管理系統(tǒng)是指對電子文件、電子檔案進(jìn)行

1、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
2、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，它能夠極大地增強(qiáng)檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
3、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。
豚統(tǒng)工程方法組織管理電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的優(yōu)勢有以下5個(gè)方面:
1.強(qiáng)調(diào)管理的整體性系統(tǒng)工程方法強(qiáng)調(diào)把研究對象和研究過程作為
個(gè)有機(jī)整體,這樣才能達(dá)到系統(tǒng)效率最優(yōu)化。
2.降低管理過程的復(fù)雜性。電子檔案管理系統(tǒng)所研究的對象在規(guī)模、結(jié)構(gòu)、層次、相互聯(lián)系等方面都比較復(fù)雜,其管理不僅涉及計(jì)算機(jī)工程技術(shù)，且包括檔案數(shù)字化過程中的很多問題，如數(shù)字化文件的格式標(biāo)準(zhǔn)、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等，還牽涉到和”電子檔案工程”項(xiàng)目以及電子政務(wù)大系統(tǒng)的關(guān)系,甚至投資預(yù)算等方面，各方面之間的關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜。
3.重視組織管理的科學(xué)化
個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)的研制有兩個(gè)并行的過程，即工程技術(shù)過程和管理控制過程，有時(shí)管理控制過程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、涉及面廣，且影響投資建設(shè)的因素較多，其管理中的經(jīng)濟(jì)計(jì)算所采用數(shù)據(jù)大部分來自預(yù)測和估計(jì)。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定
1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，它能夠極大地增強(qiáng)檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能
1、系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能，對不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
2、系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識。系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進(jìn)行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能，對不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識。
第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進(jìn)行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動(dòng)歸類與排序等功能，支持分類與排序的調(diào)整處理。
第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能，生成符合國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護(hù)電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份與恢復(fù)功能，設(shè)置備份與恢復(fù)策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測與管理，使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理，記錄備份恢復(fù)過程信息。
第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問和系統(tǒng)響應(yīng)超時(shí)等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項(xiàng)處理過程。
第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能，保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動(dòng)信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠?yàn)槔谜咛峁┓蠂覙?biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進(jìn)檢索，檢索結(jié)果能夠進(jìn)行局部瀏覽和有選擇性地進(jìn)行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能，對檔案編研成果進(jìn)行管理。
第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動(dòng)提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價(jià)值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時(shí)間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀管理功能，對實(shí)施銷毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計(jì)
第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計(jì)功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對一定時(shí)間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能。
第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報(bào)表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類方案的定義與維護(hù)功能，支持電子檔案類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理；系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應(yīng)支持對會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)類等專門檔案分類體系的設(shè)置。
第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)功能，內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計(jì)員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能。
第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

試論電子檔案管理系統(tǒng)操作

試論電子檔案管理系統(tǒng)操作

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及其互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理出現(xiàn)了新的發(fā)展機(jī)遇，電子檔案管理系統(tǒng)也成為了公共部門電子政務(wù)的一個(gè)重要組成部分。

1檔案查閱者的實(shí)踐操作

1.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案查閱者”選項(xiàng)按鈕，然后任意選擇一個(gè)模擬對象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

1.2檔案申請歸檔。

點(diǎn)擊菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請歸檔，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。

1.2.1歸檔申請。

點(diǎn)擊“申請歸檔”后，進(jìn)入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要?dú)w檔的文件，點(diǎn)擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規(guī)定最多只能上傳三個(gè)文件)，上傳成功后，填入相關(guān)信息(申請時(shí)間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點(diǎn)擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。

1.2.2查看申請記錄。

點(diǎn)擊“申請記錄查看”，進(jìn)入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進(jìn)行查詢。同時(shí)，也可以在頁面下部的選項(xiàng)中選擇合適的條件進(jìn)行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。

1.3檔案申請查詢

1.3.1申請查詢。

點(diǎn)擊“申請查詢”，進(jìn)入查詢頁面。查詢者在查詢申請?jiān)敿?xì)表單中填入相關(guān)申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點(diǎn)擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。

1.3.2申請記

錄查看。點(diǎn)擊“申請記錄查看”節(jié)點(diǎn)，進(jìn)入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進(jìn)行查詢。

2檔案管理員和領(lǐng)導(dǎo)者(主管)的實(shí)踐操作

2.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案管理員”選項(xiàng)按鈕，然后任意選擇一個(gè)模擬對象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

2.2檔案申請歸檔。

點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請歸檔”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。

2.2.1審核歸檔。

點(diǎn)擊左邊樹節(jié)點(diǎn)“檔案申請歸檔”，進(jìn)入審核中請歸檔記錄頁面。此時(shí)，頁面加載的是所有申請記錄的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進(jìn)行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點(diǎn)擊“審核歸檔”鏈接，進(jìn)入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關(guān)信息，如申請人、申請時(shí)間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結(jié)束后，可以通過點(diǎn)擊“同意”或“拒絕”按鈕進(jìn)行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。

2.2.2申請記錄查看。

點(diǎn)擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節(jié)點(diǎn)，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱進(jìn)行模糊查詢，也可以根據(jù)檔案審核情況進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細(xì)信息。

2.3檔案申請查詢。

點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請查詢”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)：“審核查詢”和“申請記錄查看”。

2.3.1審核查詢。

點(diǎn)擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的.申請查詢信息。用戶可以根據(jù)檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進(jìn)行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點(diǎn)擊“審核”鏈接進(jìn)入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當(dāng)前要審核的查詢申請的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進(jìn)行處理。

2.3.2申請記錄查看。

具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。

2.4檔案申請銷毀。

該菜單的主要功能是檔案管理員對相關(guān)檔案進(jìn)行管理，經(jīng)過檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后予以銷毀。點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請銷毀”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。

2.4.1銷毀申請。

選擇“銷毀申請”菜單，點(diǎn)擊進(jìn)入有關(guān)信息申請銷毀頁面。進(jìn)入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱查詢，也可以根據(jù)是否通過申請歸檔審核進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“申請銷毀”，進(jìn)入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點(diǎn)擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。

2.4.2申請記錄查看。

點(diǎn)擊“申請記錄查看”菜單，進(jìn)入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。

3系統(tǒng)管理員的實(shí)踐操作

首先以管理員的身份登陸電子政務(wù)實(shí)踐平臺系統(tǒng)，用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，點(diǎn)擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。

3.1檔案信息管理。

此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進(jìn)入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據(jù)檔案名稱和檔案類別進(jìn)行查詢。

3.1.1查看。

點(diǎn)系統(tǒng)管理員可以查看、刪除所有檔案信息。

3.1.2查詢。

點(diǎn)擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會(huì)在負(fù)面的下分顯示一個(gè)顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統(tǒng)管理員可以點(diǎn)擊下載文件，查看檔案的相關(guān)內(nèi)容。

3.1.3刪除：

管理員根據(jù)實(shí)際需求，刪除檔案文件。可以多條刪除文檔，首先把要?jiǎng)h除的檔案前的復(fù)選框選中，然后再點(diǎn)擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。

3.2檔案申請歸檔記錄管理。

此菜單的功能是檔案系統(tǒng)管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據(jù)檔案名稱和審核狀態(tài)進(jìn)行查詢，并且可以根據(jù)需要?jiǎng)h除記錄。

3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。

點(diǎn)擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點(diǎn)擊“申請記錄管理”進(jìn)入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。

3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。

選擇要?jiǎng)h除記錄的行起碼復(fù)選框，然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時(shí)被刪除掉。

3.3基礎(chǔ)信息維護(hù)。

此菜單的功能是系統(tǒng)管理員對檔案文件的基礎(chǔ)信息進(jìn)行維護(hù)，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進(jìn)行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。

3.3.1文件類型管理。

點(diǎn)擊頁面左邊的菜單樹“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“文件類型管理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的格式類型進(jìn)行添加、編輯和刪除等操作。

3.3.2檔案文件等級管理。

點(diǎn)擊頁面左邊菜單樹“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的等級進(jìn)行添加和刪除操作。

參考文獻(xiàn)

[1]張?jiān)?高中學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)[J].天津：天津大學(xué),2012.

[2]張魯寧.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].長春：吉林大學(xué)，2010.電子檔案管理系統(tǒng)的基本操作韓黎明

什么是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)？

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)一般指數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，隨著時(shí)代發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到挑戰(zhàn)，在這時(shí)期，要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案建設(shè)，完善檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。
會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等全生命周期的自動(dòng)化管理。

電子檔案系統(tǒng)應(yīng)包括哪些功能

電子檔案系統(tǒng)應(yīng)包括哪些功能

檔案管理系統(tǒng)主要功能：檔案流水化采集功能實(shí)現(xiàn)多人多客戶端對多本檔案同時(shí)進(jìn)行掃描采集功能，并按操作角色進(jìn)行分工及權(quán)限管理。以下我為大家整理了電子檔案系統(tǒng)的功能，希望對大家有所幫助！

1、檔案類型管理：

可自由定義檔案的管理類型及其架構(gòu)，符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

2、檔案屬性管理：

屬性分為系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)屬性與可由用戶自定義的附加屬性，并可根據(jù)分類進(jìn)行繼承，并且可以調(diào)整自由匹配列表顯示屬性，實(shí)現(xiàn)客戶對于不同類型檔案（如實(shí)物檔案和照片檔案）屬性管理的需要。

3、檔案信息的采集：

提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。支持Excel表格導(dǎo)入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號、順序號等對應(yīng)信息批量對應(yīng)上傳的功能。

4、歸檔編輯功能：

文件歸檔編輯功能，綜合檔案的錄入、紙質(zhì)掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個(gè)界面上，即可實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的全過程。

不同的用戶可根據(jù)被授予的權(quán)限，在不同的文件管理分類中分散進(jìn)行整理工作，亦可利用歸檔編輯功能實(shí)施集中整理，甚至根據(jù)管理需要，采用混合模式對歸檔文件進(jìn)行整理，大大地提高了檔案管理人員的工作效率和管理的靈活性。

5、權(quán)限管理：

針對不同管理對象（如不同的電子案卷）可采取不同的權(quán)限控制，提供使用權(quán)限以及接觸密級權(quán)限的二維權(quán)限管理。

6、編號管理：

檔案注冊可自動(dòng)生成歸檔編號、統(tǒng)計(jì)文件數(shù)及頁數(shù)，完成檔案歸檔

7、檔案借閱申請：

當(dāng)只有條目閱讀權(quán)，但需要查看信息的內(nèi)容時(shí)，可向該條信息的管理員申請借閱電子文檔。

8、檔案利用統(tǒng)計(jì)：

有權(quán)限的用戶可隨時(shí)對文檔的利用情況、利用明細(xì)以及利用排名等信息進(jìn)行可自定義事件、借閱人等范圍的統(tǒng)計(jì)。不僅掌握文檔資料的利用情況，還能統(tǒng)計(jì)文檔的使用熱度。

9、檔案檢索：

持按關(guān)鍵字搜索、限定屬性的組合條件搜索以及全文搜索。

10、過期檔案管理：

根據(jù)國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，檔案都是有保管期限的，超過保管期限的檔案實(shí)體可以銷毀。對于電子檔案，超過保管期限時(shí)，可以注銷，也可以刪除，但如果存儲空間許可，注銷或轉(zhuǎn)移保存更為可取。

電子檔案存儲管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)電子文件的存儲管理，保障電子檔案的安全保管，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件存儲與管理規(guī)范》〔GB/T 18894-2002〕、《重慶市實(shí)施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和有關(guān)法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)章，結(jié)合重慶市實(shí)際制訂本制度。

第二條 本制度參照重慶市電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第三條 本制度以維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性為原則，保證電子檔案的安全性和可利用性。

第四條 基本術(shù)語解釋

（一）電子文件是指法人、其他組織和個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)，通過編碼和解碼來輸入和輸出。

（二）電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值，按照有關(guān)電子文件存儲管理規(guī)定處理并且已經(jīng)存儲的電子文件。

第二章 電子檔案的存儲

第五條 電子文件具有對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術(shù)特點(diǎn)不同，存儲載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同，所以電子檔案的存儲應(yīng)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)分別采取措施保證其原始性、真實(shí)性、完整性：

（一）字處理文件

1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲。

2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲。

3、對于其它類型的文檔，如果無法轉(zhuǎn)換為XML或TXT格式，則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲。

（二）圖像文件

1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

3、其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

4、對于無法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲。

5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質(zhì)檔案來說光學(xué)分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。

6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對于16mm膠片來說分辨率不低于200 dpi，對于35mm膠片來說分辨率不低于600dpi。

（三）圖形文件

1、圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。

2、存儲時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，對相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息應(yīng)一并存儲。

（四）影像文件

1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、對于無法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲。

（五）聲音文件

1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

3、對于無法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲。

（六）多媒體文件

1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、多媒體文件依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存儲。

（七）數(shù)據(jù)庫文件

1、數(shù)據(jù)庫文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲。

2、對于無法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲。

（八）超文本文件

1、超文本文件包含的信息較多，存儲時(shí)注意數(shù)據(jù)的完整性。

2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。

3、超文本文件依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件信息應(yīng)一并存儲。

（九）計(jì)算機(jī)程序

1、計(jì)算機(jī)程序可以作為電子檔案直接存儲。

2、計(jì)算機(jī)程序依賴的軟、硬件平臺說明應(yīng)一并存儲。

（十）數(shù)據(jù)文件

1、數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。

2、數(shù)據(jù)文件應(yīng)對數(shù)據(jù)來源進(jìn)行說明并一同存儲。

第六條 對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。

第七條 在符合軟、硬件平臺條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識別、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確輸出。

第八條 電子檔案中涉及的`口令、密匙、權(quán)限管理說明等應(yīng)同電子檔案一并存儲。

第九條 保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

第十條 用掃描儀、視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并存儲。

第十一條 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中設(shè)計(jì)的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一同存儲。

第十二條 電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上，一式3套，一套封存（A），一套供查閱利用（B），一套異地保存（C）。對于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再完成上述工作。

第十三條 在相同條件下，電子檔案的存儲載體的選擇應(yīng)優(yōu)先考慮可靠性和先進(jìn)性。本標(biāo)準(zhǔn)推薦的存儲載體是：只讀光盤、磁帶等。禁止使用軟磁盤作為電子檔案的長期保存載體。

第十四條 對于具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的單位具體要求：

1、電子檔案應(yīng)存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取磁盤鏡像、雙機(jī)容錯(cuò)等備份措施。

2、內(nèi)部局域網(wǎng)要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。

第十五條 電子檔案的保管要求除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的一般要求外，還應(yīng)符合下列條件：

1、存儲載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，作到防塵、防變形，避免陽光直接照射。

2、環(huán)境溫度選定范圍：17---20℃，相對濕度選定范圍：35%--45%。

3、存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣體隔離，遠(yuǎn)離熱源。

第十六條 電子文件存儲時(shí)必須檢查病毒及其他危害計(jì)算機(jī)的隱患，對于不能清除隱患的電子文件不得存儲。

第十七條 存儲電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中存放，A、B兩套電子檔案應(yīng)分開保管。

第十八條 電子檔案的有效性保證：

（一） 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新發(fā)展，存儲載體或電子檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)兼容性問題。

1、存儲載體出現(xiàn)兼容性問題時(shí)應(yīng)更換先進(jìn)、可靠的存儲載體進(jìn)行復(fù)制。

2、電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)兼容性問題時(shí)應(yīng)對電子檔案進(jìn)行升級轉(zhuǎn)換并進(jìn)行復(fù)制。

3、復(fù)制后舊版存儲載體應(yīng)至少保留四年。

（二）刻錄光盤時(shí)采用整盤刻錄（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻錄（multiseion recording）等方式。推薦使用的刻錄軟件為： NERO BURNING6、WINONCD6以上版本。

（三）對磁性載體每2年、光盤每4年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，對存儲載體的壽命、存儲載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問題進(jìn)行抽查，抽檢率不得低于30%，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)補(bǔ)救。

（四）存儲在磁帶上的電子檔案，每年應(yīng)倒帶一次，五年轉(zhuǎn)存一次。

（五）檢查、拷貝、轉(zhuǎn)換等情況要做好登記。