企業(yè)員工檔案系統(tǒng)

業(yè)員工檔案管理系統(tǒng)采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)企業(yè)員工的信息以及跟人事相關(guān)的工作流程進(jìn)行集中管理，方便企業(yè)建立一個(gè)完善的、強(qiáng)大的員工信息數(shù)據(jù)庫(kù)，主要包括后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立（如：?jiǎn)T工的基本信息）和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)維護(hù)（如：?jiǎn)T工信息的添加、刪除以及登陸密碼的修改及前端應(yīng)用的開(kāi)發(fā)），系統(tǒng)采用的Microsoft SQL Sever2005可以為系統(tǒng)提供安全、穩(wěn)定、可靠的數(shù)據(jù)服務(wù)。而對(duì)于后者則要求應(yīng)用程序具有準(zhǔn)確、完善、易使用等特點(diǎn)。它是以Visual C++和Microsoft SQL Sever2005數(shù)據(jù)庫(kù)作為開(kāi)發(fā)平臺(tái)。

公司員工檔案怎么管理

首先為每個(gè)員工建立一本個(gè)人檔案，該檔案內(nèi)應(yīng)有員工的基本情況，績(jī)效情況等等，其次制作一個(gè)總表，總表能比較簡(jiǎn)潔員工的基本情況及職務(wù)，工種，聯(lián)系電話(huà)以及指示檔案的卷宗等等
三是要適時(shí)對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行信息更新

在企業(yè)里人事檔案如何管理呢具體的操作是怎么樣的？請(qǐng)高手指教！

一、 人事檔案資料收集要健全

人事檔案管理系統(tǒng)，對(duì)人事資料的收集和整理要健全，基礎(chǔ)資料收集是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗(yàn)一名HR的基本功是否扎實(shí)的重要指標(biāo)。一般情況下，這些資料應(yīng)該包括：

基本個(gè)人信息：姓名、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、年齡、籍貫、過(guò)往工作經(jīng)歷等信息；

入職后工號(hào)、稱(chēng)職、入職日期、勞動(dòng)合同、五險(xiǎn)一金及薪酬?duì)顩r等信息；

入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

工作中的獎(jiǎng)懲記錄、晉升、調(diào)職、績(jī)效考核情況等信息。

要確?？梢哉莆諉T工從進(jìn)入公司到現(xiàn)在的整個(gè)發(fā)展過(guò)程，如有沒(méi)有晉升、獎(jiǎng)罰、績(jī)效考核的業(yè)績(jī)、受過(guò)什么培訓(xùn)等。

二、 簡(jiǎn)單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯(cuò)。此時(shí)，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

首先，安全性是第一要點(diǎn)。人事檔案既是員工個(gè)人的私密信息，同時(shí)也是企業(yè)的機(jī)密資源，一旦泄露會(huì)使員工個(gè)人和企業(yè)的利益受到侵害。

其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強(qiáng)大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關(guān)注的要點(diǎn)，這就是“好用”的重要性。

一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應(yīng)該具備智能化和延展性?xún)蓚€(gè)特點(diǎn)。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過(guò)掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過(guò)檢索功能，快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當(dāng)下能夠滿(mǎn)足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線(xiàn)填寫(xiě)資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

一般而言，當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫(kù)進(jìn)行儲(chǔ)存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時(shí)間進(jìn)行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問(wèn)題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進(jìn)行妥善的銷(xiāo)毀和粉碎，確保信息不會(huì)對(duì)外泄露。當(dāng)然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎?chǔ)存好這些紙質(zhì)資料。

哪個(gè)公司的檔案管理軟件最好?

會(huì)博通從1988年開(kāi)發(fā)出文檔一體化軟件產(chǎn)品以來(lái)，就是我國(guó)最早的知識(shí)與內(nèi)容管理軟件開(kāi)發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會(huì)博通一直潛心研發(fā)綜合知識(shí)管理系統(tǒng)，打造組織知識(shí)生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國(guó)家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國(guó)家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)?，F(xiàn)在會(huì)博通已經(jīng)在知識(shí)管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。

公司電子檔案如何制作

公司電子檔案如何制作

作為人事最基本的就是關(guān)于人事檔案的建立，但是傳統(tǒng)的HR管理員工檔案總是使用紙質(zhì)版存檔，隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案越積越多，不僅占據(jù)辦公空間，有時(shí)候由于職場(chǎng)換HR，經(jīng)常找不到檔案也是屬于正常情況。接下來(lái)由我為大家整理出公司電子檔案如何制作，希望大家喜歡！

一、收集電子檔案的資料

在制作公司電子檔案前，需要收集所要錄入的資料，如是員工檔案，其中需要包括：

1、基本個(gè)人信息：姓名、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、年齡、籍貫、過(guò)往工作經(jīng)歷等信息；

2、入職后工號(hào)、稱(chēng)職、入職日期、勞動(dòng)合同、五險(xiǎn)一金及薪酬?duì)顩r等信息；

3、入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

4、工作中的獎(jiǎng)懲記錄、晉升、調(diào)職、績(jī)效考核情況等信息等等。

二、錄入員工檔案資料要健全

員工檔案資料的收集和整理，是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作。所以，制作電子檔案可以根據(jù)企業(yè)建立檔案的需要，如果有必要可以先對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行重新的分類(lèi)和編排，再按序錄入系統(tǒng)，這樣以免漏掉或者出現(xiàn)錯(cuò)誤。

三、電子檔案的分類(lèi)和命名

由于涉及的檔案和資料種類(lèi)繁多，為了方便今后的查找以及后續(xù)資料的歸檔，需要對(duì)電子檔案進(jìn)行清晰的資料分類(lèi)和命名?？梢园凑漳攴?、檔案類(lèi)型等進(jìn)行分類(lèi)，這樣會(huì)便于企業(yè)員工的查找與使用。

四、設(shè)置權(quán)限

1、設(shè)置權(quán)限可以說(shuō)是制作公司電子檔案最關(guān)鍵的一步驟。因?yàn)闄n案有可能會(huì)涉及到機(jī)密文件，如員工檔案，就會(huì)涉及到員工個(gè)人的相關(guān)信息；商業(yè)文件，可能會(huì)涉及到關(guān)乎公司的商業(yè)機(jī)密等等，這些文件一旦泄露出現(xiàn)，不僅會(huì)讓企業(yè)損失人才，還有可能讓企業(yè)停滯不前，影響可持續(xù)發(fā)展。

2、其實(shí)，想要制作好電子檔案，關(guān)鍵還是需要挑選了一款好用和安全的電子檔案系統(tǒng)。而這個(gè)電子檔案系統(tǒng)的安全性應(yīng)該是首先考慮的因素。因?yàn)?，一旦存在安全隱患，對(duì)企業(yè)與員工都會(huì)是“兩敗俱傷”。

再加上，利用電子檔案系統(tǒng)可以解決我們低效的.手工錄用，能夠通過(guò)掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。還可以通過(guò)設(shè)置關(guān)鍵詞搜索檔案，快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。最重要的一點(diǎn)，是可以通過(guò)電子檔案系統(tǒng)共享文件，這樣員工與員工之間也可以相互學(xué)習(xí)，相互了解哦。

【拓展】公司電子檔案作用

檔案管理信息化平臺(tái)的目標(biāo)是：實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

紙質(zhì)檔案的信息化管理是：以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。

電子信息的檔案化管理是：把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨(dú)立出來(lái)，形成與應(yīng)用無(wú)關(guān)的，不可抵賴(lài)的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。

為電子檔案管理搭建一個(gè)公共支撐環(huán)境，為各類(lèi)檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢(xún)、加載及展現(xiàn)的平臺(tái)，主要實(shí)現(xiàn)以下功能：

統(tǒng)一電子檔案入口。

能夠以影像技術(shù)、條形碼技術(shù)、版式電子數(shù)據(jù)文件等技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同介質(zhì)、不同類(lèi)別的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化封裝處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的入口文件，形成電子檔案的最小粒度“件”，以統(tǒng)一的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并保證電子檔案的不可抵賴(lài)性和可追溯性。

對(duì)采集的電子資料“件”進(jìn)行統(tǒng)一管理。

根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對(duì)電子資料實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷(xiāo)毀、查詢(xún)借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個(gè)生命周期的各環(huán)節(jié)管理。并能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)流程各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)痕跡進(jìn)行記錄查詢(xún)等操作。

系統(tǒng)應(yīng)提供對(duì)檔案流程的管理。

使用產(chǎn)品化的流程管理工具，實(shí)現(xiàn)流程的可維護(hù)性。用戶(hù)可自行定制工作流環(huán)節(jié)、路徑，滿(mǎn)足流程變化時(shí)，操作人員能夠自行通過(guò)平臺(tái)新增或修改流程，并能夠根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置分配不同的業(yè)務(wù)角色。同時(shí)滿(mǎn)足各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案管理流程不同的需要。

支持新的業(yè)務(wù)加載。

先期以搭建統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)為主，并在其上加載較規(guī)范的檔案管理業(yè)務(wù)（如公文檔案），實(shí)現(xiàn)所有的操作人員能夠在同一個(gè)平臺(tái)上，對(duì)不同類(lèi)別的檔案進(jìn)行管理。該平臺(tái)應(yīng)支持新類(lèi)別檔案的業(yè)務(wù)加載，使業(yè)務(wù)人員能夠僅使用平臺(tái)提供的工具，就可以實(shí)現(xiàn)其它業(yè)務(wù)電子檔案（如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等）的添加及修改。

實(shí)現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理。

一方面應(yīng)用支撐環(huán)境能夠通過(guò)數(shù)字證書(shū)、電子印章等先進(jìn)技術(shù)保證電子檔案的不可抵賴(lài)性及其憑證價(jià)值。另一方面要有安全機(jī)制保證電子檔案封裝、傳輸過(guò)程、整理、歸檔過(guò)程、保管和利用過(guò)程中的信息安全。要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案安全級(jí)別的劃分和標(biāo)志，并根據(jù)不同的級(jí)別和權(quán)限進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)控制。

實(shí)現(xiàn)權(quán)限的靈活、方便管理。

系統(tǒng)能夠采用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶(hù)對(duì)數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)的身份控制。權(quán)限體系能夠適應(yīng)稅務(wù)系統(tǒng)不同的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級(jí)管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時(shí)發(fā)放等。