合同檔案管理系統(tǒng)

如何進(jìn)行合同檔案管理
合同的相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門，從合同的特點(diǎn)可以清楚地知道，合同必須有全面的關(guān)聯(lián)材料，不可隨意擬定，應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關(guān)主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時(shí)進(jìn)行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關(guān)的規(guī)定，每年在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。
企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類型當(dāng)中，因此我們應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，根據(jù)每一個(gè)企業(yè)的不同特點(diǎn)進(jìn)行合同分類管理，其中包括在每一個(gè)檔案分類中對(duì)合同進(jìn)行單獨(dú)分類，建立單獨(dú)的歸檔處理，打破以往過于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。

各個(gè)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)合同必須重視起來，建立合同確立意識(shí)。檔案管理人員也必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應(yīng)該對(duì)合同進(jìn)行精細(xì)規(guī)劃，可以對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)處理，每一份合同都有自己唯一的標(biāo)號(hào)，方便查找與保管。

公司人事管理一直是線下系統(tǒng)管理使用體驗(yàn)不好，有用過比較好的人事線上管理系統(tǒng)推薦么，尤其是檔案合同？

可以看看紅海云的員工數(shù)字檔案和電子合同在線簽署：

員工數(shù)字檔案

規(guī)范員工職業(yè)資格證、特殊作業(yè)證、健康證等各類資質(zhì)證照管理，支持在線借用流程，留存完整的借出和歸還記錄，監(jiān)控證書使用情況，讓人力資源部門能夠?qū)崟r(shí)掌握員工證書狀態(tài)；

員工人事檔案、干部檔案全面電子化管理，涵蓋檔案的采集、處理、審核、存儲(chǔ)、借閱、檢索、統(tǒng)計(jì)等7大環(huán)節(jié)的數(shù)字化管理過程，解決員工檔案管理難、檢索效率低的問題。

電子合同在線簽署

合同協(xié)議在線簽署，幫助企業(yè)提高簽署時(shí)效性，從合同起草、簽訂、存儲(chǔ)到證據(jù)保全，均可一站式線上完成；

平臺(tái)預(yù)置豐富的合同、協(xié)議模板，同時(shí)支持模板自定義，word格式合同一鍵上傳復(fù)用；

合同簽署設(shè)置多重安全防護(hù)，從登陸安全、身份識(shí)別、敏感信息加密、平臺(tái)安全等方面全方位保障合同安全合規(guī)有效。

法大大、慧點(diǎn)、泛微、致得軟件，這幾個(gè)合同管理系統(tǒng)哪個(gè)好？

目前由于合同管理本身涉及程序多、企業(yè)類型龐大等原因，在實(shí)際執(zhí)行中會(huì)面臨以下問題：信息不順暢、整理效率低、流程執(zhí)行慢、管理工作大、法律風(fēng)險(xiǎn)高、事后查詢難。

泛微OA系統(tǒng)針對(duì)企業(yè)合同管理的困境直擊要害，構(gòu)建了以合同管理為主線的“全生命周期的合同管理體系”，合同信息完整記錄，讓審批有據(jù)可循，通過融入電子簽名的電子化簽署，合同臺(tái)賬及后續(xù)的合同履行，實(shí)現(xiàn)從簽訂前、簽訂中，簽訂后的全程電子化合同管理。

并通過貫通業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)合同履行過程中對(duì)收付款要素的控制，提供對(duì)于合同擬制和合同履行全過程風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，真正實(shí)現(xiàn)全生命周期的合同管理。

為了讓更多組織實(shí)現(xiàn)真正“無紙化”辦公，OA系統(tǒng)為組織提供了具有法律效力的電子合同全生命周期管理：從合同內(nèi)容起草、審批、存管到蓋章流轉(zhuǎn)都在一個(gè)OA平臺(tái)執(zhí)行。

全程電子化合同管理系統(tǒng)基本結(jié)構(gòu)

OA系統(tǒng)的合同管理，除了實(shí)現(xiàn)合同簽訂全程電子化之外，還加入了合同風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)預(yù)警功能，通過自定義風(fēng)險(xiǎn)規(guī)則，能夠自動(dòng)識(shí)別合同審批以及執(zhí)行過程中存在的相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并實(shí)時(shí)預(yù)警與提醒。

并且可以將合同信息電子化，形成“合同電子檔案”，管理查詢更方便；在合同履行過程中，通過與業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)合同相關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付、訂單信息、項(xiàng)目信息等數(shù)據(jù)協(xié)同，兩分鐘就能了解業(yè)務(wù)情況；也可為不同的用戶提供可視化、自定義的合同數(shù)據(jù)分析，并且可以同異構(gòu)系統(tǒng)對(duì)接，形成多元化報(bào)表。

最重要的是可以在移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)從合同的審批、用印到合同履約的全過程移動(dòng)化。一條合同從起草、審核到蓋章用手機(jī)幾分鐘就能完成，提高了合同的響應(yīng)效率。

手機(jī)端靈活操作

合同由哪些文件組成

合同由合同主體、合同標(biāo)的、合同雙方的權(quán)利與義務(wù)、合同的價(jià)款、合同的爭議解決辦法等文件內(nèi)容構(gòu)成。
1、當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所
如果當(dāng)事人是自然人，其住所就是其戶籍所在地的居住地；自然人的經(jīng)常居住地與住所不一致的，其經(jīng)常居住地視為住所。如果當(dāng)事人是法人，其住所是其主要辦事機(jī)構(gòu)所在地。如果法人有兩個(gè)以上的辦事機(jī)構(gòu)，即應(yīng)區(qū)分何者為主要辦事機(jī)構(gòu)，主要辦事機(jī)構(gòu)之外的辦事機(jī)構(gòu)為次要辦事機(jī)構(gòu)，而以該主要辦事機(jī)構(gòu)所在地為法人的住所。
2、標(biāo)的
標(biāo)的是合同權(quán)利義務(wù)所指向的對(duì)象，標(biāo)的是一切合同必須具備的主要條款。合同中應(yīng)清楚地寫明標(biāo)的的名稱，以使其特定化。特別是作為標(biāo)的的同一種物品會(huì)因產(chǎn)地的差異和質(zhì)量的不同而存在差別時(shí)，更是需要詳細(xì)說明標(biāo)的的具體情況。例如，白棉布有原色布與漂白布之分，因此如果購買白棉布，就必須說明是購買原色布，還是漂白布。
3、數(shù)量
合同雙方當(dāng)事人應(yīng)選擇共同接受的計(jì)量單位和計(jì)量方法，并允許規(guī)定合理的磅差和尾差。
4、質(zhì)量
標(biāo)的的質(zhì)量主要包括5個(gè)方面：第一，標(biāo)的物的物理和化學(xué)成份；第二，標(biāo)的物的規(guī)格，通常是用度、量、衡來確定的質(zhì)量特性；第三，標(biāo)的物性能，如強(qiáng)度、硬度、彈性、抗腐蝕性、耐水性、耐熱性、傳導(dǎo)性和牢固性等；第四，標(biāo)的物的款式，例如標(biāo)的物的色澤、圖案、式樣等；第五，標(biāo)的物的感覺要素，例如標(biāo)的物的味道、新鮮度等。
5、價(jià)款或者報(bào)酬
價(jià)款是購買標(biāo)的物所應(yīng)支付的代價(jià)，報(bào)酬是獲得服務(wù)應(yīng)當(dāng)支付的代價(jià)，這兩項(xiàng)作為合同的主要條款應(yīng)予以明確規(guī)定。在大宗買賣或?qū)ν赓Q(mào)易中，合同價(jià)款還應(yīng)對(duì)運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、保管費(fèi)和報(bào)關(guān)費(fèi)作出規(guī)定。
6、履行期限、地點(diǎn)和方式
當(dāng)事人可以就履行期限是即時(shí)履行、定時(shí)履行、分期履行作出規(guī)定。當(dāng)事人應(yīng)對(duì)履行地點(diǎn)是在出賣人所在地，還是買受人所在地；以及履行方式是一次交付，還是分批交付，是空運(yùn)、水運(yùn)還是陸運(yùn)應(yīng)作出明確規(guī)定。
7、違約責(zé)任
當(dāng)事人可以在合同中約定違約致?lián)p的賠償方法以及賠償范圍等。
8、解決爭議的方法
當(dāng)事人可以約定在雙方協(xié)商不成的情況下，是仲裁解決、還是訴訟解決買賣糾紛。當(dāng)事人還可以約定解決糾紛的仲裁機(jī)構(gòu)或訴訟法院。
合同管理的主要內(nèi)容
1、 合同簽訂管理
（1）簽訂合同的前期調(diào)查。
（2）合同談判和合同簽署。
2、 合同履行管理
（1）合同執(zhí)行。
（2）合同糾紛處理。
3、 合同變更管理
合同變更的處理由合同變更控制系統(tǒng)來完成。合同變更控制系統(tǒng)包括文書記錄工作、跟蹤系統(tǒng)、爭端解決程序和授權(quán)變更所需的批準(zhǔn)級(jí)別。合同變更控制系統(tǒng)是項(xiàng)目整體管理控制變更的一部分。任何合同的變更都是以一定的法律事實(shí)為依據(jù)來改變合同內(nèi)容的法律行為。
合同變更在某種意義上，還應(yīng)該包括合同的轉(zhuǎn)讓和解除，這要視合同實(shí)際執(zhí)行情況而定。這兩種變更需要合同雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，才可以協(xié)議執(zhí)行。如有重大爭議，可以通過法律或仲裁手段解決。
4、 合同檔案管理
合同檔案的管理，亦即合同文件管理，是整個(gè)合同管理的基礎(chǔ)。它作為信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的組成部分，是被統(tǒng)一整合為一體的一套具體的過程、相關(guān)的控制職能和自勸化工具。項(xiàng)目經(jīng)理使用合同檔案管理系統(tǒng)對(duì)合同文件和記錄進(jìn)行管理。該系統(tǒng)用于維持合同文件和通信往來的索引記錄，并協(xié)助相關(guān)的檢索和歸檔。合同文本是合同內(nèi)容的載體。
合同有效性的構(gòu)成要件有哪些
（1）合同當(dāng)事人具有相應(yīng)的的民事權(quán)利能力和民事行為能力
合同當(dāng)事人必須具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民的事行為能力以及締約能力，才能成為合格的合同主體。若主體不合格，合同不能產(chǎn)生法律效力。
（2）合同當(dāng)事人意思表示真實(shí)
當(dāng)事人意思表示真的實(shí)，是指行為的人的意思表示應(yīng)當(dāng)真實(shí)反映其內(nèi)心的意思。合同成立后，當(dāng)事人的意思表示的是否真實(shí)往往難以從其外部判斷，法律對(duì)此一般不主動(dòng)干預(yù)。缺乏意思表示真實(shí)這一要件即意思表示不真實(shí)，并不絕對(duì)導(dǎo)致合同一律無效。
（3）合同不違反法律或者社會(huì)公共利益
合同不違反法律和社會(huì)公共利益的，主要包括兩層含義：一是合同的內(nèi)容合法，即合同條款中約定的權(quán)利、義務(wù)及其指向的對(duì)象即標(biāo)的等，應(yīng)符合法律的規(guī)定和社會(huì)的公共利益的要求。二是合同的目的合法，即當(dāng)事人締約的原因合法，并且是直接的內(nèi)心原的因合法，不存在以合法的方的式達(dá)到非法目的等規(guī)避法律的事實(shí)。
（4）具備法律、行政法規(guī)規(guī)定的合同生效必須具備的形式要件
所謂形式要件，是指法律、行政法規(guī)對(duì)合同形式上的要求的，形式要件通常不是合同生效的要件，但如果法律、行政法規(guī)規(guī)的定將其作為合同生效的的條件時(shí)，便成為合同生效的要的件之一，不具備這些形式要件，合同不能生效。當(dāng)然的法律另有規(guī)定的除外。
法律依據(jù)：
《中華人民共和國民法典》
第四百七十條 合同的內(nèi)容由當(dāng)事人約定，一般包括下列條款：
（一）當(dāng)事人的姓名或者名稱和住所；
（二）標(biāo)的；
（三）數(shù)量；
（四）質(zhì)量；
（五）價(jià)款或者報(bào)酬；
（六）履行期限、地點(diǎn)和方式；
（七）違約責(zé)任；
（八）解決爭議的方法。
當(dāng)事人可以參照各類合同的示范文本訂立合同。