技術檔案管理系統(tǒng)

裝個OFFICE OA就行了。

如何加強現代教育技術檔案管理

一、加強現代教育技術檔案管理具有重要的意義加強現代教育技術檔案管理，首先是加快學校教育現代化發(fā)展的需要?，F代教育技術檔案是教育教學的有機組成部分，是教育創(chuàng)新體系的重要載體，也是推動教育水平再上新臺階的基礎性發(fā)展依據，對學校發(fā)展現代教育技術有著重要意義。其次是提高學校教育教學質量的需要。在加快教育現代化發(fā)展的過程中，教育資源越來越呈現出信息面廣、容量大的特點。教育資源是加快學校發(fā)展的重要財富，對全面提高教學效率和教學質量具有重要的意義。如何有效地保存和利用教育資源、更好地為教育教學服務，成為新形式下亟需研究和解決的重要課題。因此，學校需要增強這方面的意識，將教育資源納入現代教育技術檔案管理，作為推進素質教育的一項基礎性、配套性工作抓緊、抓好。二、健全現代教育技術檔案管理網絡，規(guī)范管理機制首先，要健全管理網絡?，F代教育技術檔案管理工作涉及面廣、頭緒多，因此需要加強協調管理?？捎蓞^(qū)級電教部門分管，學校成立現代教育技術檔案管理工作領導小組（一般業(yè)務校長任組長，教務處、電教中心等部門分工合作，專人管理）。為提高檔案管理水平，區(qū)電教部門可定期對檔案管理人員就相關知識和技能進行培訓，以不斷提高工作人員的業(yè)務水平。并通過借鑒外地先進管理經驗，鼓勵其積極探索現代教育技術檔案管理工作的新方法、新路子，促進現代教育技術檔案管理。其次，要建立建全管理制度。為規(guī)范現代教育技術檔案管理，需要制定相關規(guī)章制度。如：《現代教育技術檔案管理工作制度》、《現代教育技術檔案管理工作人員崗位責任制》、《軟件借閱制度》等，通過制度來規(guī)范管理行為。三、優(yōu)化現代教育技術檔案管理環(huán)節(jié)，提高管理水平

現代教育技術檔案管理要始終貫徹為教育教學服務這一中心思想，在日常教學中不斷充實現代教育技術檔案內容，確保檔案材料的完整性和連續(xù)性。通過不斷探索，濰城區(qū)確定了兩種較為科學有效的管理模式：

第一，文字檔案———即記錄在紙質上的文字材料。濰城區(qū)通過制定《濰城區(qū)現代教育技術檔案管理細則》，使各校進一步明確現代教育技術檔案的內容和管理要求?！都殑t》中對需要學校建檔的內容作了詳盡要求：

第一，現代教育技術檔案要單獨建檔，所有檔案材料按要求分類立卷，建檔時間原則上應從學校開展電化教學之初開始；

第二，學校設立現代教育技術機構要有上級批文和學校公布的文件；

第三，學?，F代教育技術制度及其發(fā)展規(guī)劃、計劃、會議記錄、總結等要分類立卷；

第四，學校各種評獎活動及評比的標準、表彰記錄要立卷；

第五，關于現代教育技術的研究、觀摩課、公開課、經驗交流會等要在學校計劃中有安排，通知、活動材料、評議記錄和總結等要齊全；

第六，研究課題要有立項申請、批文、研究計劃、方案、實驗材料、課題階段性總結、結題報告、成果鑒定等；

第七，多功能教室（計算機室、語音室、多媒體教室、衛(wèi)星地面接收站、電子閱覽室、電子備課室等）使用記錄、電教教材借還記錄（記錄要詳細，按教師編號單獨記錄，包括借還日期、簽名等）要立卷。

另外，《細則》還對校園網、學校開通因特網、網站等檔案材料也作了具體要求。

第二，電子檔案———即將文件、音視頻及教學軟件資料做成電子文檔存貯于大容量服務器中，通過專門的管理系統(tǒng)，供師生查閱、瀏覽、使用的各種材料。從建立電子檔案的必要性看，由于受各種因素影響，文字檔案的使用有一定的局限性，借閱程序繁瑣，使用面窄，不能及時、充分地發(fā)揮檔案的功能。而電子檔案具有文字檔案無法比擬的優(yōu)越性，最大的優(yōu)點就是便于查詢和共享，能極大地提高檔案的使用效益。從建立電子檔案的可行性看，實現檔案管理電子化對學?，F代化教育設施要求比較高，可先在條件具備的學校試點，然后逐步推廣。從電子檔案管理辦法看，學?？蓪㈦娮訖n案作為校園網軟件庫建設的一部分，通過專門軟件對電子檔案進行統(tǒng)一管理使用。學?？上葘F代教育技術檔案材料、教育教學資料等鏡像到服務器，而后再分類整理，如設備檔案、軟件資料目錄檔案等。其中，設備檔案包括硬件設備檔案和軟件設備檔案；資料檔案包括現代教育技術文字資料目錄及檔案材料。最后由專業(yè)技術人員將檔案目錄與其內容鏈接，教師即可通過校園網查看所需要的內容。四、優(yōu)化中心環(huán)節(jié)，提高現代教育技術檔案利用率建檔管檔的最終目的在于應用。以濰城區(qū)省級現代教育技術示范校濰坊五中為例。該校的現代教育技術檔案管理科學規(guī)范、文字檔案齊全，成品軟件或教師自制軟件實行“拿來主義”，方便了課堂教學；該校電子檔案顯示出強勁的優(yōu)勢。在該校，教師可以隨時進入現代教育技術檔案管理系統(tǒng)查閱瀏覽檔案資料，學為己用。現代教育技術檔案管理的突出應用更體現在實驗課題的研究上。該校承擔的中央電教館《電化教育促進中小學由應試教育向素質教育轉軌的實驗研究》課題子課題《運用電教手段強化學生在課堂教學中的主體地位》的實驗與研究，正是借助于出色的檔案管理順利結題，實驗成果現已被廣泛應用，極大地豐富了教學方法和教學內容，對優(yōu)化教學過程、提高課堂效率、推動學校教學質量的快速提高起了重要作用。五、結束語現代教育技術檔案管理工作作為學校軟件建設的重要組成部分，必須管理規(guī)范。同時還要不斷探索新形式下現代教育技術檔案管理工作的新特點，努力細化檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，大力推行電子檔案管理模式，并在檔案的使用上下功夫，以推動學?，F代教育技術的快速發(fā)展。

技術檔案管理方案

易度文檔檔案管理系統(tǒng)，針對技術行業(yè)檔案提出了一系列的解決方案，解決了管理當中安全、共享、協作等一系列的問題，推薦

企業(yè)的技術檔案具有哪些功能

檔案是重要的歷史材料，各類型組織都應該重視檔案！檔案是具有重復利用、歷史借鑒以及促進改善功能的重要材料。諸如文件、產品資料、業(yè)務流程、規(guī)章制度、報表、商標、專利、客戶資料、合同、項目資料、往來票據、會議記錄等組織重要的資料都是檔案的管理對象，且對組織經營生產的改善具有重要意義，必須有序化管理，并促進再利用。

傳統(tǒng)的檔案管理存在著以下瓶頸：

2.沒有相關的檔案管理制度，發(fā)生情況無法追溯來源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財務檔案等一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來重大的經濟損失，而檔案管理員也會因此受到連帶責任，輕者失業(yè)，重則追究法律責任

3.傳統(tǒng)的檔案采集方式都是通過excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時長，鑒定工作復雜等，都不利于組織效率的提高，檔案管理是衡量一個組織業(yè)績和管理水平的重要尺度。檔案記載著組織發(fā)展史的優(yōu)秀成果、參考資料、經典案例等重要的歷史材料，對促進組織改善生產經營活動具有重要的意義。因此，必須將檔案管理重視起來

做好檔案管理應該按照以下幾個點：

2.管理工具（推薦采用會博通檔案管理系統(tǒng)）——采用先進的管理工具是提高檔案管理效率的保障

3.領導號召——應該充分發(fā)揮領導的號召力，提高部門人員檔案管理的意思，調動部門積極性

4.員工出力——應該充分發(fā)揮檔案管理員的主觀能動性，共同協作完成檔案管理工作

5.部門協同——部門之間形成有效的檔案管理流程，將檔案管理流程化，規(guī)范化

rfid智能檔案柜管理，做rfid技術的智能檔案柜管理系統(tǒng)解決方案哪家好

RFID射頻定位智能檔案管理解決方案
一、產品實施背景
近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴大了， 數量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。傳統(tǒng)方式下， 檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相 關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。 檔案存放無序，查找困難；檔案查閱耗時長；對失效檔案的管理滯后等等 操作方式都耗費大量活勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放一隅 無法得到及時有效的整理歸檔。 鑒于目前檔案管理存在的種種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在 眉睫。本公司產品將利用RFID技術對檔案進行智能化管理，減少因人為因 素導致的檔案損壞、丟失以及無法有效的實時監(jiān)控等突出問題，同時產品 將詳細有效記錄檔案的流轉情況，大幅降低盤點帶來的工作量。
二、解決用戶5大痛點
1. 簡化借還流程，提高流通效率
現有的借還流程仍然需要人工打開資料扉頁并找到條碼位置然后才能掃描條碼。這樣的 操作流程仍然較為繁瑣，借還效率比較低。同時，條碼容易破損，影響借還的效率。因此， 需要引入先進的讀寫技術以簡化的資料借還流程，提高信息存儲的安全，提高信息讀寫的可 靠對，也提高借還資料的速度。
2. 大幅降低資料盤點和查找工作量
依靠人工的資料盤點工作，特別是已歸類的盤點工作量太大而且效率很低。管理員盤點 資料要憑自身的記憶對資料進行分類放置和記錄，費時勞神卻又很難達到目的。引入先進的 RFID資料盤點工具和方法，可實現資料盤點的自動化。RFID非接觸、遠距離、快速讀取多個 標簽的特點，使盤點工作簡單有效，RFID使從不能盤點到可以盤點、輕松盤點;
3. 改變借閱管理和安全防遺漏流程脫節(jié)的情況
現階段依靠人工手工記錄的方式進行借閱管理，一方面借閱工作量較大，另一方面亦存 在數據登錄錯誤的情況，且在發(fā)現丟失資料的同時無法記錄丟失資料的信息或超期借閱無法 跟蹤等待，對資料的日常盤點、補缺工作影響極大。RFID系統(tǒng)對現有的管理模進行改進，借 用RFID信息記錄每份資料的進出庫歷史記錄，從而可以與借還的歷史記錄進行匹配，進行資 料自動跟蹤預警。
4. 提高資料管理人員工作人員的工作滿意度
資料管理工作人員由于積年累月的重復性勞動，加上資料管理工作本身就很繁重，很容 易讓工作人員對資料室工作產生一定的消極思想;由于管理上存在缺陷，管理者對資料的管 理也大傷腦筋。通過對資料室RFID系統(tǒng)的應用，可以彌補管理上的缺陷，同時把工作人員從 資料日常繁重的重復勞動中解放出來，其主要體現在以下幾個方面： 1) RFID技術大大減少了流通工作量，剩余的流通工作也是配合RFID技術的自動化工作， 這樣大大提高了流通工作人員的工作積極性和精神面貌。 2) RFID技術也解放了大批流通工作員，使他們可以從事其他的高級的咨詢工作，如工 藝咨詢等。
5. 資料室通過RFID技術，全面數字化管理
通過使用RFID技術，可在資料室中實現快速清點功能、借/還時即時資料識別和安全防 盜功能、快速準確的數據庫檢查和更新功能等，這使得相關管理員的工作變得更加輕松、簡便。
三、核心技術介紹
數字化RFID是一種非接觸式的自動識別技術，它通過射頻信號自動識別 目標對象并獲取相關數據，識別工作無須人工干預。RFID的應用系統(tǒng)具有非 接觸，工作距離遠，精度高，信息收集處理自動快捷及環(huán)境適應性好等一系 列優(yōu)點，不僅能取代傳統(tǒng)的手工錄入方式，大大提升企業(yè)的運營效率，更由 于其先進的自動識別功能，能輕易地實現原先人工難以完成的任務，為提高 企業(yè)競爭優(yōu)勢，增強企業(yè)核心競爭力提供有力的支持。相比傳統(tǒng)的自動識別技術，RFID技術具有良好的穿透性，多標簽遠距離 識別能力，可標識物品信息容量大，反復可讀寫，標識信息唯一的特點，非 常適合應用在檔案管理上。每本檔案粘貼有一張超高頻RFID標簽。系統(tǒng)可以 依托于該標簽，實現檔案的入館、定位、借閱、防盜管理、銷毀管理等。 同時利用非接觸式的RFID讀寫設備，與后臺數據庫管理系統(tǒng)相配合，可 以實現檔案的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時系統(tǒng)在 檔案室出入口處安裝非法出庫檢測RFID監(jiān)控設備，通過遠距離RFID認證，可 以實現自動防盜與檔案出入庫確認功能。
四、產品總體介紹
1：智能檔案柜柜體 可按預設進行開 架 閉架操作 方便檔案的拿取
2：管理計算機以及管理系統(tǒng)軟件 可實 現對柜體動作的控制，實時監(jiān)測智能盤 點等，對全部文檔進行管理。 3：RFID高頻讀寫設備和用于檔案批量 出入庫信息采集和檔案上架下架定位掃 描裝置。
4：電子標簽 電子標簽貼在檔案盒上， 用于可實現自動識別檔案定位，在線自 動盤點等功能。
五、檔案主流程介紹-歸還 、入庫

1. 錄入人員登錄系統(tǒng)時需通過密碼、指紋或 者人臉識別認證；

2. 驗證通過后，錄入人員創(chuàng)建檔案，系統(tǒng)將 檔案基礎信息存檔，同時打印檔案身份標簽 （RFID標簽），最后下發(fā)任務到達檔案室；
3. 錄入人員攜帶檔案入庫登記時需驗證相關 入庫人員身份，指定檔案存放位置信息并進 行綁定，綁定完成后系統(tǒng)可自動打開柜門； （一次驗證檔案的正確性）
4. 庫管員根據燈光提示完成對檔案上架；
5. 上架完成后操控系統(tǒng)會實時盤查當前存儲 檔案是否上架正確，同時更新基礎檔案數據； （二次驗證檔案的正確性）
6. 檔案入庫成功
六、檔案主流程介紹-借閱、出庫
1. 提取人員登錄系統(tǒng)時需通過密碼、指紋或 者人臉識別認證；

2. 驗證通過后，提取人員申請?zhí)崛n案后， 申請信息下發(fā)至檔案室；
3. 庫管員核驗身份成功后，確認檔案提取任 務，操控系統(tǒng)將精準定位到檔案所在位置并 核驗檔案基本信息，同時自動開啟柜門； （一次驗證檔案的正確性）
4. 庫管員根據燈光提示獲取到對應的檔案， 檔案離位時操控系統(tǒng)會驗證所獲取檔案是否 正確； （二次驗證檔案的正確性）
5. 檔案提取成功
七、智能密集架介紹
智能密集架管理系統(tǒng)就是采用RFID射頻自動識別技術利用非接觸式RFID讀寫設 備與后臺數據庫管理系統(tǒng)相配合 可是實現檔案的借閱 歸還 查找 盤點 工作過程的 信息化管理。 此產品適用于檔案存儲較多的機構，每組密集架可存儲 150份 檔案盒，每 組密集架都配備獨立分控顯示屏，并且每個檔案盒對配有狀態(tài)指示燈，用來實時 展示當前檔案所處的狀態(tài)。

八、3大優(yōu)勢：
優(yōu)勢一 ：高效智能
1. 采用非接觸式數據采集，檔案盒上架時無需按照指定位置擺放。
2. 可按照空余位置隨意擺放，查找檔案時可按照指示燈進行拿取。
3. 無需人工翻閱查找，且一次性數據處理量大，實現穿透性和無障礙閱讀。
4. 真正實現無序存放和有序管理，提高借閱效率。
優(yōu)勢二：安全可靠
1. 柜體具有操作庫區(qū)加密功能，
2. 進人保護系統(tǒng)，物品掉落防擠壓系統(tǒng)。
3. 溫濕度顯示，開架自動照明功能。
4. 柜體并配備手動遙桿，柜體斷電時可手動開啟密集架。
優(yōu)勢三：理念先進
1. RFID智能檔案管理系統(tǒng)采用智能定位技術。
2. 實時定位檔案位置，充分降低了管理人員的工作量，
3. 真正實現無序存放有序管理 有效解決了普通檔案柜查找困難，盤點效率低等問題
4. 實現真正意義上的數字化檔案管理。
九、服務行業(yè)
金融行業(yè)、軍工行業(yè)、稅務局、電力企業(yè)

北京融海通達科技有限公司
姚瑤：一八五一五二九七六八七（同V信）

技術檔案管理

技術檔案管理制度 （適合于公司、工廠、研究院等）

1 總則：1．1 為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發(fā)揮技術檔案在公司建設和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產技術部門服務。特制訂本管理制度。1．2 本公司技術檔案是指各技術部門（包括車間）在生產技術、科研成果、質量、設備、基建等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。1．3 公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業(yè)務管理工作中，保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。1．4 按照集中統(tǒng)一管理技術檔案的基本原則，公司技術部設立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術主管的直接領導下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產、開發(fā)、質量、設備、基建等技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。2 技術文件資料的歸檔：2．1 每一個技術項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料，并按公司形成技術文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術主管審查后及時向公司綜合檔案室移交歸檔。2．2 各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-02)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。2．3 凡需歸檔的技術文件資料，應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。2．4 凡各部門形成的圖紙類文件，應描制底圖一份，并經技術責任簽字后，向檔案室移交歸檔。2．5 凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據為私有或拿走。3 綜合檔案室的任務和管理人員的職責：3．1 綜合檔案室的任務：3．1．1 集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調離崗位。3．1．2 協助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。3．1．3 承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。3．2 技術檔案管理人員的職責：3．2．1 認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務，提高管理水平，保證技術檔案工作任務的完成。積極主動地為生產、開發(fā)提供技術資料。3．2．2 科學地管理全公司技術檔案，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。3．2．3 遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。3．2．4 嚴格執(zhí)行技術檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。3．2．5 保持檔案室內整潔、衛(wèi)生，對破損或變質的檔案，要及時修補和提出復制。4 技術檔案的鑒定和銷毀：4．1 認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案，復制后，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。4．2 凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經主管領導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。5 技術檔案的保管和借閱：5．1 對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。5．2 認真執(zhí)行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交技術主管審查。技術主管根據檢查報告的結果，對出現的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。5．3 做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經常保持室內清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。5．4 技術檔案的保密制度：5．4．1 全公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。5．4．2 技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。5．4．3 非工作人員未經允許，不得隨意翻閱技術檔案。5．5 技術檔案的借閱：5．5．1 凡本公司技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。5．5．2 技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內查閱。若需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經技術主管批準方能借出。
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5．5．3 經同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按制作價格）報技術主管審查，總經理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

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5．5．4 借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術主管審查，總經理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。

6 技術檔案的復制和技術資料的發(fā)放：6．1 凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。6．2 需加工制作的工裝類圖紙文件，應曬制三套。一套用于技術員作工藝后發(fā)放采購部備料，以及轉交質量部進行木模、坯料檢查，其中裝配圖發(fā)放于模具保管，供工裝的管理使用；一套發(fā)放生產部或采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。6．3 用于指導生產及作為驗收依據的鑄件圖、加工圖等應曬制四份，發(fā)放生產車間、質量部、分管技術員及檔案室存檔。經會簽后的鑄件圖還應至少發(fā)放一份至顧客處，其中，重油廠需發(fā)放三份。6．4 用于指導生產及作為驗收依據的泥芯圖，應曬制四份，發(fā)放外協辦、生產車間、質量部、及檔案室存檔。6．5 用作指導生產的工藝卡片、工序卡片、生產作業(yè)指導書等，應曬制三份，發(fā)放生產車間、分管技術員及檔案室存檔。6．6 作為驗收依據的檢驗卡片，應曬制三份，發(fā)放質量部、分管技術員及檔案室存檔。6．7 因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術資料，應在技術檔案交接后次日內發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應編制《文件發(fā)放清單》（參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-01），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人，應提出申請，填寫《文件領用申請單》（參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-06），經主管領導審查、文件編制部門主管批準后，可簽名領取。
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6．8 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報技術主管審查，總經理批準后，送交公司財務部。

7 技術檔案和受控技術文件的更改：7．1 當文件編制部門需對技術檔案實施更改或補充時，應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據通知單的內容對技術檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標記，堅持技術責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。7．2 技術檔案更改后，資料管理人員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所， 以保證文件的使用得到有效控制。7．3 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重復使用時，經文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認”印章，審查人員簽字認可后方可再次使用。