教學(xué)檔案管理系統(tǒng)

試論電子檔案管理系統(tǒng)操作

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及其互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理出現(xiàn)了新的發(fā)展機(jī)遇，電子檔案管理系統(tǒng)也成為了公共部門(mén)電子政務(wù)的一個(gè)重要組成部分。

1檔案查閱者的實(shí)踐操作

1.1選擇模擬對(duì)象。

用戶(hù)登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案查閱者”選項(xiàng)按鈕，然后任意選擇一個(gè)模擬對(duì)象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁(yè)面的左邊將出現(xiàn)菜單樹(shù)。

1.2檔案申請(qǐng)歸檔。

點(diǎn)擊菜單樹(shù)的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)歸檔，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)‘：申請(qǐng)歸檔’和申請(qǐng)記錄查看”。

1.2.1歸檔申請(qǐng)。

點(diǎn)擊“申請(qǐng)歸檔”后，進(jìn)入到歸檔申請(qǐng)頁(yè)面。用戶(hù)要先上傳要?dú)w檔的文件，點(diǎn)擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁(yè)面(規(guī)定最多只能上傳三個(gè)文件)，上傳成功后，填入相關(guān)信息(申請(qǐng)時(shí)間、文檔名稱(chēng)、文件格式、文件密級(jí)等)，然后點(diǎn)擊“提交”按鈕，即完成申請(qǐng)歸檔操作。

1.2.2查看申請(qǐng)記錄。

點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄查看”，進(jìn)入查看自己所有申請(qǐng)歸檔的記錄信息的頁(yè)面，檔案查詢(xún)者可以在“申請(qǐng)檔案名稱(chēng)”欄目中輸入所要查詢(xún)的檔案文件名稱(chēng)進(jìn)行查詢(xún)。同時(shí)，也可以在頁(yè)面下部的選項(xiàng)中選擇合適的條件進(jìn)行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。

1.3檔案申請(qǐng)查詢(xún)

1.3.1申請(qǐng)查詢(xún)。

點(diǎn)擊“申請(qǐng)查詢(xún)”，進(jìn)入查詢(xún)頁(yè)面。查詢(xún)者在查詢(xún)申請(qǐng)?jiān)敿?xì)表單中填入相關(guān)申請(qǐng)信息(如申請(qǐng)人、查詢(xún)方式、申請(qǐng)組織等)，然后點(diǎn)擊“提交申請(qǐng)”按鈕完成申請(qǐng)查詢(xún)的操作。

1.3.2申請(qǐng)記

錄查看。點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄查看”節(jié)點(diǎn)，進(jìn)入查看所有自己的申請(qǐng)查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱(chēng)、檔案密級(jí)、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢(xún)方式進(jìn)行查詢(xún)。

2檔案管理員和領(lǐng)導(dǎo)者(主管)的實(shí)踐操作

2.1選擇模擬對(duì)象。

用戶(hù)登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案管理員”選項(xiàng)按鈕，然后任意選擇一個(gè)模擬對(duì)象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁(yè)面的左邊將出現(xiàn)菜單樹(shù)。

2.2檔案申請(qǐng)歸檔。

點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹(shù)的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)歸檔”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)：“審核歸檔”和“申請(qǐng)記錄查看”。

2.2.1審核歸檔。

點(diǎn)擊左邊樹(shù)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)歸檔”，進(jìn)入審核中請(qǐng)歸檔記錄頁(yè)面。此時(shí)，頁(yè)面加載的是所有申請(qǐng)記錄的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱(chēng)，是否通過(guò)審核來(lái)查詢(xún)申請(qǐng)記錄，并進(jìn)行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點(diǎn)擊“審核歸檔”鏈接，進(jìn)入到審核頁(yè)面，如檔案管理員可以看到申請(qǐng)記錄的相關(guān)信息，如申請(qǐng)人、申請(qǐng)時(shí)間、檔案名稱(chēng)、文件類(lèi)別等。檔案管理員在審核結(jié)束后，可以通過(guò)點(diǎn)擊“同意”或“拒絕”按鈕進(jìn)行“通過(guò)申請(qǐng)”、“拒絕申請(qǐng)”的審核操作。

2.2.2申請(qǐng)記錄查看。

點(diǎn)擊樹(shù)狀菜單中的“申請(qǐng)記錄查看”節(jié)點(diǎn)，頁(yè)面顯示的是所有申請(qǐng)歸檔記錄，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱(chēng)進(jìn)行模糊查詢(xún)，也可以根據(jù)檔案審核情況進(jìn)行查詢(xún)。點(diǎn)擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細(xì)信息。

2.3檔案申請(qǐng)查詢(xún)。

點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹(shù)的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)查詢(xún)”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)：“審核查詢(xún)”和“申請(qǐng)記錄查看”。

2.3.1審核查詢(xún)。

點(diǎn)擊“審核查詢(xún)”菜單，頁(yè)面顯示的是所有在審核的.申請(qǐng)查詢(xún)信息。用戶(hù)可以根據(jù)檔案名和檔案類(lèi)型、檔案文件格式等進(jìn)行查詢(xún)。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點(diǎn)擊“審核”鏈接進(jìn)入審核查詢(xún)頁(yè)面。在審核頁(yè)面中，顯示的是當(dāng)前要審核的查詢(xún)申請(qǐng)的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)情況，選擇“通過(guò)申請(qǐng)”或者足“拒絕中請(qǐng)”進(jìn)行處理。

2.3.2申請(qǐng)記錄查看。

具體操作與上述“申請(qǐng)記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請(qǐng)查閱檔案申請(qǐng)記錄。

2.4檔案申請(qǐng)銷(xiāo)毀。

該菜單的主要功能是檔案管理員對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理，經(jīng)過(guò)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后予以銷(xiāo)毀。點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹(shù)的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)銷(xiāo)毀”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)“：銷(xiāo)毀申請(qǐng)”和“申請(qǐng)記錄查看”。

2.4.1銷(xiāo)毀申請(qǐng)。

選擇“銷(xiāo)毀申請(qǐng)”菜單，點(diǎn)擊進(jìn)入有關(guān)信息申請(qǐng)銷(xiāo)毀頁(yè)面。進(jìn)入頁(yè)面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱(chēng)查詢(xún)，也可以根據(jù)是否通過(guò)申請(qǐng)歸檔審核進(jìn)行查詢(xún)。點(diǎn)擊“申請(qǐng)銷(xiāo)毀”，進(jìn)入到申請(qǐng)銷(xiāo)毀頁(yè)面，檔案管理員填寫(xiě)申請(qǐng)銷(xiāo)毀理由以后，點(diǎn)擊“剖自銷(xiāo)毀”按鈕即可完成申請(qǐng)銷(xiāo)毀。

2.4.2申請(qǐng)記錄查看。

點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄查看”菜單，進(jìn)入“申請(qǐng)記錄查看”頁(yè)面，該頁(yè)面顯示的是檔案管理員所有的申請(qǐng)銷(xiāo)毀記錄。

3系統(tǒng)管理員的實(shí)踐操作

首先以管理員的身份登陸電子政務(wù)實(shí)踐平臺(tái)系統(tǒng)，用戶(hù)登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，點(diǎn)擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。

3.1檔案信息管理。

此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹(shù)上的“檔案信息管理”菜單，進(jìn)入“檔案信息查詢(xún)”頁(yè)面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據(jù)檔案名稱(chēng)和檔案類(lèi)別進(jìn)行查詢(xún)。

3.1.1查看。

點(diǎn)系統(tǒng)管理員可以查看、刪除所有檔案信息。

3.1.2查詢(xún)。

點(diǎn)擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會(huì)在負(fù)面的下分顯示一個(gè)顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統(tǒng)管理員可以點(diǎn)擊下載文件，查看檔案的相關(guān)內(nèi)容。

3.1.3刪除：

管理員根據(jù)實(shí)際需求，刪除檔案文件?？梢远鄺l刪除文檔，首先把要?jiǎng)h除的檔案前的復(fù)選框選中，然后再點(diǎn)擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。

3.2檔案申請(qǐng)歸檔記錄管理。

此菜單的功能是檔案系統(tǒng)管理員可以查看所有申請(qǐng)歸檔記錄，可以根據(jù)檔案名稱(chēng)和審核狀態(tài)進(jìn)行查詢(xún)，并且可以根據(jù)需要?jiǎng)h除記錄。

3.2.1查看檔案申請(qǐng)歸檔記錄。

點(diǎn)擊左邊的菜單樹(shù)上的“檔案申請(qǐng)歸檔”菜單，然后再點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄管理”進(jìn)入申請(qǐng)記錄管理頁(yè)面，頁(yè)面顯示的是所有檔案信息。

3.2.2刪除檔案申請(qǐng)歸檔記錄。

選擇要?jiǎng)h除記錄的行起碼復(fù)選框，然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時(shí)被刪除掉。

3.3基礎(chǔ)信息維護(hù)。

此菜單的功能是系統(tǒng)管理員對(duì)檔案文件的基礎(chǔ)信息進(jìn)行維護(hù)，包括文件類(lèi)型、檔案重要等級(jí)、檔案密級(jí)、文件格式等。也可以進(jìn)行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。

3.3.1文件類(lèi)型管理。

點(diǎn)擊頁(yè)面左邊的菜單樹(shù)“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“文件類(lèi)型管理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對(duì)檔案文件的格式類(lèi)型進(jìn)行添加、編輯和刪除等操作。

3.3.2檔案文件等級(jí)管理。

點(diǎn)擊頁(yè)面左邊菜單樹(shù)“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“檔案重要等級(jí)哲理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對(duì)檔案文件的等級(jí)進(jìn)行添加和刪除操作。

參考文獻(xiàn)

[1]張?jiān)?高中學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)[J].天津：天津大學(xué),2012.

[2]張魯寧.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].長(zhǎng)春：吉林大學(xué)，2010.電子檔案管理系統(tǒng)的基本操作韓黎明

學(xué)校檔案管理系統(tǒng)軟件網(wǎng)盤(pán)可以滿(mǎn)足什么需求?

　　隨著信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校內(nèi)部的各個(gè)角色，都對(duì)文檔管理有著自己的實(shí)際需求。學(xué)生、教師、教務(wù)都希望電子文檔的管理能夠結(jié)合更新的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)易用性的改善，帶來(lái)更好的教學(xué)質(zhì)量，方便校園生活。云創(chuàng)智企公司的網(wǎng)盤(pán)，讓很多人青睞。學(xué)校檔案管理系統(tǒng)軟件網(wǎng)盤(pán)可以滿(mǎn)足什么需求?
　　教師需求：
　　1、 希望能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)辦公文件網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，能夠在教室、辦公室、家庭、外出會(huì)議室等場(chǎng)所，都能夠方便查找自己的教學(xué)文件、科研資料。
　　2、 希望能夠?qū)崿F(xiàn)個(gè)人電腦中的數(shù)據(jù)與網(wǎng)盤(pán)進(jìn)行同步，在辦公室對(duì)文件的修改，回到家中，或者在其他地點(diǎn)都可直接打開(kāi)最新版本，不需要隨身攜帶U盤(pán)拷貝最新版本。
　　3、 科研數(shù)據(jù)的安全性需要得到保障，避免因?yàn)閭€(gè)人電腦問(wèn)題，導(dǎo)致重要資料丟失。
　　4、 科研項(xiàng)目協(xié)作過(guò)程中，需要共享和協(xié)作編輯文件，需要將項(xiàng)目文件統(tǒng)一存儲(chǔ)，文件夾按照項(xiàng)目人員授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)。云企網(wǎng)盤(pán)解決很多問(wèn)題。
　　5、 在教學(xué)過(guò)程中，希望快速的分發(fā)電子資料給學(xué)生使用。
　　6、 在教學(xué)過(guò)程中，希望快速的收集整理學(xué)生提交的作業(yè)及論文。
　　學(xué)生需求：
　　1、 希望有軟件使用，替代U盤(pán)工具，云企網(wǎng)盤(pán)能夠方便的上傳下載資料。
　　2、 希望能夠建立起內(nèi)部的文件共享系統(tǒng)，同學(xué)之間可以分享學(xué)習(xí)或者生活相關(guān)的資料。
　　3、 社團(tuán)活動(dòng)產(chǎn)生了大量的圖文或影視資料，需要存儲(chǔ)并且能夠傳遞給學(xué)弟學(xué)妹。
　　4、 學(xué)習(xí)資料能夠與教師互動(dòng)，快速完成作業(yè)或者論文。
　　5、 希望能夠有針對(duì)知識(shí)文檔的社交化平臺(tái)，能夠展現(xiàn)自我。
　　教務(wù)管理需求：
　　1、 希望有教務(wù)文件的統(tǒng)一發(fā)布平臺(tái)，可讓師生下載各種規(guī)章制度，并將更新推送至師生手機(jī)中，及時(shí)了解查看。
　　2、 通過(guò)網(wǎng)盤(pán)平臺(tái)，及時(shí)發(fā)布學(xué)校圖文動(dòng)態(tài)，讓學(xué)生及時(shí)了解校園活動(dòng)，了解學(xué)校重大事項(xiàng)。
　　3、 云企網(wǎng)盤(pán)可以通過(guò)文件使用的用戶(hù)行為分析，更好的為師生提供服務(wù)。
　　4、 希望有統(tǒng)一的文件管控平臺(tái)，可以及時(shí)管控，對(duì)校園內(nèi)流傳的違規(guī)文件及時(shí)查處刪除。

學(xué)校哪些信息化系統(tǒng)使用體驗(yàn)比較好？

教育信息化不僅帶來(lái)了教學(xué)方式的改革，還帶來(lái)了教學(xué)管理新模式，培訓(xùn)學(xué)校紛紛使用學(xué)校管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)學(xué)校進(jìn)行信息化管理。那么什么是學(xué)校管理系統(tǒng)？學(xué)校管理系統(tǒng)有什么作用？有哪些功能呢？

什么是學(xué)校管理系統(tǒng)

學(xué)校管理系統(tǒng)是一個(gè)集信息技術(shù)、經(jīng)濟(jì)管理理論、統(tǒng)計(jì)學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、管理學(xué)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)為一體的綜合性系統(tǒng)，是一個(gè)集中信息管理（學(xué)生、教師等）、經(jīng)濟(jì)管理（考勤、費(fèi)用等）、統(tǒng)計(jì)管理（總結(jié)等）等密集型的一個(gè)項(xiàng)目。學(xué)校管理系統(tǒng)主要以手機(jī)端或者電腦端模式，對(duì)學(xué)校管理信息進(jìn)行全面管理的系統(tǒng)。

學(xué)校管理系統(tǒng)作用

1、學(xué)校管理系統(tǒng)能準(zhǔn)確、及時(shí)地反映學(xué)校各項(xiàng)工作的當(dāng)前狀態(tài)，能利用過(guò)去的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來(lái)，能從全局出發(fā)輔助學(xué)校各職能部門(mén)。

2、學(xué)校管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，能大大提高學(xué)校管理人員的工作效率，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度；

3、學(xué)校管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用管理數(shù)學(xué)模型，將仿真、優(yōu)化結(jié)合起來(lái)，為學(xué)校管理者的管理行為提供有效信息。

學(xué)校管理系統(tǒng)功能

根據(jù)學(xué)校管理各職能部門(mén)的性質(zhì)及任務(wù)，可將學(xué)校管理系統(tǒng)劃分為教學(xué)管理、學(xué)生管理、教務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、招生運(yùn)營(yíng)管理，排課管理，家校服務(wù)等。

教學(xué)管理

教學(xué)管理系統(tǒng)通常包括學(xué)生編班、課程表編排與教學(xué)檔案管理等子系統(tǒng)。系統(tǒng)要注意學(xué)生編班是按照課程、班別性質(zhì)等情況分析處理，并按照某些給定的原則把新生分配到各個(gè)班級(jí)。

學(xué)生管理

實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案管理、支持學(xué)生續(xù)報(bào)，轉(zhuǎn)班，上課時(shí)間等狀態(tài)管理等。

學(xué)校如何加強(qiáng)檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)：檔案是反映各個(gè)歷史時(shí)期、歷史面貌的真實(shí)記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來(lái)。

一、深化檔案管理意識(shí)

現(xiàn)階段，我國(guó)許多高職學(xué)校對(duì)檔案不夠重視，認(rèn)為檔案管理可有可無(wú)。殊不知學(xué)校檔案是高校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)，它是歷史的記錄、知識(shí)的載體。學(xué)校的檔案管理是與學(xué)校各個(gè)部門(mén)、各個(gè)層面的各項(xiàng)工作分不開(kāi)的，因此檔案的管理工作有很強(qiáng)的的重要性和必要性，深化檔案管理意識(shí)的具體工作如下。

1.學(xué)校要組織全員培訓(xùn)，定期或不定期學(xué)習(xí)學(xué)校檔案相關(guān)知識(shí)，強(qiáng)化全體教職員工檔案意識(shí)，理解檔案對(duì)其作用，如此才能自覺(jué)配合檔案管理人員做好檔案的管理工作。如教學(xué)檔案關(guān)乎學(xué)校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)改革各項(xiàng)活動(dòng);基建檔案貫穿于基建管理和基建工程項(xiàng)目等活動(dòng)之中;

科研檔案與科研活動(dòng)有關(guān)(包括課題立項(xiàng)和研究、成果鑒定、項(xiàng)目推廣等)，另外，學(xué)生管理檔案、聲像載體檔案更是關(guān)乎學(xué)生素質(zhì)教育和畢業(yè)情況、高職學(xué)校校園建設(shè)等方方面面，這些對(duì)個(gè)人和學(xué)校的發(fā)展有著重要的價(jià)值，是高職學(xué)校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要站在科學(xué)發(fā)展觀的思想高度，在檔案管理中起帶頭作用，做到以身示范，做到對(duì)學(xué)校各個(gè)方面的檔案材料進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化，真正把檔案管理工作納入學(xué)校工作的重要議事日程、學(xué)?？傮w規(guī)劃以及管理制度之中，并且要經(jīng)常在會(huì)議活動(dòng)中廣為宣傳《檔案法》，才能有助于形成人人重視和維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。

二、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍

學(xué)校檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，雖是“配角工作”，卻至關(guān)重要，檔案管理人員素質(zhì)高低關(guān)乎檔案管理工作的質(zhì)量。只有進(jìn)一步提高學(xué)校專(zhuān)兼職檔案人員的素質(zhì)，才能為高職學(xué)校做好檔案管理工作提供人才保障。

優(yōu)秀的檔案工作人員雖是“為他人作嫁衣”，但必須具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)，這三種素質(zhì)缺一不可。

1.政治素質(zhì)，即檔案工作人員要用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)自己的工作，做到愛(ài)崗敬業(yè)、忠于職守、實(shí)事求是。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)，這是檔案工作人員做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理人員要精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及具備信息處理和分析能力，才能更好地適應(yīng)知識(shí)化、信息化迅速發(fā)展下檔案信息繁多的新形勢(shì)。

3.知識(shí)素質(zhì)。檔案工作實(shí)質(zhì)上是專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，因此檔案人員還要掌握相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展與需要。

為了培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，一方面，學(xué)校必須要強(qiáng)化檔案管理人員的在職教育、繼續(xù)教育，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃。另一方面，學(xué)校要完善人才選拔、聘用工作，選用那些對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)熟悉和專(zhuān)業(yè)技能過(guò)硬的人員，做到專(zhuān)職專(zhuān)用，使“死檔案”變成有生命力的“活檔案”，最終促進(jìn)學(xué)校檔案工作不斷向前發(fā)展。

三、構(gòu)建檔案管理制度和信息系統(tǒng)

在計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化日益普及的今天，為了科學(xué)管理檔案，還需要建立相關(guān)制度和信息系統(tǒng)，這是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、智能化管理的有力措施和保證。

1.規(guī)范檔案管理工作制度，建立健全檔案工作管理體制

例如，有的學(xué)校制定了《檔案人員工作職責(zé)》《檔案保密制度》《檔案室收集制度》《檔案室安全消防制度》《全宗檔案分類(lèi)大綱》等一系列與檔案工作相關(guān)的'各項(xiàng)制度，使學(xué)校的檔案工作有章可循。再如，為了促使各科室人員重視檔案工作，有的學(xué)校將檔案工作做得優(yōu)秀與否納入年終評(píng)優(yōu)選先的依據(jù)，通過(guò)這一制度，有效促使學(xué)校各科室人員認(rèn)真研究、落實(shí)檔案工作。

2.構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，這是快速開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案信息資源的有效途徑

現(xiàn)如今，學(xué)校檔案的載體由紙質(zhì)檔案為主逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榇疟P(pán)、光盤(pán)、縮微等新型載體共存的局面，已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。并且，隨著高職學(xué)校的擴(kuò)招，檔案種類(lèi)多、時(shí)間跨度大、形式多樣，一定程度上為檔案管理工作帶來(lái)難度和新的挑戰(zhàn)，因此，學(xué)校要盡快構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，使檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，為檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的技術(shù)保證，最終有助于學(xué)校檔案管理水平的整體提升。

四、挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能，保障資源利用

學(xué)校檔案好比一座資源庫(kù)，其管理的初衷和歸宿就是更好地為學(xué)校服務(wù)。目前，許多高職學(xué)校檔案工作者還存在“重管輕用”的觀念，缺乏“服務(wù)第一”的意識(shí)，因此，只有挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能，積極探索檔案資源開(kāi)發(fā)和利用的新思路、新方法，才能保障檔案這種信息產(chǎn)品得到真正發(fā)揮作用。

為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，檔案管理人員要對(duì)檔案資源進(jìn)行深層開(kāi)發(fā)，更好地將檔案信息傳遞校領(lǐng)導(dǎo)、各處室及教研室教師等，可通過(guò)完善檢索工具、開(kāi)通校園網(wǎng)站等多個(gè)途徑和角度，方便教職工對(duì)所需檔案資料的查尋，由此豐富了服務(wù)手段，真正體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，更好地為教育、教學(xué)服務(wù)。

另外，檔案管理人員要善于利用大量的本校獨(dú)有的原始信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行有針對(duì)性的整理，使其形成實(shí)用性和權(quán)威性較強(qiáng)的教學(xué)檔案信息，更好地提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)，也為社會(huì)各界了解認(rèn)識(shí)學(xué)校建立了“綠色窗口”。

綜上所述，檔案管理是學(xué)校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用。高職學(xué)?？梢圆扇∩罨瘷n案管理意識(shí)、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍、構(gòu)建檔案管理制度和信息系統(tǒng)以及挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能等具體措施，做好檔案管理這項(xiàng)系統(tǒng)工程。