財務檔案管理系統(tǒng)

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設目標。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設期間存在的不足
1. 人才建設存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設。
2.檔案人員業(yè)務能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應用現(xiàn)代化技術，如數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，使得其在工作過程中，無法適應檔案信息系統(tǒng)建設，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴重影響系統(tǒng)的實際應用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設中應注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設，為系統(tǒng)建設儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術進行檔案管理工作，建設檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統(tǒng)建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。

用友GRP-U8財務管理軟件功能簡介

用友GRP-U8財務管理軟件功能簡介2017

用友GRP-U8財務管理軟件是一款專業(yè)服務于政府行政事業(yè)單位財務管理的軟件，多年來軟件開發(fā)設計緊跟國家財政、行政事業(yè)單位財務體制改革步伐。在2013年1月1日事業(yè)單位新會計制度的推廣實施后，用友U8財務管理軟件率先研發(fā)出全面適應事業(yè)單位新會計制度實施應用的升級軟件(用友GRP-U8政府財務管理軟件、用友GRP-U8行政事業(yè)財務管理軟件)，預制新科目體系與報表模板，調整會計核算管理細節(jié)，實現(xiàn)新舊兩套體系的平滑升級，為事業(yè)單位新會計制度的順利實施提供信息化支持。下面是我為大家?guī)淼年P于用友GRP-U8財務管理軟件功能簡介的知識，歡迎閱讀。

一、主要功能

·預算管理：全面預算管理系統(tǒng);

·基礎核算：賬務處理系統(tǒng)、電子報表系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)和出納管理系統(tǒng);財產(chǎn)物資：資產(chǎn)管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng);

·財務監(jiān)管：集中監(jiān)督與分析-預算執(zhí)行分析系統(tǒng)、集中監(jiān)督與分析-分級預警系統(tǒng)、集中監(jiān)督與分析-集中財務查詢與分

析系統(tǒng);

·決策分析：領導決策支持系統(tǒng);

·信息門戶：綜合信息管理系統(tǒng);

·其他模塊：會計平臺、檔案管理系統(tǒng)、票據(jù)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。

二、新特點

(一)新舊會計核算體系的自動銜接

·預制或調整新的會計科目及相關報表模板

系統(tǒng)已預制新的事業(yè)單位會計科目核算體系、新增財政補助收入支出表、調整資產(chǎn)負債表及收入支出表等事項。

·新舊科目關系對照及科目余額的自動結轉

系統(tǒng)內置新舊科目對接關系表，提供科目余額自動結轉升級工具，快速實現(xiàn)新舊科目的余額結轉調整。

·報表公式調整和報表自動生成

根據(jù)新的會計科目調整各報表項目的取數(shù)公式，自動生成資產(chǎn)負債及相關的報表。

(二)基建并賬自動化

提供基建并賬轉化工具，實現(xiàn)基建賬相關數(shù)據(jù)并入事業(yè)單位會計“大賬”工作的自動化及常態(tài)化。事業(yè)單位可隨時進行基建賬并入，解決基建賬游離“大賬”的現(xiàn)實問題，滿足財政改革及事業(yè)單位提升財務管理水平的需求。

(三)財務核算功能精細化

提供憑證、預算、科目、預警、審批權限的開關參數(shù)設置，功能設計豐富靈活，滿足不同角度不同應用的個性化管理

需求。

提供會計科目與部門、項目、功能科目、經(jīng)濟科目、資金來源、往來等輔助核算項目的多項交叉核算，細化了輔助核算功能;設置固定核算項目默認值，并使其與固定核算項類別關聯(lián)，減少憑證編制輸入工作量，能夠有效的避免人為錯誤，提高工作效率。

(四)資產(chǎn)管理與價值管理相結合

資產(chǎn)購置受預算管理的控制，固定資產(chǎn)是否計提折舊設置可選項按鈕，資產(chǎn)計提折舊后自動生成相應會計憑證，實現(xiàn)預算和財務的雙重管理，有效的'貫徹了“價值管理與實物管理”的資產(chǎn)管理思想。

(五)財政與財務管理一體化

用友GRP-U8財務軟件產(chǎn)品構架圖在事業(yè)單位新的會計科目體系中，新增與財政改革相關聯(lián)的科目體系，加強財政資金核算管理。

(六)預算核算決算一體化

將預算、核算、決算三個環(huán)節(jié)作為一個有機的整體，實現(xiàn)從預算編制、財務核算、預算執(zhí)行控制、預算調整與預算分析、預算考核評估到最后出具決算報告的整體應用流程，構建一個預算編制常態(tài)化、預算執(zhí)行秩序化、預算核算一體化、預算全過程可監(jiān)控、預算體系說得清的管理應用體系。

由“記賬、算賬”的“核算型會計”向“事前預測、事中監(jiān)督、事后分析”的“管理與經(jīng)營型會計”轉變，建立“事前、事中、事后一體化”的預算執(zhí)行動態(tài)監(jiān)控機制。積極發(fā)揮財務的參謀、助手作用，使財務管理向“決策型、控制型”拓展。提高會計信息的綜合程度，增強會計信息的內部效用和使用價值，為決策分析提供支持信息，強化宏觀財務管理。

(七)財務內部控制與財務監(jiān)管一體化

建立預算、收支、政府采購、資產(chǎn)、合同、建設項目全方位全流程業(yè)務處理體系，采用預算控制、會計控制、資產(chǎn)控制、單據(jù)控制、信息內部公開等控制方法，全面提升單位財務風險防控能力。

用友GRP-U8財務管理軟件功能簡介

一、主要功能

·預算管理：全面預算管理系統(tǒng);

·基礎核算：賬務處理系統(tǒng)、電子報表系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)和出納管理系統(tǒng);財產(chǎn)物資：資產(chǎn)管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng);

·財務監(jiān)管：集中監(jiān)督與分析-預算執(zhí)行分析系統(tǒng)、集中監(jiān)督與分析-分級預警系統(tǒng)、集中監(jiān)督與分析-集中財務查詢與分

析系統(tǒng);

·決策分析：領導決策支持系統(tǒng);

·信息門戶：綜合信息管理系統(tǒng);

·其他模塊：會計平臺、檔案管理系統(tǒng)、票據(jù)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。

二、新特點

(一)新舊會計核算體系的自動銜接

·預制或調整新的會計科目及相關報表模板

系統(tǒng)已預制新的事業(yè)單位會計科目核算體系、新增財政補助收入支出表、調整資產(chǎn)負債表及收入支出表等事項。

·新舊科目關系對照及科目余額的自動結轉

系統(tǒng)內置新舊科目對接關系表，提供科目余額自動結轉升級工具，快速實現(xiàn)新舊科目的余額結轉調整。

·報表公式調整和報表自動生成

根據(jù)新的會計科目調整各報表項目的取數(shù)公式，自動生成資產(chǎn)負債及相關的報表。

(二)基建并賬自動化

提供基建并賬轉化工具，實現(xiàn)基建賬相關數(shù)據(jù)并入事業(yè)單位會計“大賬”工作的自動化及常態(tài)化。事業(yè)單位可隨時進行基建賬并入，解決基建賬游離“大賬”的現(xiàn)實問題，滿足財政改革及事業(yè)單位提升財務管理水平的需求。

(三)財務核算功能精細化

提供憑證、預算、科目、預警、審批權限的開關參數(shù)設置，功能設計豐富靈活，滿足不同角度不同應用的個性化管理

需求。

提供會計科目與部門、項目、功能科目、經(jīng)濟科目、資金來源、往來等輔助核算項目的多項交叉核算，細化了輔助核算功能;設置固定核算項目默認值，并使其與固定核算項類別關聯(lián)，減少憑證編制輸入工作量，能夠有效的避免人為錯誤，提高工作效率。

(四)資產(chǎn)管理與價值管理相結合

資產(chǎn)購置受預算管理的控制，固定資產(chǎn)是否計提折舊設置可選項按鈕，資產(chǎn)計提折舊后自動生成相應會計憑證，實現(xiàn)預算和財務的雙重管理，有效的貫徹了“價值管理與實物管理”的資產(chǎn)管理思想。

(五)財政與財務管理一體化

用友GRP-U8財務軟件產(chǎn)品構架圖在事業(yè)單位新的會計科目體系中，新增與財政改革相關聯(lián)的.科目體系，加強財政資金核算管理。

(六)預算核算決算一體化

將預算、核算、決算三個環(huán)節(jié)作為一個有機的整體，實現(xiàn)從預算編制、財務核算、預算執(zhí)行控制、預算調整與預算分析、預算考核評估到最后出具決算報告的整體應用流程，構建一個預算編制常態(tài)化、預算執(zhí)行秩序化、預算核算一體化、預算全過程可監(jiān)控、預算體系說得清的管理應用體系。

由“記賬、算賬”的“核算型會計”向“事前預測、事中監(jiān)督、事后分析”的“管理與經(jīng)營型會計”轉變，建立“事前、事中、事后一體化”的預算執(zhí)行動態(tài)監(jiān)控機制。積極發(fā)揮財務的參謀、助手作用，使財務管理向“決策型、控制型”拓展。提高會計信息的綜合程度，增強會計信息的內部效用和使用價值，為決策分析提供支持信息，強化宏觀財務管理。

(七)財務內部控制與財務監(jiān)管一體化

建立預算、收支、政府采購、資產(chǎn)、合同、建設項目全方位全流程業(yè)務處理體系，采用預算控制、會計控制、資產(chǎn)控制、單據(jù)控制、信息內部公開等控制方法，全面提升單位財務風險防控能力。