工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)

試論如何完善工程項(xiàng)目檔案的管理

　　【論文關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目　檔案管理　問題　對策

　　【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系,最后提出了如何做好工程檔案管理的應(yīng)對措施,以確保工程質(zhì)量。

　　工程檔案的管理是整個工程建設(shè)管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作,指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工驗(yàn)收文件等。保證工程檔案資料的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)尤為重要,因此,如何加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理工作刻不容緩。
　　1. 工程檔案管理的重要意義
　　1.1 完善工程實(shí)施狀態(tài),確保質(zhì)量、進(jìn)度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項(xiàng)目一般采取項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制的方式,由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)工程施工的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等,以便突出工作效益和經(jīng)濟(jì)效益。項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制對確保工程項(xiàng)目的完成起著重要的作用,在工程項(xiàng)目承包合同中,針對不同內(nèi)容,確定不同的目標(biāo),只有在工程項(xiàng)目完成后,所有目標(biāo)達(dá)到先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn),項(xiàng)目承包獎才能得到兌現(xiàn),如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項(xiàng)目承包合同中,就能保證工程施工文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
　　1.2 建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分。建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過程的真實(shí)記錄,在建設(shè)工程施工之前,建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累。在項(xiàng)目開工建設(shè)前已經(jīng)形成并積累的文件被稱為建設(shè)工程準(zhǔn)備階段文件,項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目預(yù)算編制、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、及項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。如果把這一個文件積累過程從建設(shè)工程中剔除,建設(shè)工程是根本無法成立,也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必須要經(jīng)送檢合格才能使用,這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進(jìn)程中,應(yīng)該根據(jù)指令實(shí)施,如用什么標(biāo)號水泥,怎么配比,用量多少等,在實(shí)施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄,出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等,這些都需要工程資料來指導(dǎo)。
　　1.3 建設(shè)工程檔案直接反映建設(shè)工程質(zhì)量的好壞。建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系到人民的生命財(cái)產(chǎn)安全,因此,質(zhì)量問題是重中之重,建設(shè)檔案的管理好壞也直接影響到工程質(zhì)量的好壞,隨著建設(shè)工程項(xiàng)目廣泛實(shí)施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展,對建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義,即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的,符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質(zhì)量也會更加得到重視。
　　2. 如何才能夠不斷完善工程項(xiàng)目檔案管理
　　2.1 做好項(xiàng)目實(shí)施前的準(zhǔn)備工作。先期介入,控制為主。在工程準(zhǔn)備階段,建設(shè)單位首先要貫徹精神,把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進(jìn)行宣傳。每一個工程的建設(shè)都會涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個單位以及建設(shè)單位不同的部門。不同單位和部門在工程的.各個階段又有不同的資料收集任務(wù),所以必須落實(shí)好各單位、各部門的責(zé)任。因此,為了確保每個基建項(xiàng)目的檔案資料能按時、按質(zhì)、按要求收集齊全,建設(shè)單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責(zé)任,做到以預(yù)防為主的重點(diǎn)。
　　2.2 檔案管理要明確范圍,突出重點(diǎn)。總的來說,每一個工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收等幾個階段,而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如,在工程準(zhǔn)備階段有立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘測設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會議紀(jì)要、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價控制和監(jiān)理總結(jié)等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測文件和各種施工試驗(yàn)及施工記錄文件等;竣工驗(yàn)收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程決算及交付使用財(cái)產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過,對于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項(xiàng)目在每個階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此要把握重點(diǎn),抓住主要環(huán)節(jié)。
　　2.3 完善工程項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)用于支持企業(yè)在施工過程中及施工完成后的管理工作,是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求,推動企業(yè)施工檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的必要條件,一套好的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)將對一個工程項(xiàng)目的順利實(shí)施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系統(tǒng)可能會使檔案管理陷入混亂甚至使整個施工進(jìn)程受到影響。因此,一套好的工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到如下幾個方面的要求:(1)以工程項(xiàng)目檔案管理需求為背景,支持企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務(wù),包括新增加的檔案建立,舊的檔案維護(hù)等,以提高公司的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料,就應(yīng)該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學(xué)的專業(yè)、畢業(yè)時間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點(diǎn),但也有相同點(diǎn)。如果不對這些信息進(jìn)行細(xì)致的分析,將直接導(dǎo)致管理的混亂。(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地獲取相關(guān)信息,以便做出科學(xué)的決策,推動企業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化管理;(4)系統(tǒng)軟件應(yīng)盡可能結(jié)構(gòu)簡單,使用方便;(5)系統(tǒng)軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準(zhǔn)確,查詢檔案快捷、高效。采用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)來進(jìn)行管理已經(jīng)是當(dāng)前水利水電施工檔案管理的迫切需要。
　　2.4 進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)。提高認(rèn)識,加強(qiáng)培訓(xùn)。一是要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認(rèn)識,從思想上強(qiáng)化服務(wù)意識。二是加強(qiáng)對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是加強(qiáng)檔案宣傳力度和檔案法制建設(shè),對嚴(yán)重影響基建檔案質(zhì)量的,就要追究相關(guān)人員的責(zé)任。
　　3. 結(jié)語
　　相比一般的檔案管理,工程項(xiàng)目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實(shí)施的全過程,因此,是對工程項(xiàng)目的一個更加直接有效的控制,因此,在建設(shè)工程檔案管理已有成效的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步完善建設(shè)工程檔案管理工作,為建設(shè)社會主義和諧社會做出切實(shí)的努力。
　　
　　參考文獻(xiàn)
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　　［3］ 王云. 淺談建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理. 山西檔案, 2008,(05).

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工程檔案如何管理

會博通檔案管理系統(tǒng)：工程項(xiàng)目檔案的全生命周期管理

從起草、審批到歸檔的自動化流程管理，與分布式的檔案整理與數(shù)字化管理并行，全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子檔案的實(shí)時歸檔。

會博通檔案管理系統(tǒng)：通過檔案對工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控

通過檔案到位情況，實(shí)時監(jiān)控工程項(xiàng)目進(jìn)度，提高工程項(xiàng)目管理效率

會博通檔案管理系統(tǒng)：工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化應(yīng)用

檔案的規(guī)范化管理，全面權(quán)限控制存取，標(biāo)準(zhǔn)化借還管理

加強(qiáng)工程檔案管理的有效措施

工程項(xiàng)目檔案管理工作直接關(guān)系到國計(jì)民生！它是項(xiàng)目竣工的依據(jù)、工程質(zhì)量的憑證以及科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施等方面的可靠資料，具有重復(fù)利用、提供借鑒以及促進(jìn)創(chuàng)新的重要價值！

工程項(xiàng)目檔案歸檔工作基本上都是采用事后管理習(xí)慣，讓檔案作為一個工程項(xiàng)目的附屬品，僅僅作為驗(yàn)收和應(yīng)付上級部門的工具。這種周期長、工作量大的事后管理方法，顯露出了工程項(xiàng)目驗(yàn)收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強(qiáng)度大等等的問題:

1. 檔案管理資料分散，沒有集中管理，不便查找，且收錄不及時，容易導(dǎo)致檔案丟失或損壞，無法掌握檔案的真實(shí)情況，檔案利用率低等情況發(fā)生；

2. 沒有相關(guān)的檔案管理制度，發(fā)生情況無法追溯來源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財(cái)務(wù)檔案等一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來重大的經(jīng)濟(jì)損失，而檔案管理員也會因此受到連帶責(zé)任，輕者失業(yè)，重則追究法律責(zé)任；

3. 傳統(tǒng)的檔案采集方式都是通過Excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時長，鑒定工作復(fù)雜等，都不利于組織效率的提高。

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)：工程項(xiàng)目檔案全生命周期管理

從起草、審批到歸檔的自動化流程管理，與分布式的檔案整理與數(shù)字化管理并行，全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子檔案的實(shí)時歸檔。

建筑工程檔案管理期限應(yīng)滿足哪些要求?為什么?

建筑工程檔案管理期限應(yīng)滿足的以下要求：

投資項(xiàng)目檔案管理基本知識

投資項(xiàng)目檔案管理基本知識

目前，我國企業(yè)國內(nèi)檔案管理日趨成熟和完善，信息化程度越來越高。檔案的收集、管理、利用工作更加科學(xué)、規(guī)范，有效發(fā)揮了檔案的信息資源價值，促進(jìn)了檔案信息向企業(yè)現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力和競爭力的轉(zhuǎn)化。那么，下面是由我為大家整理的投資項(xiàng)目檔案管理基本知識，歡迎大家閱讀瀏覽。

檔案管理現(xiàn)狀及分析

當(dāng)前，企業(yè)境外基礎(chǔ)設(shè)施投資項(xiàng)目檔案管理普遍存在重視程度不高、管理不規(guī)范現(xiàn)象。尤其在非洲、東南亞等不發(fā)達(dá)國家，由于當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)不健全，檔案管理缺乏明確要求，造成項(xiàng)目檔案工作處于“所在國無約束，國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)不執(zhí)行”的狀態(tài)，對企業(yè)境外資產(chǎn)管理造成很大隱患。

一、對檔案管理重視不足

企業(yè)國內(nèi)總部和境外機(jī)構(gòu)對海外項(xiàng)目普遍存在“重建設(shè)、輕管理”的現(xiàn)象。各級領(lǐng)導(dǎo)普遍重視境外項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營工作，對檔案管理工作認(rèn)識不足，對項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營過程中形成的檔案資料收集與管理重視不夠。加之投資項(xiàng)目一般建設(shè)期時間緊、任務(wù)重，處于工作末端的檔案工作往往被忽視，經(jīng)常被其他工作任務(wù)擠占時間和精力。

二、檔案管理員缺乏專業(yè)知識

境外投資項(xiàng)目通常人手有限，檔案管理人員均為兼職，甚至身兼數(shù)職，人員流動性較大。檔案工作本身較為繁瑣，工作量大、專業(yè)性強(qiáng)、延續(xù)性強(qiáng)、人員變動頻繁，工作效率及質(zhì)量很難保證。此外，兼職檔案員缺乏工程知識，對工程建設(shè)及生產(chǎn)運(yùn)營了解不夠深入，檔案管理無法做到科學(xué)分類。

三、檔案管理制度指導(dǎo)性不強(qiáng)

企業(yè)總部下發(fā)檔案制度后，由于宣貫培訓(xùn)工作不到位，或是沒有充分考慮境內(nèi)外環(huán)境的不同，下發(fā)的制度缺乏操作性和指導(dǎo)性，造成執(zhí)行效果不佳。如移民檔案管理，在國內(nèi)，征地移民工作由政府主導(dǎo)，而在國外一些國家則由企業(yè)主導(dǎo)，檔案管理工作與國內(nèi)有很大不同。

四、實(shí)物檔案及聲像檔案遺失嚴(yán)重

境外投資項(xiàng)目獎牌、獎杯、證書及地質(zhì)取樣等各類實(shí)物檔案散落在不同部門和人員手中，缺乏整理，沒有臺賬，疏于管理，易造成損壞或遺失。此外，投資項(xiàng)目施工建設(shè)中，大多忽視對聲像資料收集要求，造成完工驗(yàn)收時聲像檔案缺失，又沒有辦法彌補(bǔ)。

五、沒有專門檔案室

境外投資項(xiàng)目大多數(shù)未規(guī)劃設(shè)置專門檔案室，僅以普通庫房或辦公室代替，不能滿足檔案管理“八防”要求。檔案資料的保管缺乏防火防盜、降溫除濕等必要設(shè)備，安全保管方面存在較大隱患。

工作建議

一、國內(nèi)總部

1.要高度重視、充分認(rèn)識境外項(xiàng)目檔案管理的重要意義，從上至下，強(qiáng)力推進(jìn)，明確職責(zé)，列入考核，注重獎懲，傳遞壓力，營造全員重視和全員參與檔案管理工作的氛圍。

2.要支持和保證境外投資項(xiàng)目在檔案工作方面的資金投入。新建業(yè)主永久營地在規(guī)劃設(shè)計(jì)時要考慮檔案庫房的要求。如所在國沒有標(biāo)準(zhǔn)或要求，要參照國內(nèi)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃建設(shè)檔案室，妥善存儲境外投資項(xiàng)目在建設(shè)期以及未來幾十年運(yùn)營期所形成的檔案資料。建立項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，借助檔案管理系統(tǒng)的信息整合能力和檢索能力提升檔案信息資源的`利用效率。

3.要重點(diǎn)加強(qiáng)工程檔案管理工作。工程檔案在項(xiàng)目檔案中所占比重較高，項(xiàng)目一線沒有檔案專業(yè)知識的人做不好檔案，沒有工程管理知識的人做不了檔案，工程檔案歸檔人員要具備工程管理背景。國內(nèi)總部可以成立檔案管理部門、工程部門以及設(shè)計(jì)、監(jiān)理人員組成的檔案工作協(xié)作組，加強(qiáng)境外項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)日常指導(dǎo)、支持和監(jiān)督檢查。

4.要加大培訓(xùn)與指導(dǎo)。針對項(xiàng)目檔案管理人員多為兼職、缺乏專業(yè)知識的現(xiàn)象，國內(nèi)總部可以定期派出檔案專員加大一線檔案管理員“一對一、手把手”的指導(dǎo)和交流，必要時可以采取赴項(xiàng)目臨時“蹲點(diǎn)”方式，幫助項(xiàng)目快速理清分類、明確標(biāo)準(zhǔn)、做好模板、建好“抽屜”，推行“傻瓜式”和“一站式”服務(wù)，緩解檔案專業(yè)人員制約，確保工作質(zhì)量。

二、境外項(xiàng)目部

1.要切實(shí)重視檔案管理工作，配備檔案管理專職人員，加強(qiáng)對參建各方的檔案工作過程管理及監(jiān)督檢查力度，以合同為約束強(qiáng)化監(jiān)理審核責(zé)任。要全面貫徹落實(shí)企業(yè)檔案管理制度要求。所在國無明確標(biāo)準(zhǔn)的，要參照國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。對于制度執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，積極反饋，及時解決。

2.要在建設(shè)期樹立前期介入、中期管控和后期審核管理理念。在工程招投標(biāo)和合同簽訂階段，要明確工程文件歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求，并將其納入合同條款中約束參建各方;在工程建設(shè)初期階段，建立工程檔案制度體系，不斷完善實(shí)施細(xì)則;在建設(shè)過程中，加強(qiáng)對參建單位歸檔文件完整性、準(zhǔn)確性和組卷工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;在工程建設(shè)后期，要及時對參加方移交的歸檔資料進(jìn)行審核和抽查。

3.要在運(yùn)營期做到“了解家底、熟悉業(yè)務(wù)、總體規(guī)劃、有的放矢”。全面掌握前期已歸檔文件的類型、來源和內(nèi)容;熟悉業(yè)務(wù)，掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的具有歸檔價值的文件材料;對歸檔文件進(jìn)行合理分類與編號，明確保管期限;制定具有指導(dǎo)性和可操作性的運(yùn)營期檔案管理制度;按計(jì)劃完成年度的文件資料歸檔組卷工作。

檔案管理軟件有哪些品牌？

市面上檔案管理軟文魚龍混雜，推薦1家非常不錯的檔案管理軟件廠商——藍(lán)凌軟件。他們是OA和知識管理老牌廠商，在檔案管理領(lǐng)域也是非常有經(jīng)驗(yàn)的，最新推出的藍(lán)凌數(shù)字檔案室平臺，能滿足各級醫(yī)院、基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)不同管理階段需求，提供原生電子檔案管理、傳統(tǒng)載體檔案管理和紙電混合管理的三位一體數(shù)字檔案室整體解決方案。支持信創(chuàng)環(huán)境，可跨平臺應(yīng)用，適應(yīng)Windows、Linux、國產(chǎn)系統(tǒng)（中標(biāo)麒麟、統(tǒng)信UOS等）多種安裝環(huán)境。
1.檔案“收存管用”全程更高效：支持檔案在線、離線收集，批量導(dǎo)入合規(guī)又輕松；檔案整理，支撐多種分類，更有序；檔案保存，多格式、多方式更可靠；檔案自動統(tǒng)計(jì)，管用情況一目了然；檔案搜索、瀏覽、借用更便捷；日志、權(quán)限管理，保障檔案操作安全；流程自定義，滿足不同檔案業(yè)務(wù)需求。
2.第三方系統(tǒng)接口與數(shù)據(jù)包支持：采用Web Service等接口形式，實(shí)現(xiàn)核心OA、合同管理系統(tǒng)、招采系統(tǒng)、工程管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)實(shí)時在線采集歸檔；還提供基于格式化文本/XML/數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)接口，可與第三方系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對接，直接歸檔。
3.標(biāo)準(zhǔn)檔案整理與數(shù)字化流程：各崗位操作按ISO體系規(guī)范執(zhí)行，公司下派品質(zhì)管理部，深入項(xiàng)目嚴(yán)格質(zhì)檢，確保每個項(xiàng)目品質(zhì)；自主研發(fā)軟件實(shí)現(xiàn)批量作業(yè)、批量掛接、流水線管理，與單純數(shù)據(jù)服務(wù)單位相比，管理更科學(xué)，服務(wù)更高效。
4.豐富的檔案服務(wù)模式：
歷史存量檔案文件清理：對單位目前的存量檔案、實(shí)體文件進(jìn)行規(guī)范化整理及數(shù)字化，并上傳至檔案管理軟件提供查詢。
檔案咨詢與培訓(xùn)服務(wù)：對檔案員等進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律法規(guī)及檔案體系要求宣貫、實(shí)操授課，快速提升檔案員工作能力，確保相關(guān)人員快速按要求獨(dú)立工作。
目標(biāo)管理和測評顧問服務(wù)：按照檔案目標(biāo)管理要求，對標(biāo)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)專項(xiàng)輔導(dǎo)，最終協(xié)助客戶完成目標(biāo)認(rèn)定或測評。
實(shí)體檔案庫房規(guī)劃服務(wù)：專用密集架建設(shè)：根據(jù)庫房大小量身定制密集架，提高檔案空間存放量；專業(yè)的檔案庫房監(jiān)控軟件及設(shè)備：涉及溫濕度、防電、防盜等監(jiān)控，保障檔案庫房安全無隱患；提供檔案室八防要求，使用方根據(jù)規(guī)章要求做好檔案室配套設(shè)備的應(yīng)用。